( PDF ) Anais do 6° Seminário Nacional de Bibliotecas Universitárias

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ANAIS DO 6.°

SEMINÁRIO NACIONAL DE

BIBLIOTECAS UNIVERSITÁRIAS

VOLUME 1

PROMOÇÃO:

Universidade Federal do Pará. Biblioteca Central

MEC/SESU - PNBU

APOIO:

MEC/SESU.-CNPq-FINEP

BELÉM

1990

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VI SEMINARIO NACIONAL DE BIBLIOTECAS UNIVERSITARIAS

COMISSÃO ORGANIZADORA

PRESIDENTE Maria

Cristina Montenegro Duarte Lira

SECRETÁRIA GERAL

Maria Hilda Gondim

RELATOR GERAL.

Clodoaldo Fernando Ribeiro Beckmann

COMISSÃO TÉCNICA

Maria das Graças da Silva Pena (coordenadora)

Tereza de Jesus de Castro Lobato

Nádia Regina Pinto Mota

Maria José Batista Accioli Ramos

COMISSÃO DE APOIO Diana Maria

Paiva Pontes Vieira (coordenadora)

COMISSÃO DE FINANÇAS Elna

Tatiwa Ferreira (coordenadora)

COMISSÃO DE DIVULGAÇÃO

Joana Lucila Obando Maia (coordenadora)

Hamilton Vieira de Oliveira

Hilma Celeste Alves Melo

Yeda Lima Martins

Marlene Barra

Maria Lúcia Costa Freitas

COMISSÃO SOCIAL

Samira Rossy Prince (coordenadora)

Jane Veiga Cezar da Cruz

Maria Thereza Alves da Silva

Iracy de Oliveira Ferreira

Selma Campos

Iracema Dias

Maria da Graça Ponte Souza

Ana Rosa Rodrigues da Silva

Maria Odaísa Espinheiro de Oliveira

Maly Góes

Edila Maria Risuenho de Mesquita

Maria Assunção da Silva Rezende

Maria Laurinda L de Britto

Nacime Dahas Câmara

Haroldo Carvalho

SEMINÁRIO NACIONAL DE BIBLIOTECAS UNIVERSITÁRIAS

TEMA PRINCIPAL:

Automação de Bibliotecas e Serviços aos Usuários

SUBTEMAS:

Política de Serviços

Política de Automação

PAINÉIS:

1 - Política para Prestação de Serviços aos Usuários

2 - Política para Automação de Bibliotecas

3 - Plano Nacional de Bibliotecas Universitárias-PNBU

REUNIÕES:

1 - Reunião com Représentâtes de Bibliotecas-Bases e Solici-

tantes (Seminário sobre o COMUT)

2 - Reunião da Comissão Brasileira de Bibliotecas Universitárias

(CBBU)

3 - Reunião da Rede Nacional de Informação em Ciências da

Saúde

EVENTO PARALELO:

Il SIMPÓSIO SOBRE ARQUITETURA DE BIBLIOTECAS UNI-

VERSITÁRIAS

VI SEMINÁRIO NACIONAL DE BIBLIOTECAS UNIVERSITÁRIAS

VOLUME 1

PAINEL 1: POLÍTICA PARA PRESTAÇÃO DE

SERVIÇOS AOS USUÁRIOS

PAINEL 2: POLÍTICA DE AUTOMAÇÃO DE

BIBLIOTECAS

SUMÁRIO

APRESENTAÇÃO

ABERTURA

Conferência do Prof. Dr. Clodoaldo Fernando Ribeiro Beckmann...................... 17

Discurso da Presidente do 6

SNBU, Maria Cristina Montenegro Duarte Lira. . 22

PAINEL 1: POLÍTICA PARA PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS AOS USUÁRIOS

Trabalhos Oficias e Relatos de Experiências

COMUNIDADE ACADÊMICA E INFORMAÇÃO: expectativas, frustrações e

perspectivas

Lena Vania Ribeiro Pinheiro ............................................................................ 25

UNIVERSIDADE, BIBLIOTECA E PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS: a realidade

brasileira

Leila M. Z. Mercadante .................................................................................... 58

DIVULGAÇÃO DO ACERVO PRIMÁRIO NAS IES DA AMAZÔNIA BRASI-

LEIRA

Ana Rosa dos Santos Rodrigues da Silva........................................................ 74

SERVIÇO DE CONSULTA EM LINHA À BASE DE DADOS NACIONAIS E

ESTRANGEIROS

Heloisa Benetti Schreiner ............................................................................... 82

2. Trabalhos Livres

A POLÍTICA DE SERVIÇOS AO PÚBLICO EM BIBLIOTECAS FACE A PO-

LÍTICA INSTITUCIONAL

Maria Isabel Santoro....................................................................................... 84

PROPOSTA DE POLÍTICA DE DESENVOLVIMENTO DE COLEÇÕES DE

PERIÓDICOS ESPECIALIZADOS PARA A BIBLIOTECA ACADÊMICA

Maria Teresinha Dias de Andrade, Irene Lerche Eleutério, Ângela Maria Bello

ni Cuenca........................................................................................................ 89

SAMP: SERVIÇO DE ALERTA MANUAL PERSONALIZADO PRESTADO

AOS DOCENTES DA UNIVERSIDADE ESTADUAL PAULISTA - UNESP

Sylvia H. M. Horiguela de Moraes, Tereza da Silva Freitas Oliveira, Maura

Duarte Moreira Guando .................................................................................. 99

O PAPEL DA BIBLIOTECA NA MANUTENÇÃO DE BASE DE DADOS DA

PRODUÇÃO BIBLIOGRÁFICO-CIENTÍFICA NA UNIVERSIDADE

Maria Teresinha Dias de Andrade, Benedita Silveira Campos Sadi, Daisy Pi

res Noronha, Irene Lerche Eleutério................................................................. 112

UMA POLÍTICA DE SERVIÇOS PARA LIVROS RAROS EM BIBLIOTECAS

UNIVERSITÁRIAS

Sônia T. Dias Gonçalves da Silva, Sandra Souza Lane................................... 119

SERVIÇO DE REFERENCIA/INTERCAMBIO EM SISTEMAS/REDES DE

BIBLIOTECAS UNIVERSITARIAS: Subsidios para projeto de implantação

Nice Figueiredo................................................................................................ 130

PROJETO ERA UMA VEZ A "CASA DA MADRINHA"

Maria Cecília Malta Valle ................................................................................. 151

SATISFAÇÃO DOS USUÁRIOS DE BIBLIOTECAS UNIVERSITÁRIAS

Dinah Aguiar Población, Maria Matilde Kronka Dias .......................................... 157

USUÁRIO E DESEMPENHO DE UMA BIBLIOTECA ACADÊMICA NO

CAMPO DA SAÚDE PÚBLICA: Relato de uma experiência

Daisy Pires Noronha, Maria Teresinha Dias de Andrade ................................... 178

PAINEL 2: POLÍTICA PARA AUTOMAÇÃO DE BIBLIOTECAS

1. Trabalho Oficiais e Relatos de Experiências

AUTOMAÇÃO DAS BIBLIOTECAS UNIVERSITÁRIAS DO BRASIL: tendên-

cias e perspectivas

Ângela Lage.................................................................................................... 199

POLÍTICA DE AUTOMAÇÃO PARA BIBLIOTECAS UNIVERSITÁRIAS

BRASILEIRAS

Wanda M. R. Paranhos, Carlos Alberto Picanço de Carvalho.......................... 204

1? RELATÓRIO - PROJETO. "AVALIAÇÃO DE PROCESSOS DE AUTO-

MAÇÃO EM BIBLIOTECAS UNIVERSITÁRIAS". Luiz Fernando Sayão, Carlos

Henrique Marcondes, Carlos Cesar Fernandes,

Ligia Policarpo M. Medeiros ............................................................................ 223

DIRETRIZES PARA AUTOMAÇÃO DOS SERVIÇOS DO NÚCLEO DE DO-

CUMENTAÇÃO DA UNIVERSIDADE FEDERAL FLUMINENSE

Clarice Muhlethaler de Souza .......................................................................... 246

AUTOMAÇÃO DO SISTEMA DE BIBLIOTECAS DA UFRGS

Heloisa Benetti Schreiner ............................................................................... 251

2. Trabalhos Livres

CATALOGAÇÃO COOPERATIVA: uma proposta para uma rede nacional

Ronaldo de Castro Maia Vinagre, Amauri Marques da Cunha .......................... 253

ESTUDO DO SISTEMA DE PERIÓDICOS DA UFRJ: um enfoque estruturado

Amauri Marques da Cunha, Roberto Rodrigues .............................................. 260

AUTOMAÇÃO DO SERVIÇO DE APOIO À PESQUISA ODONTOLÓGICA

DO SBD/FOB-USP: relato de experiência

Regina Célia Baptista Belluzzo, Terezinha das Graças Colletta, Eliane Falcão

Tuler Xavier, José Roberto Brejão ................................................................... 268

EXPERIÊNCIA EM AUTOMAÇÃO DE UM GRUPO DE BIBLIOTECÁRIOS

DA UFRJ

Maria Aríete P. B. Dias, Dalila Capetine Balmas, Eloisa Helena P. de Almeida,

Luzimar Alves de Lima, Manuel da Silva Rodrigues, Maria Nilce Bezerra Car

doso, Virgínia Lúcia V. Pelegrino ..................................................................... 275

PERIMED - Programa Automatizado para Avaliação de Periódicos Assinados

pela "Biblioteca J. Baeta Vianna" do Campus de Saúde da UFMG

Stella Maris Borges, Maria da Consolação Palmeiras Lopes .............................. 291

O COMITÊ TÉCNICO DE AUTOMAÇÃO DO SIBI/UFRJ

Maria de Fátima Pereira Raposo ...................................................................... 297

PERMUTA DE LIVROS: proposta para controle em microcomputador

Maria Ferreira Lima, Clarice Muhiethaler de Souza, Tarcísio Siqueira Alves. . 306

NOTA: Justifica-se a não inclusão

de alguns trabalhos nos

ANAIS, por motivo de

não terem sido enviados

pelos autores à Co-

missão Técnica.

PAINEL 1

POLÍTICA PARA PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS

AOS USUÁRIOS

TRABALHOS OFICIAIS E RELATOS DE EXPERIENCIAS

PRESIDENTE: RAIMUNDO NETUNO NOBRE VILLAS (UFPa.)

RELATOR: MARIA ISABEL SANTORO (UNICAMP)

APRESENTAÇÃO

O exame em profundidade da "Automação das Bibliotecas Uni-

versitárias e dos Serviços aos Usuários", se impõe como elemento

indispensável ao desenvolvimento científico, tecnológico e cultural do

Brasil.

O VI Seminário Nacional de Bibliotecas Universitárias voltou-se a

esse tema e o resultado foi uma valiosa contribuição ao progresso dos

estabelecimentos biblioteconômicos, pelos seus participantes, reunidos

na acolhedora e bela cidade de Belém, maior e mais importante centro

de civilização na linha do Equador.

O esforço realizado pelos participantes do VI SNBU está contido

nos dois volumes dos seus ANAIS.

No primeiro volume estão os documentos gerais do Seminário, bem

como os trabalhos e relatórios referentes à "Política para prestação de

Serviços aos Usuários" e "Política para automação de Bibliotecas".

No segundo volume estão as comunicações e recomendações refe-

rentes ao "Plano Nacional de Bibliotecas Universitárias", bem como as

recomendações do "Il Simpósio sobre Arquitetura de Bibliotecas Universi-

tárias", reunido simultaneamente com o VI SNBU e o Relatório Geral do

Evento.

A realização do VI SNBU resultou de um esforço nacional que trou-

xe como conseqüência valiosos trabalhos, debates esclarecedores, refle-

xões criadoras e conclusões indispensáveis à modernização e à eficiência

dos sistemas de Bibliotecas Universitárias no Brasil.

Maria Cristina Montenegro Duarte Lira

Presidente do VI SNBU

CONFERENCIA

A formação do bibliotecário Dr.

Clodoaldo F. R. Beckmann prof.

Emérito da UFPa

O presente seminário dirige-se ao estudo do tema "Automação de bibliote-

cas e serviços aos usuários" e tem como subtemas "Política de serviços" e "Polí-

tica de automação". Pretende desenvolver.e por certo o fará, uma atualização de

conhecimentos biblioteconômicos através da exposição, da discussão, da apre-

sentação da experiência e da crítica que enfeixam o campo da automação, tão ne-

cessário e quase imprescindível para as bibliotecas universitárias.

Acrescenta-se a esta reunião um simpósio sobre "Arquitetura de bibliotecas

universitárias", assunto tão importante quanto o precedente, a cuidar do planeja-

mento da base física das bibliotecas, sem a qual elas não podem existir.

Em tudo, o que se tem em mira é a obtenç|q de normas e definições para as

diretrizes básicas que serão incorporadas ao "Plano Nacional de Bibliotecas Uni-

versitárias". Os relatórios parciais, consolidados em um documento final, constitui-

rão a contribuição concreta do seminário, com indicações conclusivas para a solu-

ção dos problemas que forem detectados.

Eis o que representa esta reunião nos seus aspectos formais, técnicos e

científicos.

Destinado à freqüência e à audiência de elementos profissionais variados,

embora com predominância e interesse maiores dos bibliotecários, o seminário re-

presenta e semelha uma atividade-fim da Universidade, um procedimento de edu-

cação continuada visando a colher a experiência e o trabalho de estudiosos e, com

eles, aprimorar conhecimentos de outros profissionais ou despertar nos discentes

o interesse pelo estudo do tema. Veja-se, pois, que este Seminário mostra uma

vinculação à educação continuada, à graduação, à formação de docentes, à vida

universitária, ao magistério.

Vou deter-me a esta última parte, à qual a necessidade de trabalho fez-me li-

gar ainda jovem estudante, a vocação decidida após a formatura e um amor in-

questionado durante quase quatro décadas à instituição universitária que foi a mo-

tivação principal de minha vida.

Uma atividade científica ou profissional, no curso de seu desenvolvimento

histórico, não se mede por tradicionais unidades de tempo. As etapas de progres-

so constituem fases etárias, limitadas pelos pontos-chave dos novos conceitos e

métodos sem os quais uma não passaria à outra.

Ilustremos. Que valem os dez séculos da Idade Média em termo de compa-

ração com o século que sucedeu o advento do método científico? Como comparar,

em termos de tempo, os primeiros cinqüenta anos do século XX com o progresso

médico de apenas um ano nos dias atuais?

Assim também aconteceu com a biblioteconomia. A histórica, simples-

mente preservativa; a heroica, de divulgação e informação difíceis e trabalhosas;

a moderna, de integração entre a ciência social e a tecnologia da automação.

Nessa evolução, transformou-se a figura do bibliotecário em relação às suas

atribuições, à sua conformação intelectual, à aplicabilidade dos seus serviços.

Dentro dessa figura, formaram-se vários tipos ligados a funções específicas, bi-

bliografia ou administração mas todos inseridos no processo de comunicação so-

cial.

Na Universidade, o bibliotecário deve representar um ponto de convergência

entre os grupos de estudo de cada área. Nas funções-fim é um elo indispensável

entre o professor, o pesquisador e o prestador de serviços, espécie de trindade

que pode caracterizar um homem só. Na Universidade, em especial, como em ou-

tras instituições, o bibliotecário é um organizador do conhecimento.

A que se obriga a Universidade para a formação do bibliotecário? Respon-

damos a indagação dizendo algo sobre o "quem", o "que", o "como" e o "quando".

A massa do "quem" é constituida pelos que ingressam no curso de bibliote-

conomia assentados no direito que lhes proporcionou a habilitação em um vesti-

bular. Nada mais se exige, o que conduz os interessados à avaliação das suas

possibilidades de ingresso no terceiro grau, em função da relação candidatos/va-

gas, vagas determinadas, muitas vezes, "à outrance". Ainda, em verdade, um cur-

so que caminha à margem do bacharelismo tradicional - falo da minha Universida-

de onde lutei, com destemor, na reforma de 1970, pela igualdade, dentro da admi-

nistração, aos cursos chamados "grandes" - a biblioteconomia não desperta, inte-

gralmente, a realização vocacional, o que é atestado na vida acadêmica pela eva-

são e pelos pedidos de transferência para outros cursos e, na vida profissional,

pela busca e ocupação de cargos e funções não ligados à biblioteconomia ela

mesma.

O papel da Universidade estaria em determinar uma nova politica de vagas,

motivar os discentes pela apresentação dos aspectos positivos da biblioteconomia

para o desenvolvimento regional, inclusive o da própria Universidade e promover a

qualificação acadêmica do corpo docente com um processo permanente de edu-

cação, a par da pós-graduação "stricto sensu".

O "que" ensinar está contido nas prescrições do currículo mínimo e nas in-

serções, acréscimos e modificações dos currículos plenos. A elaboração dos cur-

rículos mínimos, em todas as áreas, é atribuição de órgão federal. Tenho observa-

do, não obstante e com certa perplexidade, que a alteração de currículos, sempre

requisitada, sempre reclamada, sempre reivindicada à guiza de bandeira de grupos

organizados, se faz, de maneira geral, para pior. Introduzem-se disposições difí-

ceis ou impossíveis de cumprir a contento por muitas escolas ou cursos. Frag-

menta-se o tempo disponível em uma multiplicidade de disciplinas provenientes

das matérias que constituem o mínimo, acrescidas de outras que o regimento de

cada instituição preconiza e se obtem, como resultado, a ministração de conheci-

mentos relativos à determinada área de saber, em um número de horas estanque,

insuficiente e, por conseqüência, inútil para o fim desejado. As disciplinas que bor-

dam o cerne do currículo, disciplinas que chamaríamos de cultura geral, terminam

por converter-se em pinceladas de informações que não auxiliam a formação do

discente porque neste não penetram de maneira definitiva, nem por empatia, nem

por simpatia. O que sempre se verifica é um conjunto de títulos pomposos e frases

de efeito.

Um exemplo típico é o ensino da lógica que não se pode realizar em quatro

horas semanais durante três meses, de modo a estudar conceitos e teorias, per-

cepção e raciocínio, indução e dedução; a formalizar o pensamento de modo a

obter a capacidade de aplicar as suas leis formais para desenvolver funcional-

mente raciocínio e pensamento corretos.

A elaboração dos currículos plenos, é, aqui e ali, objeto da investida dos que

os desejam "voltados para a realidade regional, esquecidos de que a ciência é uma

só, de que o conhecimento é universal e não existe uma ciência brasileira ou ama-

zônica. Gostaria de ver regionalizar as equações diferenciais, a física do estado

sólido ou a influência do pensamento grego.

Os currículos não devem ser possuidores de tal característica. Ela cabe na

definição dos programas das disciplinas. Estes, sim, dinâmicos e mutáveis até a

pequenos intervalos de tempo, podem incluir no tratamento dos temas em cada

disciplina, os tópicos de interesse mais objetivo para cada região, para a Universi-

dade ou para a comunidade que está na órbita de sua influência. É salutar que isto

seja feito e, na renovação periódica dos programas, a introdução de novos con-

ceitos e de novos avanços da ciência, num combate a estagnação e ao marasmo

intelectuais.

O "como" ensinar é a correlação direta com o professor. Deixemos de lado

os conceitos didáticos, a forma e o conteúdo das aulas, para nos determos na figu-

ra do professor. É um indivíduo que se está tornando de dificil definição. Envolvido

pelos conceitos impositivos dos que entendem que a função primeira da Universi-

dade é a produção de saber novo e a explorarão das virtuosidades do conheci-

mento, o professor - o mestre - para a ser visto, numa verdadeira paranóia, como

um profissional de segunda classe enquanto transmite o saber já existente, patri-

mônio da humanidade e parte do seu acervo cultural. No primeiro plano ficariam

aqueles vinculados às funções transformadoras, à investigação competente, ao

discurso científico, aos padrões internacionais.

Quando se considera o professor um instrumento de repetição monótona, há

que se restringir o critério ao professor de má qualificação. A docência é aliada

permanente da investigação. Não há como ensinar literatura sem análise literária;

como ensinar direito sem interpretação; como ensinar cirurgia sem avaliar a obser-

vação e a experiência acumuladas. Para o professor, a pesquisa é também recur-

so didático para transmissão do saber; deflui da procura das causas e resulta em

exemplo, orientação e interesse para os discentes.

O grande equívoco está em considerar a pesquisa como institucionalização

da própria universidade, sua principal motivação e atividade fundamental, esque-

cendo-se a formação do professor para ser professor, profissional familiarizado

com o método científico como instrumento necessário ao exercicio da docência e a

interrelação com o aprendizado dos estudantes, estes sim a preocupação central

da universidade.

Creio no ensino como função primordial. A qualidade do ensino é que pode

levar a educação superior a cumprir o seu papel de efetiva expansão do conheci-

mento, proporcionando, ao estudante, meios para ascender do lugar comum à ca-

pacidade de uma conceituação.

Não há, talvez, igual exemplo de indissocialibidade ensino-pesquisa do que o

trabalho magisterial nas disciplina que objetivam a formação técnica do bibliotecá-

rio. O conteúdo das aulas está baseado menos na doutrina que na execução práti-

ca e a atividade didática está permanentemente ligada às fontes de consulta.

A boa qualidade das aulas de biblioteconomia liga o passado ao presente, dá

ao aluno uma visão da continuidade histórica do homem pela elaboração dos do-

cumentos e desperta o desejo da investigação não só como corolário do aprendi-

zado mas como satisfação do sentimento de produzir algo novo e próprio.

"Quando" ensinar incide nos aspectos temporais. A formação do bibliotecá-

rio não se esgota na graduação. Se esta padece das deficiências e insuficiências

tão proclamadas no ensino superior brasileiro, o diploma é apenas uma ponte entre

os dois desertos intelectuais: o aprendizado e a prática profissional. Mesmo que

obtivesse formação suficiente e sólida, o universo de bibliotecários não prescindiria

do seguimento de estudos após a graduação. Não me quero referir à pós-gradua-

ção que conduz aos graus de mestre ou doutor, atingível apenas por uma peque-

na fração desse universo. Quero dar ênfase à educação continuada, processo que

pode abranger um largo espectro de usuários e pode ser proporcionado pelas Es-

colas ou Cursos, pelas Bibliotecas e pelas Associações de bibliotecários.

A educação continuada pode realizar-se de forma unipessoal. É, neste caso,

difícil, dispendiosa e reservada àqueles de maior capacidade intelectual, perseve-

rança e autodisciplina.

O estudo coletivo, através de discussões e debates, dos simpósios, painéis

e seminários, da apresentação da experiência e da crítica dos resultados, é um

procedimento colateral às atividades de cada disciplina, desde os estudos de gra-

duação e em seqüência a estes. Conduz fatalmente ao desenvolvimento da capa-

cidade argumentativa, da criação, da produção de trabalhos cientfficos. Estimula o

bom entendimento entre os estudiosos e o respeito ao mérito.

O "quando" ensinar não se restringe, destarte, ao número de horas -integra-

lizadas ou não - do curriculo, situadas no período de tempo que medeia entre o

vestibular e a colação de grau.

O "quando" é permanência e continuidade em estreita dependência com o

desempenho magisterial. Não está limitado pelo horário das aulas ou pela aritméti-

ca das horas de trabalho previstas em cada Departamento. É a transformação

material de uma atitude mental tipica do professor, a ser exercitada com tanto inte-

resse quanto reivindicar benefícios e administrar greves.

Nas quatro respostas estão, em síntese, as obrigações da Universidade

enfatizadas relativamente à formação dos bibliotecários mas extensivas, é claro, a

todos os seus cursos. Nelas se inserem a organização, o conteúdo e os resulta-

dos da reunião que hoje se inicia.

Quero finalizar com palavras de louvor à equipe da Biblioteca Central da

Universidade Federal do Pará, sob o comando de Maria Cristina Montenegro

Duarte Lyra. É preciso que se tenha acompanhado o esforço desse conjunto de

bibliotecárias, numa situação que lhe foi adversa por cerca de dois meses, para

que se possa medir e julgar o que representa a organização deste Seminário. Es-

tou certo que bons frutos serão colhidos como produto da competência de todos

os seus integrantes, porque aqui está representada a "inteligentzia" da biblioteco-

nomia nacional.

DISCURSO

MARIA CRISTINA MONTENEGRO

DUARTE LIRA Presidente do 6

SNBU

Minhas senhoras e meus senhores,

Ao instalar os trabalhos do VI Seminário Nacional de Bibliotecas Universitá-

rias, como a sua presidente, tenho o grande privilégio e o prazer de, em meu pró-

prio nome e, mais especialmente, em nome de todos os bibliotecários paraenses,

apresentar a todos os que neste instante acorrem a Belém do Grão Pará, para

participarem desse evento, após percorrerem longas distâncias, as nossas calo-

rosas boas vindas. Também nós fizemos uma longa travessia, enquanto nos fati-

gávamos com a sua organização, até este seminário. Por

indizí-vel a alegria que temos de recebê-los na nossa ensombreada cidade e nos

nossos corações.

Estou certa de que contamos com a presença de uma expressiva amostra

do talento e da inteligência brasileira, que são os profissionais da Biblioteconomia,

laboriosos operários do desenvolvimento cientifico e cultural do nosso país, os

quais com os seus trabalhos, debates, reflexões e conclusões aqui darão um va-

lioso contributo ao progresso dos estabelecimentos biblioteconômicos universitá-

rios.

O tema "Automação de Bibliotecas e Serviços aos Usuários" ensejará com

certeza um rico comutar de idéias e de experiências, atendendo aos objetivo do

Plano Nacional de Bibliotecas Universitárias - PNBU. A avassaladora produção

de conhecimentos, em todas as áreas do saber, apresenta para as bibliotecas um

desafio que é cada dia maior. Como responder a enorme e premente demanda de

informações? A biblioteca, é inquestionável, se transformou ela mesma, na medida

em que processa, armazena, sistematiza e dissemina informações, um agente

propulsor do progresso cientifico e cultural das comunidades. Justificada está,

pois, a escolha do tema, que foi sem dúvidas um acerto. Não podemos perder o

passo com a contemporaneidade, nem estorvar o incremento do conhecimento

nestas latitudes. Livros e bibliotecas, como pão e feijão, devem ser prioridades na-

cionais, se não quisermos permanecer nos subúrbios do subdesenvolvimento. O

Brasil precisa convencer-se disso! As bibliotecas universitárias, de quem se afir-

ma, na introdução ao Plano Nacional de Bibliotecas Universitárias, ser"um dos ali-

cerces vitais da vida acadêmica" merecem receber todo o apoio humano, biblio-

gráfico, financeiro e tecnológico para desempenharem esse papel. É por tudo isso

que estamos aqui reunidos.

Registro também que, paralelamente a este Seminário, dentro dos mesmos

objetivos do PNBU, será realizado o II Simpósio sobre Arquitetura de Bibliotecas

Universitárias, reunindo, além dos bibliotecários, arquitetos de todo o Brasil, os

quais também acolhemos com vivo entusiasmo.

Quando em janeiro de 1987, na simpática e progressiva cidade de Porto

Alegre, apoiada pela reitoria da Universidade Federal do Pará apresentei a candi-

datura de Belém do Pará para sediar este VI Seminário Nacional de Bibliotecas

Universitárias, tinha por objetivo proporcionar aos profissionais da Biblioteconomia

paraense, depois da realização aqui, há 16 anos, do Congresso Brasileiro de Bi-

blioteconomia, pelo convivio com seus colegas dos demais estados brasileiros,

uma nova ocasião de crescimento e motivação profissionais, o que agora se con-

cretiza. Não poderia, porém, prever as grande dificuldades que se anteporiam a

sua realização, agravadas pela circunstância de vivermos uma greve nacional.

As crises, no entanto, revelam os homens, encontrei na pessoa da Professora Yo-

ne Chastinet, Coordenadora do PNBU, uma aliada combatente e solidária para

enfrentar e equacionar todos os problemas. Rendo-lhe Professora Yone Chastinet as

homenagens que merece pelo seu empenho, sem o qual este Seminário não teria

acontecido. Ao CNPq, à FINEP e á CAPES o nosso profundo reconhecimento pelo

apoio financeiro e pela confiança recebidos. Ao Exm

Sr. Edson Machado de Souza,

titular da Secretaria de Educação Superior - SESu, a quem está vinculado o

PNBU , um agradecimento especialíssimo pelo apoio emprestado e pelo prestígio

com que a sua presença marca esta seção, o que é um grande estímulo aos parti-

cipantes. Ao professor emérito desta Universidade, Dr. Clodoaldo Beckmann, cria-

dor do Curso de Biblioteconomia em Belém, o agradecimento por ter aceito a fun-

ção de Relator Geral do Seminário.

À equipe de bibliotecários e funcionários do quadro administrativo da Biblio-

teca Central da Universidade Federal do Pará, que trabalhou na organização deste

Seminário, um elogio público pelo denodo com que se lançaram à execução de

suas tarefas. É a existência de profissionais e servidores desse quilate que autori-

za a esperança no progresso da nossa Biblioteca e da nossa Universidade.

Ao Magnífico Reitor Professor José Seixas Lourenço, de cuja confiança sou

uma delegada, um obrigado pelo seu interesse e colaboração, sem os quais Belém

não sediaria este Seminário. Saiba, Magnificência, que para a Biblioteca Central da

UFPa. é uma grande honra promover o último grande evento da sua administração.

Colegas bibliotecários e profissionais afins, ouvi a minha última palavra de

acolhimento: sejam felizes e tenham uma feliz estada entre nós. E vamos ao tra-

balho porque o Brasil merece e só assim se concretizam os sonhos!

COMUNIDADE ACADÊMICA E INFORMAÇÃO:

EXPECTATIVAS, FRUSTRAÇÕES E PERSPECTIVAS

Lena Vania Ribeiro Pinheiro

Professora da Escola de Comunicação

ECO/UFRJ.

Serviços de informação de bibliotecas universitárias brasileiras estudados

através de dois motivos condutores: a transformação das bibliotecas em centros

de documentação/informação e os avanços tecnológicos da informática e das te-

lecomunicações. Redes de bibliotecas e sistemas de informação e acesso a ban-

cos e bases de dados. O modelo de universidade brasileira e a importância da in-

formação para a comunidade acadêmica, política de educação e Programa Nacio-

nal de Bibliotecas Universitárias-PNBU. Situação atual dos serviços de informação

em bibliotecas universitárias brasileiras e sua problemática. Atividades dos profis-

sionais de informação no planejamento e avaliação de serviços. Propostas para

superar alguns problemas visando a alcançar a integração das bibliotecas univer-

sitárias às atividades acadêmicas de ensino, pesquisa e extensão.

1 INTRODUÇÃO

Um trabalho sobre serviços de informação de bibliotecas universitárias

pressupõe a discussão dos conceitos de universidade, de bibliotecas universitá-

rias e de serviços de informação, estabelecendo relações entre os três. Nesse

sentido, é fundamental pensar a biblioteca de uma instituição de ensino superior

como "a complexa e dinâmica interrelação que ocorre no processo de comunica-

ção na universidade, especialmente na criação de novos conhecimentos" - "o elo

vital entre coleções e usuários". (1,2)

Assim, a biblioteca não é um armazém, nem um trabalho meramente admi-

nistrativo e nem um lugar - é um serviço.(1,2) E é exatamente o serviço que atua-

rá nessa intermediação entre coleções e usuários, transformando "conteúdos

inertes da instituição em informação, comunicação viva que altera o comporta-

mento do usuário".(1,2) Esses serviços são, segundo SHERA(3), o terceiro com-

ponente do conceito de biblioteca, além de aquisição, o primeiro, e organização, o

segundo.

Através da analogia entre as funções da biblioteca universitária e as da bús-

sola, leme, eixo, roda; enfim, todos os termos na sua acepção de orientação e for-

ça propulsora, VEANER(1,2) atribui à biblioteca um papel essencial na criação de

novos conhecimentos. Aí reside uma das facetas do bibliotecário, como parte do

processo educativo. E, para o cumprimento desse papel, o bibliotecário tem que

ser bem formado e altamente treinado, o que é um outro aspecto da questão.

É nesse momento que deve ser analisada a atuação do Programa Nacional

de Bibliotecas Universátias-PNBU, que a partir de um leque de ações, tem apoiado

especialmente a formação e manutenção de coleções de periódicos (PAP - Pro-

grama de Aquisição Planificada), a aquisição de monografias (BIBLOS) e a espe-

cialização de bibliotecários (Curso de Especialização para Bibliotecários de Insti-

tuições de Ensino Superior).(4,5)

Se, por um lado, o PNBU contribui para a atualização e expansão de cole-

ções e, de outro, capacita o pessoal de informação, o Programa está atacando os

problemas fundamentais, a base para o fornecimento de serviços de informação,

objeto do presente trabalho.

Sob o título de "Formação e Desenvolvimento de Coleções", o PNBU(4)

estabeleceu a sua diretriz VI: "favorecer a formulação de políticas institucionais de

formação, desenvolvimento e conservação de coleções de materiais informacio-

nais, embasadas nos objetivos da universidade e em suas características".

Quanto à capacitação de recursos humanos, consta da diretriz IV do

PNBU(4), no item de planejamento de recursos humanos, que pretende dotar as

instituições universitárias de condições para formação e qualificação adequada de

recursos humanos para as bibliotecas, o que vem sendo efetivado através do Cur-

so já mencionado. Entretanto, todos esses assuntos aqui abordados, pela diversi-

dade de bibliotecas universitárias, conforme ressalta GOVAN(6), não são tarefa

fácil e tornam "uma discussão ampla virtualmente impossível". Pode-se entender o

ampla, aqui, como generalizável, ressaltando-se que as conclusões deste trabalho,

e mesmo a sua abordagem, talvez não se apliquem a todas as bibliotecas univer-

sitárias brasileiras, mas àquelas que estejam num determinado estágio de organi-

zação que torne possível a implementação das ações propostas.

Porque, no Brasil, além das diversidades de bibliotecas universitárias, en-

frenta-se os desníveis e disparidades sócio-econômicas entre regiões, onde coe-

xistem um Estado industrializado, como São Paulo, e Estados do norte e nordeste,

de baixo índice de industrialização e situação de pobreza em muitos lugares. Além

disso, as potencialidades e recursos muito diversos também, de Estado para Es-

tado, região para região e, muito naturalmente, o meio cultural onde se inserem as

bibliotecas universitárias, de natureza também diversificada, assim como as ne-

cessidades de informação de suas comunidades.

Os serviços de informação têm como condição "sine qua non" conhecer a

comunidade acadêmica e a universidade como instituição. Cabe, aqui, mencionar

as metodologias desenvolvidas em Ciência da Informação com essa finalidade, por

exemplo, estudos de usuários e estudos de necessidade e demanda da informa-

ção. Tais metodologias, geralmente transportadas de outras áreas, vêm sendo

aplicadas sem nenhuma criatividade, com um conjunto de questões-padrão repeti-

tivo e que parece não levar a nada, já que os resultados, na maioria das vezes,

não têm sido revertidos para as instituições.

Este trabalho terá, basicamente, dois motivos condutores: o primeiro, a

transformação das bibliotecas em centros de informação/documentação, na medi-

da em que surgiram novas atividades e serviços, privilegiando a disseminação e, o

segundo, o aparecimento de novas tecnologias, sobretudo o computador e as tele-

comunicações, que vão afetar profundamente a estrutura das bibliotecas e suas

funções. Essas mudanças teriam o propósito de se adaptar a novas necessidades

e circunstâncias criadas pelo computador(7). E esbarraram na rigidez e inflexibili-

dade de organização das bibliotecas.

Reconhece-se, ainda, a partir das disparidades sócio-econômicas e cultu-

rais brasileiras, também os desequilibrios de nível de organização e qualidade de

serviços de bibliotecas universitárias, onde se encontram grandes sistemas, par-

cial ou totalmente automatizados, a minoria, é verdade, e outros em que não foram

resolvidos os problemas de base. E mais, essas oscilações coexistem, muitas ve-

zes, dentro de um mesmo sistema ou universidade, cidade, Estado ou região.

Ainda assim, como já foi dito, o trabalho considera necessária e inevitável o

processo de automatização em bibliotecas, pela disponibilidade de recursos das

modernas tecnologias de informação e comunicação.

Uma reflexão sobre o assunto pode ser embasada nas idéias de CO-

YAUD,(8) na medida em que ele discute a necessidade real e o momento de auto-

matizar, considerando o nível de organização do arquivo, o volume de dados, o

custo e benefício da operação. Para uma biblioteca sem infra-estrutura de pessoal,

equipamentos, etc, a automação pode não resolver e sim complicar, tanto que

COYAUD(8) condiciona a entrada na automação a quando "os problemas mais in-

certos estejam resolvidos, isto é, formalizados, em vias de um tratamento automa-

tizado". Ele(8) conclui que a automação da informação só interessa e se justifica

"por uma concepção verdadeiramente renovada dos problemas documentários".

2 TRANSFORMAÇÃO DAS BIBLIOTECAS EM CENTROS DE INFORMA-

ÇÃO/DOCUMENTAÇÃO

A transformação se deu na instituição, a biblioteca, na medida em que foi

ampliado o universo da disciplina, a Biblioteconomia, do profissional que nela atua,

o bibliotecário, e ao objeto de estudo, o livro. Assim, da biblioteca passou ao Cen-

tro de documentação/informação, da Biblioteconomia à Documentação e à Ciência

da Informação, do bibliotecário ao documentalista e cientista da informação, e do li-

vro ao documento e, hoje, a informação. Deu-se, então, a passagem da ênfase no

tratamento técnico à ênfase na disseminação.

A biblioteca deixou de exercer sua atividade dentro de seu próprio espaço

e foi ao encontro do usuário, através da introdução de novas atividades e serviços.

O bibliotecário não pode restringir sua atividade, atualmente, à seleção, aquisição,

catalogação e classificação, elaborando fichas, sem divulgar esse trabalho à co-

munidade e permitir o acesso.

A biblioteca, originalmente privilégio de uns poucos iniciados é, na década de

70, um organismo onde se "coleta, cataloga, armazena e empresta fontes primá-

rias de informação científica e técnica, na forma de livros, periódicos, mapas,

etc".(9)

Mas a idéia de centro de documentação é anterior, do início do século XX,

quando Paul Otlet e Henri La Fontaine, no Instituto Internacional de Bibliografia,

lançaram esta definição: "o centro de documentação reúne, classifica e distribui

documentos de todos os gêneros nos campos da atividade humana",(9) o que am-

plia o conceito de biblioteca tradicional pela inclusão dos termos "documentos" e

"distribuição". Nessa fase, a idéia que se fazia era de que o bibliotecário teria co-

nhecimentos mais gerais e o documentalista, mais especializados, principalmente

na área de especialização do centro. O bibliotecário mais especializado seria,

portanto, o de bibliotecas especializadas.

ATHERTON(9) introduz a idéia de avaliação e de tipologia de fontes, ao

afirmar que o centro de documentação "examina e avalia fontes primárias e se-

cundárias de informação técnico-científica que incluem publicações comerciais e

documentos geralmente não tratados pelos bibliotecários". Para ela, que escreveu

uma obra clássica sobre serviços de informação,(9) uma biblioteca é parte de um

Centro de documentação e sua coleção é básica para os serviços, pois o centro

tem três setores principais:

- divisão de bibliotecas;

- divisão de documentação; e

- divisão de publicação.

O centro trabalha para responder a perguntas muito específicas de especia-

listas e pesquisadores e elabora índices, resumos, relatórios, etc, podendo forne-

cer traduções e serviços reprográficos da literatura original.(9)

Aqui são introduzidos novos serviços, inclusive a reprografia, que é um dos

mais utilizados e que no Brasil mereceu a criação de um programa especial - o

COMUT, e a idéia de recuperação da informação.

O conceito de ATHERTON(9) já indica um trabalho mais voltado para servi-

ços, o que é corroborado por WEISMAN,(10) na sua afirmativa de que o centro de

documentação é "mais distribuidor do que arquivo".

Outro organismo é o centro de análise da informação que, no Brasil, não

existe isoladamente e integra o próprio centro de documentação, incorporando al-

gumas de suas atividades. Para BRADY,(11) "centro de análise da informação é

uma unidade organizacional formalmente estruturada, com o objetivo de adquirir,

selecionar, armazenar, recuperar, avaliar, analisar e sintetizar um corpo de infor-

mações dentro de uma área bem definida e apresenta novas informações abaliza-

das, oportunas e úteis à sociedade à qual se dirige". Portanto, a qualidade do ser-

viço depende da rapidez, da economia e da autoridade da informação fornecida.

Um centro de análise de informação se incumbiria de:

- "reunir tudo o que se conhece sobre um campo em particular, bem defini-

do;

- analisar e avaliar essa informação; e

- resumir e armazenar a informação em arquivos, formulários de dados e

revisões e comunicar essa informação através de boletins de alerta, pu-

blicações e respostas a perguntas".(9)

Nessa definição, o novo é mostrado pela inclusão da automação e produtos de

informação como os boletins de alerta.

Não se pode deixar de ressaltar, também, que para os serviços de análise e

avaliação de documentos é pré-requisito conhecer a área em questão.

Portanto, pode-se deduzir a necessidade de equipes multidisciplinares, urna

vez que o profissional de informação conhece as técnicas e o especialista, o as-

sunto.

Há, além das entidades já citadas, muitas outras como centro de dados,

centros de disseminação seletiva da informação-DSI, centros de serviços de in-

formações tecnológicas, terminologias não adotadas no Brasil.

ATHERTON(9) faz, em seu manual, uma comparação entre funções, pro-

dutos e operações de serviços de tipos de organizações de informação, nos Esta-

dos Unidos, sem interesse para este trabalho, por não ser seu objetivo elucidar

questões terminológicas e conceituais.

Outro tipo de organismo de informação é o Centro Referencial (Referral

Center), que indica aos usuários as fontes, sejam elas instituições, pessoas ou

documentos, nas quais pode obter informações sobre um determinado assunto ou

problema.

As funções do centro referencial, segundo ATHERTON,(9) seriam:

- "Coletar, em bases mundiais, informações sobre dados e recursos de in-

formação, dentro de um assunto ou missão;

- preparar um inventário com os tipos de dados/informações/serviços dis-

poníveis com índice de assunto para acesso; e

- orientar usuários para fontes apropriadas de dados ou informações soli-

citadas".

O Centro referencial é tão importante que a UNESCO publicou um manual

especialmente com o objetivo de orientar a criação de centros referenciais.

No Brasil, conhece-se a unidade referencial do IBICT e sabe-se que a UFRJ

está iniciando um projeto de centro referencial, parte do seu sistema de informa-

ção.

O serviço referencial, e não o de referência, que é diferente, merece desta-

que também porque há poucos diretórios, guias e catálogos e os existentes, na

maioria das vezes, estão desatualizados. Por este motivo, entre outros, persiste

em nosso País a dificuldade de se conhecer o cenário da informação científica e

tecnológica. Um trabalho importante, nessa linha, é o de GARCIA(12), escrito err

1980, no qual ela inclui um quadro com os principais serviços de informação/do-

cumentação, assinalando os em andamento, implantação e planejamento.

O usuário não recorre à biblioteca por não conhecer as suas potencialidades

e o bibliotecário, por sua vez, pode deixar de orientar o seu usuário a um serviço

especializado, por desconhecê-lo.

As redes de bibliotecas são abordadas neste estudo pelas vantagens que

apresentam como serviços cooperativos e pelas possibilidades da atividade em

rede, através do uso do computador. São incluídos outros serviços cooperativos,

por exemplo, o empréstimo entre bibliotecas que, juntamente com a catalogação

centralizada e a aquisição cooperativa, deram origem a redes.

Há uma interminável discussão teórica dos termos redes e sistemas, muitas

vezes confundidos e utilizados como sinônimos, o que revela ser o trabalho em re-

de passível de se constituir em sistema e vice-versa, ou melhor, essas formas de

atuação não são excludentes. Sobre esse assunto, BALDUÍNO(13) desenvolveu

interessante trabalho, dissertação de mestrado em Biblioteconomia. Este e outros

aspectos de redes e sistemas são ampla e exaustivamente debatidos em pesquisa

recém concluída(14), apoiada pelo PADCT.

Finalmente, os sistemas de informação, a forma atual mais articulada de

operação buscada pelos organismos desse setor.

Segundo WEISSMAN(10), "sistema de informação abrange métodos, mate-

rial, meios, produtores e receptores envolvidos num meio organizado para efetuar

a transferência de informação dentro de um campo específico, atividade ou organi-

zação".

Para ATHERT0N(9), o principal requisito do sistema é determinar as ne-

cessidades especificas de informação que os serviços vão satisfazer. Entrariam aí

os estudos de usuários da informação e avaliação de desempenho, nas suas di-

versas modalidades, mas que, tal como vem sendo desenvolvido, em geral, no

Brasil, não têm sido de grande utilidade, o que foi discutido no capítulo anterior.

Não seria válido o contato informal e permanente com pesquisadores e professo-

res, permitindo detectar os seus "sistemas" de informação? Na UFRJ, por exem-

plo, um pesquisador de biofísica identifica os trabalhos de seu interesse em fontes

secundárias e requisita separatas diretamente aos autores. De posse das mes-

mas, fotocopia e expõe em lugar de fácil acesso pelos alunos e colegas. Não ca-

beria ao bibliotecário apoiar e participar do processo? "Descobrir" esta e outras

iniciativas semelhantes, por parte de pesquisadores, depende mais de iniciativa

e interesse do que de estudos formalmente desenvolvidos com esse objetivo.

Finalmente, a definição do IBICT: "sistema de informação especializado é

um conjunto de atividades interrelacionadas de geração, análise e difusão de in-

formações, numa ou em várias áreas do conhecimento, visando à consecução de

um objetivo. Quando várias instituições se articulam formalmente para a consecu-

ção desse objetivo, tem-se um sistema em rede".(13)

Nesta e em outras definições de sistemas de informação percebe-se, clara-

mente, as idéias de BERTALANFFY(15), preconizadas na sua teoria geral de sis-

temas.

3 A REVOLUÇÃO DOS COMPUTADORES E DAS TELECOMUNICAÇÕES: AS

REDES E SISTEMAS DE INFORMAÇÃO E O ACESSO A BANCOS E BASES

DE DADOS

Tanto redes quanto sistemas de informação estão muito associados ao uso

de computadores, dependem dos avanços tecnológicos e criam situações de in-

terdependência que afetam a estrutura, as funções e os serviços de informação. É

inegável o quanto a introdução dos novos avanços tecnológicos, a chamada "in-

formatização da sociedade", acionou mudanças organizacionais nas bibliotecas.

Pode-se considerar que a primeira rede como parte de automação operacio-

nal é a de bibliotecas universitárias, da Ohio College Library Center- OCLC, cria-

da em 1967. A OCLC foi tão bem sucedida que, em 1975, tinha 500 bibliotecas

participantes, em 1976, mais de 750 e, em 1977, mais de 900, com número supe-

rior a um milhão de ti'tulos.(16,17)

A OCLC produz fichas catalográficas, usa o MARC II e recebe insumos de

todas as bibliotecas da rede, prestando uma série de serviços;(18,19)

- catálogo coletivo em linha e sistemas de catalogação;

- sistemas de comunicação para empréstimo entre bibliotecas;

- controle de periódicos;

- acesso à distância a catálogo pelos usuários e controle de circulação; e

- acesso por titulo e assunto.

Alguns sistemas e redes começaram em âmbito estadual ou regional e de-

pois se expandiram, sendo os últimos criados para permitir que as bibliotecas fora

do Estado de Ohio, usassem a OCLC.(18)

Em outros países, redes foram implantadas para facilitar o processamento

automatizado ou centralizado de grupos de bibliotecas.

De GENNARO(18) identifica três fases distintas da automação:

- de centralização;

- de descentralização; e

- de sistemas locais.

Na década de 70,(18) os sistemas e redes implantados nos EUA, como a já

citada, de Ohio, e outros como o de Washington (The Washington Library Net-

work), regional, e o RLG (Research Libraries Group Inc.), que engloba o Research

Libraries Information Network (RLIN) operavam com computadores de grande

porte, tecnologia vigente à época. É a fase das grandes redes de bibliotecas de

muitos tipos e funções - grandes redes nacionais, com ampla aceitação do uso do

formato MARC (Machine Readable Cataloguing), um marco no desenho de gran-

des redes e sistemas.

Esses computadores tornaram-se elefantes brancos depois dos seguintes

avanços tecnológicos:(18)

- surgimento de micro e minicomputadores;

- sistemas "on line" sofisticados; e

- desenvolvimento do poder e capacidade das telecomunicações.

A tendência atual nos EUA é a volta à descentralização para atender às ne-

cessidades de informação local. Há, a partir de 1980, uma distribuição de funções

locais, com a proliferação rápida de uma variedade de poderosos e versáteis sis-

temas de microcomputadores em bibliotecas individuais.(18,19)

Nesse sentido, as novas tecnologias não acentuam a interdependência, li-

bertam as bibliotecas para atuar independentemente. Se as redes regionais podem

oferecer assistência financeira e técnica às bibliotecas, no uso de pequenos com-

putadores, as redes estão aptas à transição da centralização para o processa-

mento disperso. Essa tendência permite aos sistemas descentralizados atender a

uma variedade de funções locais, incluindo catálogos públicos "on line". Cada bi-

blioteca, no entanto, pode conectar um sistema centralizado, sem a imposição de

uma organização secundária ou rede.(18,19) Deve-se discutir, a partir daí, as

vantagens e desvantagens da atuação em rede. A tendência inicial de formar re-

des nasceu da excitação e estímulo das disponibilidades do computador. Mas as

redes não levam em conta as idiossincrasias da cooperação entre bibliotecas. Não

se pode esquecer os problemas de perda de autonomia e controle de orçamento e

operação, problemas políticos e econômicos.(18,19)

No Brasil, no início da década de 70, foi implantada a Rede de Bibliotecas da

Amazônia-REBAM, que não chegou a ser automatizada e suspendeu suas ativi-

dades, como rede, em 1976.(20)

Um exemplo de rede bem sucedida é o da BIBLIODATA/CALCO, da Funda-

ção Getúlio Vargas, que vem-se expandindo muito, ultimamente, inclusive pela

participação de bibliotecas universitárias. Um dos objetivos dessa rede é a catalo-

gação cooperativa, com fornecimento de fichas catalográficas. O objetivo principal

da OCLC também é o de construir uma grande base de registros bibliográficos em

computador, como apoio a processamento técnico e administrativo das bibliotecas,

em operação "on line".

Esta é a função primordial de redes, tanto que MARTYN(19) afirma que ban-

cos de dados bibliográficos continuarão a ser fonte de catalogação de dados e

empréstimo entre bibliotecas mas a maioria de outras funções, computadorizadas,

pode ser transferida para um sistema local.

No Brasil, outra rede de muito sucesso, senão a melhor, é a BIREME, na

área de Medicina, e que atua com as modernas tecnologias, inclusive discos óti-

cos.

Foi a partir da metade de 1960 que apareceram os serviços de acesso "on

line" a bases de dados. Segundo o plano CYCLADES,(21) "este encontro da in-

formática e das telecomunicações deu lugar ao nascimento da teleinformática, e a

evolução desta ocasiona o fenômeno das redes". Muito contribuíram para a indús-

tria da informação o desenvolvimento de terminais de computador, redes de comu-

nicação de dados e linhas telefônicas.(22)

No início da década de 80, centenas de bases de dados bibliográficos e

bancos de dados estavam disponíveis, "on line", através dos:(21 )

- System Development Corporation (SDC);

- Bibliographic Retrieval Service (BRS);

- British Library Automated Information Service (BLAISE);

- European Space Agency (ESA); e

- Loockheed Information Service (LIS).

Muitas das bases de dados bibliográficos são distribuídas também na forma

impressa, em microficha e, mais recentemente, em fitas e disquetes.

No entanto, SALLES(23) cita estudos recentes que demonstram que os pro-

dutores de bases de dados privilegiam "a comercialização de seus produtos finais

através de sistemas "on line", abandonando as formas mais convencionais". Isto,

segundo ele, porque essas formas que eram anteriormente as mais lucrativas fo-

ram se tornando mais caras e com menor retorno.

Esses bancos e bases de dados apareceram principalmente nos Estados

Unidos, Europa e Canadá, permitindo "a consulta interativa e simultânea para mi-

lhares de utilizadores, independentemente de sua localização física ou geográfica,

através de um terminal de vídeo ou impressora acoplado a uma linha telefônica ou,

ainda, via rede pública de telegrafia".(22)

Mas há, segundo SALLES,(23) a tendência a ampliar o número de usuários

através da distribuição de CD-ROMs, de custo menor por eliminar os custos de

telecomunicações e de informação.

Outra tendência recente, ainda de acordo com SALLES,(23) se manifesta

"na inclusão de mais bases de dados contendo informação retrospectiva, no ofe-

recimento de maior número de bases de dados "full text" e na sofisticação dos

programas de recuperação, tornando-os mais acessíveis a usuários leigos".

No Brasil, esses sistemas "on line" começaram a operar no final da década

de 70, em contatos considerados por SALLES(23) precários e lentos, através de

terminais de vídeo, telex ou microcomputadores, via rede de telex ou telefonia in-

ternacional.

Depois surgiu a rede de telecomunicação de dados o INTERDATA, da EM-

BRATEL.

O IBICT foi um dos pioneiros no acesso "on line" a bases de dados, serviço

que iniciou no final de 1977, sob a forma de um Centro-Piloto que visava, ao mes-

mo tempo, avaliar as bases de dados para selecioná-las, e formar recursos huma-

nos nessa área.(22) Começou operando o ORBIT, depois o DIALOG e QUESTEL

e apresentou, em 1983, um crescimento de 176%, num posto de serviço que fun-

cionava no Rio de Janeiro, já que o IBICT havia sido transferido para Brasília. Em

1985, esse posto foi instalado no Instituto Nacional de Propriedade Industrial-INPI,

por força de convênio entre CNPq/IBICT-INPI, onde funciona até hoje, enquanto o

IBICT acessa as mesmas bases em Brasília.

As universidades acessam bases e bancos de dados ou solicitam esse ser-

viço? Segundo dados da dissertação de SALLES, as universidades e institutos de

pesquisa representam 12% dos usuários e a área de ensino e pesquisa corres-

ponde a 9%. Os assuntos predominantes são: química (53,5%), economia/merca-

dos (14,5%), patentes (10%), mineração (6%), física/ciência (4%), saúde/medicina

(3,25%) e meio-ambiente (2,75%).

É oportuno destacar a existência de produtores de bases de dados, no Bra-

sil, como o IBICT, o Centro de Informações Nucleares-CIN, a BIREME, o Depar-

tamento Nacional da Produção Mineral-DNPM e a Companhia de Pesquisa e Re-

cursos Minerais-CPRM. Estes últimos produzem, em convênio, um conjunto de

bases e bancos, bibliográficos e não-bibliográficos, num total de nove.

As instituições que interessam especialmente a este trabalho, as universida-

des, aparecem entre os maiores usuários, duas, com o número de buscas entre

100 e 300, juntamente com um instituto de pesquisa.(23)

Portanto, as universidades são usuários potenciais de bancos e bases de

dados e deveriam ser concentrados maiores esforços para que mais e melhor

usufruíssem do acesso e, ao mesmo tempo, se ampliasse o acervo de coleções

em áreas de grande interesse para o ensino e pesquisa no Brasil.

O que se observa é que não há divulgação suficiente das bases e bancos,

exceto os do CIN, que têm melhor trabalho na promoção de serviços. Faltam guias

e diretórios pois apenas a revista INFO dedicou parte de um de seus números a

divulgação de bancos e bases brasileiros, o que parece não ser suficiente. Há que

se fazer uma divulgação ampla nas universidades.

4 UNIVERSIDADE E CONHECIMENTO - BIBLIOTECAS E INFORMAÇÃO

Este capítulo aborda as questões da universidade, naquilo que se refere es-

pecificamente a bibliotecas universitárias ou o que, como política e ideologia uni-

versitárias, interfere, na atuação dessas bibliotecas.

Esses trabalhos, por terem sido elaborados por autores não bibliotecários,

poderão mostrar a questão do outro lado, na medida em que o enfoque é sob o

ponto de vista do professor e do pesquisador e, portanto, da comunidade acadêmi-

ca usuária de bibliotecas universitárias. Outro objetivo é dimensionar a importância

da biblioteca na política de ensino e pesquisa.

BORSTEIN,(24) em artigo escrito em 1983, avalia a crise e evasão da uni-

versidade e aponta, entre as dificuldades, as condições de trabalho de professores

e pesquisadores por "falta de equipamento para ensino e pesquisa, bibliotecas e

laboratórios cada vez mais deficientes, diminuição de bolsas e dos auxílios para

pesquisa...", afirmando que todos esses problemas "têm piorado sensivelmente

nas universidades".

Considerando-se a política educacional brasileira dos últimos 15 anos, "a

expansão do ensino superior é um fenômeno que marca a política educacional

brasileira".(25) Houve, ao mesmo tempo, grande expansão da pós-graduação,

anteriormente incipiente. Essa expansão ocorreu mais pela importação do modelo

americano de mestrado e doutorado, que levou a obrigatoriedade da titulação do

corpo docente como avaliação e promoção de carreira.

Esses fatos ocorreram simultaneamente à expansão de ensino superior "e-

vidente e maciça".(15)

Em decorrência, foram criadas bibliotecas diretamente vinculadas a progra-

mas de pós-graduação. Era de se esperar que as bibliotecas, suporte dessas ati-

vidades, recebessem igual apoio e incentivo, o que não ocorreu.

Foi a partir de 1968, mais precisamente através da Lei n

5.540/68, da re-

forma de ensino, que houve a redefinição do papel das instituições de ensino supe-

rior, estabelecendo o princípio de indissociabilidade entre ensino e pesquisa. As-

sim, a atividade de pesquisa passou a estar ligada ao ensino, galgando igualdade

de condições e ¡mportância.(26) Os pressupostos teóricos do modelo de institui-

ção preconizado pela lei reconhecem duas vertentes: uma, a concepção da edu-

cação vinculada ao desenvolvimento econômico e, outra, fundada em paradigmas

humanistas e liberais, com ênfase ao desenvolvimento "do individuo enquanto

ser".(26)

O modelo brasileiro parece tender mais para a primeira vertente e tem rece-

bido criticas de autores como SCHAWARTZAN(27) e CHAUÍ(28), o primeiro afir-

mando que "as tarefas mais clássicas da universidade, como a da produção cultu-

ral, da ciência pura, de participação politica, ficariam relegadas a um plano secun-

dário e marginal do trabalho universitário", o que se coaduna com o modelo capita-

lista.

Em que medida esses modelos afetam as bibliotecas e os seus serviços?

Se o modelo brasileiro de universidade associa ensino e pesquisa e está vinculado

ao desenvolvimento econômico, as bibliotecas tanto deveriam ser suporte das ati-

vidades de ensino, quanto precisariam acompanhar os programas de pesquisa e

também apoiá-los. Além dessas atividades intra-universidade, as bibliotecas deve-

riam estender e divulgar seus serviços, elas também, ao setor produtivo, levando o

conhecimento gerado nas universidades, sob a forma de informação, às indústrias

e à sociedade civil em geral, estreitando os laços entre pesquisa básica, tecnologia

e indústria.

O ponto mais importante, incluído no relatório já mencionado anteriormente, é

que o "GRUPO EXECUTIVO PARA A REFORMULAÇÃO DA EDUCAÇÃO SU-

PERIOR" esboçou algumas ações correlatas, relacionadas a laboratórios e biblio-

tecas, estas últimas visando a criação do Programa Nacional de Bibliotecas Uni-

versitárias-PNBU, inclusive prevendo a instalação de sua Secretaria Executiva,

voltada sobretudo à atualização dos acervos de bibliotecas universitárias, através

do Programa Nova Universidade (Projeto BIBLOS) e o Programa de Aquisição

Planificada para assegurar coleção de títulos correntes de periódicos.

Estava lançado o embrião do PNBU que, instituído, assegurou continuidade

e expansão das primeiras atividades planejadas e criou novas ações, em prol das

bibliotecas universitárias brasileiras.

Encerrada a primeira parte do capítulo, sobre universidade, inicia-se a se-

gunda, com bibliotecas universitárias e informação.

Embora o primeiro plano bibliotecário(29) date de 1811, Edson Nery da Fon-

seca,(30) em 1967, no seu "Roteiro para organização de bibliotecas universitá-

rias", escreveu, no prefácio, que as bibliotecas "estão instaladas em locais adap-

tados, as coleções são obsoletas, os consulentes não dispõem de orientadores

nem de móveis confortáveis, os atendentes são analfabetos, porque as universi-

dades preferem pagar salário de fome e os bons bibliotecários fogem para reparti-

ções ou indústrias onde são condignamente remunerados. Pode haver exceção

mas esta é, de modo geral, a situação das bibliotecas universitárias brasileiras".

Este foi o perfil traçado por FONSECA, há exatamente 21 anos atrás.

Em 1981, MIRANDA, no prefácio do livro de Maria Carmen Romcy de Car-

valho,(31) "Estabelecimento de padrões para bibliotecas universitárias", afirmava

que "a realidade é melancólica" porque os dados desse trabalho revelam "niveis

de excelência que são lamentáveis. Revelam mais o que não deve ser a biblioteca

universitária do que aquilo que ela deveria ser". Estávamos em 1981 e, comparan-

do-se as conclusões de MIRANDA com as de FONSECA, parece que quase nada

mudou. Ambos apontaram serviços pouco orientados à comunidade.

Passados mais de 20 anos do primeiro trabalho e oito do segundo, o que

mudou ou não mudou no panorama da biblioteca universitária, hoje?

A reforma de ensino de 1968 não chegou a definir universidade e, muito me-

nos, se deteve em abordar bibliotecas universitárias. Conseqüentemente, as bi-

bliotecas universitárias não sofreram mudanças em função da reforma.

Do ponto de vista de planejamento bibliotecário, um dado novo e da maior

relevância, já mencionado anteriormente, é o PNBU,(4) iniciado em 1986. O MEC,

através da SESU, lançava o plano, baseado num documento do 4

Seminário Na-

cional de Bibliotecas Universitárias, de 1985, elaborado pelo IBICT. O Plano, de

ampla discussão e repercussão, inclui planejamento organizacional, financeiro, de

recursos humanos e físicos ; formação e desenvolvimento de coleções, proces-

samento técnico dos documentos, automação de bibliotecas, usuários e serviços e

atividades cooperativas.(4)

No relatório(5) de 1988, o PNBU descreve as suas principais atividades,

tendo como carro-chefe o Programa de Aquisição Planificada-PAP, já tratado em

capítulo anterior, BIBLOS, programa de desenvolvimento de recursos humanos,

centro de catalogação cooperativa, rede sul de automação de bibliotecas, etc. Me-

rece destaque, também, o Programa de Pesquisa e Desenvolvimento de Recursos

Humanos para Bibliotecas Universitárias, do CNPq e FINEP,(32) do qual algumas

pesquisas foram empreendidas, por exemplo, a de linguagens documentárias es-

pecializadas por área de conhecimento e estudo de caso de automação de função

de bibliotecas universitárias brasileiras.

Sobre os problemas observados por MIRANDA, CHASTINET,(33) em con-

tundente trabalho, traz já no seu título uma indagação inquietante: "Bibliotecas uni-

versitárias federais de ensino superior: remontar ou desmontar?", no qual faz uma

análise dos acervos e orçamentos de bibliotecas universitárias, com o objetivo de

fornecer subsídios aos órgãos universitários que detêm o poder de decisão. A au-

tora,(33) Coordenadora do PNBU, foi movida pela preocupação com a crise finan-

ceira e a conseqüente desativação de projetos e fontes que têm como finalidade

garantir recursos para a manutenção e expansão de coleções. Nesse trabalho,

CHASTINET(33) constata, ainda, a deficiência dos acervos, considerando-se os

padrões da UNESCO de 75 volumes por estudante, na década de 80. Com base

nesses padrões, os acervos teriam que quadruplicar.

Enfatiza-se, aqui, coleções, embora não sejam objeto especifico deste estu-

do porque serviços dependem, basicamente, de acervo, e o acesso aos docu-

mentos é um dado crucial na satisfação do usuário.

5 METODOLOGIA

Para a coleta de dados optou-se por questionário, por ser a técnica mais

adequada à população geograficamente dispersa.

O questionário contém cinco conjuntos de perguntas com vários itens de in-

formação em cada (Anexo 1) e foi expedido por correio, a partir de 28 de março.

Foram distribuídos 88 questionários a 48 bibliotecas centrais de universidades fe-

derais, 19 de universidades privadas, 18 de estaduais e 3 de isoladas. Uma carta

acompanhou o questionário, explicando os objetivos do trabalho, estabelecendo o

prazo máximo de devolução de 10 dias e solicitando a reprodução do mesmo por

tantas quantas fossem as setoriais do sistema.

Foram recebidos questionários preenchidos por 21 bibliotecas ou sistemas

de bibliotecas, assim considerados em seu conjunto e isoladas, o que representa

um índice de resposta de 23,8%. A amostra é considerada representativa porque

contempla bibliotecas de todas as regiões, de diversas formas de administração

(federais, privadas, estaduais, etc.) e diferentes estruturas (centrais, setoriais,

isoladas). Incluindo-se as bibliotecas setoriais e de universidades ou faculdades

isoladas, foram recebidos 109 questionários que correspondem ao total da amostra

e sobre a qual foi feita a tabulação.

Os dados referentes à coleta de dados podem ser vistos no quadro seguin-

te.

QUADRO DA COLETA DE DADOS

QUESTIONÁRIOS

DISTRIBUÍDOS RECEBIDOS

Bibliotecas/Sis-

temas e isoladas

Bibliotecas/Sis-

temas e isoladas

% Setoriais

Total

recebido

88 21 23,8 88 109

Foram tabuladas apenas as questões referentes a serviços de informação,

objeto deste estudo. Entre os dados não tabulados estão os de identificação e os

demais que foram excluídos por não estarem diretamente relacionados ao trabalho

e por serem numerosos e exigirem o processamento por computador, o que não foi

possível. Esses dados, complementares, poderiam enriquecer as discussões e

poderão ser analisados em outra oportunidade.

Algumas questões foram reunidas, como as consultas (local, por telefone e

por correspondência), o empréstimo entre bibliotecas (solicitação e atendimento), a

comutação bibliográfica (solicitação e atendimento, serviço próprio) e reprodução e

duplicação (microficha e microfilme).

Foram tabuladas as questões referentes à qualidade dos serviços, ou me-

lhor, aquelas em que se pedia a identificação de estudos visando ao planejamento

de serviços ou avaliação de desempenho de serviços implementados.

6 SERVIÇOS DE INFORMAÇÃO EM BIBLIOTECAS UNIVERSITÁRIAS - SI-

TUAÇÃO ATUAL

A situação dos serviços foi medida, na primeira parte, de forma quantitativa

e, na segunda, qualitativa. Os resultados gerais da parte 1 são mostrados no Ane-

xo 2.

Os primeiros serviços analisados, os de consulta, são realizados por prati-

camente todas as bibliotecas, isto é, 102 (93,5%).

O empréstimo de documentos, considerado um dos mais tradicionais servi-

ços, é franqueado em 100 (91,7%) bibliotecas. É de se estranhar esse resultado,

que deveria ser de 100%, em pleno final do século XX, quando tanto se apregoa a

democratização da informação. É surpreendente, também, que entre essas biblio-

tecas, 11 (10%) de um mesmo sistema emprestem apenas livros. Essas restri-

ções, ainda que por decisão superior, como alguns bibliotecários alegam, têm que

ser contestadas e, sob fortes e evidentes argumentos, e estes são muitos, sus-

pensas.

Serão os bibliotecários bons interlocutores, suficientemente consistentes na

sua argumentação? E a pressão por parte da comunidade universitária? Ou a ad-

ministração é autoritária e insensível às solicitações de bibliotecários e usuários, a

ponto de tomar decisões irreversíveis?

É incompreensível tal fechamento, traduzido por uma postura medieval e,

portanto, anacrônica. E nem os extravíos, roubos e outras perdas são justificati-

vas, como alguns querem, para a ausência desse serviço.

O empréstimo entre bibliotecas é realizado por 90 (82,5%) bibliotecas, re-

sultado muito próximo do de um trabalho do PNBU,(34)* no qual 81,6% das biblio-

tecas aparecem como participantes desse tipo de empréstimo.

E um dado importante porque o empréstimo entre bibliotecas é uma das pri-

meiras formas de trabalho cooperativo. Essa prática pode ampliar e intensificar as

relações entre as diversas bibliotecas e até vir a facilitar o serviço referencial que

exige, entre outras coisas, uma forte rede de comunicação informa! entre bibliote-

cários, cujo ponto de partida pode ser o empréstimo entre bibliotecas.

Das bibliotecas da amostra, 84 (77%) realizam comutação (COMUT), assim

considerando as que solicitam e as que fornecem cópias e as que possuem servi-

ço próprio. Portanto, nesta pesquisa não foram considerados separadamente, na

tabulação, a comutação como programa, o COMUT, e o serviço próprio e indepen-

dente das bibliotecas. O PNBU(34) aponta 88,6% de bibliotecas participantes do

COMUT. Juntamente com o empréstimo entre bibliotecas, o fornecimento de có-

pias, em rede, reforça as atividades cooperativas.

A circulação de periódicos, procedimento dos mais comuns da dissemina-

ção, é realizada por 81 (74,3%) bibliotecas. Cabe, aqui, destacar o resultado do

PNBU(34) quanto a sumários correntes de periódicos, que mostra a sua elabora-

ção em 60,3% das bibliotecas.

Outro estudo, de TEIXEIRA e ROSA(36), realizado para o PNBU, demons-

tra que os sumários circulam nos limites da própria biblioteca e não chegam aos

Departamentos, refletindo baixa interação entre biblioteca e corpo docente.

Deve-se destacar que os sumários correntes de periódicos são um produto

de relativo baixo custo - podem ser feitos artesanalmente - e muito eficientes co-

mo boletins de alerta. Neste momento, é pertinente discutir outros resultados relati-

vos a periódicos, de interesse para o PNBU, na medida em que o PAP é um de

seus programas mais importantes e caros.

O estudo de TEIXEIRA & ROSA(35) é um relatório de diagnóstico das bi-

bliotecas sobre a fase 1 do Projeto "Estudo da demanda de periódicos financiados

através do PAP", abrangendo 19 universidades e 196 bibliotecas. Um dos seus

resultados preocupantes diz respeito a acesso ao documento, onde os autores

constataram entraves, já que 16% das bibliotecas impedem o acesso dos usuários

às estantes de periódicos. Acrescente-se a esse fato, que em 32% das bibliotecas

dessa pesquisa, o fichário de periódicos também não é acessível aos usuários, e

que somente 55 bibliotecas têm seus periódicos representados em catálogos.

Então, como buscar informação em periódicos, usá-los, se não são conhe-

cidos, por ausência de disseminação e seu acesso é dificil ou impossível?

* O documento do PNBU não traz os percentuais, calculados para efeito

deste trabalho.

O fechamento das bibliotecas, voltadas mais para si mesmas, é comprovada

no relatório de TEIXEIRA & ROSA(35). Quando são levantados os dados de listas

de novas aquisições é surpreendente que 47,3% as "afixem na biblioteca".

Pode ser até o caso de utilização de murais como recurso, já que no pre-

sente estudo esse serviço atinge o índice de 67%, atividade presente em 74 bi-

bliotecas.

Um serviço que alcançou taxa relativamente alta foi o de normalização de

documentos, realizado em 85 (77,9%) bibliotecas. Esse pode ser um elo de forta-

lecimento da comunicação não só entre bibliotecas e corpo docente e discente,

como também de âmbito institucional, na medida em que a biblioteca pode realizar

este trabalho junto às editoras universitárias, na publicação de livros, periódicos,

etc.

Foi a pesquisa bibliográfica que, entre os serviços, alcançou um dos mais

altos índices, 88% (96 bibliotecas). Resta saber a quantidade, a regularidade e a

qualidade com que é prestado o serviço, o que não foi possível medir através dos

dados levantarlos por esta pesquisa.

O resultado sobre disseminação seletiva da informação-DSI levanta dúvidas

sobre a compreensão de sua definição, enquanto serviço, uma vez que algumas

bibliotecas que o assinalaram, não realizam serviços mais simples e comuns. Isso

pode significar que o número de bibliotecas, 26 (23,8%) poderia ser menor se a

pergunta fosse interpretada corretamente. A própria questão abria a resposta, pela

possibilidade de considerar o DSI também manual, como algumas bibliotecas fa-

zem, dentro da realidade brasileira. Uma das bibliotecas que assinalou esse servi-

ço, por exemplo, não faz empréstimo. Se não é possível o acesso ao documento,

para que disseminá-lo? Esta seria, no mínimo, uma atitude incoerente.

Outro serviço mais sofisticado, a busca retrospectiva, teve índice relativa-

mente alto, o que pode revelar o mesmo problema anterior, mal-entendimento

quanto à sua definição. Há, nessa área, uma certa confusão terminológica entre

pesquisa bibliográfica, levantamento bibliográfico, busca retrospectiva e DSI. Das

bibliotecas consultadas, 81 (74,3%) fazem busca retrospectiva. Parece não ser um

resultado coerente pelas mesmas razões da questão anterior. A maioria das bi-

bliotecas também aponta a busca retrospectiva manual, excetuando-se casos ra-

ros, inclusive uma biblioteca da área médica que utiliza CD-ROM da BIREME.

As duas questões (buscas e DSI), se consideradas processadas automati-

camente e o acesso a bases e bancos de dados nacionais e estrangeiros, forma-

riam um conjunto de questões que avaliaria, indiretamente, o quanto as bibliotecas

estão usufruindo dos avanços tecnológicos.

Quanto ao acesso a bases de dados, 4 (3,6%) bibliotecas afirmam acessar

bases de dados nacionais e 3 (2,7%) a bases de dados no exterior. Neste caso,

uma das bibliotecas faz contatos com o Centro de Informações Nucleares-CIN e

esse Centro é que, de fato, faz o acesso. Recorrer ao CIN já demonstra conheci-

mento do cenário nacional da informação, e iniciativa, principalmente porque esta

biblioteca está localizada no Pará.

Mas se há poucos guias, diretórios e catálogos de serviços de informação e

ausência de centros referenciais, como saber se há serviços disponíveis? Só

através de "marketing" das instituições geradoras e produtoras de bases e bancos

de dados. E que estejam disponíveis através do INTERDATA e RENPAC. Isto,

sem falar nos recursos financeiros indispensáveis.

O serviço de tradução é oferecido por apenas 2 (1,8%) bibliotecas, índice

muito baixo. Este era um resultado do esperado porque, por conhecimento de cau-

sa, sabe-se que as bibliotecas não possuem equipe especializada para tal. Além

disso, das duas que afirmaram realizar o serviço, não se sabe também da sua re-

gularidade na prestação do mesmo, que pode ser uma atividade esporádica. Mais

uma vez o desconhecimento de serviços pode ser uma das causas de tão baixo

índice. O Centro de Documentação da Secretaria de Tecnologia Industrial-STI pu-

blicou um guia de tradutores, aos quais pesquisadores, individualmente, poderiam

recorrer para tradução de artigos técnicos e científicos.

Outro serviço cujas taxas são muito baixas, tanto quanto o de tradução, é o

de reprodução de microfichas e microfilmes, inclusive em papel, realizado por ape-

nas 2 (1,8%) bibliotecas. Isto ocorre, certamente, pela inexistência de equipamen-

tos apropriados. O questionário adotado neste trabalho possibilitava a inclusão de

outros serviços, além dos nele relacionados. Foram acrescentados: referência le-

gislativa, serviço de informação sobre cursos, microfilmagem, sumários correntes,

treinamento de usuário, etc.

Quanto ao último, o PNBU(34) indicou ser um serviço realizado por 71,5%

das bibliotecas. Precisaria ser verificado se o treinamento é formal ou informal,

sistemático ou assistemático.

Finalmente, é oportuno ressaltar que todos os serviços foram vistos, até

aqui, numa avaliação quantitativa, e não qualitativa. Para a avaliação qualitativa,

tentou-se levantar informações sobre estudos realizados quando do planejamento

dos serviços e avaliação de desempenho para os já em operação. Com este obje-

tivo, para cada serviço foi pedida a explicitação do estudo ou pesquisa correspon-

dente, se fosse o caso.

Algumas bibliotecas incluíram relatórios anuais e estatísticas, respostas não

consideradas por não se enquadrarem à pergunta. Apenas 10 (9,17%) bibliotecas

deram respostas pertinentes, índice desanimador. Significa que não há estudos pa-

ra embasar a implantação de serviços e que não há preocupação em avaliar os

que estão implementados. Em ambos os casos, o usuário não é envolvido no pro-

cesso e deixa de ser o objetivo primeiro da biblioteca, razão da criação de servi-

ços. O bibliotecário, responsável pela criação dos mesmos, não ouve a comunida-

de acadêmica.

Das respostas positivas, chamaram a atenção aquelas que, mesmo sem

realizar pesquisas formais, refletem abertura e receptividade às necessidades de

informação dos usuários e, mesmo, uma interação com a comunidade acadêmica.

Uma dessas bibliotecas respondeu que a normalização dos documentos foi exi-

gência da comunidade, a avaliação foi feita pela Comissão de editoração e que a

listagem da produção científica foi exigência também da comunidade, sendo a lis-

tagem de acervos de livros "planejada e desenhada por professores".

Outras bibliotecas criaram serviços a partir da comunidade acadêmica, entre

os quais sumários correntes de periódicos, eventos em ciência e tecnologia, guia

de biblioteca, ementário de resoluções, necessidades detectadas durante o trei-

namento de usuários. Uma biblioteca realizou um trabalho, para usuários, com ba-

se na norma brasileira 66, da Associação Brasileira de Normas Técnicas-ABNT.

Outra resposta que também merece destaque é a da biblioteca que elaborou

indicadores estatísticos para dois serviços e desenvolveu uma nova metodologia

para treinamento de usuários.

A maioria das nove bibliotecas que identificaram estudos e pesquisas incluí-

ram, entre estes, estudos de uso de periódicos, ação liderada pelo PNBU. Esta

pode ser uma medida de avaliação do PNBU, o programa mesmo exigindo e in-

centivando avaliações de desempenho e um trabalho mais intelectual por parte dos

profissionais de informação, altamente positivo e que só pode contribuir para o de-

senvolvimento de recursos humanos e aperfeiçoamento dos serviços de bibliote-

cas universitárias.

7 CONCLUSÕES E RECOMENDAÇÕES

Os resultados deste trabalho demonstram que, em termos de serviços de

informação, a situação é, ainda, desanimadora - as bibliotecas universitárias têm

muito caminho pela frente até a sua modernização. Nesse panorama, o que mudou

se deve sobretudo à politica da área, sob a responsabilidade do PNBU que, na

medida em que apoia a formação e manutenção de acervos, possibilita a realiza-

ção de serviços de informação. E, através da especialização de recursos huma-

nos da área, permite a melhoria de nivel dos serviços.

No geral, as bibliotecas continuam dentro de suas fronteiras e não consegui-

ram se integrar ao organismo universitário, sobrevivendo mais como um apêndice

do que como elemento integrador e integrado. Falta maior comunicação com pro-

fessores e alunos e um trabalho mais articulado com Departamentos, Programas,

cursos de pós-graduação, projetos de pesquisa; enfim, com as atividades vitais de

uma universidade. A biblioteca não pode nem deve ficar à margem e, para emergir

desse estágio, cabe a ela chamar a si mesma o seu papel.

A biblioteca universitária brasileira, às portas do século XXI e com tecnolo-

gias de informática e telecomunicações, não lança mão delas. Reconhece-se, é

verdade, o pouco empenho das administrações universitárias em privilegiar biblio-

tecas, sequer de lhes dar um papel equivalente ao de outras unidades dentro da

instituição universitária. Mas se, de um lado, esta é uma realidade, é verdade tam-

bém que as dificuldades existem para ser superadas - transpô-las é tarefa dos

profissionais de informação.

Há um fechamento que está na cabeça e na postura de cada um: acervos

inacessíveis, fichários trancados, atividades somente dentro do espaço da biblio-

teca.

As bibliotecas universitárias, além de seu hermetismo, têm dificuldades de

atuar de forma cooperativa. Isto é inquietante porque a automação e a organização

em redes e sistemas de informação pressupõem a existência de normas, padrões;

enfim, decisões comuns. Sem compatibilidade, as bibliotecas praticarão um mo-

nólogo estéril.

Ainda que se reconheça que há problemas de base e de organização por re-

solver, não se pode fechar os olhos à automação, inevitável. Diferentemente dos

Estados Unidos, o Brasil não tem infra-estrutura de informação satisfatória, há

muito por organizar e muitos volumes para processar. As bibliotecas devem estar

aptas a participar do processo de informatização da sociedade elas mesmas, va-

liosos e insubstituíveis instrumentos para a geração de novos conhecimentos, in-

venções e inovações. A universidade deveria estar na vanguarda das conquistas

científicas, tecnológicas e sociais e, nisso, a informação tem papel proeminente.

É necessária a aproximação das bibliotecas com a comunidade acadêmica.

Não é necessário sequer a formalização, e sim, uma ação conseqüente. Convém

lembrar o caso do pesquisador brasileiro de biofísica, mencionado no início do tra-

balho, que constrói o seu próprio sistema de informação, paralelo à biblioteca. Não

poderia o bibliotecário estar atento a esses fatos e, ao invés das eternas lamúrias,

ser mais criativo, receptivo, acessível - ele mesmo e não só o acervo - ligar as

antenas para perceber, detectar "sintomas" e interferir, tentando .chamar a si essa

responsabilidade e, assim, tornar seu trabalho mais presente e visível no meio

acadêmico?

As recomendações serão dirigidas ao PNBU, como órgão politico das bibliotecas

universitárias, naquilo que a ele cabe, e às bibliotecas universitárias. Ao PNBU

recomenda-se:

- sugerir, incentivar e apoiar a "abertura" das bibliotecas universitárias, no

que diz respeito a empréstimo, acesso a estantes e catálogos;

- orientar as universidades, reitorias, CRUB etc. sobre a disponibilidade de

horas/máquina nos Centros de processamento de dados das universida-

des para atividades de informação e sobre a necessidade de formalizar

equipes estáveis de analistas com esse objetivo;

- continuar estimulando a participação em rede e a adoção do formato

CALCO, chamando a atenção de problemas de compatibilidade;

- captar recursos para aquisição de microcomputadores e/ou terminais para

a instalação, ao menos, em bibliotecas centrais;

- incentivar o acesso a bases de dados bibliográficos e não-bibliográficos

nacionais, tais como as do CIN, BIREME, BIBLIODATA/CALCO e

DNPM/CPRM e IBICT;

- estimular a criação de centros referenciais, responsáveis pela elaboração

de guias, diretórios e catálogos;

- apoiar a elaboração de guias, diretórios e catálogos de bibliotecas, fontes

de informação para atualizar informações referenciais e disseminá-las,

permitindo que bibliotecas com acervos mais pobres e infra-estrutura mais

frágil possam usufruir dos serviços de grandes bibliotecas, centros e sis-

temas de informação, bancos e bases de dados;

- fomentar a construção de catálogos coletivos locais de monografias, im-

portantes principalmente para a graduação;

- estimular e apoiar a realização de cursos de extensão com o objetivo de

facilitar o processo de automação de bibliotecas e melhorar o diálogo en-

tre bibliotecários e analistas de sistemas;

- incentivar a elaboração de boletins de alerta, sobretudo de periódicos e

divulgar metodologias existentes para a sua elaboração.

As recomendações às bibliotecas universitárias, na pessoa de seus profis-

sionais, agentes do processo de transferência de informação, são as seguintes:

- criar grupos de estudos especiais e serviços específicos, em função de

programas, projetos de pesquisa, etc;

- elaborar projetos aos órgãos de fomento, tais como CNPq, FINEP e

CAPES e programas tipo o PADCT, para obter recursos extra-orçamentá-

riòs e expandir seus serviços;

- formar grupos multidisciplinares, com professores, pesquisadores, alunos

e bibliotecários para decidir sobre aquisição de material bibliográfico e

acompanhar as atividades da biblioteca, em geral, do tipo comitês, comis-

sões, etc;

- constituir grupos mistos, de bibliotecários e analistas, para planejamento

de ações referentes à automação, sua implantação e implementação;

- fazer a promoção de bibliotecas através de "folders", boletins, guias, pa-

lestras e planejar atividades para eventos como "Semana Nacional da Bi-

blioteca", "Jornada de Iniciação Científica" e outros, convocando a partici-

par representantes de todos os segmentos da comunidade acadêmica;

- manter contatos, ainda que informais, com professores, pesquisadores e

alunos para identificar necessidades de informação e detectar a formação

de "sistemas" paralelos, para deles participar e até liderar;

- realizar treinamento de usuário, com metodologia apropriada e de forma

regular;

- participar de sistemas de informação de controle da produção científica

e técnica das universidades existentes ou em vias de implantação, em al-

guns casos sob a responsabilidade de Sub-Reitorias de Pesquisa e pós-

graduação ou de CPDs, para participar na área de sua competência e fa-

zer da biblioteca o seu escoadouro natural, quer seja sob a forma de re-

latórios de saída, quer "on line";

- abrir espaço para eventos culturais de toda a natureza, por exemplo, ex-

posições, concertos, conferências, etc, em lugar destinado especial-

mente para esses eventos, nas bibliotecas; e

- estender os seus serviços à comunidade em geral, não só em atividades

de extensão como para o setor produtivo, através da ampla circulação de

suas publicações e divulgação de serviços, tornando-se em agente ativo

do desenvolvimento do País.

Estas são, em síntese, as recomendações para que as bibliotecas universi-

tárias possam solucionar os problemas identificados neste trabalho e ocupem um

lugar, na vida acadêmica, à altura de sua missão, sobretudo no processo educati-

vo, na geração de novos conhecimentos e no desenvolvimento científico e tecno-

lógico do Brasil.

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ANEXO 1

PESQUISA: Serviços e produtos de informação em

bibliotecas universitárias brasileiras

QUESTIONARIO

I. Dados de identificação:

Nome completo da biblioteca

Endereço completo:

Bairro________________Cidade ________________________ UF,

CEP_________________Caixa Postal________________________

Telefone(s) (indicar ramal, quando houver)

Área(s) de especialização do acervo (quando a especialização for em mais de

uma área, especificar por grau de importância, isto é, iniciando pela coleção

mais representativa).

Biblioteca Setorial/Seccional

(considerar setorial as de centros, departamentos, unidades, programas, etc.)

* No caso de biblioteca central indicar, abaixo, o número total de bibliotecas que

constituem o sistema ou rede.

Número total de bibliotecas setoriais do sistema ou rede

Nome do(a) chefe: (da biblioteca que está respondendo ao

questionário)

II. Usuários (indicar em números)

a) Usuários potenciais*

- Alunos da graduação

- Alunos da pós-graduação -

- Professores da graduação*"

- Professores da pós-

graduação_________________________________________________

- Outros (inclusive funcionários administrativos)

- Total de usuários potenciais

* Considerar em usuários potenciais apenas os vinculados à Universida-

de.

** Geralmente os professores da graduação também dão aulas na pós-

graduação. Assim sendo, reunir os dois num único item, o do meio.

b) Usuários inscritos na biblioteca*

- Alunos da graduação ----------------------------------------------. ------------------------

- Alunos da pós-graduação _____________ --------------------------------------------

- Professores da graduação** ______________________________________

- Professores da pós-graduação ____________________________________

- Outros ______________________________________________________

- Total de usuários inscritos

* Considerar, aqui, todos os usuários inscritos na biblioteca, sejam eles

da Universidade ou externos. ** Neste ítem é válida a observação do item a,

relativo a professores da graduação.

III. Recursos humanos (indicar em números exatos, se possivel)

Bibliotecários -----------------------------------------------------------------------------------

Auxiliares/Técnico/Administrativo __________________________________

Bolsistas/Estagiários ____________________________________________

Outros (inclusive profissionais de outras áreas) _______________________

Total geral_____________________________________________ , ______ ,

IV. Acervo

Monografias (livros, folhetos, teses, etc.)

Total de volumes/exemplares ________________________________

Periódicos nacionais (total de títulos). _______________________________

Periódicos nacionais correntes (total de títulos) ________________________

Periódicos estrangeiros (total de títulos) _____________________________

Periódicos estrangeiros correntes (total de títulos) ------------------------------------

Total de títulos de periódicos (nacionais e estrangeiros) _________________

Multimeios (filmes, microfilmes, diapositivos, fotografias, etc.)

Total ___________________________

No caso de uma coleção cujo volume seja significativo e apresente grande

importância para as atividades de uma determinada área como, por exemplo,

mapas para geociência, especificar.

Tipo de material da coleção Total

V. Serviços e Produtos (a relação de serviços e produtos de informação repro-

duz ¡tens do formulário do Projeto Centro Referencial da UFRJ).

a) Serviços

Assinalar os serviços oferecidos pela biblioteca indicando, quando for o

caso, se são manuais, automatizados, pagos, gratuitos, para usuários in-

ternos, para usuários externos, desativados, planejados ou avaliados

Considere as seguintes abreviaturas e explicações:

Man. = manual

Aut. = automatizado

Pg. = pago

G. = gratuito

U. int. = usuário interno

U. ext. = usuário externo

Des. = desativado

Assinalar nesta coluna quando o serviço tiver sofrido alguma inter-

rupção, por algum periodo, ou tiver sido descontinuado ou desati-

vado, não sendo oferecido atualmente.

Planej. = planejado

Assinalar nesta coluna quando para o serviço, antes de ser im-

plantado, foi realizado algum estudo como, por exemplo, estudo de

necessidade e demanda da informação.

Aval = avaliado Assinalar nesta coluna se o serviço, depois de ser

implantado, passou por alguma avaliação do tipo estudo de uso, estudo de

usuario, etc.

Serviços

Consulta local

Consulta por telefone

Consulta por correspondência

Empréstimo de documentos

Empréstimo entre Bibliotecas (solicitação)

Empréstimo entre Bibliotecas (atendimento)

Comutação bibliográfica (solicitação)

Comutação bibliográfica (atendimento)

Circulação de periódicos

DSI

Busca retrospectiva

Pesquisa bibliográfica

Tradução de documentos

Normalização de documentos

Mural

Acesso à Bases de Dados (nacional)

Acesso à Bases de Dados (estrangeiros)

Serviço de cópias (próprio)

Duplicação de microfichas

Duplicação de microfilmes

Reprodução de microfichas em papel

Reprodução de microfilmes em papel

Outros

Bibliografia

Banco de Bibliografias

Periódico/Revista

Divulgação de Normas Técnicas/

Especificações

Divulgação de Patentes

Guia de Instituições

Guia de Especialistas/Pesquisadores

Guia de Pesquisas

Catálogo de Dissertações/Teses

Boletim de Resumos

Boletim de Novas Aquisições

Calendário de Eventos

Notícias Tecnológicas

Sumários Correntes de Periódicos

Relatório de Atividades

Catálogo Coletivo de Monografias

Catálogo Coletivo de Periódicos

Outros

c) Assinalar, abaixo, os principais problemas que têm dificultado ou impossibilitado

a implantação de serviços e produtos de informação, utilizando números e par-

tindo do problema maior (1) ao menor

- Recursos bibliográficos

- Recursos financeiros

- Recursos humanos

- Equipamentos

- Outros: Observações

gerais:

Nome do responsável pelo preenchimento do questionário

Cargo ou função:

ANEXO 2

QUADRO GERAL DE SERVIÇOS DE INFORMAÇÃO OFERECIDOS

POR BIBLIOTECAS UNIVERSITÁRIAS

Consulta (local, telefone e por correspondência) 102 93,5

Empréstimos de documentos 100 91,7

Empréstimo entre bibliotecas (solicitação/atendi-

mento)

90 82,5

Comutação (solicitação/atendimento e serviço pró-

prio)

84 77,0

Circulação de periódicos

Mural

74,3

67,0

Normalização de documentos 85 77,9

Pesquisa bibliográfica 96 88,0

Disseminação seletiva da informação-DSI 26 23,8

Busca retrospectiva 81 74,3

Acesso a bases de dados nacionais 4 3,6

Acesso a bases de dados estrangeiros

Tradução

2,7

1,8

Duplicação de microficha e microfilme e reprodução

em papel

2 1,8

UNIVERSIDADE, BIBLIOTECA E PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS: A

REALIDADE BRASILEIRA

Leila M. Z. Mercadante

Diretora da Biblioteca Central da UNICAMP

Aborda o tema de prestação de servi-

ços aos usuários a partir de coleta de dados

efetuada junto às bibliotecas das Universida-

des brasileiras. Expõe quadros demonstrati-

vos dos serviços aos usuários, atividades

cooperativas e participação da comunidade

na avaliação dos serviços prestados. Discute

esses aspectos e apresenta o desconheci-

mento por parte dos usuários como um dos

fatores da baixa utilização dos serviços. Con-

clue sugerindo: a) medidas práticas para me-

lhor informar os usuários dos serviços e dos

recursos, gerar maior uso das coleções e

fortalecer a imagem da biblioteca na Universi-

dade; b) desenvolvimento de metodologia que

facilite o treinamento do usuário nas fontes de

informação e no uso de biblioteca; c) incentivo

aos estudos de avaliação de serviços de in-

formação nas bibliotecas acadêmicas.

1 INTRODUÇÃO

A proposta desse trabalho é a de apresentar a situação das bibliotecas das

Universidades brasileiras no que se refere à prestação de serviços aos usuários,

com a finalidade de levantar esse assunto para discussão, abordando alguns

pontos que podem levar a ações globais, capazes de conduzir ao que parece ser o

objetivo maior da biblioteca acadêmica: "colocar seu usuário em contacto com a

informação que necessita, e treiná-lo no uso adequado dos recursos informacio-

nais, através da prestação de serviços diretos ou indiretos".

Não se pretende aqui traçar uma politica de serviços para as bibliotecas uni-

versitárias, mas tudo indica que sendo esse um assunto tão complexo, o levanta-

mento de questões, e muito mais o debate podem contribuir para definições de po-

líticas para o setor.

É necessário ressaltar que se trata de abordagem bastante genérica do as-

sunto, e que não se chegou a um panorama de todas as bibliotecas universitárias

do País, uma vez que o estudo tomou por base somente as bibliotecas ligadas às

Universidades e não incluiu as bibliotecas de IES isoladas, o que aumentaria muito

o quantitativo de dados, e de certa forma, poderia mudar o resultado.

De acordo com o documento elaborado para servir de guia para o Sl-

DES/ICFES (11), a "diversidade crescente das necessidades dos usuários e o

surgimento de novos sistemas de informação exigiram uma mudança nas formas

tradicionais de prestação de serviços". Assim, ao lado dos serviços básicos (con-

sulta e empréstimo), espera-se que as bibliotecas ofereçam outros serviços, ca-

pazes de atender as várias demandas, seja com a própria coleção, seja acessan-

do acervos ou bases de dados.

2 METODOLOGIA

Para levantar os dados da questão proposta, optou-se por trabalhar com um

questionário nos tópicos que aborda o assunto de serviços aos usuários e que fo-

ram objeto de análise para esse trabalho (Anexo).

- questão específica sobre prestação de serviços, onde foram considera-

dos não somente os serviços para atendimento das necessidades e acesso aos

documentos, como também os que habilitariam o leitor no uso da biblioteca e das

fontes de informação;

- questão sobre serviços cooperativos;

- consulta sobre a inclusão do tópico serviços como assunto debatido junto

ao Comitê de Usuários/Comissão de Biblioteca.

A remessa às 78 Universidades foi feita tendo como base o (2), conforme

quadro abaixo. O recebimento até a data limite atingiu 76%, e um dos questionários

foi anulado por não ter sido preenchido corretamente.

UNIVERSIDADES

QUESTIONÁRIOS

ENVIADOS

QUESTIONÁRIOS

RECEBIDOS

Federais 35 45% 29 83%

Estaduais 12 15% 11 91%

Municipais 02 2% 01 50%

Particulares 29 38% 18 62%

TOTAL 78

—

DATA DE ENVIO: 17/02/89

DATA LIMITE DE RECEBIMENTO: 20/04/89

É preciso esclarecer que ao serem elaboradas as questões, por se tratar de

instrumento que estuda as estruturas organizacionais foi importante estabelecer se

a operacionalização dos serviços era feita centralizada ou pelas bibliotecas seto-

riais. Na presente análise essa distinção não foi feita, e a resposta obtida generali-

zada para a Universidade.

3 RESULTADOS OBTIDOS 3.1

Serviços Prestados

O quadro (1) apresenta os resultados quanto à existência dos serviços, e o

quadro (2) se eles são ou não extensivos à comunidade externa. Por não terem

todas as bibliotecas preenchido o item de extensão à comunidade externa, o uni-

verso aproveitado de cada item é diferente.

A análise dos dados demonstrou:

- Ao lado do empréstimo e consulta, oferecidos por todas as unidades,

agregou-se a comutação, também prestada pela maioria das bibliotecas, indicando

sua incorporação praticamente como um dos serviços básicos, o que parece ser

devido à existência e sucesso do Programa COMUT.

- Quase 50% das bibliotecas oferecem serviços de acesso às bases de da-

dos, surgindo um indício de modernização e de emprego de novas tecnologias.

Esse índice pode ser em parte devido à introdução pela BIREME da base LILACS

em CD-ROM nas Instituições com área de saúde.

- Apesar do empréstimo entre bibiotecas ser praticado por uma alta por-

centagem - 84,48%, acredita-se que ainda é uma atividade baseada principal-

mente ao relacionamento informal entre as Instituições, e que poderia ser melhor

explorado.

- O que surpreende é que a freqüência de educação do usuário é maior para

a modalidade formal que para a informal.

- Com exceção da tradução que acusa a porcentagem mais baixa, os servi-

ços de SDI, de grande importância para os usuários são oferecidos por um número

menor de Universidades e desses somente o de sumários correntes é efetuado

por mais de 50% das bibliotecas. Essa tendência já havia sido constatada por MI-

RANDA:(7) "... as bibliotecas universitárias brasileiras são pobres quanto à orga-

nização dos serviços de alerta, excluindo-se a elaboração de boletins bibliográfi-

cos de novas aquisições". É importante observar também que algumas respostas

anotaram que os sumários correntes "não estavam sendo feitos" ou "tinham sido

interrompidos por falta de recursos financeiros", demonstrando a precariedade dos

mesmos.

- Quanto ao quadro (2), verifica-se que, com exceção dos serviços de re-

sumos, todos os outros são oferecidos à comunidade externa, alguns em propor-

ções razoáveis. Essa questão merece uma abordagem à parte que inclua discus-

são sobre: gratuidade versus taxas cobradas, comunidade atingida, etc.

Ao especificar outros serviços, o mais indicado foi o de cópias de docu-

mentos que não foi incluído como item no questionário.

3.2 Serviços Cooperativos

lncluiram-se aqui os programas cooperativos que são básicos para os ser-

viços aos usuários.

- 75% aproximadamente das Instituições participam dos programas coope

rativos mais significativos, e essa concentração é maior entre as Universidades

Federais e Estaduais, e menor entre as Particulares. (Vide quadro 3)

3.3 Comitês de Usuários

Procurou-se saber a freqüência dos que tem espaço para discutir com seus

usuários as questões da biblioteca, e desses quantos abordam a avaliação de

serviços. Apesar de parecer razoável a porcentagem de 72,41% dos que incluem

esse item nas pautas dos Comitês de Usuários, na verdade ainda é muito pouco,

porque somente 50% das Instituições possuem esse canal de discussão. Portan-

to, de 58 Universidades, somente 21 assim procedem. (Vide quadro 4)

4 DISCUSSÃO

Examinando os quadros detidamente, constata-se que foram listados servi-

ços considerados essenciais para uma comunidade que tem no ensino e na pes-

quisa seu objetivo maior. O universo estudado constitui a fatia mais forte e impor-

tante do ensino superior no País - as universidades, e então os dados levantados

são muito preocupantes. De 20 itens mensurados, somente 14 são praticados em

porcentagem de 50% para mais. Parece ainda ser muito pouco o que se faz e é

necessário que os serviços sejam incorporados à rotina, e não executados espo-

radicamente, e excepcionalmente.

Um outro ponto a ressaltar é que como o questionário não solicitou dados

numéricos de prestação de serviços, afirmar que "tudo vai razoavelmente bem"

seria um pouco como MARTIN coloca (6): "... a coleção é organizada, o catálogo é

criado, a informação inicial é dada no balcão de referência e depois acredita-se que

tudo vai bem com o usuário". Sabe-se que não é bem assim.

Ao observar o dia a dia de uma comunidade universitária, ao indagar dos

usuários o que as bibliotecas oferecem, o que se defronta é um grande desconhe-

cimento dos leitores quanto às facilidades e capacidades das bibliotecas, mesmo

as que estão muito próximas. Em estudo recentemente desenvolvido entre usuá-

rios discentes de uma universidade os autores OHIRA & OHIRA (9) constataram,

entre outros problemas, que existe largamente tanto o desconhecimento dos servi-

ços que a biblioteca oferece como também o desconhecimento dos recursos de

informação existentes na biblioteca. Na verificação dos "serviços prestados por

uma biblioteca que o aluno conhece, foram indicados empréstimo de material e

serviço de fotocópias como os mais conhecidos". Os autores colocam em questão

que a própria "utilização em grande escala, do serviço de empréstimo pode ser

decorrência de a maioria dos alunos conhecer apenas esse serviço".

Fatores como a falta de divulgação sobre a prestação de serviços e a ine-

xistência de orientação no uso da biblioteca e das fontes de informação contribuem

para a baixa utilização dos recursos informacionais disponíveis.

Põe-se portanto, uma indagação a respeito da prestação de serviços: de um

lado a maioria das bibliotecas apresenta "uma boa folha de serviços", de outro lado

uma grande parte dos usuários desconhece esses serviços, e portanto não faz

uso deles. Talvez até se pudesse trocar o termo de serviços prestados para servi-

ços oferecidos, uma vez que parece as bibliotecas estão dispostas a operacionali-

zá-los, e até o fazem, mas uma grande massa de usuários os desconhece.

Essa questão não é nova, tendo sido levantada por CUNHA (3): "somente

uma parcela relativamente pequena de professores e estudantes realmente usa e

tira proveito do potencial de informação existente em uma biblioteca universitária".

Também CARVALHO (1) afirma: "A fim de gerar procura é importante desenvolver

no usuário, ou possivel usuário, um bom nível de competência e de habilitação para

que compreenda a biblioteca e a complicada rede que abrange todo o mundo da

informação; do qual a biblioteca é parte".

Se for considerado que uma das principais metas da biblioteca é o de maxi-

mizar o uso bem sucedido dos serviços que provê, todo o esforço deve ser dis-

pendido para diminuir essa falha, e aproximá-la de seus leitores, fazer com que a

interação bibliotecário-usuário tenha como resultado um melhor aproveitamento

dos serviços aos leitores.

QUADRO 1

SERVIÇOS

N = 58 QUESTIONÁRIOS RESPONDIDOS

NU = NÚMERO DE UNIVERSIDADES QUE POSSUEM O SERVIÇO EM

SUAS BIBLIOTECAS NPOS = NÚMERO DE UNIVERSIDADES QUE

NÃO POSSUEM O SERVIÇO

ATIVIDADE NU

NPOS

Empréstimo 58 100.00

- -

Consulta 58 100.00

Levantamento bibliográfico

com acervo p

óprio

48 82.76 10 17.24

em obras de referência 41 70.69 17 29.31

em base de dados 27 46.55 31 53.45

Comutação 51 87.93 7 12.07

Tradução 5 8.62 53 91.38

Empréstimo entre bibliotecas 49 84.48 9 15.52

Educação do usuário:

informal

40 68.96 18 31.04

formal 47 81.03 11 18.97

Treinamento em:

uso de catálo

49 84.48 9 15.52

uso de obras de referência 49 84.48 9 15.52

normalização de referência 47 81.03 11 18.97

apresentação de documentos 36 62.07 22 37.93

organização de curriculum vitae 29 50.00 29 50.00

Disseminação seletiva de Informação

cula

ão de

eriódicos

25 43.10 33 56.90

sumários correntes 37 63.79 21 36.21

serviços de resumos 7 12.07 51 87.93

boletim informativo 20 34.48 38 65.52

boletim bibliográfico 26 44.82 32 55.18

Outros serviços 16 27.58 42 72.42

QUADRO 2

SERVIÇOS

NU = NÚMERO DE UNIVERSIDADES QUE POSSUEM O SERVIÇO EM

SUAS BIBLIOTECAS

NI = NÚMERO DE UNIVERSIDADES QUE OFERECEM O SERVIÇO À CO-

MUNIDADE INTERNA

NE = NÚMERO DE UNIVERSIDADES QUE OFERECEM O SERVIÇO À CO-

MUNIDADE EXTERNA

NC = NÚMERO DE UNIVERSIDADES QUE OFERECEM O SERVIÇO ÀS

COMUNIDADES INTERNA E EXTERNA

ATIVIDADE COM INT COM EXT

COM INT

E COM

Empréstimo 52 36 61.23

- -

16 38.77

Consulta 54 3 5.56

— -

51 94.44

Levantamento bibliográfico

com acervo próprio

40 13 32.50

—

27 67.50

em obras de referência 35 9 25.71

- -

26 74.29

em base de dados 21 7 33.33

- -

14 66.67

Comutação 48 13 27.08

- -

35 72.92

Tradução 4 2 50.00

- -

2 50.00

Empréstimo entre bibliotecas 44 19 43.18

4.54% 23 52.28

Educação do usuário:

informal

37 28 59.57

- _

15 40.43

formal (curso) 47 14 37.84 2 5.40% 21 56.76

Treinamento em:

uso de catálo

41 21 51.21

- _

20 48.79

uso de obras de referência 43 25 58.14

—

18 41.86

normalização de referência 41 29 70.73

- -

12 29.27

apresentação de documentos 32 25 78.15

- -

7 21.85

organização de curriculum vitae 26 19 73.08

7 26.92

Disseminação seletiva de Informação

circulação de periódicos

22 20 90.90

2 9.10

sumários correntes 35 28 80.00

— -

7 20.00

serviços de resumos 5 5 100.00

— - - -

boletim informativo 18 12 66.67

- -

6 33.33

boletim bibliográfico 22 14 63.63

- -

8 36.37

Outros serviços 14 7 50.00

- -

7 50.00

QUADRO 3

SERVIÇOS COOPERATIVOS

NU = NÚMERO DE UNIVERSIDADES QUE POSSUEM O SERVIÇO EM

SUAS BIBLIOTECAS DO TOTAL DE 58 UNIVERSIDADES NPOS =

NÚMERO DE UNIVERSIDADES QUE NÃO POSSUEM O SERVIÇO

DO TOTAL DE 58 UNIVERSIDADES

ATIVIDADES NU

NPOS

Catálogo Coletivo Nacional

de Periódico - IBICT 44 75.86 14 24.14

Catálogo Nacional

de Conferência - CNEM 11 18.96 47 81.04

Programa COMUT:

Biblioteca Base 18 31.03 40 68.97

Biblioteca participante

77.59

13 22.41

PAP - Desenvolvimento-MEC/PNBU 24 41.38 34 58.62

PAP - Cooperação-MEC/PNBU 18 31.03 40 68.97

BIREME:

Centro Cooperante 10 17.24 48 82.76

Biblioteca Colaboradora 9 15.51 49 84.49

Unidade Participante 23 39.65 35 60.35

QUADRO 4

Do total de 58 Universidades, 29 possuem Comitês de Usuários junto às

suas Bibliotecas, sendo 15 destes formalizados por Portaria e/ou Regimento e os

demais informais.

ASSUNTOS USUALMENTE DEBATIDOS JUNTO AO COMITÊ DE USUÁRIOS

NU = NÚMERO DE UNIVERSIDADES NAS QUAIS O ASSUNTO É DEBATIDO

JUNTO AO COMITÊ DE USUÁRIOS

NDEB = NÚMERO DE UNIVERSIDADES NAS QUAIS O ASSUNTO NÃO É

DEBATIDO JUNTO AO COMITÊ DE USUÁRIOS

ESPECIFICAÇÃO NU % NDEB %

Seleção de material bibliográfico 21 72.41 8 27.39

Politica de distribuição de

recursos financeiros 25 86.20 4 13.80

Proposta e aprovação de recursos

financeiros 17 58.62 12 41.38

Avaliação de serviços prestados 21 72.41 8 27.59

Desenvolvimento de recursos

humanos 11 37.93 18 62.07

Outros 7 24.13 22 75.87

5 CONCLUSÃO

Pode-se afirmar que tão importante quanto aumentar o índice de ofereci-

mento de serviços é divulgá-los à comunidade e medir o uso e a adequação dos

mesmos.

Por não serem novos os problemas levantados nem sua constatação, vários

autores encaminham para a necessidade de desenvolver pesquisas pois somente

estudos de uso e de usuários serão capazes de revelar as falhas dos serviços

prestados. Pode-se recomendar portanto:

- Desenvolvimento de metodologia que possibilite a biblioteca universitária

treinar seu usuário nas fontes de informação disponíveis em cada área e

no uso da biblioteca, inclusive com materiais instrucionais;

- Apoio a estudos de avaliação dos serviços enfocando o uso, a adequação

e a necessidade de novas ações.

Sem diminuir o valor desses estudos, deveriam ser consideradas algumas

sugestões de medidas práticas:

- Promoção de campanha de divulgação dos serviços que a biblioteca ofe

rece objetivando:

• informar os usuários dos serviços e dos recursos à sua disposição;

• gerar maior uso dos serviços e das coleções;

• fortalecer a imagem da biblioteca como prestadora de serviços;

- Criação de canais formais entre as bibliotecas e seus usuários para dis-

cussão da adequação dos serviços prestados, e das necessidades de

novos serviços (Comitês de usuários, Comissões de Bibliotecas, etc);

- Conscientização dos bibliotecários e incentivo às bibliotecas para criação

e manutenção dos serviços de informação.

Ao finalizar, é imprescindível observar que os serviços de informação refle-

tem a própria condição da biblioteca universitária brasileira em todos os seus as-

pectos: acervo, infra-estrutura física e de pessoal, os recursos financeiros a ela

destinados, e os programas cooperativos que as ligam.

Seria impossível dissociar serviços de todos esses fatores, e somente com

a continuidade de programas de apoio ao desenvolvimento de coleções, ao aper-

feiçoamento do pessoal, à melhoria das instalações físicas, e à possibilidade de

orçamentos para material bibliográfico condizentes com as necessidades, se po-

derá chegar a atingir bons niveis de serviços de informação.

6 REFERÊNCIA BIBLIOGRÁFICA

1 CARVALHO, A.O. Biblioteca Universitária: estudo de usuário. Rev. Ese. Bi-

bliotecon. U.F.M.G., Belo Horizonte, 5 (2): 125-6, set. 1976.

2 CATÁLOGO Geral de Instituições de Ensino Superior. Brasília, Secretaria da

Educação Superior, 1986. 468p.

3 CUNHA, B.B. Biblioteca universitária e educação do usuário. Rev. Bibliotecon.

Brasília, 14 (2): 175-88, jul/dez. 1986.

4 FORD, V. PR: The state of university libraries. College & Research Libraries,

Sacramento, USA, 46 (5): 395-401, Sept. 1985.

5 KREMER, J.M. Considerações sobre estudos de usuários em bibliotecas uni-

versitárias. Rev. Ese. Bibliotecon. U.F.M.G., Belo Horizonte, 13 (2):

234-59, set. 1984.

6 MARTIN, L.A. apud. KREMER, J.M. Considerações sobre estudos de usuários

em bibliotecas universitárias. Rev. Esc. Bibliotecon. U.F.M.G., Belo Hori-

zonte, 13 (2): 236-7, set. 1984.

7 MIRANDA, A. Perspectivas do Programa de Comutação Bibliográfica - CO-

MUT. In: SEMINÁRIO NACIONAL DE BIBLIOTECAS UNIVERSITÁ-

RIAS, 4, Campinas, 1985. Anais... Campinas, UNICAMP, 1985, p. 39-57.

8 PLANO Nacional de Bibliotecas Universitárias (PNBU). Portaria Ministerial n-

287'.de 24/04/86. Brasília, MEC/SESu, abr. 1986.14p.

9 OHIRA, M.L.B.; OHIRA, M.; COLOSIMO, E.A. Diagnóstico do comportamento

do aluno de graduação da PUCCAMP na aquisição da informação biblio-

gráfica. Rev. Bibliotecon. Brasília, 14 (2): 329-43, jul./dez. 1986.

10 SOUZA, F.C. Divulgação dos serviços bibliotecários em biblioteca universitá-

ria. In: SEMINÁRIO NACIONAL DE BIBLIOTECAS UNIVERSITÁRIAS,

5, Porto Alegre, 1987. Anais... Porto Alegre, UFRGS/Biblioteca Central,

1987.V.1.P.491-515.

11 SUBCOMITÊ DE REFERENCIA DE LA REGIÓN NOR-OCCIDENTAL DE

COLOMBIA SIDES/ICFES. Los servidos de información y referencia em

Ias unidades de información de las Instituciones de Educacion Superior:

directrices para su organizaciones y desarrollo. Rev. Interam. Biblioteco-

logia, Medellin, 2 (1-3): 67-97, ene./jun. 1986.

7 A N E X O

EXTRATO DO QUESTIONÁRIO QUE INTEGRA A PESQUISA SOBRE

MODELOS ORGANIZACIONAIS DE BIBLIOTECAS BRASILEIRAS, EM ANDA-

MENTO, SOB A COORDENAÇÃO DA AUTORA (PROGRAMA DE ESTUDOS

TÉCNICOS E DE RECURSOS HUMANOS - PET/PNBU, DESENVOLVIDA

ATRAVÉS DE BOLSA CNPq.

MODELOS ORGANIZACIONAIS DE

BIBLIOTECAS UNIVERSITÁRIAS BRASILEIRAS

17 - Existe canal de participação dos usuários junto às Bibliotecas? (

)Não ( ) Sim. Assinale abaixo:

( ) Comitê de Usuários junto à BC

( ) Comitê de Usuários junto às Seccionais

Especifique em quantas Bibliotecas ( ) Comitê

de Usuários junto à BC e às Seccionais

18-Assinale nas respectivas colunas quais os assuntos usualmente debatidos

junto ao Comitê de Usuários:

ESPECIFICAÇÃO BC BS BC e BS

seleção de material bibliográfico

política de distribuição de recursos financeiros

proposta e aprovação de projetos e/ou convênios

avaliação dos serviços prestados

desenvolvimento de recursos humanos

Outros. Especifique:

CODIFICAÇÃO (NÃO PREENCHER)

MODELOS ORGANIZACIONAIS DE

BIBLIOTECAS UNIVERSITÁRIAS BRASILEIRAS

22 - Assinale com um X nas respectivas colunas quem realiza os seguintes servi-

ços e se os mesmos são oferecidos à comunidade interna e externa:

ESPECIFICAÇÃO BC BS

Com.

Int.

Com.

Ext.

Empréstimo

Consulta

Levantamento bibliográfico com acervo próprio

em obras de referência

em bases de dados

Comutação

Tradução

Empréstimo entre bibliotecas

Educação do usuário

formal (curso, visita orientada, etc)

informal

Treinamento em:

uso de catálogo

uso de obras de referência

normalização de referência

apresentação de documentos

organização de curriculum vitae

Disseminação seletiva de Informação:

circulação de periódicos

sumários correntes

serviço de resumos

boletim informativo

boletim bibliográfico

Outros serviços. Especifique:

CODIFICAÇÃO (NÃO PREENCHER)

MODELOS ORGANIZACIONAIS

BIBLIOTECAS UNIVERSITÁRIAS BRASILEIRAS

23 - Serviços Cooperativos

ESPECIFICAÇÃO BC BS

Catálogo Coletivo Nacional

de Periódico - IBICT

Catálogo Nacional do conferência - CNEN

Programa COMUT

Biblioteca Base

Biblioteca participante

PAP - Desenvolvimento - MEC/PNBU

PAP - Cooperação - MEC/PNBU

BIREME: Centro cooperante

Biblioteca colaboradora

Unidade participante

Outros

CODIFICAÇÃO (NÃO PREENCHER)

DIVULGAÇÃO DO ACERVO PRIMÁRIO NAS IES DA AMAZÔNIA BRASILEIRA

ANA ROSA DOS SANTOS RODRIGUES DA SILVA

Bibliotecária, Coordenadora do Sistema Informam no

Estado do Pará e Chefe da Seção de Programas Es-

peciais - Biblioteca Central/UFPA.

Relata a experiência do Sistema Informam no Serviço de Divulgação do

acervo primário das Bibliotecas de Instituições de Ensino Superior da Amazônia

Brasileira através de Alerta bibliográfico. Considerações gerais sobre os serviços

aos usuários.

PALAVRAS-CHAVE: Serviço de divulgação. Bibliotecas Universitárias. Acervo

primário. Sistema InformAM. Alerta bibliográfico. Amazônia

Brasileira.

1 INTRODUÇÃO

O presente trabalho tem como propósito apresentar o Serviço de Divulgação

da Informação, através de alerta bibliográfico, para divulgação de documentos pri-

mários (livros, periódicos, separatas, folhetos, teses, dissertações, etc), registra-

dos na Base Bibliográfica do Sistema de Informação Científica e Tecnológica da

Amazônia - INFORMAM.

O InformAM, é cooperativo, multidisciplinar, cobre horizontalmente as áreas

de Ciência e Tecnologia, com limite apenas na sua abrangência geográfica - a

Amazônia Brasileira.

Conta em sua estrutura organizacional com uma Unidade Central que coor-

dena as atividades técnicas e várias Unidades Cooperantes que formam a rede de

coleta descentralizada.

É integrado ao Protocolo de Integração as Universidades da Amazônia Legal

- PIUAL e tem o apoio financeiro da Financiadora de Estudos e Projetos - FINEP.

O Sistema InformAM deu início a partir de 1983 a produção de alertas biblio-

gráficos, através de Instituições componentes da rede bibliográfica, como Unida-

des Cooperantes em sua maioria Instituições de Ensino Superior sediadas na Re-

gião Amazônica, por considerar fatores fundamentais a busca, coleta e divulgação

da informação para a comunidade interessada em assuntos amazônicos.

É um instrumento manual de divulgação com perspectivas de tornar-se au-

tomatizado, tendo passado por avaliações e conseqüentemente modificações.

2 OBJETIVOS DO ALERTA

- Dar conhecimento em tempo hábil da produção científica corrente, divulga-

da em documentos primários (livros, folhetos, separatas, periódicos, teses, dis-

sertações, etc.) referente a Amazônia Brasileira.

- Manter atualizado um cadastro de usuários interessados nas áreas co-

bertas pelos alertas, garantindo o acesso aos documentos divulgados.

- Buscar padronização quanto ao formato, por ser instrumento de divulga-

ção de informações bibliográficas de um sistema regional.

3 ALERTA NA SUA FASE INICIAL

Os primeiros alertas divulgados, foram produtos do Projeto "Registro da

Produção Documentária Nacional sobre a Região Amazônia e Carajás", sub-pro-

jeto "Disseminação da Informação", coordenado técnica e financeiramente pelo

Instituto Brasileiro de Informação em Ciência e Tecnologia - IBICT.

Coube a Universidade Federal do Pará, através da Biblioteca Central a pro-

dução de alertas por tipo de documento não se detendo a segmento especificó:

ALERTA AMAZÔNIA: Documentos não convencionais e monografias

ALERTA AMAZÔNIA: Periódicos

ALERTA CARAJÁS: Documentos não convencionais e monografias

ALERTA CARAJÁS: Periódicos

O Museu Paraense Emilio Goeldi era responsável pelas áreas de Antropolo-

gia/Arqueologia, Botânica e Zoologia.

Em tiragem reduzida foram confeccionados no tamanho padrão A4 (210mm

x 297mm) em sentido horizontal.

A montagem era feita através de xerox da folha-de-rosto, sumário ou resumo

dos documentos, com arranjo por grandes assuntos.

A direita da representação de cada documento era indicado a sigla da enti-

dade armazenadora, à qual eram dirigidos os pedidos de cópias.

Como itens complementares eram relacionados os endereços das entidades

armazenadoras, relação dos títulos de periódicos arrolados e o formulário para so-

licitação de cópias.

Este formulário apresentava os itens:

- de identificação do solicitante (nome e endereço para remessa das có-

pias);

- de identificação do documento solicitado (autor, título, periódico, pagina-

ção, etc);

- valor cobrado por cópia.

A solicitação de cópia poderia ser feita pelo Programa de Comutação Biblio-

gráfica - COMUT ou através do formulário próprio que era encaminhado à Institui-

ção armazenadora acompanhado por cheque ou ordem de pagamento, em nome

da Instituição.

Com a implantação do Sistema InformAM, a criação do Comitê Técnico e

contatos pessoais com usuários, houve necessidade de modificações quanto ao

conteúdo e formato desses produtos.

4 FASE ATUAL

A rede alimenta os diversos alertas.

Fazem parte da rede de coleta bibliográfica as Universidades do Pará, Ma-

ranhão, Amazonas, Mato Grosso, Acre e Rondônia, o Instituto Nacional de Pesqui-

sas da Amazônia - INPA e o Museu Paraense Emílio Goeldi - MPEG, que ao pro-

cederem o registro bibliográfico para compor a base bibliográfica do Sistema, sele-

cionam os documentos correntes produzidos nas áreas específicas que são divul-

gadas pelos alertas.

Com representantes dos Sistemas Nacionais Especializados de Química -

INT/INFOC, Geociências - GEOCINF, Agricultura - CENAGRI, decidiu-se que os

alertas não cobririam estas áreas, porém em seus Boletins deveria ser dado

destaque à documentação Amazônica, com a formação de uma seção ou com a

sinalização na representação do documento divulgado. Não houve, porém nenhu-

ma padronização ou controle de que esse trabalho estaria sendo feito.

Inicialmente foram eleitas as áreas de Medicina Tropical e Planejamento Re-

gional, em função de duas unidades de pesquisa sediadas no Estado do Pará: Nú-

cleo de Altos Estudos Amazônicos - NAEA (UFPA) e Instituto Evandro Chagas -

IEC (FSESP).

Atualmente são responsáveis pela confecção dos alertas as Universidades

do Pará, Amazonas e Maranhão, INPA e MPEG, que recebem da rede do Sistema

cópia dos formulários de registro para compor, os produtos nos seguintes seg-

mentos:

ALERTA AMAZÔNIA: Ecologia (UFPA)

ALERTA AMAZÔNIA: Planejamento Regional (UFPA)

ALERTA AMAZÔNIA: Medicina Tropical (UFAM)

ALERTA AMAZÔNIA: Carajás (UFMA)

ALERTA AMAZÔNIA: Recursos Florestais (INPA)

ALERTA AMAZÔNIA: Arqueologia/Antropologia (MPEG)

ALERTA AMAZONIA: Botânica (MPEG)

ALERTA AMAZÔNIA: Zoologia (MPEG)

Futuramente outras áreas poderão ser arroladas, de acordo com as neces-

sidades dos usuários e disponibilidade da rede.

4.1 FORMATO E CONTEÚDO

Sendo alertas publicações periódicas, de confecção rápida, fácil consulta e

de curta vida útil, para alcançarem um formato ideal que atinja os objetivos pro-

postos, foram consideradas as seguintes características:

- dar conhecimento imediato das informações inseridas na base bibliográfi-

ca;

- identificar a(s) biblioteca(s) armazenadora(s) do documento;

- possibilitar o acesso imediato ao documento;

- possibilitar a alimentação dos fichários particulares dos usuários;

- identificar o Núcleo de Periódicos que auxilie os usuários em seu levanta-

mento bibliográfico;

- oferecer gratuitamente ao usuário por ser de baixo custo.

As informações contidas em monografias e documentos não convencionais

são coletados à medida que são adquiridos pelas Instituições.

A coleta das informações nos periódicos é feita no Núcleo de Periódicos do

Sistema.

Este Núcleo foi estabelecido para evitar duplicidade de registro bibliográfico.

O critério de seleção dos títulos para compor o Núcleo foi definido a partir da

Lista de Publicações Periódicas - MEC/CAPES, indicação de usuários especiali-

zados, completeza da coleção das bibliotecas e experiência do indexador.

Cada produto informa ao usuário a lista de periódicos especializados na área

que é devidamente analisada pela rede do Sistema.

Esta informação é de grande utilidade para o usuário pois o mesmo fica des-

preocupado quanto a análise dos periódicos relacionados na sua área de interes-

se.

Atualmente os alertas são apresentados na forma de "folders", contendo re-

ferências bibliográficas, resumo e/ou sumário e a sigla da entidade armazenadora

do documento.

Consta ainda o endereço das unidades armazenadoras, o formulário de soli-

citação de cópia o que facilita e auxilia ao usuário o pedido do documento.

5 DIVULGAÇÃO E DISTRIBUIÇÃO

Estão cadastrados cerca de 2.500 (dois mil e quinhentos) usuários (pessoa

física e jurídica) sendo mais relevantes no Brasil, paises do Tratado de Coopera-

ção Amazônica - TCA e de outros países.

O cadastro de instituições iniciou com base em relação fornecida pelo Con-

selho Nacional de Desenvolvimento Científico e Tecnológico - CNPq/Assessoria

Técnica para Programas Regionais.

O de pessoa física através de levantamento efetuado por cada Unidade Co-

operante sediada nos Estados da Região, onde são cadastrados professores, téc-

nicos, pesquisadores, alunos de graduação e pós-graduação com interesse nas

áreas de abrangência dos alertas.

Através de eventos realizados na Região nos quais o InformAM se faz pre-

sente em stands.

Outras fontes de levantamento de usuários são: o Cadastro de Pesquisado-

res sobre a Amazônia Brasileira, Cadastro de Recursos Humanos em C & T, Ca-

dastro de Instituições da Amazônia (IBICT/Base SEICT) e cadastro de permuta

das bibliotecas.

A distribuição dos alertas é feita gratuitamente através de Maia Direta, em

periodicidade irregular uma vez que depende diretamente do volume de informa-

ções produzidas sobre a região em suas áreas de abrangência e sempre buscan-

do ser ALERTA na rapidez da divulgação.

6 AVALIAÇÃO

Como instrumentos informais de avaliação foram utilizados os contatos com

usuários e as reuniões do Comitê Técnico do InformAM, uma vez que os serviços

e produtos não devem ser pré-determinados mas de acordo com as necessidades

do usuário.

O formulário de solicitação de cópia também é utilizado como instrumento de

avaliação de uso do serviço, uma vez que obtemos dados para a estatística apre-

sentada nos relatórios.

Vale ressaltar que o usuário solicita as cópias através do COMUT ou na

própria instituição ao quai está vinculado.

Visando avaliar a demanda das informações divulgadas através dos diver-

sos alertas e atualização do cadastro, foi enviado um formulário com questões so-

bre o nível de satisfação, relevância e espaço para sugestões e comentários (A-

nexo 1).

Foi estabelecido um prazo para devolução. Na ausência desta entendería-

mos que o usuário não desejaria continuar recebendo os produtos.

A média de formulários devolvidos foi representativa o que justifica a conti-

nuidade do serviço. Foram sugeridos outros segmentos a serem produzidos e in-

dicados novos usuários.

7 CONSIDERAÇÕES FINAIS

Este Serviço de Divulgação vem contribuindo com sucesso para o supri-

mento das necessidades informacionais da comunidade que tem interesse nos seg-

mentos que abrangem os alertas produzidos.

É através deste Serviço que o InformAM tem feito o seu marketing, favore-

cendo a relação de troca (relação bilateral) fazendo com que o Sistema ofereça

produtos baseados nas necessidades dos usuários e obtenha através do uso, o

reconhecimento pelo seu trabalho.

Temos consciência que deveríamos ampliar as áreas dos Alertas, como

também chegar a Disseminação Seletiva da Informação entretanto, o trabalho em

rede como instituição social na luta pelo bem comum, infelizmente é um grande

problema de ordem econômica, politica e cultural.

O momento é propício para nós bibliotecários amazônidas refletirmos sobre

a existência de serviços regulares, realização de estudos das necessidades, há-

bitos, demanda, promoção dos serviços e produtos para os usuários, inclusive os

potenciais e juntamos os esforços no sentido de impulsionarmos, fortalecermos e

consolidarmos efetivamente este trabalho em prol da comunidade amazônica.

Através de diretrizes e ações do Plano Nacional de Bibliotecas Universitá-

rias - PNBU, que viabiliza a uma integração a nivel nacional das Bibliotecas das

IES com a implantação do projeto BIBLOS e Programa de Ação Planificada de Pu-

blicações Periódicas - PAP e realização de Cursos de Especialização para Bi-

bliotecários de Instituições de Ensino Superior, proporcionam um diagnóstico das

Bibliotecas Universitárias, apoio a recuperação de acervos e capacitação de re-

cursos humanos que fortalecerá as estruturas existentes para que haja perfeita

sintonia na função de ensino, pesquisa e extensão.

BIBLIOGRAFIA CONSULTADA

ANDRADE, Maria Terezinha Dias de; NORONHA, Daisy Pires; FERREIRA, Maria

Cecília Gonzaga. Programa de disseminação seletiva da informação (DSI)

com apoio às pesquisas em Saúde Pública; relato de caso. In: SEMINÁRIO

NACIONAL DE BIBLIOTECAS UNIVERSITÁRIAS, 4-Campinas, 1985.

Anais... Campinas, UNICAMP, 1985. p.316-26.

AZEVEDO, Aline da Rin Paranhos de; TELES, Fátima P. Lemos; SILVA, Franci-

leila J. Cavalcante da; RESQUE, Olimpia Reis. Alerta bibliográfico; um instru-

mento de divulgação. In: CONGRESSO BRASILEIRO DE BIBLIOTECONO-

MIA E DOCUMENTÇÃO, 14. Recife, 1987. Anais... Recife, APBPE, 1987.

v.l p.19-30.

BRASIL. Ministério da Educação. Secretaria da Educação Superior. Plano Nacio-

nal de Bibliotecas Universitárias (1

PNBU). Brasília, 1986. 8f.

DINIZ, Lea. Instruções para a Elaboração de Boletins de Alerta (Utilizando repre-

sentações em xerox). Brasília, IBICT, 1983. 37p.

FIGUEIREDO, Nice Menezes de. Da necessidade de promover o uso da informa-

ção. Ciência da Informação. Brasília, 16 (1): 75-9, jan./jun. 1987.

PINHEIRO, Lena Vânia Ribeiro Instrumento de Avaliação de Serviços de Informa-

ção. s.n.t. 13p.

SISTEMA DE INFORMAÇÃO PARA AMAZÔNIA E CARAJÁS. Projeto apresen-

tado à FINEP. Belém, FADESP, 1983.

SERVIÇO DE CONSULTA EM LINHA A BASES DE DADOS

NACIONAIS E ESTRANGEIRAS

Heloisa Benetti Schreiner,

UFRGS, Biblioteca Central

O Serviço de Consulta em Linha a Bases de Dados Nacionais e Estrangei-

ras tem o objetivo de oferecer a usuários de UFRGS e a usuários externos facili-

dades de acesso "on-line" a bases de dados nacionais, estrangeiras e estrangei-

ras internadas.

O serviço foi implantado em 1985 pelo Centro de Processamento de Dados

e Biblioteca Central, de forma centralizada, tendo sido iniciado o processo de des-

centralização já no ano seguinte. Atualmente operam na UFRGS terminais em sete

bibliotecas: Medicina, Biociências, Educação Física, Engenharia, Física, Química e

Biblioteca Central. Para coordenar as ações na área foi criado o Grupo de Traba-

lho em Acesso e Bases de Dados.

Complementando este serviço, estão sendo instaladas na UFRGS bases de

dados em CD-ROM nas áreas de Educação Biociências e Agronomia.

Este projetos contaram com o apoio da FINEP é do IBICT.

TRABALHOS LIVRES

PRESIDENTE: MARIA CARMEM ROMCY DE CARVALHO (IBICT)

RELATOR : MARIA JOSÉ BATISTA ACCIOLI RAMOS (UFPa)

A POLÍTICA DE SERVIÇOS AO PÚBLICO EM BIBLIOTECAS

FACE A POLÍTICA INSTITUCIONAL

MARIA ISABEL SANTORO

Diretor Técnico

Diretoria de Serviços ao Público

Biblioteca Central/UNICAMP

A adequação dos objetivos da Biblioteca Universitária aos objetivos da

Universidade conduzem o gerente da Biblioteca a um repensar no papel polftico-

social da mesma, destacando-se o estabelecimento da política de serviços de

atendimento ao público. Consciente dos custos da informação a administração de-

ve investir nas atividades-fim da Biblioteca, dinamizando o uso do acervo para

minimizar os gastos, principalmente com a atualização de coleções, compra de

equipamentos e automação de serviços. A política de serviços ao público ' deve

ter como meta a universalidade no atendimento, tanto a nível institucional como a

nível nacional, através da participação em programas cooperativos que possibili-

tam a acessibilidade às informações armazenadas.

Palavras-chave: Bibliotecas Universitárias - Política de Serviços.

1 INTRODUÇÃO:

Em sintonia com os objetivos da Universidade, a Biblioteca Universitária

vem se preocupando em definir uma clara política de serviços ao público para po-

der, não só se manter integrada ao papel social que a Universidade desempenha junto

a sociedade como um todo, mas principalmente para que a própria comunidade

acadêmica venha a desfrutar de todos os recursos informacionais disponíveis e

oferecidos pela biblioteca, minimizando assim os custos da informação.

Dentro do espectro político deve-se repensar, em compatiblidade com as

ações sociais da Universidade, os serviços prioritários que a Biblioteca Universitá-

ria deve oferecer através da recuperação e disseminação da informação para faci-

litar, agilizar e condicionar a prática do ensino, da pesquisa e da extensão (objeti-

vos da Universidade) o que, consequentemente, contribui para a melhoria das

condições de vida do próprio povo.

Como atividade-fim da Biblioteca a área de serviços fica intimamente rela-

cionada e, até mesmo, dependente das atividades-meio (área de organização téc-

nica, área gerencial, área financeira, entre outras) o que revela a necessidade

destas atividades se desenvolveram de forma harmônica, equilibrada e sintoniza-

das.

Neste sentido apresenta-se pontos básicos para análise da questão geren-

cial e a área de serviços:

2 ATUALIZAÇÃO DAS BIBLIOTECAS

Analisando os fluxos contínuos de entrada e saída de documentos e conse-

quentemente de informações, a Biblioteca se caracteriza por ser uma instituição

com equilíbrio dinâmico, o que gera uma busca constante de atualização ao nível

de sua ambiência.

O custo financeiro da atualização de Bibliotecas tem exigido dos dirigentes e

administradores um alto grau de maturação e conhecimento para a alocação de

recursos que venham a garantir uma política consistente e evolutiva na área de

informação.

Considerando a informação vital para a prosperidade e para a própria sobre-

vivência, o nivel de atualidade dessas informações passa a ser a mola geradora e

reprodutora de novos conhecimentos. Assim, a Biblioteca precisa acompanhar as

novidades técnico-científicas e culturais publicadas e divulgadas nos múltiplos su-

portes de informação, adquirir, armazenar e disseminar a literatura básica de inte-

resse para sua comunidade e, principalmente, oferecer condições de identificação,

localização e acesso a documentos não existentes em seu acervo.

A abrangência dos elementos orçamentários envolvidos com itens de atuali-

zação de bibloteca revelam que são necessários altos investimentos como por

exemplo:

- acervo (nacional e estrangeiro) que engloba a aquisição de livros, mono-

grafias, folhetos, teses, obras de referência, assinaturas de periódicos,

aquisição e/ou produção de multimeios, etc.

- equipamentos, mobiliário, etc.

. paralelamente ao crescimento do acervo se adquire estantería e/ou

material para armazenamento dos diferentes tipos de documentos;

. a rapidez de informação também depende da modernização dos equipa-

mentos de operacionalização dos serviços, ou seja, equipamentos para

duplicação de ficha (minigraph), leitora de microformas, copiadora de do-

cumentos (ampliação e redução) entre outros.

A automação merece destaque a parte considerando a variedade e abran-

gência de tipos de equipamentos, além do que, em biblioteca se necessita de equi-

pamentos, tanto para acesso à informação (acesso às bases de dados nacionais e

internacionais) quanto para a própria automação dos serviços internos.

Estes dados podem aparentar, quando analisados isoladamente, a aplica-

ção de altos recurso financeiros sem grande retorno. Este fato revela parcialidade,

uma vez que o principal elemento desta análise passa a ser o estudo comparativo

de uso do acervo, tanto local quanto pelos serviços que atendem a comunidade

externa (empréstimo entre bibliotecas, comutação bibliográfica, levantamentos bi-

bliográficos, entre outros).

Somente dados estatísticos confiáveis do uso do acervo poderão revelar os

reais custos da informação, não se perdendo de vista a relação custo/benefício. O

uso da informação gera outros produtos quando aplicados quer no ensino quer na

pesquisa, o que vem a diluir os gastos investidos, mesmo que a longo prazo.

3 GERÊNCIA DE BIBLIOTECAS

Frente ao contexto global da ação biblioteconômica na Universidade, do ge-

rente da biblioteca universitária se exige diferenciadas qualificações e conheci-

mentos. Uma das premissas apresentadas por RAMOS E CORTE em recente

dissertação de Mestrado, define claramente esses conhecimentos:

"O gerente precisa acompanhar o desenvolvimento tecnológico, organiza-

cional, profissional e da sociedade, para perceber com precisão as interfe-

rências recebidas e provocadas pelo meio ambiente interno e externo à or-

ganização em que atua;" (1)

Portanto, atento às necessidades da comunidade interna e externa resta ao

administrador primeiramente exercer a sua função política, que tem por missão co-

ordenar as expectativas dessa comunidade.

No dizer de DEUTSCH

"... a política inclui a auto direção de comunidades a alocação e a busca de

padrões legítimos de valores e de programas de ação com eles compatí-

veis, a arte do possível, e, por vezes um reescalonamento fundamental de

prioridades..." (2)

É evidente que os programas de ação da biblioteca devem estar filtrados

em uma identificação de necessidades oriundas de seus usuários que,

normalmente se fazem representar por Conselhos e/ou Comissões de

Usuários. A representatividade das diferentes categorias de usuários nestes

Conselhos colaboram e auxiliam na identificação de necessidades e busca

de soluções. Quando isso ocorre a gerência já conta, para suas decisões

políticas, com o apoio da comunidade. Resta racionalizar as atividades-

meio da Biblioteca e priorizar o estabelecimento das ações que atuarão na

área de atendimento ao público.

Conscientes dos problemas atuais que os administradores vem enfrentando

quanto às dificuldades para negociar os recursos financeiros, outras quali-

dades se fazem necessárias ao desempenho gerencial. MERCADANTE

destaca que:

"... não é suficiente tomar atitudes simplesmente para sobreviver ao periodo

de austeridade financeira, é necessário ser inovador e criativo, e nunca

deixar que os cortes orçamentários possam diminuir o nivel da biblioteca, e

jamais aceitá-la como incapaz de alcançar seus objetivos. Se aceitarmos

sua incapacidade, tomaremos o caminho mais fácil cortando horários,

atendimentos, serviços, mas essa será sem dúvida a pior solução tanto

para os usuários como também para o conceito da biblioteca no meio em

que vive."(3)

Face a constantes avaliações o administrador antevê as áreas que devem

ser repensadas e replanejadas, os serviços que necessitam de adequações e até

mesmo, se necessário, a própria análise da estrutura organizacional da biblioteca

quanto a centralização e descentralização de serviços em relação à demanda e

uso de informações, e, também em relação aos custos dos serviços.

Destaca-se ainda como responsabilidade administrativa o processo de co-

municação gerencial que inclui o trânsito de informações entre os diferentes seto-

res da biblioteca.

A gerência deve acompanhar esse trânsito, a velocidade, a freqüência e a

atualidade das informações que circulam, no âmbito administrativo e, com especial

atenção, às informações que serão divulgadas externamente a fim de evitar falhas,

nesse setor, que possam provocar o descrédito.

No fechamento das funções gerenciais se posiciona a retomada dos objeti-

vos da Biblioteca através de suas atividades-fim: os serviços de atendimento ao

público.

Acompanhando esses serviços ainda faltam uma política de divulgação e um

programa de educação de usuários.

Devido a análises e estudos já elaborados e facilmente encontrados na lite-

ratura nacional e estrangeira é sabido que pouco se faz em marketing e em treina-

mento. E essas ações em biblioteca com segurança alterariam nao só sua imagem

como o aproveitamento de seus recursos.

É ainda, na definição da política de serviços ao publico, que deve ser intro-

duzido como prática as diferentes facetas de cada atividade, abordando de forma

abrangente, não só o oferecimento do serviço em si, mas a sua divulgação, os

manuais institucionais, os treinamentos necessários para funcionários e usuários e

finalmente os controles e avaliações periódicas.

Assim, a gerência da Biblioteca tem elementos e condições de dinamizar,

manter, alterar, enfim reavaliar as vantagens, desvantagens e benefícios de cada

atividade do atendimento ao público.

4 POLÍTICA DE SERVIÇOS AO PÚBLICO

Quando do estabelecimento de uma política de serviços ao público, deve-se

considerar que, em qualquer nível de decisão, a meta é atingir o público como um

todo. Os benefícios gerados pelos serviços de biblioteca devem se caracterizar

pela universalidade no atendimento, socializando a informação.

Retomando o caráter público da universidade a biblioteca desempenha papel

vital no processo de divulgação de conhecimentos, tanto os armazenados em sua

coleção quanto os gerados pela instituição.

Nesse sentido, os serviços ao público devem prioritariamente atender a co-

munidade acadêmica, dentro do princípio inicialmente concebido da biblioteca fun-

cionar como recurso e apoio didático, bem como, fornecer a infra estrutura informa-

cional às pesquisas e extensão.

Porém, o acervo bibliográfico da universidade deverá servir ao público em

geral através da consulta local e, principalmente, dos programas cooperativos que

agilizam a acessibilidade às informações em todo território nacional.

O oferecimento de serviço desse tipo fazem da biblioteca parte integrante do

programa social que a universidade presta à população.

Assim, a adminstração central da universidade em conjunto com a adminis-

tração da Biblioteca assumem importante compromisso público com a sociedade:

o de definir de forma clara e explícita a política de serviços ao público como garan-

tia ao acesso irrestrito dos recursos informacionais disponíveis nas bibliotecas

universitárias brasileiras.

5 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

1 RAMOS E CORTE, Adelaide. Estilos gerenciais do profissional da infor-

mação na área de biblioteconomia. Brasília, UnB, 1988. p. 12 (Dissertação

de Mestrado).

2 DEUTSCH, Karl. Política e governo. Brasília, Editora da UnB, 1979 p. 43

3 MERCADANTE, Leila M.Z. Gestão de bibliotecas nas crises econômicas.

Recife, 14

Congresso Brasileiro de Biblioteconomia e Documentação (pa-

lestra). set./87

PROPOSTA DE POLÌTICA DE DESENVOLVIMENTO DE COLEÇÕES DE

PERIÓDICOS ESPECIALIZADOS PARA BIBLIOTECA ACADÊMICA.

Maria Teresinha Dias de Andrade

Irene Lerche Eleutério

Ângela Maria Belloni Cuenca

Serviço de Biblioteca e Documentação - FSP/USP

Apresenta-se proposta para implantação de politica de desenvolvimento de

coleções de periódicos específicos - (títulos novos) - para uma biblioteca acadê-

mica, especializada em saúde pública e campos afins. Propõe-se como processo

alternativo de seleção, a substituição da assinatura de títulos novos pelo forneci-

mento de informações publicadas nesses títulos, por um período de tempo, até que

seja confirmado o interesse pelo periódico. Enfatiza a importância do trabalho con-

junto entre corpo docente e bibliotecários para atingir o objetivo proposto, bem co-

mo a necessidade de melhorar os serviços de informação das bibliotecas e os de

apoio à comutação bibliográfica.

1 INTRODUÇÃO

O problema da explosão bibliográfica parece ser muito mais nítido em rela-

ção aos periódicos, pois, segundo estimativas, o número de títulos existentes pode

dobrar a cada 15 anos(5); quando aparece nova especializada, a cada 5 anos do-

bra o número(3).

A área da saúde pública não é uma exceção à regra. São muitos os títulos

novos que aparecem sobre assuntos de interesse, direta ou indiretamente a ela

relacionados.

Os maiores problemas com os periódicos é seu alto custo e a insuficiência

de recursos. Estes problemas são agravados nos países assim chamados de

Terceiro Mundo, pela crônica inflação que neles se instalou. Assim, principalmente

para as bibliotecas localizadas naqueles países, é sempre preocupante a assinatu-

ra de um título novo, se não for acompanhada de uma avaliação profunda e ade-

quada de interesse. Por outro lado, a decisão de uma nova assinatura não deve

ser vista apenas sob o aspecto recursos, se são ou não suficientes. A avaliação

de um título novo somente alcançará seus objetivos se tiver alicerçada em uma

política de desenvolvimento de coleções de periódicos, estabelecida de acordo

com a própria política de pesquisa e ensino da instituição. No entretanto, não é

comum encontrar, em nosso meio, quadro assim caracterizado, por falta de uma

política da própria instituição. Mas de qualquer forma, seja explícita

ou implicitamente, algumas diretrizes ou tendências podem ser detectadas em nf-

vel institucional. A partir daí pode a biblioteca acadêmica traçar sua politica de se-

leção e estabelecer as prioridades. Além deste aspecto, deve-se ter presente

questões quanto à manutenção, armazenamento, tratamento, controle e conserva-

ção das coleções de periódicos.

Assim, pois, ao se avaliar um título novo, não se pode relegar a segundo

plano o interesse do usuário pela informação produzida pelo mesmo, pelo simples

fato de haver insuficiência de recursos. Uma das formas para obviar este aspecto

é proceder a uma avaliação eficiente e eficaz da disponibilidade de acesso à infor-

mação, que possa substituir, temporariamente, o próprio periódico. Evidentemente,

esta maneira de informar deve estar acompanhada das facilidades de acesso ao

documento, para que não haja frustrações aos usuários. Portanto, o fornecimento

de levantamentos periódicos poderá, até certo ponto, substituir o próprio título,

além da consulta a publicações de alerta, tipo "Current Contents", e da mútua co-

laboração entre as Bibliotecas.

Todavia, este processo substitutivo pode onerar diretamente o usuário que

poderá ter que pagar pelo artigo, uma vez que o periódico não é do acervo de sua

Biblioteca.

Há que se ponderar, também, que um novo título, para ser incorporado, po-

derá sofrer processo de avaliação de interesse, com base na politica de manuten-

ção das coleções. É sabido que há grande concentração de demanda em pequeno

número de periódicos e grande quantidade de periódicos com baixa ou nenhuma

demanda. Portanto, uma avaliação de interesse, feita não somente a priori mas

também a posteriori, poderá apontar títulos que poderão ser aprovados ou não, ou

cancelados e substituídos por outros de maior importância.

O certo é que qualquer decisão sobre a aquisição de uma nova assinatura

é sempre complexa, se não ficar apenas na tomada de decisões baseadas em

existência de recursos. E, também, há sempre que se enfrentar dilemas quando se

quer tomar qualquer decisão sobre cortes de assinaturas.

Esta é uma situação representada pelos periódicos importados, pois quanto

aos nacionais não há problemas maiores para sua assinatura, não somente porque

são poucos e de custo mais baixo, como temos uma certa obrigação de prestigiar

o que é nosso e, portanto, assinar o que é importante e de interesse para o acervo.

A Universidade de São Paulo, através do Sistema Integrado de Bibliotecas

(SIBI), com seu "Programa de Aquisição Planificada de Periódicos", tem procurado

garantir às Bibliotecas das Unidades a renovação de suas assinaturas, com re-

cursos próprios. Para aquisição de títulos novos tem sido destinado, desde 1986, o

percentual de 5% a cada Unidade, sobre o total dispendido em suas renovações

no ano imediatamente anterior. Além desses aspectos, este Programa previu al-

gumas medidas de centralização e planificação da aquisição. Voltaremos a co-

mentar esses aspectos.

O presente documento propõe o estabelecimento de uma política para sele-

ção de títulos novos para o acervo da Biblioteca da Faculdade de Saúde Pública

da Universidade de São Paulo (FSP/USP), que tenha como meta propiciar o má-

ximo de informação com economia de recursos.

2 ORIENTAÇÃO ATUAL PARA SELEÇÃO DE TÍTULOS NOVOS

A Biblioteca da FSP/USP não possuia, até 1988, política formalizada para

seleção de periódicos técnico-científicos para seu acervo. Existia conjunto de di-

retrizes que foram definidas à medida em que se tornaram necessárias para as

decisões. Podemos assim considerar este conjunto de diretrizes um primordio de

política de seleção.

O Sistema Integrado de Bibliotecas da USP (SIBI), do qual a Biblioteca da

FSP faz parte, possui política de aquisição geral(4), implantada em 1984, que teve

como aspecto fundamental diminuir o número de duplicatas existentes na USP.

Um dos pontos dessa política foi o de agrupar as Bibliotecas, segundo afinidade de

acervos e localização geográfica. Foram estabelecidos vários grupos, sendo que a

Biblioteca da FSP/USP passou a integrar o grupo A, juntamente com a da Facul-

dade de Medicina e da Escola de Enfermagem.

A política do SIBI, no que tange a títulos novos, obedece aos seguintes crité-

rios básicos:

- não poderá haver duplicação de títulos entre Bibliotecas de um mesmo Grupo;

- não havendo disponibilidade de recursos, poderá ser assinado um título novo

somente em substituição a outro, cancelado;

- havendo coincidência de pedido de um mesmo tipo, no mesmo grupo, a prefe-

rência é dada à Unidade cuja especialização do periódico seja mais próxima à

mesma.

As diretrizes seguidas pela Biblioteca da FSP, podem ser assim resumidas.

As sugestões de títulos novos, de interesse para a pesquisa e ensino, são enca-

minhadas pelos docentes, com indicação de Prioridades I, Il e III, com as respecti-

vas justificativas. Os títulos novos são submetidos à apreciação da Comissão de

Biblioteca e Documentação (CBD) acompanhados das informações disponíveis

sobre o periódico, além de exemplares amostra, previamente solicitados.

A decisão sobre a seleção de um título novo ficava, até recentemente, na Bi-

blioteca, muito presa à disponibilidade de recursos. Assim, caso não haja recursos

suficientes para os títulos não aprovados, a Biblioteca solicita cópias de índices de

conteúdo de títulos existentes em outros acervos locais, no caso de o Departa-

mento mostrar interesse nesta modalidade.

Quanto aos títulos recebidos por permuta e doação, a Biblioteca mantém al-

gumas medidas, visando a incorporá-los ao acervo desde que haja interesse ma-

nifestado pelo Departamento/docente. A Faculdade/Biblioteca possui publicações

para permuta. Entretanto, os acordos entre as Instituições somente são concreti-

zados após aprovação pela CBD, do título proposto. Títulos recentemente iniciados

são colecionados por um a dois anos, para confirmação de interesse.

Com a experiência adquirida de vários anos, decidiu-se apresentar proposta

de estabelecimento de política de seleção de coleções de periódicos. Esta pro-

posta traz em seu bojo a capacidade de a Biblioteca poder oferecer, em primeiro

lugar, a informação disponível ao usuário, antes de decidir pela compra do novo tí-

tulo, mas desde que não afete diretamente o interesse para desenvolvimento de

uma especialidade.

3 PROPOSTA DE POLÍTICA DE SELEÇÃO DE TÍTULOS NOVOS

A presente proposta foi aprovada pela CBD e deverá ser aplicada em 1989.

Para a seleção de títulos selecionados em 1988, para serem assinados em 1989,

esta proposta já foi testada conforme mencionaremos em outra parte deste traba-

lho.

3.1 Títulos novos para compra (estrangeiros)

Respeitada a política de aquisição do SIBI, a proposta para títulos novos,

editados fora do país, deve seguir as seguintes diretrizes:

3.1.1 Aspectos gerais

- A Biblioteca deve manter uma política de seleção para títulos novos, de

acordo com os interesses e tendências da FSB/USP, para a pesquisa e o

ensino.

- A Biblioteca deve manter o corpo docente e alunos correntemente infor-

mados sobre as recentes publicações, utilizando-se de recursos internos

e externos, disponíveis.

- A Biblioteca deve manter controle sistemático dos títulos solicitados pelos

usuários e não existentes em seu acervo, para futura avaliação e eventual

inclusão na lista de novas assinaturas.

- Os títulos novos devem ser analisados levando em conta também os as-

pectos de manutenção, armazenamento, processamento, controle e con-

servação.

- Os novos pedidos de assinaturas devem ser encaminhados à CBD,

acompanhados do "formulário de seleção", devidamente preenchido (ver

anexo), de um exemplar do periódico e de informações pormenorizadas

extraídas de revistas especializadas ou obras de referências.

Cada formulário deve trazer indicação da Prioridade dada pelo solicitante:

I, II, III, justificando sua escolha: se para pesquisa, se para estudos e en-

sino.

- Os títulos novos devem ser analisados pela CBD segundo os seguintes

níveis de interesse, na seguinte hierarquia:

Nível A - Interesse de ampla abrangência para a Faculdade.

Nivel B - Interesse para uma determinada área especializada de um ou

mais Departamentos ou de uma sub-área dos mesmos.

Nível C - Interesse para pequeno grupo ligado a um Departamento (títu-

los muito especializados).

- Basicamente, a análise dos títulos classificados em "B" e "C" deve cer

car-se de critérios dirigidos a obter a curto e a médio prazo valores de

pertinência e relevância dos mesmos. Para se conseguir esses valores, a

Biblioteca deverá, em primeiro lugar, e desde que disponível, fornecer a

informação ao Departamento/docente, contida nos títulos novos solicita

dos, utilizando-se de bases de dados*, de publicações tipo alerta e da co

operação mútua entre as Bibliotecas.

Aspectos específicos

- Os títulos classificados em "A" devem ser aprovados. Nos casos de im-

pedimento (falta de recursos, política do SIBI), o usuário deverá receber a

informação neles publicada, por meio de bases de dados especializadas

ou do serviço de cooperação mútua entre bibliotecas.

- Os títulos classificados em "B" ou "C" serão aprovados somente se não

existir outra assinatura na USP e se não forem cobertos' por nenhuma das

bases de dados disponíveis na Biblioteca. Portanto, confirmada a não

existência do título em nenhuma das citadas possibilidades, o título será

assinado por um ou dois anos. Findo este prazo, o título deve ser avalia-

' A Biblioteca deverá receber, a partir de 1989, as principais bases de dados em CD-

ROM, para o campo da saúde pública (MEDLINE e Life Sciences e, eventualmente, o

SOCIOFILE), que facilitarão o cumprimento deste item.

do, podendo a assinatura ser cancelada caso o interesse não se confirme.

Os títulos novos não aprovados, cujas informações neles publicadas sejam

fornecidas em substituição às assinaturas, serão avaliados após um ano.

Se o interesse for confirmado, o título deverá ser assinado. - Para decisão

sobre os títulos selecionados que devem ser assinados e havendo limite de

recursos, deve ser seguida a ordem hierárquica: primeiro os classificados

em "A", segundo os em "B" e terceiro os em "C". Dentro de cada um

desses grupos, deverá ser observada a indicação da Prioridade I, Il e III,

dada pelo Departamento/docente, e o interesse, nesta ordem: pesquisa e

estudo e ensino.

3.2 Títulos nacionais

Quando forem indicados pelos Departamentos/docentes títulos novos edita-

dos no país, estes devem ser assinados sem outro critério a não ser o próprio inte-

resse pelo título. Caso haja falta de recursos ou outro impedimento por parte da po-

lítica do SIBI, a FSP/USP deverá assumir os custos com verba própria.

3.3 Títulos novos por Permuta e Doação

Para títulos novos, por permuta e doação, deve ser adotada como política

geral a incorporação, ao acervo, dos títulos considerados de importância para pes-

quisa e estudo e ensino, nos termos similares à politica proposta para compra.

Qualquer título adquirido por permuta ou doação deverá ser avaliado após um ano.

Se o interesse não for confirmado, o título deve ser descartado.

4 APOIO DA BIBLIOTECA

Para desenvolvimento da política de seleção de títulos novos a biblioteca de-

ve:

- Garantir ao docente infra-estrutura para obtenção dos artigos seleciona-

dos de títulos novos, não assinados, diretamente das respectivas cópias

de índices de conteúdo ou de listagens específicas extraídas de bases de

dados.

- Propor aos órgãos competentes da FSP, liberação de recursos para for-

necimento de artigos não localizados no acervo da Biblioteca, principal-

mente os não existentes no país, para que seja minimizado o ônus para o

docente/discente.

5 PRÉ-TESTE DA NOVA POLÍTICA PROPOSTA

Em Janeiro de 1989, a Biblioteca foi informada pelo SIBI de que teria prova-

velmente o valor aproximado de 5% sobre o total aplicado em renovações do ano

de 1988, para títulos novos. Para tanto, a Biblioteca deveria fornecer lista dos títu-

los selecionados.

A Biblioteca dispunha de 50 pedidos, com formulários preenchidos e exem-

plares amostra e/ou informações técnicas aguardando oportunidade para aquisi-

ção.

Esses títulos foram apreciados pela CBD que procedeu à sua classificação

nos níveis A, B e C. A partir daí foram aplicados os demais critérios, pela própria

Biblioteca, com base nos dados do formulário, ouvindo a própria CBD e os Depar-

tamentos, sempre que necessário.

O resultado foi o seguinte:

a) Títulos aprovados: 25

Valor: US$ 2,386.00

b) Títulos que serão substituídos por cópias de índices de conteúdos fornecidos

por outras Bibliotecas da USP ou do Current Contents: 7.

Valor: US$ 550.00

c) Títulos que deverão receber levantamentos bibliográficos das bases de dados

(CD-ROM): 11.

Valor: US$ 990.00

d) Títulos não aprovados: 7.

Valor: US$ 365.50

Portanto, dos 50 títulos selecionados foram aprovados 25 e colocados em

processo de avaliação por um ano, 18.

Para o item "a", estamos aguardando resposta do SIBI; para os "b" e "e" já

estamos iniciando o processo substitutivo de fornecimento de informações para

avaliação de interesse daqui a, no mínimo, um ano, quando novamente deveremos

ter recursos para títulos novos.

Observou-se durante o pré-teste que a proposta de política de títulos novos

agilizará o processo de seleção, ao mesmo tempo em que permitirá à Biblioteca

assumir sua responsabilidade na política de desenvolvimento de coleções.

6 COMENTÁRIOS FINAIS

A insuficiência de recursos para manutenção de acervos atualizados e a ne-

cessidade de bem informar não significam problema sem solução para os adminis-

tradores das Bibliotecas acadêmicas/universitárias. Hoje, com o avanço da tec-

nologia e da informática, tem-se os meios para se prestar eficientes e eficazes

serviços de recuperação de informações especializadas, que, aliados a outros re-

cursos para obtenção do documento, estes também cada vez mais aprimorados,

permitirão um atendimento mais aperfeiçoado ao usuário.

A proposta apresentada pela Biblioteca da FSP/USP, além de visar econo-

mia de recursos com a aquisição de títulos novos, sem deixar de levar em conta

outros aspectos como tratamento, espaço, conservação e outros, objetiva melhor

utilização da informação publicada. Muitas vezes, a simples assinatura de um título

novo pode nada significar para o usuário, se este não freqüentar a Biblioteca ou

não tiver outras facilidades de acesso. O fato de o usuário receber a informação,

quer seja no formato de cópias cie índices de conteúdo, quer de listagens de arti-

gos com resumos extraie' das bases de dados, terá, provavelmente, maior signi-

ficado para seu nível de informação, se ele puder contar com os artigos seleciona-

dos, fornecidos com rapidez. Assim para que este procedimento seja eficaz, é ne-

cessário que a Biblioteca ofereça apoio integral e eficiente para obtenção dos arti-

gos, facilitando, dentro de seus limites, até mesmo recursos, principalmente para

os não existentes no país.

Não é demais enfatizar a importância em -se ter uma política de seleção de

títulos novos, que atenda aos interesses da instituição para a qual os periódicos

são adquiridos. Esta política, no entanto, deve ter presente, além da economia de

recursos, a importância de manter o usuário informado, aprovando ou não os títu-

los novos propostos. Cabe, portanto, às bibliotecas acadêmicas, estabelecer sua

própria política de seleção, de acordo com os interesses de suas instituições. Ca-

berá aos sistemas centrais de Biblioteca a política geral da Universidade, esta

vista mais sob o ponto de vista administrativo.

A presente proposta baseia-se em dois pontos básicos: que o corpo docente

de cada Unidade participe diretamente da política de desenvolvimento de coleções

de periódicos da Biblioteca; que a Biblioteca, pela participação direta de sua equipe

de bibliotecários, organize e controle essa politicai 1,6).

Depois de aplicada por um período de tempo, esta proposta deverá ser ava-

liada para se conhecer seus eventuais benefícios. Em outra oportunidade, deverá

ser estudada e implantada a política de manutenção das coleções, quando nova-

mente os títulos, agora não mais novos, passarão por outro processo de avaliação.

Finalmente, destacamos aqui uma citação de Oldman e Wills (apud, Gu-

yatt(2)): "Quanto mais uma biblioteca fizer para seus usuários, mais crfticos estes

serão em relação a ela; quanto menos fizer menos críticos eles serão". Precisa-

mos fazer mais e informar melhor e nos submetermos às críticas se quisermos

exercer nosso real papel junto aos usuários da biblioteca acadêmica, planejando e

participando diretamente da politica de desenvolvimento de coleções.

7 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

1 COCHRANE, Pauline Athértón. Research library collections a changing uni-

verse: four point of view. College & Research Libraries, 45 (3): 214-24,

1984.

2 GUYATT, Joy. Collection development for academic libraries in a changing evi-

ronment. Library Management, 3 (3): 1982,

3 MENARD, H.W. apud ZIMAN, J.M. The proliferation of scientific literature: a

natural process. Science, 208:369-71,1980.

4 PASQUARELLI, Maria Luiza Rigo, ef al. Programa de aquisição planificada de

periódicos na Universidade de São Paulo. In: SEMINÁRIO NACIONAL

DE BIBLIOTECAS UNIVERSITÁRIAS, Porto Alegre, 1987. p.313-323.

5 PRICE, DJ. de S. O desenvolvimento da ciência: análise histórica, filosófica,

sociológica e econômica. Rio de Janeiro, Livros Técnicos e Científicos, 1976. "6

SANDLER, Mark. Organizing effective faculty participation in collection deve-

lopment. Collection Management, 6 (3/4): 63-73,1984.

SAMP: SERVIÇO DE ALERTA MANUAL PERSONALIZADO

PRESTADO AOS DOCENTES DA UNIVERSIDADE

ESTADUAL PAULISTA - UNESP

Sylvia H.M. Horiguela de Moraes

Bibliotecária Responsável pelo Serviço de Alerta

Tereza da Silva Freitas Oliveira

Diretora da Biblioteca Central

Maura Duarte Moreira Guarido

Diretora Substituta da Divisão de Informação Científica

Apresenta o Serviço de Alerta Manual Perso-

nalizado - SAMP, implantado em 1987 na Biblioteca

Central da UNESP, objetivando servir de apoio biblio-

gráfico aos seus docentes. Descreve a metodologia e

produtos oferecidos. Tece considerações em relação

à necessidade de aprimorar o serviço para melhor

atender aos interesses informacionais dos usuários.

Palavras-chave: Serviço de alerta manual per-

sonalizado. Serviço de apoio bibliográfico. Dissemi-

nação da informação. Usuário - necessidade de in-

formação.

1 INTRODUÇÃO

"A produção científica de uma Universidade é apenas um dos parâmetros

pelos quais se pode julgar o seu desempenho, porém, é sem dúvida, o mais palpá-

vel e de fácil obtenção, sendo a resposta pronta à Sociedade do que os pesquisa-

dores ligados a Universidade, estão realizando com o suporte do dinheiro público,

seja via verbas próprias das Instituições, seja via organismos de amparo à pesqui-

sa governamentais". Essa afirmação do então Vice-Reitor da Universidade Esta-

dual Paulista - UNESP insere-se na apresentação da publicação - Produção

Científica da UNESP - 1986(6).

Partindo dessa premissa e considerando a Biblioteca "um dos veículos for-

mais de comunicação"(5), sentiu-se a necessidade de se estruturar um serviço de

apoio bibliográfico aos docentes da Universidade que pudesse melhor atuar como

suporte para as suas atividades de ensino/pesquisa/extensão e, para tanto, criou-

se em setembro de 1987, o Serviço de Alerta Manual Personalizado - SAMP.

O SAMP foi implantado na Biblioteca Central da Universidade e sua centrali-

zação deu-se pelos seguintes motivos:

- necessidade de padronização do Serviço;

- contenção de gastos no que se refere a aquisição de coleções de obras

de referência e

- possibilidade de formação de uma equipe voltada ao desenvolvimento do

Serviço.

Vale destacar que, apesar da centralização desse Serviço, as Bibliotecas da

Rede - num total de 18, distribuídas pelas 24 unidades de ensino e pesquisa da

Universidade - atuam como intermediárias entre a Biblioteca Central e o usuário. A

título de informação, essas Bibliotecas possuem um Serviço de Alerta, com o fim

de divulgar o material bibliográfico - publicações seriadas e monográficas - adqui-

ridos para o acervo, sendo essa divulgação circunscrita às Unidades Universitá-

rias com áreas afins. É um serviço com características diversas ao SAMP - de

caráter geral, não personalizado - mas relevante na medida em que possibilita aos

docentes tomarem conhecimento das publicações obtidas pela Universidade.

Em estudo realizado pela Biblioteca Central objetivando a viabilidade de im-

plantação do SAMP (1, 2, 3), entre outras indagações, foi discutida a necessidade

de melhor equipar o Serviço de Comutação Documentária, preparando-o para

atender a uma maior demanda de solicitações de materiais bibliográficos prevista

após determinado período de divulgação dos produtos oferecidos pelo Serviço.

Com a preocupação do acesso ao documento primário, confirmando a colocação

de QUEIROZ(4) de que "para o usuário, é tão importante saber o que está sendo

publicado em sua área de interesse, quanto ter acesso ao texto completo", foram

tomadas algumas medidas, tais como:

- reformulação do impresso de solicitação de cópias, de forma a agilizar

melhor o fluxo do pedido;

- elaboração de projetos destinados a suplementação de verbas para aqui-

sição de cupons nacionais e estrangeiros;

- formação de uma equipe maior constituida pelo pessoal de apoio e por

estagiários do curso de Biblioteconomia e

- obtenção de separatas solicitadas diretamente ao autor no exterior.

É importante informar que o SAMP é recente, sua implantação está ocorren-

do gradativamente e todos os produtos oferecidos encontram-se em fase de expe-

rimentação. Pretendem-se, a partir de seu desenvolvimento, obter subsídios para

formação de um Serviço que vá ao encontro, cada vez mais, das necessidades

informacionais dos usuários, adquirindo características de maior rapidez na divul-

gação da informação, maior especificidade e relevância da mesma.

2 OBJETIVOS

2.1 Objetivo geral

Divulgar ao usuário, de forma contínua e regular, informações correntes so-

bre a produção técnico-científica considerada relevante para seu estudo/ensi-

no/pesquisa.

2.2 Objetivos específicos

- ampliar o universo de divulgação da literatura técnico-científica, ao informar

o usuário sobre a produção bibliográfica publicada mundialmente, indexada em

fontes impressas de informação - índices e bibliografias nacionais e estrangeiras;

- proporcionar ao usuário, economia de tempo e redução de esforço de se-

leção e busca dessa informação;

- facilitar o acesso à informação bibliográfica e

- evitar duplicidade de pesquisas já realizadas, bem como redirecionar pro-

jetos em andamento.

3 IDENTIFICAÇÃO DO CONTEXTO

3.1 Clientela

O SAMP foi estruturado para atender aos docentes que integram um univer-

so acadêmico composto por 24 unidades de ensino e pesquisa que oferecem cur-

sos de graduação e pós-graduação em praticamente todas as áreas do conheci-

mento. Dado o número de docentes da Universidade - 2500 - decidiu-se que, nu-

ma primeira etapa, não seriam incluídos, como beneficiários do serviço, os alunos

de pós-graduação. Estão cadastrados no serviço, 1602 docentes representando

64% da comunidade abrangida.

3.2 Recursos humanos

A equipe foi constituída de pessoal já existente no quadro de funcionários,

com previsão de novas contratações mediante projeto enviado à Reitoria da Uni-

versidade, e de alunos estagiários dos 3

e 4

anos do Curso de Biblioteconomia,

recrutados através de rigorosa seleção. Na distribuição das tarefas, cabe ao Bi-

bliotecário, a realização de Manual de Serviço, tomada de decisão em relação às

novas atividades a serem desenvolvidas, treinamento e orientação dos auxiliares

de biblioteca e estagiários; ao estagiário, a realização de pesquisa nas fontes bi-

bliográficas; e ao auxiliar, a tarefa de preparar o material bibliográfico - fotocópia,

datilografia, endereçamento - para envio ao usuário.

33 Recursos bibliográficos

Utiliza-se para a realização do Serviço, fontes secundárias de pesquisa bi-

bliográfica - índices, bibliografias e diretórios de âmbito nacional e internacional.

Para a seleção dessas fontes, incluídas gradativamente conforme a implantação

de novas atividades que resultam em produtos ao usuário, foram considerados as-

pectos tais como:

- a abrangência das áreas do conhecimento cobertas pelas obras de refe-

rência;

- a qualidade do material bibliográfico indexado e

- a recenticidade das informações divulgadas.

São apresentadas, a seguir, as fontes bibliográficas utilizadas, até então,

pelo Serviço.

SUMÁRIOS CORRENTES BRASILEIROS, publicados em duas séries pelo

IBICT, indexa sumários de títulos de publicações periódicas nacionais. Periodici-

dade mensal.

- CURRENT CONTENT, publicado em sete séries pelo Institute for Scienti

fic Information, indexa sumários correntes de publicações periódicas de aproxima-

damente 4000 títulos. Periodicidade semanal.

- SCIENCE CITATION INDEX (SCI) - SOCIAL SCIENCE CITATION IN-

DEX (SSCI) - ARTS & HUMANITES CITATION INDEX (A&HCI), publicados pelo

Institute for Scientific Information, são índices internacionais, interdisciplinares divi-

didos em 3 partes: índice de Assunto, índice Fonte e índice de Citação. Periodici-

dade: SCI bimestral, SSCI e A&HCI quadrimestral.

DIRECTORY OF PUBLISHED PROCEEDING; publicado em séries pela

InterDok Corporation, cita "preprints" e "proceedings" de congressos, conferên-

cias, seminários, etc., realizados em qualquer parte do mundo. Periodicidade tri-

mestral.

3.4 Recursos financeiros

Foi realizada uma análise de custos aproximados no que se refere às des-

pesas com materiais reprográficos e de remessa utilizadas no primeiro ano de im-

plantação do serviço. Numa projeção hipotética de que, a princípio, 60% da comu-

nidade de docentes poderia se interessar em preencher os perfis e conseqüente-

mente, se beneficiar do SAMP, concluiu-se que os gastos não ultrapassariam o

dispendido com a Comutação Bibliográfica, que também é gratuita aos docentes da

Universidade. Nesta análise, não foram considerados o custo da aquisição de

fontes bibliográficas, uma vez que a Biblioteca Central assina desde 1986 duas

das obras estrangeiras que passaram a ser utilizadas no desenvolvimento do

SAMP e que anteriormente tinham como objetivo a realização de levantamentos

bibliográficos a pedido e localização de endereços de autor. No decorrer dos anos

de 1988 e 1989 foram concedidas pela Assessoria de Planejamento Orçamentário

da Reitoria desta Universidade as verbas decorrentes de orçamentos projetados

para este fim.

4 PROCEDIMENTOS METODOLÓGICOS

4.1 Perfil do Usuário

As informações necessárias que servem de referencial ao SAMP, para que

se possa divulgar o materai bibliográfico de interesse do usuário, são obtidas atra-

vés do Perfil do Usuário - P.U. (anexo 1).

Cabe às Bibliotecas da Rede, sua distribuição, bem como a orientação aos

usuários quanto ao preenchimento do P.U.. O Bibliotecário de Referência, respon-

sável por esta tarefa, esclarece ao usuário o seguinte:

- os objetivos do Serviço;

- a importancia em preencher, da forma mais completa possível, os itens

constantes do perfil, pois em função das informações registradas, será direcionada

a busca nas obras de referência e

- os tipos de produtos que o Serviço oferece.

Os perfis, devidamente preenchidos, são enviados pelas Bibliotecas da Re-

de à Biblioteca Central, após o que, são numerados seqüencialmente por ordem de

entrada no Serviço.

O P.U. se apresenta dividido em cinco campos, sendo o primeiro referente à

identificação do usuário e o restante tratando-se especificamente de dados relati-

vos a sua linha de estudo/ensino/pesquisa - que norteiam o Serviço na busca da

informação - incluindo dados sobre:

- descrição do assunto principal, especificação de detalhes sobre o assunto,

indicando materiais e métodos utilizados (se for o caso); relações de nomes

científicos e vulgares (quando for o caso) e relação de palavras-chaves (linguagem

natural);

- indicação de nomes de outros profissionais, no país e exterior, que este-

jam trabalhando na mesma área de atuação e que o usuário tem interesse em to-

mar conhecimento dos últimos trabalhos publicados;

- indicação dos títulos de periódicos nacionais e estrangeiros cujas cópias

dos sumários, o usuário tem interesse em receber e

- idioma(s) acessível(is).

4.2 Produtos Oferecidos

4.2.1 Sumários correntes de títulos de publicações periódicas indexadas no

CURRENT CONTENTS (C.C.) e SUMÁRIOS CORRENTES BRASILEI-

ROS.

Referente aos títulos estrangeiros que o usuário deve relacionar no item 4 do

P.U., é fornecida uma lista de títulos de periódicos cobertos pelo C.C., publicada no

e 30

fascículos de cada série e desse roi de títulos ele pode selecionar, no má-

ximo 15, dos quais passará a receber os sumários.

Quanto aos títulos nacionais não há uma lista pré-concebida sobre a quai o

usuário deve se basear. Dos títulos relacionados, não é possível o Serviço asse-

gurar o fornecimento de sumário de todos eles.

4.2.1.1 Forma de Registro

Foram elaborados dois catálogos de títulos de publicações periódicas, a sa-

ber:

- Catálogo de títulos de publicações estrangeiras - em fichas avulsas, ar-

ranjadas alfabeticamente, são registrados todos os títulos indexados pelo C.C.; ao

lado de cada título selecionado pelo usuário é atribuído o seu número de P.U.

- Catálogo de títulos de publicações nacionais - os títulos que os usuários

relacionaram nos perfis são registrados em fichas avulsas e ordenadas alfabeti-

camente; ao lado de cada título é atribuído o n

do P.U..

4.2.1.2 Forma de envio

Aos sumários fotocopiados de 4 ou 5 fascículos C.C., é atribuído o número

do P.U. e enviado em lotes, de forma personalizada, aos cuidados das Bibliotecas

da Rede.

Periodicidade de envio - mensal.

4.2.2 "Notificação sobre artigo publicado relacionado com sua área de interesse"

Baseado no *tem 3 do P.U., onde o usuário relaciona nomes de profissionais

que estejam trabalhando na mesma área de atuação e dos quais tem interesse em

receber os últimos artigos publicados.

4.2.2.1 Forma de registro

Foi elaborado um catálogo de autores listados. Em fichas foram registrados

o nome do profissional selecionado pelo usuário, endereço, (conforme seja locali-

zado nas obras de referência, o que facilita no caso de solicitação de separatas di-

retamente, ao autor, no exterior) e o n

do P.U.. Esse catálogo é arranjado por or-

dem numerica de P.U. e ordem alfabética de nomes. A busca é realizada nos índi-

ces fontes dos SCIENCE CITATION INDEX, SOCIAL SCIENCE CITATION IN-

DEX e ARTS & HUMANITIES CITATION INDEX, nos quais constam, por ordem

alfabética de autor, os últimos artigos publicados durante o período coberto por es-

sas publicações. Além dos autores citados pelo usuário é possível recuperar arti-

gos de autores colaboradores do autor citado no P.U.. Para cada autor incluído é

aberta uma ficha.

É imprescindível a consulta nos ítens do perfil que se referem a área de inte-

resse do usuário.

4.2.2.2 Forma de envio

As referências recuperadas são registradas em formulário (ver modelo em

anexo 2) e enviadas, de forma personalizada, aos cuidados das Bibliotecas da

Rede. Periodicidade - mensal.

4.2.3 Divulgação de literatura de eventos

Baseado nos itens 2.1, 2.2, 2.3, que se referem a assunto de interesse do

usuário, são recuperadas as citações bibliográficas referentes à literatura de

eventos.

4.2.3.1 Forma de registro

Os perfis recebidos são fotocopiados e as duplicatas arquivadas em pastas,

classificadas por grandes áreas de assunto seguindo até o terceiro sumário da

Classificação Decimal de Dewey - CDD. Mediante o índice de assuntos da publi-

cação DIRECTORY OF PUBLISHED PROCEEDING e o P.U. são recuperadas

as referências de interesse. As informações de endereços de publicadores e custo

da publicação, constantes nas referências localizadas, facilitam a aquisição do do-

cumento.

4.2.3.2 Forma de envio

As referências recuperadas são registradas em formulários (ver modelo em

anexo 2) e enviadas de forma personalizada, aos cuidados das Bibliotecas da Re-

de. Periodicidade - mensal.

5 CONSIDERAÇÕES FINAIS

Decorridos um ano e três meses da implantação do SAMP, é preciso, a

curto prazo, que algumas medidas sejam tomadas em relação a:

- avaliação do serviço: será enviado um questionário ao usuário a fim de

que ele possa avaliar a qualidade do material bibliográfico que tem recebido, no que

se refere à relevância, atualidade das informações e o(s) tipo(s) de produto(s) ofe-

recido^) que mais tem atendido aos seus interesses informacionais e

- atualização dos perfis: mediante o envio de cópia do perfil, será solicitado,

ao usuário, que proceda as alterações que julgar cabíveis. Tais alterações já vêm

ocorrendo individualmente, mas o que se pretende é a atualização de todo os per-

fis, a partir dos quais será estruturado um Catálogo de Descritores; as palavras-

chave relacionadas no P.U. pelo usuário, continuarão a ser fornecidas em lingua-

gem natural, pois não foi possível adotar uma linguagem de indexação controlada

devido ao fato da diversidade de áreas do conhecimento e a inexistência de lin-

guagens desindexação gerais que apresentem satisfatório grau de especificidade.

Quando se implantou o SAMP, o que se fazia premente era oferecer um ser-

viço de apoio bibliográfico aos docentes da Universidade, mesmo considerando li-

mitados os recursos de ordem financeira, de material e de pessoal disponíveis, o

que limita também o seu campo de ação, visto que o Serviço somente tem condi-

ções de fornecer, até o momento, material bibliográfico que o usuário previamente

selecionou. Não se quer com isso contestar a validade do Serviço, pois mesmo

sem ter, ainda, uma resposta direta do usuário quanto a sua eficiência, pôde ser

percebida a sua aceitação ao se observar o impacto produzido no. Serviço de Co-

mutação Documentária da Biblioteca Central, quando foi constatado um aumento

de 80% na solicitação de artigos em 1988 em relação a 1987, aumento este consi-

derado, em grande parte, uma decorrência do Serviço de Alerta, pois foram avalia-

dos - através de formulários de solicitação - as fontes de referência das quais os

artigos foram recuperados.

Tendo como meta obter subsídios para adequar o Serviço às reais necessi-

dades do usuário, acredita-se que a resposta da comunidade de usuários - do-

centes da UNESP, frente aos seus interesses informacionais, seria uma forma de

justificar, junto à Reitoria desta Universidade, a necessidade de uma maior locação

de recursos - financeiros, de material e de pessoal - bem como a verificação da

possibilidade de implantação da automação no Serviço.

Uma vez criadas as condições para desenvolver um serviço com caracte-

rísticas - de maior relevância, especificidade e recenticidade das informações re-

cuperadas - peculiares a um Serviço de Disseminação Seletiva da Informação

(DSI), certamente a sua contribuição traria um maior benefício à Instituição e aos

docentes - com a possibilidade de sua extensão para alunos dos programas de

pós-graduação - benefícios esses que se refletiriam, necessariamente, na quali-

dade de ensino, pesquisa e produção científica da Universidade.

SAMP: personalized manual alerting service,

offered to professors of Universidade

Estadual Paulista - UNESP

ABSTRACT: Presents the personalized manual alerting service - SAMP, introdu-

ced in 1987 at the Central Library of UNESP intending to be a biblio-

graphic support to the university professors. Describes the metho-

dology and the products offered, and considers its improvement in

order to attend satisfactorily the users' information needs.

KEY-WORDS: Personalized manual alerting service. Bibliographic support servi-

ce. Information dissemination. User - Information need.

REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

1 ANDRADE, M.T.D. et alii. Disseminação seletiva da informação para alunos de

pós-graduação em série publica e administração hospitalar. R. Bibliote-

con. Brasília, 6 (2):202-16, jul/dez. 1978.

2 BARONE, A.M.S. Programa de disseminação seletiva da informação da Bi-

blioteca da Faculdade de Medicina Veterinária e Zootecnia da Universida-

de de São Paulo. R. Biblbtecon. Brasília, 6 (2):256-69, jul/dez. 1978.

3 BELLUZZO, R.C.B. & MORAES, N. Serviço de apoio à pesquisa odontológica;

um serviço de referência implantado na Biblioteca da FOB-USP. Estomat.

Cuit., í5(4):27-9,1985.

4 QUEIROZ, G.G. Obtenção do documento; procedimento semi-automatizado do

Servir. Boletim ABDF. Nova Série, Brasília, 3(3):39-42, jul/set. 1980.

5 SOUSA, CG. & BRIGHENTI, N.C. Disseminação seletiva da informação; um

serviço de referência. Boletim ABDF. Nova Série, Brasília, 4(1):28-37

jan/mar. 1981.

6 UNIVERSIDADE ESTADUAL PAULISTA. Produção científica da UNESP. São

Paulo 1986.129p.

3. INDIQUE NOMES DE OUTROS PROFISSIONAIS, NO PAÍS E EXTERIOR, QUE ESTEJAM

TRABALHANDO NA MESMA ÁREA DE ATUAÇÃO, CUJOS TRABALHOS PUBLICADOS, TE-

RIA INTERESSE EM TOMAR CONHECIMENTO.

NOME DO ESPECIALISTA INSTITUIÇÕES EM QUE TRABALHA

4. INDIQUE TÍTULOS DE REVISTAS DE INTERESSE

Títulos Estrangeiros Títulos Nacionais

NOTA: - Ao preencher o formulário, solicite orientação do Bibliotecario de sua unidade.

Favor entregar o formulário, devidamente preenchido, à biblioteca de sua unidade.

assinatura

O PAPEL DA BIBLIOTECA NA MANUTENÇÃO DE BASE DE DADOS

DA PRODUÇÃO BIBLIOGRÁFICO-CIENTÍFICA NA UNIVERSIDADE

Maria Teresinha Dias de Andrade

Benedita Silveira Campos Sadi

Daisy Pires Noronha

Irene Lerche Eleutério

Serviço de Biblioteca e Documentação, FSP/USP

Apresenta-se experiência da Biblioteca da FSP/USP na coleta e tratamento

da produção bibliográfico-científica da Unidade, na formação das bases de dados

bibliográficos e na transferência dessas informações para outros sistemas. Desta-

ca-se a importância do controle da produção docente para avaliação de desempe-

nho da Universidade/Unidade.

1 INTRODUÇÃO

É de consenso ser fundamental para a dinâmica do ciclo documentário o

controle de publicações, visando à sua recuperação e divulgação. Na universidade

este controle torna-se importante não somente para conhecimento de sua produ-

ção científica e cultural, como também para servir de instrumento para avaliação

dessa produção, e que seja capaz de refletir o seu desempenho. Além disso, es-

ses controles permitem a preservação da memória das instituições.

Segundo BORGES(4), a produção científica das instituições nacionais uni-

versitárias não têm recebido o devido tratamento por parte das bibliotecas. Estas,

no entanto, por força de suas funções, devem assumir esta responsabilidade.

A divulgação dos produtos dessas bases de dados, desde que editados em

séries especializadas, permitindo recuperação por assunto, constitui também im-

portante meio de transferência da informação.

O controle da produção científica e cultural transforma-se, pois, "em força-

motriz à medida em que é recuperada e divulgada, impulsionando o desenvolvi-

mento intelectual e realimentando o ciclo da geração de conhecimento" ALVES(1).

A Biblioteca da Faculdade de Saúde Pública da Universidade de São Paulo

(FSP/USP), vem atuando nesta atividade desde 1978, cujos resultados é objetivo

do presente trabalho.

2 BREVE HISTÓRICO

A partir de 1978 deu-se início à implantação do Programa Indexação, Análise

e Resumos - PROIND, na Biblioteca da FSP/USP (ANDRADE et al. (3). O objeti-

vo do Programa, entre outros, foi o de controlar a produção bibliográfica-científica

gerada pelos docentes e técnicos da FSP/USP, incluindo teses.

O PROIND foi dividido em dois projetos: PROIND I - Bibliografia de Teses e

Dissertações; PROIND II - Controle da Produção Científica da Faculdade. O I ini-

ciou-se com o levantamento das teses (incluindo mestrados) apresentadas à FSP,

de 1948 até 1971.0 II iniciou-se com o registro das publicações do corpo docente,

de 1971-1976.

Conseqüente a esta iniciativa, foi proposto à cúpula acadêmica da FSP, que

esta atividade fosse oficializada, na tentativa de garantir colaboração efetiva do

corpo docente. Assim, em 1982, foi baixada Portaria do Diretor (n

48), regula-

mentando esta atividade, e atribuindo à Biblioteca a responsabiiidade de coleta,

tratamento e divulgação do material registrado. O material especificado para ser

controlado foi: dissertações e teses; artigos de periódicos; livros e/ou capítulos;

trabalhos apresentados em eventos, entre outros. Além disso, em seu artigo 2

foi

previsto que a Biblioteca seria depositária dessa produção científica, a partir de

1981.

A primeira tentativa da USP para coletar em nível central, a sua produção

científica, ocorreu em 1978 (Resolução n

1402). Entretanto, parece que essa Re-

solução não pôde ser cumprida na sua totalidade. Assim, em 1985, quando se en-

contrava em funcionamento o Sistema Integrado de Bibliotecas da USP, (SIBI), foi

baixada nova Resolução (n

2858), estabelecendo "diretrizes e procedimentos para

promover e assegurar a coleta da produção intelectual gerada nas Unidades da

USP e a posterior transferência da informação à coordenação do SIBI".

O artigo 1

da citada Resolução estabelece que as "Bibliotecas das Unida-

des deverão constituir-se em órgãos centralizadores e depositárias da produção

científica, técnica e artística gerada em suas instituições, a fim de salvaguardar a

memória das Unidades e facilitar o acesso ao objeto físico da informação".

3 BASES DE DADOS BIBLIOGRÁFICOS EM SAÚDE PÚBLICA

Com a implantação do PROIND, projetos I e II, a Biblioteca passou a manter

base de dados de teses apresentadas à FSP/USP e outra de publicações geradas

pelo seu corpo docente. Inicialmente, o tratamento das informações foi feita por

processo manual. A partir de 1985 e em decorrência de convênio com o BIREME

(Centro Latino-Americano e do Caribe de Informação em Ciências da Saúde) fir-

mado em 1987, a Biblioteca passou a adotar o processo automatizado, utilizando-

se do Programa MICRO-ISIS para microcomputador, cedido pela UNESCO, via

BIREME.

Além das citações bibliográficas, estão sendo ingressados também os re-

sumos dos documentos. O Programa permite a recuperação da informação por vá-

rios pontos de acesso como: autores, assuntos, data de publicação, tipo de docu-

mentos, etc.

As informações são enviadas à Biblioteca, diretamente pelos docentes, além

de um exemplar da publicação, tão logo sejam editadas. Anualmente, a Biblioteca

faz uma listagem por autor e as envia aos Departamentos para revisão e inclusão

de eventuais omissões.

Com a centralização dessas informações na Biblioteca e constituição da ba-

se de dados, os docentes passaram a informar apenas uma vez sobre os traba-

lhos que produzem, evitando-se duplicação de esforços. A partir daí a Biblioteca

passou a ser responsável pela transferência dessas informações, bem como a

prestar serviços de recuperação da informação para a comunidade científica, téc-

nica e profissional, local e externa, incluindo órgãos do governo.

A Biblioteca edita publicações, como sub-produto dessas bases de dados.

3.1 Colaboração ao SIBI

A Biblioteca fornece ao SIBI, por processo manual, as referências bibliográ-

ficas da produção científica da FSP/USP, à medida em que processa e ingressa

em sua base os dados recentes dos novos trabalhos/teses produzidos. Poste-

riormente, o SIBI ingressa as informações no sistema central automatizado da

USP, divulgando essa produção, inclusive, em Catálogos impressos.

Esclarece-se que o Programa adotado pelo SIBI é o "PROCIENT", criado

para o Sistema.

3.2 Colaboração ao BIREME

Por força de convênio, na qualidade de Centro Cooperante da Rede Brasileira

de Informação em Ciências da Saúde, coordenada pelo BIREME, a Biblioteca

colabora com a base de dados LILACS (Literatura Latino-Americana e do Caribe

em Ciências da Saúde), transferindo em disquete, as informações coletadas e tra-

tadas.

Também à REPIDISCA (Red Panamericana de Información y Documenta-

ción en Ingeniería Sanitaria y Ciencias del Ambiente) são enviadas informações

relativas à área da saúde ambiental, para alimentar sua base de dados. Esta base

está sendo incorporada à LILACS.

3.3 Colaboração à CAPES e outras instituições

Desde 1981, a Biblioteca tem sido a responsável pelo fornecimento e atuali-

zação da produção científica da FSP para a CAPES. Ressalte-se que esta presta-

ção de serviços permitiu aumentar significativamente a contribuição da FSP àquele

órgão. Até então, esta era pouco expressiva pois ficava na dependência exclusiva

de cada docente.

Vale destacar que a CAPES executa, periodicamente, avaliação dos cursos

de pós-graduação, sendo a produção científica um dos indicadores mais impor-

tantes. Portanto, a coleta e processamento dessa informação, por parte das Uni-

dades, vai interferir diretamente na avaliação do desempenho da mesma. Aí está a

importância da contribuição das bibliotecas. A experiência da FSP/USP, desde

que a Biblioteca assumiu esta responsabilidade, é das mais positivas. Além da

melhoria da qualidade de registro dessa informação, os docentes ficam dispensa-

dos dessa tarefa, ou melhor, prestam a informação apenas uma vez.

Nessa mesma ordem de idéias, as informações coletadas e tratadas pelas

Bibliotecas das Unidades e repassadas a sistemas centrais de Universidades (Bi-

bliotecas Centrais), deveriam trazer, como conseqüência, que pedidos de órgãos

do governo, como CAPES, CNPq e outros, fossem atendidos por aqueles Siste-

mas.

Também para o CNPq/SELAP a Biblioteca responsabilizou-se pelo preen-

chimento dos formulários até a última remessa, ocorrida em 1985.

A Biblioteca tem colaborado também com outras instituições interessadas

em bibliografia no campo da saúde pública, nacionais e estrangeiras, a pedido.

4 PRODUTOS IMPRESSOS

Desde a constituição da base de dados, Programa PROIND, foram extraí-

dos os seguintes produtos impressos:

- Bibliografia do Corpo Docente (BCD)

Edições publicadas 1971-1976 -

publicada em 1978 1977-1981 -

publicada em 1983

"1982-1985 - publicada em 1987 - Produto da base de dados automatizada

- Catálogo de Teses (CT)

1948-1971 - publicado em 1981

M972-1981 - publicado em 1982

*1982-1985 - publicado em 1986 Produto da base de dados automatizada *

1986-1988 - publicado em 1989 J

Esses produtos, relativos aos períodos de 1982-1985 (BCD) e 1982-1985

(CT) foram extraídos diretamente da base de dados LILACS, pelo minicomputador

do BIREME. O CT, de 1986-1988, foi extraído diretamente de nossa base de da-

dos, adotando-se metodologia cedida pelo BIREME para impressão de bibliografia

em microcomputador.

Com uma tiragem de 500 exemplares de cada volume, de ambos os títulos,

essas publicações foram distribuídas às instituições ligadas à área da saúde públi-

ca e afins.

As informações, tão logo sejam registradas, são também divulgadas no Bo-

letim Bibliográfico da Biblioteca.

Além desses produtos impressos na FSP/USP, as informações da base de

dados são também divulgadas nos seguintes veículos:

- SIBI Informa (SIBI/USP).

- Produção Técnico-científica e Artística do Corpo Docente e Pesquisado-

res da USP. Série lll-Ciências Biológicas. (SIBI/USP).

- LILACS-SP - Literatura Latinoamericana en Ciencias de Ia Salud - Salud

Pública (BIREME).

- IMLA - Index Medicus Latino-americano (BIREME).

- índice de Teses (IBICT).

- REPINDEX (CEPIS/OPAS).

5 AVALIAÇÃO DA PRODUÇÃO CIENTÍFICA

Além de coletar, tratar e divulgar a produção científica da Unidade, seria inte-

ressante que fossem feitas avaliações periódicas dessa produção, para se ter um

perfil da instituição e avaliar seu desempenho. Este tipo de avaliação, embora ba-

seada apenas no "out-put", portanto parcial, não é a ideal, mas oferece subsídios

para a tomeda de decisões que venham a apoiar e a aperfeiçoar o processo da

comunicação científica.

* Inclui resumos

Da mesma forma que poderá caber à Biblioteca a responsabilidade de man-

ter o controle da produção científica, caberá aos bibliotecários temar a iniciativa e,

junto a grupos de docentes de sua Unidade, implementar essas avaliações.

Em 1982 fez-se na Biblioteca a primeira e única tentativa para avaliar a pro-

dução da FSP, relativa ao levantamento de 1971-76(2). Não se teve oportunidade

para avaliar os períodos subseqüentes.

Além disso, a CAPES vem desenvolvendo e aperfeiçoando técnicas de ava-

liação bastante significativas. Portanto, a colaboração das Bibliotecas na coleta e

processamento da produção científica da Universidade constitui importante papel

para nrelt"oria da qualidade daquela avaliação.

6 CONCLUSÕES

É indiscutível a importância de haver um controle da produção bibliográfico-

científica das instituições de ensino superior, inclusive para preservação de sua

memória científica e cultural. E é à Biblioteca, por força de suas funções, que deverá

caber a responsabilidade desse controle, ou pelo menos, de assessoria a outros

grupos que eventualmente possam ter essa responsabilidade.

As informações das bases de dados devem ser transferidas a outras bases

de nível central, seja no âmbito da própria Universidade, seja no regional ou nacio-

nal, evitando-se duplicação de esforços para garantir um controle efetivo em nível

nacional.

Quanto à divulgação em produtos impressos, esta justifica-se quando as bi-

bliografias são dirigidas à clientela específica que se interesse pela sua temática.

É ind'iscutível também que a manutenção de base de dados da produção

científica da Universidade não tem um fim em si mesma, mas é um meio que vai

propiciar não somente a transmissão do conhecimento à comunidade científica,

técnica e profissional, mas também vai propiciar os instrumentos para avaliação

parcial do desempenho das Universidades e de suas instituições de ensino e pes-

quisa. Para tanto, essas bases de dados devem ser bem plenajadas e que possi-

bilitem atingir a finalidade para a quai foram criadas.

7 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

1 ALVES, Marilda Amaral Mendes. A Biblioteca Nacional, banco de dados da

produção científica e cultural brasileira. In: Seminário Nacional de Biblio-

tecas Universitárias, 5

, Porto Alegre, 1987. Anais. Porto Alegre, 1987.

V.1.P.149-166.

2 ANDRADE, Maria Teresinha Dias de et al. Análise da produção bibliográfico-

científica numa instituição de ensino e pesquisa em saúde pública. Rev.

bras. Bibliotecon., 15(1/2):62-79, jan./jun. 1982.

3------------------------------------------------------ Biblioteca universitária: administração

por programas e projetos. Relato de experiência. Ci. lnf. Brasília, 17(2):

123-30, jul./dez. 1988.

4 BORGES, Stella Maris. Produção científica cultural das instituições de ensino

superior - 'Memória intelectual da Universidade Federal de Minas Gerais

- UFMG". In: Seminário Nacional de Bibliotecas Universitárias, 5

, Porto

Alegre, 1987. Anais. Porto Alegre, 1987. v.1, p.167-175.

UMA POLÍTICA DE SERVIÇOS PARA LIVROS RAROS EM BIBLIOTECAS

UNIVERSITÁRIAS

Sônia T. Dias Gonçalves da Silva

Diretora do Serviço de Coleções Especiais da

Biblioteca Central - UNICAMP

Sandra Souza Lane

Encarregada de Obras Raras da Biblioteca

Central - UNICAMP

Importância para a formação de coleções especiais de obras raras nas bi-

bliotecas universitárias. Critérios de raridade. Modalidades e problemática para a

aquisição desse material. Enfoque para as atividades do bibliotecário de obras ra-

ras, bem como a conservação de acervos, com a aplicação de um pregrama gra-

dual de preservação através do controle preventivo de agentes, patogênicos. Ne-

cessidade ¿6: maiores cuidados com a segurança da coleção, incluindo dependên-

cias apropriadas, funcionários, usuários, coleção, programa e exame de seguran-

ça.

1 INTRODUÇÃO

A forme ção de coleções especiais de obras raras nas bibliotecas universitá-

rias é uma tendência mundial, que começa agora a ser também observada no Bra-

sil.

É um consenso universal que cada vez mais o lugar certo para obras raras

parece ser as bibliotecas de instituições de pesquisas e universidades. Os pró-

prios bibliófilos e suas familias parecem entender o sentido geral que dão às obras

raras, colocando-as, por doação ou venda, junto às coleções especiais, aumen-

tando assim as chances de pesquisa nessas obras, tanto por parte dos eruditos

bem cerno do público em geral.

Várias são as razões que contribuem para essa nova política nos dias

atuais, tais como, o interesse mundial na preservação da memória, a alta valoriza-

ção do livro raro, a convergência de semelhanças nas características físicas dos

materiais, a grande evolução nos conhecimentos de conservação de acervos, com

a criação de salas-cofre, a climatização de ambientes, a exigência de segurança

contra furtos e acidentes, a regulamentação no tratamento técnico e uso desses

materiais, etc.

Infelizmente a situação do livro raro no Brasil não é satisfatória. Muitos livros,

impressos no Brasil no século dezenove só são encontrados nas grandes bibliote-

cas norte-americanas e européias. Há livros escritos sobre o Brasil, que nunca

entraram no país. Livros seculares se decompõem em depósitos abandonados,

enquanto as poucas grandes coleções nacionais permanecem incompletas. Pou-

cas são as instituições brasileiras que tem como incumbência preservar a memó-

ria da Nação, através de livros e materiais similares.

As raízes, as tradições, o folclore, a memória ficam sempre num segundo

plano na disputa de verbas, e estão nos sonhos de uns poucos idealistas, que não

sabem exatamente onde buscar as evidências de um passado. Procuram-se es-

paços por onde não tenha passado o trator da destruição, da demolição, do aban-

dono e do esquecimento... Aos bibliotecários de obras raras, como aos livreiros

antiquários, cabe o papel de detetives, em busca dos poucos livros que restaram

no País, e que ainda não foram devorados pela fauna tropical, ou ressecados pelo

soi causticante (principalmente nos estados do Norte e Nordeste), ou mofados

pela alta umidade.

A Universidade, com seu caráter agregador e gerador de conhecimento, po-

de e deve atrair para si a função pública de reunir, conservar e difundir a brasiliana

e/ou americana rara, como fundo documental de estudos e pesquisas.

2 CRITERIOS DE RARIDADE

A raridade não é um termo absoluto, invariável e de grau constante, devendo

ser relativa aos países e regiões.

Alguns critérios são indiscutíveis: os incunábulos, as edições princeps dos

clássicos, a primeira produção tipográfica de uma determinada área geográfica e

obras com tiragens reduzidas.

Outros critérios passam pelo crivo de pontos de vista diferentes: livros de

história local, obras escassas ho mercado livreiro, livros com particularidades que

se distinguem de outras edições, obras destruídas das quais só restaram poucos

exemplares.

Livros luxuosos, ricamente ornamentados, podem ser guardados na coleção

de obras raras, por segurança, mas não são reputados como raros.

Como exemplo de obras que se tornaram Taras por terem sido destruidas,

escapando poucos exemplares, fortuita ou voluntariamente, estão as que foram

suprimidas pela Curia romana, citadas no INDEX, editado pela Congregação do

Index, de 1571 até 1917, e continuado pelo Santo Ofício, que já censurava livros,

até sua última edição, em 1930.

Pode causar divergências de opinião e estranheza, o epíteto de raras às

obras locais, porque, por um largo intervalo de tempo, são encontradas facilmente

na região.

Particularidades que fazem sobressair uma certa tiragem podem ser a quali-

dade do papel, o formato, a tinta de imprimir, etc.

Obras iconográficas salientam-se pela arte da gravura mais que pelo as-

sunto-tema, podendo se manter separadas do restante da coleção, o que é prático,

já que álbuns de gravuras costumam ter formato grande, que exige estantes mais

largas e posição horizontal de guarda.

Gravuras em estado de ensaio, cópias assinadas, encadernações de arte

podem ser consideradas também como critérios de distinção.

Os livros mais raros são os exemplares únicos. Alguns incunábulos que se

perderam na ação inexorável do tempo, não mantiveram nenhum representante para

a nossa época, sendo que sua existência só é conhecida por constar em listagens

ou catálogos. É temerário se afirmar o número de exemplares dos raríssimos

conhecidos, pois pode sempre ser descoberto mais um tido por perdido, ou total-

mente desconhecido, em escavações, ou simplesmente em bibliotecas particula-

res e/ou inventariadas.

3 AQUISIÇÃO

No Brasil já se tornou comum coleções de bibliófilos serem vendidas em

bloco, pela melhor oferta. Tem-se a desvantagem de se adquirir, no conjunto, mui-

tas obras duplicadas e/ou sem interesse para a coleção. Nesses lotes, geralmente

encontram-se livros raríssimos, que seria impossível serem adquiridos de outra

forma.

Outra opção de formação de coleção é ir acrescendo o acervo, aproveitando

as oportunidades momentâneas.

A aquisição de brasiliana rara é de natureza difícil. Existe um mercado livreiro

externo bem organizado, com ofertas disputadas pelos paises ricos e os do

Terceiro Mundo, na mesma moeda e valor, o que deixa os últimos em estado de

desvantagem. O mercado nacional é ainda incipiente, poucas livrarias antiquárias

divulgam catálogos de ofertas e a demanda dos compradores, para livros mais es-

timados, é intensa e os negócios são concluidos rapidamente.

Para se fazer frente a essas dificuldades a instituição que quer adquirir

obras raras deve ser hábil para responder às oportunidades de aquisição, em tem-

po recorde e fora de prazos comuns.

A dotação adequada de fundos, com valor estático, sem a obrigatoriedade

de datas de consumo, num país onde a moeda hoje não tem o mesmo valor que

ontem, é outro fator complicante.

O preço dos livros raros e outras prioridades da instituição são também fato-

res de inibição de compra, pois geralmente as coleções especiais sempre devem

ceder prioridade a aquisições correntes, que atualizam os conhecimentos, como

por exemplo periódicos.

Se os fundos obtidos não são satisfatórios, podem surgir esforços para fazê-

los crescer. A responsabilidade para conduzir o aumento de fundos, envolve o de-

senvolvimento da própria instituição, orgânica e funcionalmente. O apoio da dire-

ção pode tornar ágil o projeto, ou melhor, os esforços podem ser conduzidos em

cooperação, a direção da instituição e o "staff" da coleção.

Grupos de suporte, como associações de amigos de bibliotecas, podem se

tornar expressivos.

Subvenções muitas vezes servem de base para novos fundos. A venda de

duplicatas, se permitida, pode iniciar um dote para uso exclusivo das coleções es-

peciais, assim como venda de publicações da instituição.

Uma tática para o aumento da aquisição, por doações, é fazer publicidade da

coleção. Pessoas proprietárias de uma ou poucas obras raras podem sentir-se

encorajadas a confiar suas raridades a bibliotecas que mantém tais coleções, de-

vendo assim contribuir para a expansão do acervo.

4 ATIVIDADES DO BIBLIOTECARIO DE OBRAS RARAS

O bibliotecário de obras raras deve se iniciar nos estudos de história do livro

dos artefatos culturais, ciências em desenvolvimento, das quais deve ser um

atento aprendiz e adequado colaborador, adquirindo fundamentos teóricos e apre-

sentando as evidências práticas.

Para se proceder à pesquisa de raridade, o bibliotecário pode tentar reunir

bibliografias e/ou repertórios famosos, muitos desses tidos como raros, prove-

nientes de coleções de bibliófilos ou em ofertas em sebos. Os bibliotecários não

buscam apenas a citação bibliográfica, mas toda e qualquer informação sobre a

obra, autor, o período da escrita, as motivações que provocaram o seu conteúdo.

A busca deve ir se estendendo por enciclopédias, dicionários, livros sobre livros,

até o bibliotecário pesquisador obter dados interessantes para destacar a obra em

exposições e divulgação impressa.

Em catálogos comerciais, busca-se a citação das obras inseridas na cole-

ção, para se ter a cotação comercial, que poderá ser usada para o seguro e tam-

bém para avaliação e comparação de valor das obras, ou mesmo outras informa-

ções pertinentes. índices de preços de livros raros, publicados anualmente, tem o

mesmo uso.

As regras de referenciação bibliográfica, adotadas pelo GESAMTKATALOG

DER WIEGENDRUCKE são usadas internacionalmente em bibliografias de obras

antigas. No Brasil, são adotadas e disseminadas pela Biblioteca Nacional. De fácil

aplicação e simples entendimento, podem ser aproveitadas nas fases de divulga-

ção para a constituição de catálogos da coleção.

A descrição de obras antigas requer mais detalhes que uma catalogação

comum. O formato torna-se um dado não descartável. Extensas notas descrevem

os cadernos, os tipos de letras, a mancha tipográfica, as ornamentações, etc, que

fazem tal tiragem especial. Notas de exemplar destacado são as que citam dedi-

catórias, anotações marginais, encadernação de luxo, ex-libris, erros tipográficos,

etc.

As atividades do bibliotecário de obras raras e a separação fisica das cole-

ções acabam impondo um isolamento que deve ser rompido, criando-se condições

para o bibliotecário manter-se em contacto contínuo com a rede de bibliotecas, à

quai sua coleção está (se está) inserida. Além disso, o bibliotecário de obras raras

é contactado para serviços com especialistas, tais como: conservadores de papel,

encadernado^, analistas de sistemas, microfilmadores, editores, agentes de sub-

venções, relações públicas, jornalistas, arquitetos, vendedores de serviços de se-

gurança, agências de desinfecção, agentes de polícia (no caso de furtos), etc.

Como a função de bibliotecário de obras raras é recente e em fase inicial de

expansão, a tendência é esses profissionais se unirem em associações de classe,

para troca constante de informações e experiências.

5 CONSERVAÇÃO DE ACERVOS

As regiões do Brasil mais quentes e mais úmidas encontram maiores dificul-

dades em manter seu acervo livre de ataques físicos e biológicos. A conservação

propriamente dita, é uma medida preventiva para se manter o bom estado das co-

leções de documentos.

Avaliar o estado de conservação de um acervo, identificar danos sofridos,

prevenir futuros ataques biológicos, analisar causas e possíveis soluções, é a pri-

meira etapa do serviço de conservação, podendo ser chamada diagnóstico e pro-

filaxia.

A aplicação de um programa gradual de preservação se inicia pelo controle

preventivo de agentes patogênicos, através de higiene sistemática dos acervos e

depósitos, detectando possiveis infestações e danos diversos.

Passa pelo acondicionamento de documentos fragilizados, quando são pro-

videnciados estojos de formato apropriado, de papelão de Ph neutro, ou outras

formas de acondicionar, como o uso de plastificação de folhas, em uso em algu-

mas bibliotecas dos Estados Unidos e Europa.

O controle ambiental é feito com ar condicionado e desumidificadores (ou

umidificadores nas regiões secas), com higrostato (dispositivo que mantém cons-

tante a umidade).

O acervo deve se manter longe de depósitos de água, e se observar aten-

tamente se os lavatorios não tem vazamentos, se não há infiltrações e goteiras.

O controle de pó e gases poluentes que vem do exterior, são feitos com fil-

tros de ar ou sistemas de lavagem do ar.

O ataque biológico de roedores, insetos e fungos não deve ser combatido

com venenos que deixem resíduos nas folhas e lombadas. O uso de gases expur-

gantes deve ser contido em câmaras de fumigação, em locais afastados da circu-

lação de pessoas. Existem vários estudos em andamento, como opção no exter-

mínio de insetos bibliófagos, como o uso de freezers, fornos de microondas, raios

gama, etc.

Livros com ataques físicos ou biológicos devem ser separados do acervo,

tratados e mantidos em isolamento, até se ter certeza de seu restabelecimento.

Logo, a política de conservação de acervos deve prever a higienização, o

acondicionamento físico, a climatização de acervos, a filtração ou lavagem do ar, o

uso de câmara de fumigação e locais apropriados para livros em isolamento tem-

porário.

A politica de conservação de acervos influi na arquitetura de prédios, na es-

colha dos materiais de acabamento, na disposição dos móveis, etc.

6 SEGURANÇA

Cada vez mais pessoas necessitam pesquisar em livros raros, aumentando

a demanda de serviço e isso, na medida direta, exige maiores cuidados com a se-

gurança da coleção. E a segurança sempre foi um dos maiores problemas na ad-

ministração de livros raros.

EDIFÍCIO: As dependências onde se situa a coleção devem ficar segrega-

das do resto da biblioteca, e com um único ponto de acesso - é entrada e saida ao

mesmo tempo, se possível, comum aos leitores e ao quadro de funcionários. Mini-

mamente deve-se ter três ambientes: a sala de entrada/sala de leitura/sala de ex-

posições, a dependência reservada aos serviços técnicos e a sala do depósito. A

sala de leitura ou pesquisa é o local destinado aos leitores, que devem ser assisti-

dos durante todo o tempo que ali permanecerem. Para tornar tal sala um ambiente

agradável, reservam-se para ela contínuas exposições em vitrines fechadas com

cadeados, estantes com portas de vidros onde estão colocadas as mais bonitas

coleções, também fechadas a cadeado, etc. A área reservada aos serviços técni-

cos deve estar contigua à sala de pesquisa, pois os funcionários todos devem

controlar tanto a entrada, quanto a permanência e a saida dos leitores. A sala do

depósito deve estar ao lado dos serviços técnicos e deve ser deles separada por

porta de aço inteiriça ou gradeada e, obviamente, fechada também a cadeado. Se

não puder ser esse o tipo de porta a ser usado, devem ser as estantes fechadas

com porta de vidro, com respiradouro e travadas.

FUNCIONÁRIOS: A responsabilidade pela segurança deve estar distribuída

entre todos os funcionários da coleção, devendo ser um deles designado para res-

ponder por ela. A literatura internacional sobre esse assunto mostra que várias

coleções famosas tiveram livros furtados pelos próprios funcionários num mo-

mento de raiva, ou por mesquinharia ou desequilíbrio mental. Tal funcionário super-

visor deve executar as normas de segurança e não se deixar intimidar por usuá-

rios ou chefes. Quando os materiais circulam para preparação técnica devem es-

tar já inventariados, carimbados e devem ficar reunidos, quando não catalogados

ainda, sob um só comando de pessoa de confiança.

USUÁRIOS: A segurança relativa aos usuários obriga a apresentação de

documentos, cartas de apresentação e registros diários de entrada de todos os

leitores, preenchimento de requerimento para uso de cada livro, o uso de poucos

livros de cada vez, não permissão de entrada no depósito e a proibição de entrada

no recinto de casacos, sacolas, pastas, sombrinhas, embrulhos ou outros livros.

Antes de serem atitudes burocráticas ou de censura, tais medidas são preventivas

de furtos e mutilações, servindo para permitir o controle de cada livro retornado

e também para seguir a pista de livros desaparecidos ou danificados.

COLEÇÃO: A segurança com a coleção vai desde a conferência de cada li-

vro devolvido até a fotografia ou microfilmagem dos livros mais raros - se seu es-

tado ffsico assim o permitir. Jamais um usuário deve penetrar no depósito, só sen-

do permitida a entrada dos funcionários designados para isso. As obras que re-

queiram maiores cuidados por seu tipo diferenciado (por exemplo, as que tem fo-

lhas soltas) devem ficar em local apropriado, como grandes caixas de aço, prate-

leiras fechadas, etc.

EXAME DE SEGURANÇA: Após detectados os pontos que devem ser ob-

servados na segurança, seguir-se-á um longo debate sobre a segurança. Deve o

bibliotecário contar com a colaboração de arquitetos, responsáveis pela segurança

de outras instituições, livreiros especializados em obras raras e agentes de com-

panhias de seguros.

Um exame anual da segurança, revendo a eficiência obtida em cada ponto

marcado anteriormente, pode abrir novos horizontes que devem ser observados

em matéria de segurança.

PROGRAMA DE SEGURANÇA: Cada biblioteca difere de outra e, sendo

assim, cada uma deve ter seu programa de segurança cobrindo os ¡tens necessá-

rios: edifício, funcionários, usuários e coleção. Deve esse programa estar impres-

so e ser do conhecimento de todos os funcionários para que se possa contar com

sua colaboração na execução de todos os itens. As chaves de cada porta, cadea-

do ou arquivo devem existir em número estritamente necessário e estar em mãos

de pessoal encarregado da supervisão da segurança, devendo sempre haver uma

chave-mestra em mãos do diretor ou bibliotecário-chefe.

Um seguro cobrindo toda a coleção contra furtos e mutilações devem ser

buscado em firma idônea e o contrato analisado pelo departamento jurídico da ins-

tituição mantenedora da coleção, juntamente com o bibliotecário.

O ideal é que a segurança seja norma dentro da coleção de livros raros.

Embora os altos preços de qualquer programa mínimo de segurança sejam quase

sempre proibitivos, deve-se ter sempre em mente que um livro raro furtado dificil-

mente pode ser reposto, devido a inexistência de outro exemplar ño mercado livreiro

ou - caso seja encontrado a venda, há quase sempre inexistência de verbas

naquele momento para sua aquisição.

7 DIVULGAÇÃO

Organizar exposições é uma função importante de uma coleção de obras ra-

ras. As exposições mostram o valor histórico, artístico e cultural do acervo e suas

especificidades. Também ilustram ou complementam cursos e pesquisas.

Os estudos realizados nas obras que são apresentadas em exposições, fa-

zem com que o "staff" tome conhecimento mais detalhado do acervo, auxiliando o

serviço de referência, além do de divulgação.

A formulação de bibliografias, em comemorações de eventos, como suporte

de cursos, ou de assuntos relevantes à comunidade, costuma ser útil à divulga-

ção, entre estudiosos da área focalizada, podendo ser distribuida aos leitores lo-

cais ou aos pesquisadores, pelo correio.

A formação de catálogos para publicação é ainda um meio para se atender

às necessidades de pesquisadores, que atualmente gastam, muito tempo para lo-

calizar obras antigas de seu interesse, enquanto espera-se um banco de dados na

área.

Também o catálogo é a prova do valor da coleção, e se chegar às mãos

certas, trará a surpresa da descoberta da existência de obras desconhecidas ou

supostamente desaparecidas. O catálogo impresso da coleção é convite e su-

gestão. É caro, mas seu custo pode ser amplamente justificado pelos benefícios,

se for razoavelmente bem feita sua distribuição.

8 CONCLUSÃO

Cabe às instituições governamentais salvaguardar nossos bens culturais. A

Universidade, inserindo-se no papel de preservacionista e difusora da memória

nacional, pode oferecer meios para a criação de serviços de coleções especiais e

obras raras.

Uma política de serviços nessa área costuma ter início na conscientização

da situação do livro raro no Brasil, na sensibilização das autoridades e numa mu-

dança de rumos, quando a instituição adquire uma nova vocação.

A disputa de verbas é acirrada, devendo estar à frente dessa nova política,

cara por natureza, pessoas competentes para atrair subsídios e destinar parcelas

do orçamento.

Os critérios de raridade, a serem adotados pela instituição, devem passar

pelo crivo de pontos de vista diversos e serem amplamente questionados. Devem

tornar-se conhecidos de todos os bibliotecários ligados à instituição, e nunca se-

rem tidos como um conhecimento hermético de alguns poucos escolhidos.

Atualmente no Brasil, os bibliotecários, selecionados para o serviço de obras

raras, tem como meios de adquirir os conhecimentos pertinentes à nova função, os

estágios, treinamentos, cursos de pequena duração, literatura, etc. Devem procu-

rar entrar em contacto com outros bibliotecários de obras raras, e num futuro pró-

ximo, realizar trabalhos conectivos.

A conservação da coleção é mais importante que o seu desenvolvimento. É

preferível que as instituições sem meios para preservar adequadamente seus do-

cumentos, cedam suas raridades a quem lhes dê custódia regular, antes que dei-

xar que fiquem expostas a ataques físicos e biológicos de diversas origens.

O início do processamento técnico em coleções especiais e obras raras é

o inventário que oficialmente insere cada item à coleção, não permitindo assim que

as obras fiquem por muito tempo esquecidas e desconhecidas, em depósitos. A

seguir, vem a pesquisa de raridade, que estabelecerá o valor dos itens e fará a

seleção da coleção. Por fim, as descrições físicas e temáticas, de conhecimento

ordinário do bibliotecário.

As condições de uso são restritas e passam pela necessidade de vigilância

contra roubos e de conservação do acervo, sendo normalmente as coleções sepa-

radas fisicamente do restante do acervo.

Por menores que sejam as dotações orçamentárias de uma coleção de

obras raras, jamais deve-se passar ao largo de um detalhado exame de segurança

e implantação de uma política para tal. E por mais elementares que sejam as medi-

das adotadas, elas devem cobrir todos os pontos vulneráveis detectados. A res-

ponsabilidade para com a segurança - conhecida e dividida entre todos os funcio-

nários, é uma das garantias da preservação dos livros da coleção.

A divulgação das coleções é essencial para se atingir os objetivos do servi-

ço de coleções especiais e obras raras, e costuma despertar muito interesse e cu-

riosidade.

A coleção de obras raras funciona quase sempre como uma vitrine, aberta a

qualquer hora para os visitantes ilustres da instituição, para fotos de ilustrações

e folhetos, etc. De outro lado, é grande o esforço para se conseguir a implantação

de qualquer melhoria, para implementação de qualquer politica ou para expansão

do quadro de funcionários. Talvez por serem pouco comuns e pelo pequeno en-

tendimento que as pessoas tem de seus objetivos, as subvenções para sua ex-

pansão, manutenção, conservação, seguro e serviços técnicos são consideradas

difíceis de serem obtidas.

9 BIBLIOGRAFIA CONSULTADA

- BANKS, Paul N. Preservation of library materiais. In: Encyclopedia of library and

information science. New York, Marcel Dekker, 1978, v.23, p.180-222.

- FERGUSON, Stephen. Rare books in university libraries. Library Trends, Illi-

nois, 36(1):157-169, 1987.

- HORCH, Rosemarie Erika. O livro raro no Brasil. Comunicações e Artes. São

Paulo, 11:63-71,1982.

- ROUVEYRE, Edouard. Livres rares. In: Connaissances nécessaires à un bi-

bliophile... 5. ed. Paris, 1899. v.3, p.207-211.

- SILVA, Sonia T. D. G. & LANE, Sandra S. Os inimigos dos nossos amigos. Bo-

letim do IMECC-UNICAMP. Campinas, 19 jul. 1987. p.5.

- WYLY, Mary P. Special collections security: problems, trends, and conscious-

ness. Library Trends, Illinois, 36(1 ):241-256,1987.

SERVIÇO DE REFERENCIA/INFORMAÇÃO EM SISTEMAS/REDES DE BI-

BLIOTECAS UNIVERSITÁRIAS -SUBSÍDIOS PARA PROJETO DE IMPLANTA-

ÇÃO

Nice Figueiredo

Pesquisador Titular

IBICT/ECO - UFRJ

A estruturação de um serviço de referência/informação nas Redes/Sistemas de

Bibliotecas Universitárias Brasileiras propiciará maximização dos recursos existentes

e melhor atendimento às necessidades informacionais dos usuários destas biblio-

tecas. Fornece-se subsídios para a implantação deste serviço, com considerações

sobre as qualificações para o quadro de pessoal, constituição da coleção de refe-

rência, descrição do meio ambiente adequado, das políticas a serem mantidas, e

das estatísticas a serem coletadas, com os respectivos formulários, e os métodos

para avaliação do serviço. Sugere-se, ao final, as etapas para a implantação do

projeto.

INTRODUÇÃO

O atendimento ao usuário e a prestação de serviços informacionais devem

ser estimulados através de atividades específicas executadas por pessoal treina-

do, capaz e especializado, para otimizar a interação informação/bibliotecário/usuá-

rio. A estruturação formal de um Serviço de Referência/Informação nas Bibliotecas

Universitárias pode maximizar o uso da informação e propiciar melhor atendimento

a demanda maior e mais qualificada dos usuários do sistema/rede.

A proposta de um serviço com centralização coordenada e descentralização

de atendimento pode propiciar melhor aproveitamento de recursos existentes. Uma

Biblioteca Central, gerenciando as atividades de referência/informação, deve ter

como base uma forte coleção de obras de referência de todos os tipos e formatos,

básicas e genéricas, e ser um centro coordenador que coleta/reúne e/ou dissemi-

na as informações existentes em todas as unidades que se articulam na rede/sis-

tema.

As ações de coordenação devem ser formuladas com a participação de

elementos representativos de todos os segmentos envolvidos (bibliotecários e

usuários) para que haja um entendimento que possibilite a ação integrada e o inter-

câmbio de informações, ou mesmo o remanejamento de partes da coleção ou de

fontes de informação para onde for mais adequado.

A organização administrativa do Serviço de Referência/Informação deve

conter considerações sobre políticas a serem adotadas na rede/sistema, planeja-

mento de coleta de dados e do quadro de pessoal, sobre o ambiente físico e a co-

leção a ser constituída, especificações, definição das atividades a serem desen-

volvidas pelo setor, e dos métodos de avaliação continuada para replanejamento,

finalizando com a descrição das etapas para a implantação do projeto de estrutu-

ração do Serviço. É o que se propõe este trabalho.

Subsídios para Projeto de Implantação de Serviço de Referência/Informação

1 OBJETIVOS

1.1 Objetivo Geral:

Tornar possível e/ou facilitar acesso às fontes informacionais relevantes aos

programas de Ensino/Pesquisa/Extensão.

1.2 Objetivos específicos:

—Otimizar a utilização dos recursos informacionais na Biblioteca e/ou Re-

de/Sistema;

— Facilitar o acesso às informações existentes no país e no exterior.

2 JUSTIFICATIVA

Considerando que é através de estruturação formal de um Serviço de Refe-

rência para a Rede/Sistema que as Bibliotecas podem melhor atuar como suporte

para as atividades de Ensino/Pesquisa/Extensão na Universidade;

Considerando a necessidade de adequar os serviços das Bibliotecas para

atender a demanda maior e mais qualificada dos usuários;

Propõe-se o estabelecimento de Serviço de Referência/Informação nas Bi-

bliotecas que integram a Rede/Sistema, a fim de:

a) racionalizar a organização dos recursos humanos;

b) maximizar o uso dos recursos informacionais nas diferentes áreas de

conhecimento;

c) otimizar a interação Informação/Bibliotecário/Usuário.

3 ESTRUTURA

Na Rede/Sistema de Bibliotecas deve ser obedecida a seguinte estrutura

para a prestação e serviços de referência:

Cada Biblioteca deve formar o quadro de pessoal, devidamente treinado, pa-

ra a prestação de serviço de referência de alto nivel, como apoio às atividades de

ensino/pesquisa/extensão em cada Campus; este pessoal deve ser destacado no

quadro atual, com a designação formal necessária para isto e ser paulatinamente

reforçado, quer quantitativamente quanto qualitativamente, isto é, com pessoal com

capacitação em áreas de assunto especializadas e compatíveis com as áreas de

assunto de cada biblioteca e os serviços/produtos oferecidos.

Cada Biblioteca deve, como resultado dos estudos de usuários, desenvolver

uma coleção básica indispensável e estabelecer os serviços de referência ade-

quadas para atender as necessidades imediatas de informação do campus, con-

forme as áreas de assuntos existentes. A prestação de serviço de referência que

extrapole ao escopo da Biblioteca deve ser encaminhada à Biblioteca Central.

A Biblioteca Central, além de atender pedidos de levantamentos bibliográfi-

cos exaustivos e/ou em assuntos muito especializados, deve coordenar e/ou for-

necer regularmente às Bibliotecas da Rede/Sistema, os serviços de: Disseminação

Seletiva da Informação, Comutação Bibliográfica, Empréstimo-entre-Bibliotecas,

Sumários Correntes, Boletim de Informação Especializada, com base no Catálogo

Coletivo de Periódicos, no levantamento dos perfis dos usuários e nos formulários

do COMUT remetidos pelas diferentes bibliotecas da Rede/Sistema.

Cada biblioteca deve analisar as suas condições atuais, no que diz respeito

ao espaço físico necessário ao desenvolvimento formal de um serviço de referên-

cia / informação, reformular o lay-out e providenciar os equipamentos/mobiliário

mais adequados a esta prestação de serviço.

O serviço de referência / informação deve ser executado de forma estrutu-

rada e uniforme em todas as bibliotecas e, para isto, devem: fazer uso de formulá-

rios padronizados para as coletas de dados estatísticos do setor, elaborar manual

de serviço com procedimentos uniformes, na medida do possível, e estabelecer

políticas gerais para a atuação do serviço. A avaliação do serviço de referência

deve ser prevista para longo prazo, adotando-se para isto técnicas e metodologias

comuns para toda a Rede / Sistema.

4 ORGANIZAÇÃO ADMINISTRATIVA DO SERVIÇO DE REFERÊNCIA

4.1 Quadro de Pessoal

O quadro de pessoal para o serviço de referência/informação precisa ser

cuidadosamente selecionado, o administrador destacando os bibliotecários e o

pessoal de apoio necessários. Os bibliotecários para esta função devem ser es-

colhidos não somente com base na formação acadêmica, mas, principalmente,

como pessoas de mente aberta, com habilidade de se comunicar com facilidade e

que tenham curiosidade intelectual. A este pessoal deve ser oferecido treinamento

permanente em serviço e oportunidade para educação continuada. Quando se tor-

nar possível, os bibliotecários devem adquirir treinamento em áreas especializadas

de assunto, bem como o corpo de pessoal deve contar com auxiliares de tempo

parcial, capacitados em áreas especializadas, para complementar a prestação de

serviço de referência nas bibliotecas.

4.2 Coleção de Referência

Unia coleção de referência forte, diversificada e aprofundada, cobrindo vá-

rios tipos de materiais e servindo de suporte não só para os trabalhos bibliográfi-

cos da biblioteca, mas também para embasar toda a pesquisa científica local, é ca-

racterístico de biblioteca universitária. Assim, devem ser incluídos na coleção das

bibliotecas da Rede/Sistema materias quê, conforme o estudo de usuários e as

áreas de assuntos da biblioteca, tenham potencial de responder as demandas in-

formacionais do campus, nos níveis de ensino/pesquisa/extensão. Esta coleção

deve ser examinada periodicamente quanto ao seu uso, atualidade e condições fi-

sicas e, conforme o caso, sofrer processo de atualização, reposição, remaneja-

mento, duplicação, descarte, etc. Quanto aos tipos de materiais existentes na co-

leção de referência, deve-se salientar que, de acordo com as áreas de assunto, há

necessidade diferenciadas de informação e esta orientação ou conhecimento deve

basear o desenvolvimento desta coleção nas bibliotecas da Rede/Sistema, qual-

quer que seja o suporte físico do material selecionado.

Os bibliotecários devem, sob liderança do administrador, realizar estudos na

literatura nacional e estrangeira para aprenderem sobre as necessidades de infor-

mação nas diferentes áreas de assunto, bem como adquirirem suas respectivas

coleções de referência, os quais e manuais bibliográficos especializados que pro-

piciam o desenvolvimento da coleção de referência nas áreas de interesse.

4.3 Ambiente Físico

Estudos realizados mostram que o clima da biblioteca, propiciado por ilumi-

nação, ventilação, arranjo físico, ¡nfluência o comportamento do usuário. É impor-

tante que este fator seja levado em consideração, como também a escolha do mo-

biliário/equipamentos para o serviço de referências nas bibliotecas. O setor deve

ser instalado em local tao próximo quanto possível da área principal de circulação

de usuários, e em local que ofereça iluminação e ventilação adequadas; inclusive,

que propicie um certo nível de privacidade. Um balcão, especialmente projetado

para este serviço, reduz a formalidade e propicia um Contacto mais efetivo na inte-

ração bibliotecário/usuário. A coleção deve ser organizada» e disposta de modo a

permitir fácil acesso e uso confortável, o arranjo não obrigatoriamente seguindo a

ordem da classificação, mas por grupos ou "ilhas" por tipos de materiais, devida-

mente sinalizados. Devem existir, ao lado das estantes de referência, mesas altas

inclinadas, que são mais adequadas para a consulta rápida destes materiais. Me-

diante estudo de uso, identificar os títulos mais utilizados para responder as ques-

tões de referência e colocá-los em pequena estante próxima ao balcão de refe-

rência, facilitando e agilizando o serviço. 4.4 Políticas

- Um profissional bibliotecário deve estar à disposição dos usuários durante

todo o período de atendimento da biblioteca.

- Deve haver uma alocação de verba adequada para o estabelecimento e a

manutenção permanente das coleções de referência das bibliotecas.

-Um manual de serviço específico para a seção de referência deve ser pre-

parado, com todas as instruções para a execução das tarefas, inclusive com um

Quadro de Distribuição de Tarefas do Setor.

-Reuniões periódicas devem ser realizadas entre o pessoal de referência e o

de processos técnicos, bem como outros elementos chave em cada biblioteca. À

Biblioteca Central cabe programar reuniões entre os bibliotecários de referência da

Rede/Sistema, por áreas de assunto, ou como convier.

- Os bibliotecários de referência devem ser motivados pela administração a

manter contactos com os usuários, tanto na biblioteca, como na comunidade aca

dêmica, e todo o pessoal ser informado de que deve apoiar de todas as maneiras a

prestação de serviço de referência/informação.

-A Biblioteca deve determinar o tempo máximo a ser dispendido com cada

usuário (sugere-se não mais de 20 minutos para cada questão). Ultrapassado este

tempo, ou prevendo-se que a questão leve mais de que este tempo para ser res-

pondida, o usuário deve ser solicitado a retornar mais tarde ou deixar meios de a

biblioteca se comunicar com ele.

- Os tipos e níveis de serviços de referência a serem fornecidos devem ser

estabelecidos conforme a categoria do usuário: professor, aluno de graduação,

aluno de pós-graduação, funcionário da universidade, membro da comunidade lo

cal, conforme convier à cada biblioteca e particularmente no último caso, em situa

ção de convênios ou de necessidade de apoio local.

— O pessoal deve ser notificado de que o usuário jamais deve deixar a biblio-

teca sem uma resposta a seu problema de informação, ainda que seja informação

referencial.

— Projetos para orientação e instrução bibliográfica dos usuários devem ser

promovidos em todas as bibliotecas, como o intercâmbio de programas por áreas

de assuntos, e módulos básicos comuns.

—A cooperação entre todas as bibliotecas da Rede/Sistema, a nível estadual,

regional, nacional e internacional é indispensável para o atendimento satisfatório

das necessidades informacionais de todos os usuários. Esta cooperação deve ser

incentivada e coordenada pela Biblioteca Central, através do setor de referên-

cia/informação das Bibliotecas.

— A avaliação periódica do serviço de referência faz parte da rotina do próprio

serviço e deve ser promovida pela Biblioteca Central, fazendo uso de metodologias

apropriadas.

— A coleção de obras de referência, incluindo periódicos de índices, de resu-

mos, de revisão, mapas, atlas, leis e decretos, catálogo de banco de teses, etc,

deve ser localizada em um espaço físico único do edifício, podendo haver duplica-

ção de dicionários, por exemplo, quando a demanda o exigir.

*- O pagamento pelo fornecimento de cópias de documentos e de serviços de

referência especializados devem ser fixados conforme o tipo de usuário e a critério

de cada biblioteca, com anuência da Biblioteca Central afim de propiciar um trata-

mento uniformizado na Rede/Sistema.

— As bibliotecas da Rede/Sistema através do setor de referência especificó,

devem promover o uso extenso das coleções e serviços, fazendo uso de instru

mentos e métodos os mais diversos, como: cursos, palestras, exposições, carta

zes, boletins, comunicações orais e escritas, formais e informais.

5 ESTATÍSTICAS

A coleção de dados estatísticos da prestação de serviço de referência deve

ser feita de maneira rotineira, sistemática e padronizada em todas as bibliotecas da

Rede/Sistema. Estes dados devem servir de base para decisões administrativas

do setor, com relação ao quadro de pessoal, as horas de pico, coleção, partes ou

assuntos mais demandados, usuários, identificando quem e como faz uso da cole-

ção de referência, etc.

Inicialmente, ao se instalar o setor, é preciso que haja uma coleta de dados

estatísticos os mais completos possíveis, para se poder obter o quadro real da si-

tuação do uso da coleção e dos serviços, em todos os aspectos, quais sejam:

áreas de assunto mais e menos demandados (para fins de desenvolvimento da

coleção adequada), títulos mais comumente utilizados para respostas às questões

(para criar a coleção de referência rápida em estante própria próxima ao balcão de

referência), quem faz demanda ao serviço (para auxiliar no estabelecimento do ní-

vel, profundidade da coleção, horários de pico (para escalonar pessoal suficiente),

etc.

É necessário obter um quadro bastante claro e completo das atividades do

setor e, em analisando os resultados da coleta, estabelecer diretrizes para possibi-

liar o planejamento a longo prazo desta prestação de serviço.

Uma papeleta única deve ser adotada, neste início da implantação do servi-

ço, para coletar os dados necessários; à médio prazo, e com o maior conheci-

mento do funcionamento do setor, pode-se abandonar certas coletas, re-implan-

tando-as temporariamente quando necessário para manter real o quadro de uso do

serviço e da coleção de referência.

Em princípio, vê-se a necessidade de estabelecer dois tipos de formulários:

um para ser utilizado para o registro de questões de referência e outro para o re-

gistro dos levantamentos bibliográficos.

Define-se questão de referência como aquelas propostas pelos usuários e

que podem ser facilmente respondidas através de busca bibliográfica em enciclo-

pédias, dicionários, atlas, diretórios biográficos, geográficos, estatfscos, de organi-

zações, anuários, manuais, etc. e nos catálogos da biblioteca.

Incluídas neste tipo de questão: existência de obra de determinado autor ou

assunto, dados biográficos, datas, endereços, fórmulas, definições, fatos corren-

tes, etc. Também, questões complexas que exijam busca em obras mais numero-

sas e/ou especializadas, e que demandem maior tempo. Não são incluídas as

questões de caráter geral, como: horário da biblioteca, localização das seções e

dos catálogos, etc, que devem ser respondidas pelo uso adequado de sinalização

e da distribuição do Guia da Biblioteca.

De início, no entanto, estes tipos de questões devem ser anotados à parte,

para justamente orientar a eliminção destas lacunas quanto à organização e lay out

de biblioteca.

Define-se levantamento bibliográfico como aquela busca mais profunda e

especializada e que toma mais tempo, portanto, para ser realizada. Enquanto que

as questões de referência devem ser respondidas no próprio balcão, estes levanta-

mentos são realizados internamente e dentro de um prazo combinado com o usuá-

rio. É uma busca que se realiza em fontes tais como: periódicos de resumos, índi-

ces, bibliografias especializadas, sumários, catálogos diversos, guias de literatura,

etc.

Quanto às questões de referência é necessário, primeiramente, registrar o

tipo da questão:

- tatuai: requer o uso de obra de referencia e nao leva mais do que 15 mi-

nutos;

- de Referência: requer o uso de obra de referência e leva mais de 15 mi-

nutos;

- direcional: não requer o uso de obra de referencia e deve ser registrada à

parte;

- verficação bibliográfica: conferindo-se ou buscando nos catálogos refe-

renciação ou informação trazida pelo usuário em busca de autor/título/as-

sunto;

- instrução - no uso dos recursos bibliográficos existentes.

Outros dados que levem ser registrados quanto à questão de referência:

- forma de pedido: pessoalmente, carta, telefone;

- tipo de usuário: professor, aluno de graduação ou pós-graduação;

- período do dia: manhã, tarde, noite;

- dia da semana: tempo dispendido para resposta;

- título das obras utilizadas: área de assunto com a respectiva classificação, se a

resposta foi considerada completa, parcial ou se a questão não pôde ser res-

pondida ou se o usuário foi remetido a outro local, (referencial).

MODELO DA PAPELETA

Solicitação de levantamento bibliográfico

6 SERVIÇO DE REFERÊNCIA/INFORMAÇÃO

As atividades de um setor de referência / informação, representam uma am-

pla gama de ações, desde o tradicional serviço de referência até a moderna busca

de dados on-line, e de biblioteca para biblioteca existem diferenças substanciais na

extensão e variedade de serviços que podem ser oferecidos. Como ilustração,

lista-se os mais comuns nas bibliotecas universitárias/especializadas brasileiras:

1) Provisão de documentos

Circulação

Consulta no local Empréstimos-

entre-bibliotecas Comutação

Fornecimento de cópias Entrega

de material a pedido Preparação

de traduções

2) Provisão de informações

Questões de referência simples (fatuais)

Questões de referência complexas

Serviço referencial para outras fontes, inclusive pessoas

Acesso à base de dados

3) Provisão de auxílio bibliográfico

Localização de material

Verificação de referências

Levantamentos bibliográficos em assuntos especializados, a pedido

4) Serviços de Alerta.

Informais: exposições, murais, circulares

Formais:

Listas de novos materiais

Circulação de periódicos

Sumários correntes

Boletim bibliográfico informativo (bibliografias, resenhas, críticas)

Disseminação seletiva da informação

5) Orientação ao usuário

Provisão de Guias de biblioteca

Cursos de orientação

Cursos de instrução bibliográfica

Promoção dos serviços

6) Auxilio editorial

Preparação de obras individuais

As bibliotecas da Rede/Sistema devem decidir quais os tipos de serviços

que devem oferecer aos seus usuários, de acordo com o conhecimento sobre as

necessidades de informação em áreas especializadas de assuntos e com os re-

sultados dos estudos de usuários. Além disto, devem ser considerados os servi-

ços que são oferecidos regularmente pela Biblioteca Central evitando-se não só a

duplicação desnecessária, como também constituindo-se um fluxo constante de

cooperação e interação entre todas as bibliotecas com as mesmas áreas de as-

sunto, e com a Biblioteca Central. Todos os serviços, quer iniciados pela Biblioteca

Central, quer pelas bibliotecas locais devem atingir o objetivo final de fornecer a

informação desejada pelo usuário, ou a informação referencial de onde obter a in-

formação; a biblioteca local deve providenciar para que a provisão da informação

desejada se realize dentro do menor prazo possivel.

7 AVALIAÇÃO

Deve-se procurar obter, além dos dados quantitativos sobre a prestação de

serviço de referência, dados qualitativos, que mostrem o nível de eficiência do se-

tor. É importante também que se obtenha uma retroalimentação por parte do usuá-

rio, quanto à eficiência do serviço, sob o seu ponto de vista. Assim, a longo prazo,

isto é, depois de ter constituido o corpo de pessoal adequado, e uma coleção de

referência básica razoável, e ter atingido alguma experiência no serviço, a Biblio-

teca Central deve planejar uma avaliação deste serviço. Para isto é necessário

examinar quais as técnicas e metodologias mais indicadas, e fazer o estudo a partir

da análise dos dados quantitativos coletados pelo serviço nas diferentes bibliotecas.

É recomendável que as metodologias selecionadas envolvam diretamente os

bibliotecários (aplicando questões de teste, por exemplo) e os-usuários, através da

aplicação de questionários.

8 ESTAPAS PARA A IMPLANTAÇÃO DO PROJETO

Pessoal: Curto - Designação formal de pessoal para o serviço de referên-

cia/informação para cada Biblioteca. Médio - Reforço do pessoal,

conforme a necessidade. Longo - Formação do quadro definitivo,

inclusive com pessoal de tempo parcial para complementar a

prestação de serviço de referência/informação especializada.

Coleção: Curto - Levantamento da coleção de referência existente, remetendo a

listagem para a Biblioteca Central. Início do estudo de uso da coleção,

por bibliotecários e usuários em todas as bibliotecas. Médio -

Elaboração do orçamento necessário ao fortalecimento/atualização das

coleções existentes nas bibliotecas.

Longo - Aquisição e manutenção da coleção básica para cada biblioteca,

e da coleção ampla e aprofundada da Biblioteca Central.

Arranjo Físico: Curto - Estudo do espaço físico atual para alterações mais imedia-

tas, inclusive com a adoção de sinalização adequada. Formar co-

leção de catálogos de mobiliário/equipamentos. Médio -

Planejar e providenciar aquisição de novo mobiliário,

equipamento, etc.

Longo - Executar novo lay-out para a seção, considerando os ar-

ranjos ambientais modernos para bibliotecas e a conveniência do

serviço.

Políticas: Curto - Estudo, pelas bibliotecas da Rede/Sistema e pela Biblioteca Cen-

tral, das políticas a serem importadas, com relação ao serviço de refe-

rência/informação.

Médio - Aprovação e implantação das políticas.

Longo - Reavaliação das políticas.

Estatísticas: Curto - Definição dos formulários para estudo de uso; início das co-

letas de dados.

Médio - Análise da coleta de dados e estabelecimento de recomen-

dações.

Longo - Tomada de decisões com relação ao pessoal, coleção, ser-

viços, etc, conforme as recomendações feitas e o estudo de uso.

Avaliação: Longo - decidir quais as técnicas/metodologias a serem aplicadas e

implantação da pesquisa para avaliação nas bibliotecas.

OBSERVAÇÃO: Propõe-se para medida de Curto Prazo: 3-6 meses

Médio Prazo: 6 meses a 1 ano Longo Prazo:

1-2 anos BIBLIOGRAFIA

1. CIUKI, M., Recording of reference/information service activities: a study of

forms currently used. RO, 16(4): 273-283,1977.

2. A COMMITMENT to reference services: developmental guidelines for small and

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cia. Ciência da Informação, 6(2) 87-88 1977.

9. RECOMENDAÇÕES práticas para o aperfeiçoamento do serviço de referên-

cia/informação nas bibliotecas brasileiras. R. Bibliotecon. Brasilia 11(1):

35-44, jan/jun 1983.

10. SERVIÇOS oferecidos por bibliotecas especializadas, R. Brasil. Bibliotecon.

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11. TÉCNICAS e métodos para avaliação de serviços de referência. Estudos

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13. O usuário e o processo de referência, in: Estudos Avançados em Biblioteco-

nomia e Ciência da Informação, ABDF, 1983 v.2, p. 19-59.

14. NEVES, F.l. & MELO, M.G.L., O "status quo" do serviço de referência em bi-

bliotecas brasileiras. Ciência da Informação, 15(1): 39-44 jan./jun. 1986.

15. THE REFERENCE LIBRARIAN: Reference services administration and

management, (3) 1982.

16. WITTER, G.P., Aspectos psicológicos no relacionamento bibliotecário e usuá-

rio. Ciência da Informação, 75(1): 33-38. jan./jun. 1986.

ABSTRACT

The establishment of reference/information services in the university libraries

systems in the country will make it possible to maximize the use of resources avai-

lable, propiciating, at the same time, the best attention to the users' needs in these

libraries. Therefore, considerations are made on the staff and its qualifications, col-

lection development criteria are provided, as well as a description is given for the

adequate environment for the service. Also, a listing of policies to be maintained

and the statistics to be collected are suggested, and so evaluation methods for the

service are discussed. Finally, the phases for the development of the reference/in-

formation service is provided.

PONTIFICIA UNIVERSIDADE CATÓLICA DE CAMPINAS

FACULDADE DE BIBLIOTECONOMIA

DEPTO. DE PÓS-GRADUAÇÃO

PROJETO ERA UMA VEZ A "CASA DA MADRINHA"

María Cecillia Malta Valle Diretora

da Biblbteca Central do Centro de

Letras e Artes - UFRJ

Projeto para integração das crianças de 2 a 6 anos, da Favela Divinéia, à Bi-

blioteca da Faculdade de Letras/Centro de Letras e Artes/UFRJ.

1 JUSTIFICATIVA

A Reitoria da UFRJ estabeleceu um amplo programa de Extensão Universi-

tária para os jovens residentes nas favelas do Campus Vicinai da Maré (UFRJ),

em Bohsucesso e da favela Divinéia, na Ilha do Fundão.

O projeto inicial de aceleração da escolaridade para a qualificação profissio-

nal de jovens de 14 a 17 anos está em pleno andamento e com resultados alenta-

dores. Dando prosseguimento foi feito um projeto de alfabetização para crianças

de 6 a 7 anos, e o Jardim de Infância para crianças de 2 a 6 anos. Estas crianças,

ainda não alfabetizadas, são o público alvo deste projeto.

A Biblioteca Central do Centro de Letras e Artes/UFRJ possui um acervo

considerável de material bibliográfico infanto-juvenil que foi denominado "Casa da

Madrinha".

A Faculdade de Letras/UFRJ oferece cursos de Literatura Infantil e, desde

1988, está em pleno funcionamento pela Coordenação de Pós-Graduação o Curso

de Especialização em Literatura Infantil, com 20 alunos regulares.

Trazer as crianças à Biblioteca é por si só a grande justificativa do projeto. E

mais:

1.1 Era uma vez... uma Biblioteca

A BC/CLA possui 5.000 m

de área ocupada. Para o projeto Era uma vez a

"Casa da Madrinha" reservamos um espaço de duas salas, à entrada da Bibliote-

ca.

A algazarra natural e gostosa das crianças será ouvida e sentida sem per-

turbar os estudiosos, os pesquisadores.

1.2 Era uma vez... uma Coleção

A Biblioteca é o mundo dos livros. A Coleção "Casa da Madrinha" seria o

reino encantado em que as crianças penetrariam como num sonho nunca imagina-

do e que se transformaria para elas no mundo de faz de conta; os livros seriam as

varinhas de condão e as histórias mágicas mostrariam o outro lado, o mundo ma-

ravilhoso e fantástico da literatura infantil.

1.3 Era uma vez... o pessoal

Bibliotecários, professores de Teoria Literária, alunos dos cursos de Literatu-

ra Infantil, bolsistas da Faculdade de Letras, já existem. É só começar a penetrar

no "País das maravilhas".

1.4 Era uma vez... a Biblioteca parada, arquivo de livros

A Biblioteca é um organismo vivo, vibrante e atuante. Precisa de novas for-

ças e as forças novas virão com a gurizada que, com certeza, não conhece este

ser Biblioteca. As crianças farão a Biblioteca ser, ocupando um cantinho especial,

descobrindo os livros novos, brilhantes e coloridos da coleção, penetrando nas

suas páginas, aprendendo e apreendendo as suas estórias que, mudando as suas

cabecinhas, atuarão como a mágica de transmudação de crianças estigmatizadas

- faveladas em faveladas - consciente do seu ser.

1.5 Era uma vez... uma Biblioteca atuante

A Biblioteca precisa ser dinâmica. Funciona como um polo multiplicador de

conhecimentos.

Cabe ao pessoal envolvido neste projeto mostrar as riquezas nela escondi-

da, abrindo a arca do tesouro, dividindo-o com as crianças.

1.6 Era uma vez... uma Biblioteca participante

A Biblioteca precisa usar todo o potencial que jaz nos subterrâneos do cas-

telo. As crianças devem iniciar o arejamento dos cantos escondidos. Surgirá uma

Biblioteca que atingirá um de seus objetivos que é a informação e a comunicação

da POESIA. A poesia é de todos e para todos.

A poesia do canto escondido no castelo encantado será levada para fazer

brilhar os olhinhos de outras crianças do mundo sem encantos da favela.

1.7 Era uma vez... uma oficina de criação

Abrindo os portões da POESIA para as crianças, os bibliotecários, os pro-

fessores e os alunos e/ou bolsistas de Letras e Belas Artes transformarão a Bi-

blioteca numa oficina: os bibliotecários com seu trabalho técnico; os professores

ministrando as aulas; os alunos e/ou bolsistas de Letras e Belas Artes colocando

em prática o que aprenderam nos cursos teóricos.

O trabalho com as crianças é uma oficina de criação. A criação da poesia.

2 OBJETIVOS

O objetivo inicial é mostrar, a um grupo marginalizado pela sociedade, o

mundo dos livros.

Mostrando um mundo novo, o segundo objetivo é desenvolver, nas crianças,

o gosto pela leitura.

Desenvolvendo o gosto pela leitura, o terceiro objetivo é introduzir as crian-

ças na Biblioteca.

Introduzindo as crianças na Biblioteca chega-se ao quarto objetivo que é en-

sinar a usar a Biblioteca.

Ensinando a usar a Biblioteca atinge-se o objetivo principal: a formação de

novos usuários.

Formando novos usuários a Biblioteca também atinge seu objetivo básico:

"Servus servorum Scientiae".

3 METODOLOGIA

O trabalho conjunto dos bibliotecários, professores, alunos e/ou bolsistas de

Letras é essencial para a completa interação crianças-Biblioteca através da Lin-

guagem.

Bibliotecários - preparar tecnicamente a coleção: registro, catalogação, es-

tabelecimento de entrada, identidade, cabeçalhos de assunto, classificação. Verifi-

cação das fichas datilografadas e sua inclusão nos diversos fichários - auxiliares

e do público. Verificar a preparação do livro para empréstimo - bolso, cartões e

etiqueta. Verificar a colocação das obras nas estantes. Levantamentos bibliográfi-

cos. Preparar as listagens para aquisição. Ensinamentos básicos do uso da Bi-

blioteca. Orientar a descoberta do mundo dos livros.

Professores - orientar os alunos e/ou bolsistas de Letras para a aplicação

da parte teórica ministrada nos cursos de graduação e pós-graduação da Faculda-

de de Letras/UFRJ.

Alunos e/ou bolsistas de Letras - aplicar a aprendizagem dos cursos teóri-

cos de Literatura Infantil. Dinamizar o contato com os livros através de hora do

conto, aplicar as artes cênicas na interpretação de textos, teatralizaçao de contos,

criação de textos, etc.

Bolsistas de Belas Artes - aplicar a linguagem artistica e seus materiais no

exercício de interação das artes plásticas à literatura.

3.1 O reino da linguagem

O reino da linguagem é habitado por três personagens: a linguagem oral, a

linguagem artística e a linguagem dramática.

A linguagem oral é a raiz da nossa formação cultural. Ela nos foi trazida na

bagagem dos primeiros portugueses, após o descobrimento e aqui se misturou e

se enriqueceu com as influências indígena e africana. Os narradores que encanta-

vam platéias com suas histórias e as pretas velhas que embalavam as crianças

brancas com as lendas, as histórias de fadas, duendes, bichos e assombrações

são os precursores da moderna literatura infantil.

A linguagem artística surge das formas plásticas trabalhadas pelas crianças.

O visualismo das ilustrações dos livros coloridos não necessita das letras. Os

desenhos, as pinturas, os recortes nascem através da criatividade das crianças e

se transformam em linguagem, em estórias novas.

A linguagem dramática servirá de incentivo à inventividade e ao extravaza-

mento da energia mágica das crianças, na teatralizaçao dos contos tradicionas e

na criação de novas peças.

As três linguagens despertam o lado lúdico infantil. A palavra, o desenho e o

teatro se juntam e se ajustam transformando-se em novos livros.

A capacidade crítica da criança, em contato com este livro vivo, será um

manancial rico para o aprendizado dos professores e alunos envolvidos com o

projeto. As crianças são a fôrma que darão forma a novas formas do pensar literá-

rio.

4 EQUIPAMENTOS

As salas que poderão ser utilizadas no projeto necessitam mobiliário apro-

priado para crianças: mesas, cadeiras, estantes, quadro de aviso, vasos de plan-

tas.

Existe ar refrigerado central nas salas.

Ao lado das salas programadas para o projeto há um auditório para 30 luga-

res, que poderá ser utilizado quando necessário.

5 MATERIAL BIBLIOGRÁFICO

Já existe uma coleção básica de literatura infantil no acervo da Biblioteca.

Em 1988 houve uma aquisição considerável de livros infantis que estarão in-

corporados à coleção "Casa da Madrinha" até o início deste projeto.

Uma bibliografia de todas as obras infanto-juvenis do acervo já foi organiza-

da pela Biblioteca.

Listagens sobre o assunto foram cedidas à Biblioteca por professores de

Teoria Literária e Literatura Brasileira e servirão de subsídio às novas aquisições.

Ncvas aquisições sobre o tema devem ser realizadas periodicamente. A lite-

ratura infantil tem tido um grande desenvolvimento nos últimos anos. Professores-

autores e autores-alunos da Faculdade de Letras têm participado da explosão edi-

torial infantil.

Os autores infantis - professores e alunos da UFRJ - poderão ser convida-

dos para participar do projeto, falando às crianças sobre o ato de criação literária.

6 O TEMPO NO "ERA UMA VEZ"...

A Sub-Reitoria de Pessoal e Serviços Gerais - SR-4 deverá ser contactada

para ceder uma viatura, para transporte das crianças, da sala de aula à Faculdade

de Letras.

A duração do projeto deverá, no primeiro semestre de 1989, ser ajustada à

aceitação pelas crianças. De início, uma vez por semana, no horário de um expe-

diente-aula.

No inverno, ouvido o diretor da Faculdade de Letras, poderão ser usados os

jardins internos da Faculdade, em programas dirigidos pelos professores, alunos

e/ou bolsistas de Letras e bolsistas de Belas Artes.

A ocupação interna da Biblioteca e externa da Faculdade servirá à integra-

ção criança-universidade.

O mundo pobre e favelado infantil penetrando o mundo rico e culto universi-

tário resultará em benefícios para os dois universos representados no projeto, que

poderia ser chamado "no mundo do troca-troca": os adultos doando conhecimento

e adquirindo sabedoria; as crianças recebendo conhecimento e doando sabedoria.

7 CONCLUSÃO

A descoberta dos livros e da Biblioteca criará hábitos permanentes de leitu-

ra. A lapidação da pedra bruta - a criança-favelada, que nunca soube da existên-

cia de Biblioteca, resultará num tesouro incalculável: o futuro usuário que desde

pequeno terá intimidade com o livro e o transformará num amigo. Será o leitor cui-

dadoso, o leitor pontual, o leitor que saberá dividir o livro com outros colegas; o

leitor que saberá preservar o livro para a posteridade. Enfim, o leitor-ideal, o que já

deveria existir numa Biblioteca Universitária.

O eterno sonho dos bibliotecários se transformará em realidade: os livros

passando inteiros, de geração em geração, bem cuidados pelos usuários; a Bi-

blioteca sendo um veículo de cultura para a Universidade e para a comunidade. A

transformação deve começar pelas crianças que, guiadas pelos espíritos das

fadas e dos duendes, se tornarão os futuros usuários conscientes. O sonho do "Era

uma vez..."para os que se aventurarem a penetrar no "Casa da Madrinha" está aí.

Vamos dizer como o cordelista Santa Helena:

O povão é camarada Ele dá

mas ele cobra. Quem tem

credibilidade Sua confiança

dobra, O refrão vai pra

cabeça -Meu irmão, não

esmoreça, Participe, MÃOS

À OBRA!

A criança e o jovem

Necessitam da Escola Pra

colher lições de vida,

Comer, brincar, jogar bola,

Tornando feliz seus pais, A

Nação sem marginais, Nem

escravos de esmola.

Veja as necessidades

Feitas num computador

Desta relação escolha. E

seja que item for, Vai

cimentar o abraço

Projetando no espaço As

Matrizes do amer...

Mãos à obra nas escolas

SATISFAÇÃO DOS USUÁRIOS DE BIBLIOTECAS UNIVERSITÁRIAS

Dinah Aguiar Población * Maria

Matilde Kronka Dias * *

Apresentação de resultados preliminares da pesquisa que a CBBU (Co-

missão Brasileira de Bibliotecas Universitárias) está realizando em âmbito nacio-

nal, "projeto simpatia", para avaliação do grau de satisfação dos usuários de biblio-

tecas universitárias. Pesquisa eleborada de acordo com metodologia científica, vi-

sando a participação do usuário nos projetos de avaliação de serviços oferecidos

pelos centros de informação e documentação, como embasamento para a estrutu-

ração ou reestruturação dos mesmos. O diagnóstico das condições disponíveis e

dos serviços oferecidos, constituem o objetivo geral da pesquisa. A aplicação do

questionário, distribuido a 511 bibliotecas de ensino e pesquisa, é descrita como

também a apresentação dos percentuais de respostas recebidas, por estado e sua

análise preliminar. Descreve também as recuperações que o programa, elaborado

pelo Instituto de Informática da PUCCAMP permite.

Presidente da Comissão Brasileira de Bibliotecas Universitárias (CBBU/FEBAB), Professora As-

sistente Doutora da ECA/USP e Professora Titular do Departamento de Pós-Graduação da Fa-

culdade de Biblioteca PUCCAMP.

* Assessora da CBBU/FEBAB, Bibliotecária do SIBI/USP, prestando serviços na Faculdade de

Direito da USP a Professora do Departamento de Biblioteconomia da Faculdade Tereza Marlin.

A nação vive um delicado momento que reflete as conseqüências de uma

erosão sócio-política que há algum tempo vinha, não só se agravando mas tam-

bém causando impacto pelas incertezas e incredibilidades que se acumularam em

todos os setores produtivos do país. Esta situação caótica, se não conseguisse

impulsionar considerável parcela dos cidadãos a tomar atitudes equilibradas, ad-

vindas de reflexões profundas, certamente acarretaria conseqüências desastro-

sas.

Assim, esse contexto social de "insatisfação" leva-nos a reconhecer que

é difícil esperar que a comunidade universitária e os pesquisadores apresentem

alto grau de satisfação pelos serviços de informação que estão disponíveis no

Brasil. No entanto, as necessidades de informação exigem ações para seu pronto

atendimento, principalmente na situação atual quando se evidencia com clareza, o

momento, que se não é desestimulante, pelo menos é preocupante.

Considerando-se os compromissos assumidos com os profissionais da

informação que atuam nas universidades, principalmente neste momento, justifica-

se a"Perestroika" da CBBU/FEBAB em realizar uma pesquisa de âmbito nacio-

nal, sem o suporte logístico (recursos humanos e financeiros) necessário para

empreender tarefa de tal envergadura.

No entanto, mesmo essas condições sócio-econômicas tão desfavorá-

veis não conseguiram desestimular urna considerável parcela dos bibliotecários

universitários que se integraram nesse esforço cooperativo. Esse fato é confirma-

do pelo alto índice de retorno das respostas provenientes das instituições de ensi-

no e pesquisa, localizadas em 87,5% dos estados da federação.

Fica assim comprovada a "garra" daqueles que têm coragem para en-

frentar desafios e têm boa vontade para participar de um "projeto simpatia". As

diferenças regionais que se refletiram nas características peculiares das respostas

são justificáveis pelas dimensões continentais de nosso país. No entanto, é evi-

dente que consolidou-se um elo comum entre norte e sul, quando grande parte dos

bibliotecários, participantes desta pesquisa, mostrou-se interessada em identificar

onde se localiza o "nó Górdio". Certamente foram motivados pelos problemas

enfrentados pelos usuários da informação ao utilizarem os serviços que lhe são

oferecidos pelas instituições universitárias. Com estas considerações apresenta-

mos neste evento alguns resultados preliminares da pesquisa nacional que, elabo-

rada de acordo com metodologia científica, foi programada de acordo com o se-

guinte cronograma:

CRONOGRAMA DO PROJETO DE PESQUISA

Os embasamentos teóricos para estudo de usuários são bastante enfáticos na

literatura, embora sejam constatados em menor escala na nacional (*) e em maior

profusão na internacional. A última revisão publicada pelo ARIST em 1988 (1)

tornou evidente o novo direcionamento normativo dos estudos que vêm sendo

realizados desde 1978. O estado das pesquisas sobre necessidades e usos da

informação, envolve também a participação do usuário nos projetos de avaliação

dos serviços oferecidos pelos centros de informação e documentação. Da mesma

forma vários autores preocupam-se com o desnho ou redesenho da estruturação

desses centros. Deve-se considerar sobretudo as implicações administrativas e

tecnológicas que visem atender as necessidades de informações de um usuário

dinâmico, que traz de seu meio ambiente e do seu-cotidiano uma série de

inquietações. Esse usuário não só deseja obter respostas às suas necessidades,

mas também espera que o bibliotecário participe de seus problemas e da busca

de informação, inserido no processo de interação, como afirma GARVEY^):

"When scientists are convinced that librarians understanding why com-

munication is the essence of science, the librarians will find that they will

have some enthusiastic collaborating scientists on their hands"

(1979:126).

Considerando-se esse objeto como o primordial do centro de informação

e documentação e sendo o bibliotecário ou o profissional especializado desta área,

o agente de quem se espera que contribua para que o estudioso ou pesquisador

alcance os resultados propostos no seu plano de trabalhom, nada melhor que esse

usuário demonstre as suas inquietações mostrando a realidade do serviço que lhe

é oferecido e ao quai ele te não so a opinar, mas exigir e participar.

- OBJETIVOS

A pesquisa tem por objetivo geral o diagnóstico das condições disponí-

veis "in-put" nas bibliotecas e/ou centro de informações para oferecer serviços

"out-put" aos pesquisadores, docentes e discentes de graduação e de pós-gra-

duação nas universidades e nos centros de investigação, instalados no pafs.

(*) A Bibliografia da Literatura Nacional sobre Usuários foi elaborada pelos alunos de pos-gra-

duaçâo em Bibloteconomia e Documentação da PUCCAMP, atualizada até 1988. (Encon-

traOse no prelo).

Como objetivos específicos este estudo centrou-se na avaliação a ser

feita pelos dois componentes: bibliotecários que dão atendimento aos usuários e

dos próprios usuários, enfocando as mesmas questões a serem respondidas

pelas duas categorias:

acervo disponível quanto aos tipos de documentos e assuntos de inte-

resse dos usuários;

serviços oferecidos para facilitar o acesso à informação e acesso

aos documentos e aspectos ergonômicos: organização e instalação

da entidade - Biblioteca e/ou Centro de Informação - quanto a

ambiente e funciono-grama.

- MATERIAL

O material utilizado foi o questionário (Anexos 1 e 2) que, após reformula-

ção decorrente do pré-teste, foi distribuído às 511 bibliotecas de ensino e pesquisa

cadastradas e localizadas nos 24 estados brasileiros. Esse cadastro, elaborado

pela CBBU/FEBAB, é decorrente da consulta de vários catálogos, de guias de ins-

tituições e da listagem fornecida pelo IBICT (Base BEN: Bibliotecas Universitárias

Brasileiras).

- MÉTODO

De acordo como cronograma já exposto na fase de planejamento foram

dimensionadas as várias etapas da pesquisa.

O pré-teste foi realizado com-a participação dos bibliotecários que estive-

ram pesentes à reunião de instalação oficial da CBBU/FEBAB, realizada em Re-

cife, em setembro de 1987, durante o 14

Congresso Brasileiro de Biblioteconomia

e Documentação, os quais haviam se comprometido desenvolver projetos em co-

laboração com a CBBU/FEBAB. Participaram dessa fase algumas bibliotecas das

Universidades sediadas nos estados da Bahia, Ceará, Espírito Santo, Minas Ge-

rais, Paraíba, Paraná, Pernambuco, Piauí, Rio de Janeiro e São Paulo.

A partir das respostas do pré-teste, o questionário foi reformulado e sub-

metido à apreciação dos analistas de sistema e de professores do Instituto de In-

formática da Pontifícia Universidade Católica de Campinas (PUCCAMP)) os quais

passaram a desenvolver uma base de dados para o "Sistema de Informações

sôbre Bibliotecas do Brasil".

Concomitantemente estava sendo elaborado o cadastro de endereça-

mento das instituições de ensino e pesquisa. A coleta foi realizada em várias fon-

tes disponíveis, ressaltando-se nessa fase a valiosa contribuição prestada pelo

IBICT. No entanto, deve-se esclarecer que a coleta de dads para o cadastro de

endereços foi bastante dificultada pela divergência de informações das várias fon-

tes consultadas. Os endereços além de incompletos, nem sempre permitiam iden-

tificar nas instituições universitárias, a existência ou não de bibliotecas e/ou cen-

tros de informação. Partindo-se do princípio de que a legislação exige a instalação

de biblioteca para reconhecimento da instituição e para o credenciamento dos cur-

sos, sobretudo os de pós-graduação, inferiu-se que deveria existir bibliotecas em

todas as Escolas, Faculdades, Instituições, Centros de Pesquisa, Cursos Superio-

res, Núcleos de Pesquis, Setores Especializados subordinados às Universidades

e às Entidades Mantenedoras como Fundações, Associações Educativas, Fede-

ração de Faculdade e outras designações relacionadas com ensino superior.

Da mesma forma, os cadastros específicos de bibliotecas que foram

consultados apresentam uma diversificação de nomenclatura: desde Biblioteca

Central, Sistema de Bibliotecas, Biblioteca Departamental, até Bibliotecas Setoriais

I, II, A, B, C e combinações de celebridades homenageadas em cada Universida-

de.

Estas múltiplas entradas estão merecendo um tratamento especial pelos

analistas de sistemas e listagens de consistência estão sendo elaboradas para

assegurar a informação correta que deverá ser incluída no GUIA DE BIBLIOTE-

CAS E/OU CENTRO DE INFORMAÇÃO DE INSTITUIÇÕES BRASILEIRAS DE

ENSINO SUPERIOR. Este sub-produto, resultante desta pesquisa, virá facilitar os

futuros estudos que devem ser programados pela CBBU/FEBAB visando atingir o

universo das bibliotecas, quer oficiais ou participar.

Assim, voltando ao cronograma, após a aprovação do formato do ques-

tionário que serviu de base para elaboração do projeto automatizado, foram deli-

neados programas para processamento das respostas. A seguir foi preparada a

distribuição, às instituições de ensino e pesquisa, do material acompanhado de ofí-

cio (Anexo 1) solicitando a aplicação dos questionários (Anexo 2) de acordo com a

seguinte metodologia:

CRONOGRAMA PARA APLICAÇÃO DO QUESTIONÁRIO E

APRESENTAÇÃO DE TRABALHO AO VI SNBU

PERÍODOS ATIVIDADES

Fevereiro

16 a 28 - recebimento do modelo do questionário.

- resposta imediata à parte 1 do questionário pelo responsável (chefe, di

retor) da biblioteca e/ou centro de documentação.

março

01 a 03 - duplicação de 50 exemplares de parte 2 (itens 2.1 a 2.6 do questionário)

- preparo das condições para estratégia para aplicação do questionário.

06 a 17 - aplicação dos questionários: funcionários da biblioteca e usuários (*)

18 a 24 - devolução dos questionários respondidos à CBBU.

25 - início do processamento das respostas pelo Instituto de Informática da

PUC CAMP.

"' - recebimento dos dados processados.

- início da redação.

abril - análise dos resultados e redação.

maio -------- entrega do trabalho para a-Comissão organizadora do VI SNBU

(*) Instrução para aplicação do questionário:

a) para os funcionários da biblioteca que dão atendimento aos usuários (considerar no má-

ximo 10 (dez) funcionários);

b) para os usuários - são considerados usuários todas as categorias mencionadas no item

2.1 e que freqüentem a biblioteca mesmo que seja usuário externo e não pertença ao corpo

da Unidade; neste item, junto à categoria do usuário, solicita-se também que o respon-

dente (pesquisador/docente/aluno de graduação ou pós) indique a área de especialidade

em que atua;

c) a soma dos respondentes dos itens a+b deverá complementar o total dos 50 (cinqüenta)

questionários duplicados. Após a distribuição dos questionários aos funcionários, os res-

tantes deverão ser aplicados aos usuários da seguinte forma: no dia 6 de março o primeiro

usuário receberá o primeiro questionário e assim sucessivamente até o dia 17, até que se

esgote o material.

- RESULTADOS

Os estudos cientométricos focalizam a importância da análise dos resul-

tados - "out-put" - em confronto com o "¡n-put" (facilidades oferecidas pelo

meio onde foi realizada a pesquisa).

Assim sob esta ótica estamos analisando as condições do "in-put" me-

diante as avaliações fornecidas pelos respondentes. Dessa forma procuramos te-

cer algumas considerações sobre os resultados preliminares obtidos até a pre-

sente data, os quais serão incorporados ao "out-put" final.

As respostas recebidas dos 24 (vinte e quatro) estados podem ser ava-

liadas, considerando-se a representatividade de acordo com os percentuais apre-

sentados na tabela I.

TABELA 1 - DISTRIBUIÇÃO DAS INTITUIÇOES DE ENSINO SUPERIOR

CADASTRADAS EM 24 ESTADOS BRASILEIROS E

PROVENIÊNCIA DAS RESPOSTAS RECEBIDAS.

RESPOSTAS RECEBIDAS

ENTIDADES

ENTIDADES ENTIDADES

ESTADO CADASTRADAS CADASTRADAS CADASTRADAS

(N) (N) % (N)

ACRE 1 0 0

ALAGOAS 5 1 20,00 -

AMAZONAS 5 3 60,00 3

BAHIA 57 11 19,29 1

CEARÁ 34 8 23.52 -

DISTRITO FEDERAL 12 1 8,33 1

ESPÍRITO SANTO 4 1 25,00 -

GOIÁS 6 1 16,66 1

MARANHÃO 1 1 100,00 -

MINAS GERAIS 34 9 26,47 -

MATO GROSSO DO SUL 2 0 0 -

MATO GROSSO 3 2 66,66 -

PARÁ 5 2 40,00 -

PARAÍBA 4 1 25,00 -

PERNAMBUCO 23

14 60,86

PIAUÍ 2 1 50,00 -

PARANÁ 18 15 83,33 -

RIO DE JANEIRO 75 16 21,33 5

RIO GRANDE DO NORTE

■7

1 14,28 -

RIO GRANDE DO SUL 40 15 37,50 3

RONDÔNIA 1 0 0 -

SANTA CATARINA 4 1 25,00

■-

SERGIPE 1 1 100,00 -

SÃO PAULO

167

50 29,94 14

TOTAL 511 154 30,14 30

Analisando-se essa tabela verifica-se que apenas 3 (três) estados não

contribuíram para que a totalidade do panorama nacional fosse descrito: Acre,

Mato Grosso do Sul e Rondônia. Das respostas recebidas apenas o Distrito Fede-

ral (8,33%) apresentou um fndice inferior a 10% e, dentro dos limites aceitáveis de

10% a 20% situaram-se Alagoas (20%), Bahia (19,29%), Goiás (16,66%) e Rio

Grande do Norte (14,28%). Considerando-se o indice representativo de respostas,

situado entre 21% e 30% encontram-se os estados do Ceará (23,52%), Espírito

Santo (25,00%), Minas Gerais (25,47%), Paraíba (25,00%) Rio de Janeiro

(21,33%), Santa Catarina (25,00%) e São Paulo (29,94%). Na faixa compreendida

entre 31,00% e 40% encontra-se o Rio Grande do Sui (37,50%) e o Piauí apre-

senta 50%. A seguir na faixa de 60,00% a 70% situam-se os estados do Amazo-

nas (60,00%), Mato Grosso (66,66%) e Pernambuco (60,80%). No entanto, desta-

ca-se o estado do Paraná com 18 entidades cadastradas com retorno de 83,33%

de respostas, sendo superado apenas por alguns estados onde foi registrado em

nosso cadastro apenas 1 (uma) entidade no Maranhão e em Sergipe, os quais

atingiram 100,00 de retorno.

Algumas análises foram feitas a partir da localização das instituições,

tanto na capital como no interior. Assim verificou-se que as condições locais não

possibilitaram o retorno da pesquisa das instituições localizadas no interior dos

estados.

Bahia - Ilhéus, Itabuna, Itapetininga, Jequié, Paulo Afonso, Juazeiro,

Urucuca, Vitória da Conquista.

Ceará _ Crato, Sobral.

Goiás _ Anápolis, Araguaiana.

Minas Gerais _ Itajubá, Ouro Preto, Viçosa.

Mato Grosso _ Barra do Garças. Rio Grande

Norte _ Macaiba, Mossoró.

Rio Grande do

Sul - Cachoeira do Sul, Estância Velha, Pelotas, Rio Grande, Uru-

guaiana e São Leopoldo. Rio de Janeiro - Itaguaí, Nova,

Friburgo, Valença, Vassouras, Volta Redonda.

São Paulo - Adamantina, Amparo, Andradina, Araçatuba, Bauru, Araraqua-

ra, Assis, Franca, Guarujá, Guarulhos, Ilha Solteira, Itapetinin-

ga, Itu, Jau, Jundiaí, Lins, Lorena, Mogi das Cruzes, Piracica-

ba, Pirassununga, Ribeirão Preto, Rio Claro, Rubião Junior,

São Bernardo do Campo, São José do Rio Preto, Santo André,

Santos, São Caetano do Sul, Tatuí, Taubaté, Tupã e Votupo-

ranga.

Em São Paulo constatou-se um índice de 50% de respostas

de bibliotecas que compõem os "Sistemas de Bibliotecas"

das universidades: UNESP, UNICAMP e USP.

Com referência às universidades católicas (PUCs) e às metodistas, as

respostas atingiram 100% das cadastradas, embora ainda não tenha sido recebida

a resposta da PUC do Rio de Janeiro.

0 quadro apresentado, no entanto, mostra um alto índice de retorno. Esse

resultado embora desejado não era o esperado uma vez que se reconhece as

desvantagens do instrumento - questionário - distribuído na amplitude do nosso

território nacional. A ampla aceitação acompanhadas de comentários e justificati-

vas dos participantes. Vários depoimentos foram feitos quanto à série de dificulda-

des encontradas para aplicação dos questionários, dos quais selecionamos os se-

guintes:

1 - atraso no recebimento da correspondência (o cronograma previa re-

cebimento entre 16 e 28 de fevereiro e apesar do material ter sido

postado em São Paulo entre 3 e 5 de fevereiro, algumas só o rece-

beram na 2- quinzena de março);

2 - endereços incorretos (dificuldades já apontadas para elaboração do

cadastro de endereçamento).

3 - instituições que receberam o material, porém não possuíam bibliote-

cas justificando que os usuários se utilizam dos recursos do Cam-

pus I, Il ou de outras Setoriais, Centrais, etc.

4 - atraso no início ds aulas de graduação prejudicando o cronograma de apli-

cação;

5 - .falta de recursos para reprodução dos questionários, desde equipamentos

até papel;

6 - falta de conhecimento dos usuários quanto à terminologia usada no questio-

nário, bem como dos serviços oferecidos pelas bibliotecas, apesar de ter si-

do feito um pré-teste;

7 - bibliotecas em fase de mudança no período de pesquisa;

8 - dificuldades para obedecer o cronograma proposto; como problemas internos

da biblioteca, falta de devolução por parte dos usuários, etc; 9 - dificuldades para

cumprir as etapas da metodologia: reprodução do questionário, falta de

funcionários para atendimento ao usuário, a totalidade dos questionários não foi

preenchida no prazo previsto etc; 10 - greves institucionais e nacionais.

Após esse decálogo de dificuldades apresentadas pelas bibliotecas parti-

cipantes devemos apresentar os problemas enfrentados pela CBBU/FEBAB que

dizem mais respeito à coleta das respostas que foram enviadas para 3 (três) ende-

reços diferentes, a falta de cumprimento dos prazos para recebimento das res-

postas e preenchimento incompleto dos questionários.

Dessa forma justifica-se o atraso no processamento dos dados e conse-

quentemente somente resultados parciais estão disponíveis para análise.

O programa elaborado pelo Instituto Informática da PUCAMP permitirá

enfocar o panorama nacional a partir das seguintes recuperações:

tipo de entidade: oficial (municipal, estadual, federal), particular;

regiões geográficas (dado para agrupamento da análise);

áreas de especialidades mais representativas do acervo (índice alfabético);

tipo de acesso ao acervo: livre ou fechado;

tipo de catálogo para cada tipo de documento;

tipo de funcionário que dá atendimento ao usuário;

acervo disponível (por tipo de documento) - avaliação da quantidade disponível

segundo a ótica do funcionário da biblioteca que dá atendimento ao usuário

cruzando com a ótica do usuàrio, de acordo com a categoria e a área em que

atua - aplicação da escala de avaliação (0 a 6);

assuntos considerados imprescindíveis (pelo funcionário e pelo usuário em

confronto com o acervo existente (dado a ser cruzado com o item 3 - assuntos

mais representativos - de acordo com a resposta fornecida na parte 1 do ques-

tionário; avaliação de serviços de acordo com a escala (0 a 6):

- DSI: manuel e automatizado.,

- buscas bibliográficas retrospectivas: automatizada,

- acesso ao documento: local, empréstimo entre bibliotecas e comutação.

- serviços mais relevantes: existentes ou não, considerados prioritários;

avaliação dos aspectos ergonômicos:

- instalações físicas;

- distribuição de móveis e equipamentos;

avaliação da organização quanto aos aspectos:

- recursos humanos,

- funcionograma,

- novos serviços a serem priorizados.

Estão sendo aguardados os relatórios de acordo com os programas ela-

borados e as análises serão feitas por região geográfica.

As bibliotecas cooperantes que desejarem obter resultado individualizado

da sua instituição deverão solicitar à CBBU/FEBAB.

As conclusões deverão ser apresentadas durante o 15

Congresso Bra-

sileiro de Biblioteconomia e Documentação a ser realizado no Rio de Janeiro em

Agosto/Setembro próximos.

- REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

1) DERVIN.B. & NILAN, M. Information uses and needs.

Annal Review of Information Science and Technology.

2) GARVEY, W.D. Communication: the essence of science.

Osford, Pergamon Press, 1979. 332p.

Correspondência: COMISSÃO BRASILEIRA DE BIBLIOTECAS UNIVERSITÁ-

RIAS (CBBU/FEBAB)

Rua Jorge Rizzo, 217/133 - CEP 05424 - São Paulo - SP

Telefone: (011) 815-7309

São Paulo, fevereiro de 1989.

Prezado(a) Colega:

A CBBU foi criada oficialmente pela FEBAB em setembro de 1987 durante o

Congresso Brasileiro de Biblioteconomia e Documentação (CBBD), realizado

em Recife.

Para atender à primeira reivindicação dos bibliotecários universitários pre-

sentes ao 14

CBBD foi entregue, naquela ocasião, ao representante do MEC, que

participou de uma das reuniões do Plano Nacional de Bibliotecas Universitárias

(PNBU), um abaixo assinado promovido pela CBBU solicitando que fosse aplicado

o enquadramento respeitando as funções de direção de acordo com a Lei n

7.596

de 10.04.87 e do Decreto n

94.664 de 23.07.87.

Além das reivindicações profissionais que constam da programação da

CBBU de acordo com o Regimento da Comissão, estamos desenvolvendo

um projeto cooperativo que há muitos anos foi batizado por Nocetti como "Coope-

ração Simpatia".

Sim, o que estamos propondo aos colegas de "boa vontade" é um projeto

mais do que "simpatia". É um projeto de "garra" que será desenvolvido por aqueles

que demonstrarem tenacidade e que se interessam em conhecer o grau de "Sa-

tisfação dos Usuários", mediante os serviços que lhes são oferecidos pela sua Bi-

blioteca.

Assim sendo, a CBBU enviou no final do primeiro semestre de 1988 um

questionário aquelas Bibliotecas que estiveram presentes à instalação da Comis-

são durante o 14

CBBD e que tinham se comprometido a participar do pré-teste

desta pesquisa. Mediante os resultados obtidos foram feitos os acertos necessá-

rios culminando no questionário, em anexo, que representa o consenso das pro-

postas apresentadas pelas Bibliotecas das várias regiões do pafs.

Desta forma, convidamos a sua Instituição a participar deste estudo, cujos

resultados serão apresentados durante o 6

SNBU a realizar-se em Belém, Pará,

de 11 a 16 de junho p.f..

Considerando que as respostas deste questionário serão tratadas pelo pro-

cesso computadorizado, com prazos definidos para a entrega dos resultados, soli-

citamos que a sua participação se enquadre no cronograma previsto e obedeça a

seguinte metodologia: Fevereiro: 16 a 28

- Recebimento do modelo do questionário (em anexo) pelas bibliotecas universitá-

rias.

- Resposta à Parte 1 do questionário pelo responsável (chefe, diretor) da Bibliote-

ca.

Março: 1 a 3

- Duplicação de 50 exemplares da Parte 2 (itens 2.1 a 2.6) do questionário e pre

paração para a estratégia de distribuição.

Março: 6 a 17

Aplicação do questionário:

a) Funcionârio(s) que da(ão) atendimento ao usuário (considerar no máximo, 10

funcionários).

b) Usuários - São considerados usuários todos aqueles mencionados no item 2.1

e que freqüentam a Biblioteca - sejam ou não pertencentes à Unidade.

Neste item, junto à categoria do usuário, solicita-se também que o respondente

(alunos de pós-graduação, docente e/ou pesquisador) indique a área de espe-

cialidade em que atua.

O número de usuários deverá completar o total dos 50 questionários, depois de

distribuídos aos funcionários, ou seja, n

de funcionários + n

de usuários = 50. Os

questionários deverão ser aplicados aos usuários da seguinte forma: no dia 6, o

primeiro usuário receberá o primeiro questionário e assim sucessivamente até

que se esgote o material. Completada a aplicação remeter os 50 questionários

(funcionários + usuários) imediatamente à CBBU. No máximo atender à data

prevista neste cronograma no item seguinte. Março: 18 a 24

- Devolução dos questionários respondidos à CBBU (Ver endereço no cabeça

lho)

A partir do dia 25 de março as respostas serão processadas pelo Centro de

Computação e os resultados entregues à CBBU no dia 31 de março, quando será

iniciada a redação final do trabalho.

Eis porque esperamos que o(a) colega siga o cronograma proposto e aplique

o questionário de acordo com a metodologia indicada a quai permitirá obter resulta-

dos dentro dos parâmetros previstos para a pesquisa científica.

O apoio que o(a) prezado(a) colega oferecer às CBBU será valioso para

congregar os bibliotecários universitários que certamente desejam fortalecer os

vínculos com os usuários, os quais representam a força produtiva do país.

Antecipadamente gratos pela cooperação enviamos nossas

Cordiais Saudações

Dinah Aguiar Población

Presidente CBBU/FEBAB

Comissão Brasileira de Bibliotecas Universitárias (CBBU)

Diretoria 1987/1989

Presidente: Dinah Aguiar Población (ECA/USP e PUCCAMP)

Vice-Presidente: Maria Cecília Malta Valle (Fac. Letras/UFRJ)

Secretário: Vilma Brandt (CEDIC/PUC-SP)

2- Secretário: José Tavares da Silva (Fac. Letras/UFRJ)

Tesoureiro: Daisy Pires Noronha (FSP/USP)

Assessora: Maria Matilde Kronka Dias (USP)

GRAU DE SATISFAÇÃO SERVIÇOS

PRESTADOS AOS USUÁRIOS DE BIBLIOTECAS

USUARIO E DESEMPENHO DE UMA BIBLIOTECA ACADÉMICA NO CAMPO

DA SAÚDE PÚBLICA: RELATO DE UMA EXPERIÊNCIA.

DAISY PIRES NORONHA

MARIA TERESINHA DIAS DE ANDRADE

Serviço de Biblioteca e Documentação FSP/USP

Apresentam-se resultados de pesquisas realizada junto aos alunos dos

cursos de Gradução em Nutrição, Especialização em Saúde Pública e de Pós-

Graduação (Mestrado e Doutorado) da Faculdade de Saúde Pública da Universi-

dade de São Paulo, para avaliar o desempenho da Biblioteca em relação ao aten-

dimento do usuário. Foram abordados aspectos referentes à freqüência à Bibliote-

ca; instalação e organização; tipo de material bibliográfico utilizado; dificuldade na

utilização da Biblioteca; qualificação do atendimento dos funcionários. Os resulta-

dos apontaram algumas tendências que servirão de subsídios para reavaliação

dos diferentes aspectos abordados e, em conseqüência, atender melhor sua

clientela.

1 INTRODUÇÃO

A biblioteca acadêmica deve ter como aspiração tornar possivel e exeqüível

o fornecimento da maioria do material solicitado por docentes e discentes (MAR-

TIN, 1984). Para atingir esta meta, a equipe de bibliotecários deve desenvolver

suas atividades, capacitando-se de forma a poder fornecer a informação na quan-

tidade e qualidade desejadas pelo usuário. Ou seja, tornar possivel e viável um

atendimento que atinja as exigências de sua clientela.

Esse atendimento deve ser entendido de maneira completa, que abranja sé-

rie de atividades que devem ser planejadas e executadas de acordo com o perfil

da clientela. Essas atividades, transformadas em serviços e produtos, devem es-

tar apoiadas na capacidade do bibliotecário julgar o que deve ser importante para

seus usuários. Ou seja, o bibliotecário deve tornar possível e exeqüível sua parti-

cipação como agente educacional no contexto universitário.

A Biblioteca da Faculdade de Saúde Pública da Universidade de São Paulo

(FSP/USP) vem desenvolvendo suas atividades de tal forma a alcançar um nível

aceitável de satisfação de sua clientela. Na opinião da equipe bibliotecária da FSP

e de vários de seus usuários, esta meta tem sido considerada atingida, com a res-

salva de tratar-se de Biblioteca que, embora focalizada na melhor universidade

brasileira, sofre a ¡nfluência dos problemas ligados ao subdesenvolvimento.

Em face de possível viés que possa existir da parte daquelas opiniões, deci-

diu-se programar uma pesquisa junto aos usuários com a finalidade de avaliar o

desempenho da Biblioteca e obter subsfdios para eventuais melhorias de seus

serviços e produtos.

Inicialmente programou-se uma presquisa junto aos alunos da FSP/USP,

que será seguida por outro junto aos docentes e, possivelmente, uma outra junto

aos usuários externos da Biblioteca.

O presente trabalho tem por objetivo descrever os resultados mais impor-

tantes da pesquisa realizada com os alunos, e apontar indicadores que contribuam

para a tomada de decisões que visem a melhoria do atendimento.

2 PROCEDIMENTOS

Foi elaborado um questionário, baseado na literatura consultada, contendo

12 questões, todas elas relacionadas à Biblioteca e ao comportamento do usuá-

rio, aluno da Faculdade de Saúde Pública.

As questões dizem respeito aos seguintes aspectos:

- causa da freqüência à Biblioteca

- problemas ligados à organização e instalações

- tipos de publicações utilizadas pelo usuário

- dificuldades encontradas pelo usuário

- qualificação do atendimento ao usuário

- serviços de interesse do usuário

Os alunos de FSP/USP, regularmente matriculados, em 1987, nos cursos

de graduação em Nutrição, de pós-graduação (Mestrado e Doutorado), e de Espe-

cialização em Saúde Pública somavam a 409. No entanto, muitos deles encontra-

vam-se em trabalho de campo, no período em que a pesquisa foi programada (nov.

1987). Este aspecto prejudicou, de certa forma, os resultados. Dos 409 questioná-

rios distribuídos aos alunos, foram devolvidos 139 (34%), assim discriminados:

Graduação: 58 (41,1%) (Nutrição)

Pós-Graduação: 35 (26,1%) (Mestrado e Doutorado)

Especialização em Saúde Pública: 46(34,3%)

Embora este percentual de retorno (34,0%) esteja abaixo dos padrões esta-

belecidos (acima de 60%), decidiu-se analisar este universo a fim de obter as ten-

dências do desempenho da Biblioteca. Posteriormente, pretende-se reaplicar esta

metodologia, em época mais oportuna que propicie em retorno de respostas mais

significativo. Os dados obtidos no presente trabalho servirão, no entretanto, para

comparações futuras.

3 RESULTADOS

3.1 Freqüência à Biblioteca

Dos 139 alunos que responderam o questionário, apenas 4 informaram não

freqüentar a Biblioteca (falta de tempo, falta de material especializado, residência

em outro município).

Quanto aos que freqüentaram, várias foram as finalidades indicadas e que

diversificaram de acordo com o tipo de uso. O Quadro 1 mostra essa diversifica-

ção, separadamente pelo grau de freqüência: assiduamente, esporadicamente e

nunca.

Assiduamente:

Os alunos do curso de Nutrição (graduação) procuram a Biblioteca princi-

palmente para reuniões em grupo (82,5%). Este resultado reflete de imediato a falta

de acomodação da Faculdade para aquele objetivo (sala de reuniões). Em segun-

do lugar o aluno a procura para retirar publicações.

O alunos dos demais cursos também vêm à Biblioteca principalmente para

procurar ou retirar publicações; apenas os alunos de pós-graduação (Mestrado)

indicam assiduidade à Biblioteca para consulta a índices e "abstracts", o que já

não acontece com os doutorandos; estes, por sua vez consultam com assiduidade

as exposições semanais, fato não comum aos demais grupos.

Esporadicamente :

Observando o Quadro 1, vimos que a maioria dos grupos de alunos procura

a Biblioteca, em caráter esporádico, principalmente para solicitar orientação do bi-

bliotecário e para fazer levantamentos bibliográficos. Nota-se que apenas os alunos

de pós-graduação vêm esporadicamente estudar na Biblioteca; em contrapartida,

os demais procuram freqüentemente a Biblioteca para essa mesma finalidade.

Quanto à solicitação de cópias xerox, seja em nivel de uso freqüente ou es-

porádico, o aluno procura pouco a Biblioteca. Este aspecto explica-se, pois a Bi-

blioteca só atende pedidos de cópias de seu acervo, e este por sua vez é liberado

para empréstimo a todos os alunos. O próprio Grêmio oferece aos alunos serviços

de xerox, o que obviamente reduz a procura à Biblioteca para essa finalidade.

Nunca:

No Quadro 1 estão listadas algumas das possibilidades que poderiam levar

os alunos à Biblioteca, mas que não ocorreram.

O que chama mais atenção é que, em todos os grupos, observou-se que

grande parte dos alunos não se utiliza do serviço de empréstimo entre bibliotecas,

o que pode levar, pelo menos, a quatro interpretações:

a)-que o acervo da Biblioteca é suficiente para seus trabalhos.

b) que o aluno é comodista, não exigente, limitando-se ao que existe na Bi-

blioteca.

c) que não há exigência dos próprios professores em que o aluno faça pes-

quisas mais profundas.

d) que os próprios alunos desconheçam esse serviço.

A análise do Quadro 1 leva-nos a acrescentar alguns outros comentários.

Os alunos de pós-graduação estão, em grande parte, participando do Pro-

grama Interface II - Disseminação Seletiva da Informação. Este é o motivo que,

provavelmente, não tenham sido indicadas respostas sobre utilização de outras

Bibliotecas e sobre buscas bibliográficas, pois os alunos recebem "pacotes" de

informação, contendo levantamentos bibliográficos e artigos selecionados (exis-

tentes ou não no acervo da Biblioteca).

O volume de trabalho de revisão e normalização de referências bibliográficas

realizados peto bibliotecários é grande (10.279 itens em 1987, entre alunos e do-

centes), o que nos levou a estranhar o baixo índice assinalado para este serviço

oferecido, principalmente da parte de alunos de pós-graduação, que constituem o

grupo que mais se utiliza desse serviço, embora os demais grupos também o fa-

çam.

3.2 Organização e Instalações da Biblioteca

O Quadro 2 evidencia os problemas levantados pelos alunos, quanto à or-

ganização e instalações da Biblioteca.

Observando o Quadro verfifica-se que a maioria dos grupos (excluindo

mestrandos) aponta o problema da falta de material bibliográfico na Biblioteca, indi-

cado pelos professores. No entando, verificou-se anteriormente que os alunos não

vêm a Biblioteca para solicitar publicações de outras Bibliotecas; além disso, tam-

bém parece que não fazem reclamações sobre essas falhas no acervo, quer ao

professor, quer à Biblioteca. Ao lado de um provável comodismo do aluno, há que

se comentar a necessidade de haver maior entrosamento dos docentes com a Bi-

blioteca, no que se refere à indicação de publicações em suas disciplinas. Todavia,

este é um problema que, da parte da Biblioteca já foram anteriormenrte feitas vá-

rias tentativas para saná-lo, sem resultados eficazes. Deve-se ressaltar, também,

que a falta de verba, principalmente para livros, tem sido uma constante.

Quanto à questão do material fora das estantes, devemos esclarecer que,

de fato, por falta de pessoal de apoio suficiente, este problema ocorre com fre-

qüência, principalmente porque a rotatividade das publicações é grande. Há muita

consulta na Biblioteca (cerca de 57.000 em 1987). No entanto, trata-se de proble-

ma que merece solução imediata.

Quanto à questão levantada pelo grupo de mestrandos, de atraso no atendi-

mento de cópias xerox, devemos esclarecer que este problema já está parcial-

mente superado com a descentralizçao dos serviços de cópias na FSP, passando

a Biblioteca a assumir pedidos apenas referentes a material de seu acervo.

Quanto aos outros problemas mencionados de organização, vimos que o ho-

rário, que já sofreu várias modificações com o passar dos anos, parece estar sa-

tisfazendo a maioria dos alunos.

Quando à questão dos Catálogos, observou-se que foram levantados pro-

blemas apenas por um grupo, para o de títulos de periódicos; para os demais as

questões levantadas não foram relevantes, mostrando que os catálogos estão

respondendo às perguntas dos usuários, sobre o acervo da Biblioteca.

— QUADRO 1 - Principais causas de freqüência à Biblioteca

CONTINUAÇÃO

QUADRO 2 - Maiores e menores problemas com instalação e

organização da Biblioteca

Alunos Problemas maiores Problemas menores

1. falta no acervo do material bibliográfico

indicado pelos professores

2. falta do material bibliográfico desejado e

existente no acervo por encontrar-se

fora das estantes

3. acomodação (n

de lugares)

1. horário de atendimento

2. prazo regulamentar de em

préstimo

3. cópia xerox (qualidade)

ESP

1. falta no acervo do material bibliográfico

indicado pelos professores

2. falta do material bibliográfico desejado e

existente no acervo por encontrar-se

fora das estantes

3. acomodação (instalação)

1. horário de atendimento

2. cópia xerox (qualidade)

3. uso catálogo periódicos

(títulos de periódicos)

PG-M

1. cópia xerox (tempo de atendimento)

2. falta de silêncio (andar térreo)

3. falta de material bibliográfico desejado e

existente no acervo por encontrar-se

fora das estantes

1. horário de atendimento

2. cópia xerox (qualidade)

3. acomodação (instalação)

PG-D

1. falta de material bibliográfico desejado e

existente no acervo por encontrar-se

fora das estantes

2. falta, no acervo, do material bibliográfico

indicado pelos professores

3. sinalização das estantes

1. acomodação (instalação)

2. horário de atendimento

3. prazo regulamentar de em

préstimo

N = Nutrição (graduação)

ESP = Especialização em Saúde Pública

PG-M = Pós-Graduação (Mestrado)

PG-D = Pós-Graduação (Doutorado)

3.3 Proveniência do Material utilizado

A grande maioria utiliza-se principalmente do acervo da Biblioteca para reali-

zação de seus estudos e trabalhos. Como seria de esperar, o grupo que mais se

utiliza de outras Bibliotecas é o de pós-graduação.

Este é um dado que, conforme citado anteriormente, leva a várias interpreta-

ções: desde o comodismo dos alunos até a auto-suficiência do acervo (o que não

é verdadeiro). No entanto, o acervo pode ser considerado bom, em comparação

com outras bibliotecas do campo da saúde pública, no país, pela sua tradição e

atualização.

3.4 Características das publicações procuradas

Os Quadros 3 e 4 mostram as preferências dos alunos para os diferentes ti-

pos de publicações.

Pelo Quadro 3 verifica-se que os livro em português, para os alunos de nu-

trição e de especialização, constituem o tipo de publicação procurada com maior

freqüência (89,7%), embora os alunos de pós-graduação também os procurem,

mas com freqüência inferior (cerca de 45,5%). Observando a preferência de livros

em outros idiomas (principalmente o inglês), verifica-se que os grupos que os pro-

curam com mais freqüência são os constituídos pelos alunos de nutrição e de

mestrado (cerca da 40%).

Quanto aos periódicos nacionais (Quadro 4), verifica-se que a maior freqüência

de procura cabe aos alunos de especialização, seguido de mestrandos, nutricio-

nistas e doutorandos. Quanto aos periódicos do exterior, os doutorandos consti-

tuem a categoria que os procura com maior freqüência, seguida dos mestrandos;

tanto nutricionistas como alunos de especialização pouco procuram esses periódi-

cos.

O resultado obtido para livros (maior freqüência) vem refletir a estrutura de

ensino, baseada neste tipo de publicação. Esperava-se que para os cursos de es-

pecialização, essa freqüência fosse inferior. Por outro lado, o uso de livros em ou-

tros idiomas, pelos mestrandos e mesmo doutorandos, parece refletir o interesse

pelos livros técnicos; a verba aplicada na aquisição pela Biblioteca tem sido princi-

palmente para este tipo de livro.

Já a alta freqüência para artigos em outros idiomas (principalmente inglês),

por parte dos pós-graduandos, era esperada uma vez que a estrutura da pós-gra-

duação, baseada em pesquisa, exerce essa pressão em razão da falta de disponi-

bilidade de informações existentes, editadas por paises desenvolvidos.

A freqüência de procura de teses mostra equilibrio entre os grupos, embora

essa busca seja mais esporádica.

Da mesma forma, a procura dos demais tipos de publicações é também es-

porádica.

3.5 Dificuldades apontadas pelos alunos

O Quadro 5 indica o roi das dificuldades encontradas na Biblioteca, tomando

por base o último dia em que o usuário nela esteve.

Dentre as dificuldades apontadas, a principal parece tratar-se da falta de

material nas estantes, fora do lugar. Esta dificuldade coincide com as respostas

dos alunos, tendo já sido feitos comentários sobre o assunto.

Um outro aspecto é que em todos os grupos constaram alunos que não tive-

ram dificuldades em encontrar o que pretendiam (39% em média) o que pode estar

refletindo uma organização razoável.

3.6 Qualificação do atendimento da Biblioteca

Este aspecto foi medido quanto à qualidade de atendimento do funcionário

grau médio e básico, do balcão de empréstimo e do xerox, e do bibliotecário. Veri-

fica-se que o pessoal do balcão, "cartão de visita" da Biblioteca, está bem cotado;

os fndices estão praticamente acima de 60% na categoria "muito bom".

Já o atendimento do xerox não está tão bem quanto o do balcão, pois os

percentuais com a categoria "regular" estão relativamente altos. Posteriormente,

em 1988, foi feito uma avaliação dos serviços de xerox, por um aluno de pós-gra-

duação, área saúde ocupacional, quando foram observados vários aspectos que

impediam um melhor atendimento. Algumas decisões foram tomadas, motivo pelo

qual espera-se que a qualidade do atendimento tenha melhorado.

Quanto ao atendimento dos bibliotecários, os fndices de respostas ficaram

entre "muito bom" e "bom", destacando-se os grupos de pós-graduação e espe-

cialização, com percentuais acima de 50% para "muito bom". Parece que o grupo

menos satisfeito é o de nutricionista.

QUADRO 3 - Preferência dos alunos para uso de livros

Livros em português

livros outros idiomas

AlunoS freq. espor. nunca s/resp. freq. espor. nunca s/resp.

% % % % % % % %

N 89,7 6,9 3,4 41,4 51,7 3,4 3,5

ESP 89,1 6,5 4,4 15,2 65,2 6,5 13,1

PG-M 45,5 31,8 22,7 40,9 31,8 4,5 22,8

PG-D 38,5 53,8 7,7 - 30,8 61,5 7,7

N = Nutrição (Gradução); ESP = Especialização em Saúde Pública; PG-M

Pós-Graduação (Mestrado); PG-D = Pós-Graduação (Doutorado)

QUADRO 4 - Preferência dos alunos para uso de periódicos

periódicos nacionais

periódicos estrangeiros

Alunos

freq. espor. nunca s/resp. freq. espor. nunca s/resp.

% % % % % % % %

N 31,0 63,8 1,7 3,5 20,7 60,3 12,1 6,9

ESP 47,8 41,3 - 10,9 13,0 63,0 10,9 13,1

PG-M 36,4 50,0 - 13,6 59,1 36,4 4,5

PG-D 30,8 61,5 — 7,7 76,9 15,4 7,7

N = Nutrição (Gradução); ESP = Especialização em Saúde Pública; PG-M

Pós-Graduação (Mestrado); PG-D = Pós-Graduação (Doutorado)

QUADRO 5 - Dificuldades apontadas pelos usuários quando de sua última

estada na Biblioteca

. o material que queria estava emprestado (34,5%)

. o material que queria não foi localizado (fora de lugar) (27,6%)

. não encontrou dificuldade em ralizar o que pretendia (25,9%)

ESP

. o material que queria estava emprestado (39,1%)

. não encontrou dificuldade em realizar o que pretendia (39,1%)

. o material que queria não foi localizado (fora de lugar) (15,2%)

PG-M

. o barulho feito por outras pessoas pertubou-me (36,4%) . não

encontrou dificuldade em realizar o que pretendia (36,4%) . a

biblioteca não possuia o material que desejava o material que

queria não foi localizado (fora de lugar) J (18,2%)

PG-D

. não encontrou dificuldade em realizar o que pretendia (53,8%) .

o material que queria não foi localizado (fora de lugar) (23,1%)

N = Nutrição (graduação)

ESP = Especialização em Saúde Pública

PG-M = Pós-Graduação (Mestrado)

PG-D = Pós-Graduação (Doutorado)

3.7 Serviços que a Biblioteca deveria prestar

Na opinião dos alunos, a resposta aberta à pergunta "quais os serviços que

você gostaria que a Biblioteca lhe prestasse e que não são feitos", destacamos as

a seguir apresentadas, comuns a todas as categorias dos grupos. Ressalva-se

que as respostas foram dirigidas principalmente à analise qualitativa dos serviços,

conforme observa-se abaixo, classificados em negativos e positivos.

Negativos

1. Simplificação na forma de pagamento xerox.

2. Falta de automatização de serviços.

3. Falta de silêncio na sala de leitura.

Positivas

1. Serviço suficiente, satisfatório, dinâmico, desburocrático, bons funcioná-

rios.

2. Oferece todos os serviços necessários.

3. A Biblioteca cumpre seu papel em todos dos aspectos.

Por outro lado, foram feitas várias outras sugestões, todas elas individuais,

interessantes de serem analisadas pois mostram os extremos da visão e percep-

ção de cada um, confirmando a dificuldade de contentar a todos. Todavia, são da-

dos que enriquecem qualquer diagnóstico e que só podem contribuir para melhoria

dos serviços.

Finalmente, a pergunta final do questionário visava a obter uma qualificação

da Biblioteca. O resultado mostrou que ela é considerada pela maioria entre "muito

boa" e "boa", destacando-se os doutorandos que a consideraram entre "ótima" e

"muito boa".

4 CONSIDERAÇÕES FINAIS

O aluno da FSP/USP que freqüenta a Biblioteca é heterogêneo, refletindo o

aspecto "multicolorido" que caracteriza a saúde pública. Este aspecto traz dificul-

dades a uma Biblioteca acadêmica, nessa especialidade, para oferecer acervo e

serviços que atenda a essa ampla gama de interesses. Este inquérito veio reforçar

estas dificuldades e mostrar as tendências do desempenho da Biblioteca da

FSP/USP.

Aspecto importante é que a pesquisa veio corroborar com a opinião de que o

bibliotecário deve ter uma visão sempre crítica do desempenho da Biblioteca onde

ele atua, e de suas próprias atividades, procurando manter constantes avaliações

junto ao usuário, procedendo, em conseqüência, à auto-avaliação da Biblioteca.

Não se deve portanto satisfazer-se com opiniões favoráveis, pessoais de usuá-

rios, pois mesmo que verdadeiras podem não refletir a realidade do conjunto.

Os vários dados destacados nesta avaliação deverão ser no futuro, melhor

analisados, em razão de suas limitações e vulnerabilidade. Assim, poder-se-á sa-

nar as falhas e melhorar os diferentes aspectos levantados, buscando soluções

junto à cúpula acadêmica.

Com referência às decisões administrativas dessa citada cúpula, este tipo

de pesquisa somente contribui e apoia iniciativas da Biblioteca para solução de

seus problemas que, mesmo aprioristicamente conhecidos, são melhor valoriza-

dos após uma confirmação diagnóstica.

Finalmente, resta-nos admitir que tais avaliações devem ser implementadas

tornando-se rotina da Biblioteca, e executadas periodicamente a cada ano, visando

a aperfeiçoar o atendimento ao usuário.

5 BIBLIOGRAFIA CONSULTADA

CALDEIRA, Paulo da Terra. O uso de biblioteca na área de artes: o caso da

UFMG. Rev. Ese. Bibliotecon. UFMG, 16(2): 191-217, set. 1987.

CARVALHO, Vera Maria de Aguiar et al. Estudo de usuário das bibliotecas

da área biometria da Universidade do Amazonas. Rev. Bibliotecon.

Brasília, 15(2): 355-562, jul./dez. 1987.

FERRAZ, Terezine Arantes et al. Avaliação quantitativa e qualitativa da co-

leção de publicações periódicas das bibliotecas da Universidade de São

Paulo. Rev. bras. Bibliotecon. Doc, 13 (3/4): 184-209, jul./dez.1980.

GARCIA, Maria Lucia Andrade. Uso da informação bibliográfica entre pro-

fessores do Instituto de Ciências Exatas da UFMG. Rev. Ese. Bibliote-

con. UFMG, 2(2): 196-206, set. 1973.

IMPERATRIZ, Inês Maria de Morais. Usuários de biblioteca universitária:

alunos de graduação dos cursos de Química e de Farmácia e Bioquími-

ca da Universidade de São Paulo (Campus de São Paulo). São Paulo,

1986. Anexo 1. Dissertação de Mestrado, Escola de Comunicações e

Artes da USP.

KREMER, Jeannette M. A técnica do incidente crítico. Rev. Ese. Bibliotecon.

UFMG, 9(2): 165-76, set. 1980.

MARTIN, Lowell A. Organizational structure of libraries. Metuchen, N.J., Sca-

recron Press, 1984.

OHIRA, Maria Lourdes Blatt et al. Diagnóstico do comportamento do aluno

de graduação da PUCCAMP na aquisição da informação bibliográfica.

Rev. Bibliotecon. Brasília, 14(92):329-43,jul/dez. 1986.

SACCHI JR., Nério et al. Levantamentos dos fatores que condicionam o uso

da Biblioteca da Faculdade de Educação, Filosofia, Ciências Sociais e

da Documentação da UNESP, campus de Marilia (SP). Rev. Bibliote-

con. Brasilia, 15(1): 109-20, jan./jun. 1987.

VERGUEIRO, Waldomiro de Castro Santos. Estudos de uso e de usuário

como instrumentos para diminuição da incerteza bibliográfica. Rev. Ese.

Bibliotecon. UFMG, 77(1): 104-18, mar. 1988.

— falta do material desejado e existente no acervo por encontrar-se fora das

estantes.

— horário de atendimento

— prazo regulamentar de empréstimo

— cópia xerox (tempo de atendimento)

— cópia xerox (qualidade das cópias)

— uso do catálogo de livros(assuntos)

— uso do catálogo de livros(autor)

— uso do catálogo de periódicos(títulos)

— sinalização das estantes

— localização de livros nas estantes

— localização de periódicos nas estantes

— localização de outras publicações nas estantes. Indique

quais: ___________________________________________________

— outros. Mencione: ___________________________________________

5. O material bibliográfico que você mais utiliza para o curso que você fre-

qüenta é encontrado:

— no acervo da Biblioteca

— no acervo de outras Bibliotecas. Especifique: __________________

— em coleção particular (própria)

— em coleção de colegas

— outros. Especifique: _______________________________________

6. Quando você utiliza a Biblioteca, que tipo de publicação você mais usa? Assi-

nale o grau de freqüência durante o ano em curso.

freqüentemente esporadicamente nunca

a) livros em português ____ _____ _____

b) livros em outros idiomas _____ _____ _____

c) artigos de periódicos nacionais ____ _____ _____

d)artigos de periódicos estrangeiros ____ _____ _____

e) teses e dissertações ____ _____ _____

f) relatórios técnicos _____ _____ _____

g) dicionários, enciclopédias _____ _____ _____

11. Quais os serviços que você gostaria que a Biblioteca lhe prestasse e que

não são feitos?

12. Dê seu depoimento sobre a Biblioteca, objetivando o seu papel no processo

educativo.

Classificação geral da Biblioteca

- ótima

- muito boa

- boa

- razoável

- ruim

PAINEL 2

POLÍTICA PARA AUTOMAÇÃO DE BIBLIOTECAS

TRABALHOS OFICIAIS E RELATOS DE EXPERIÊNCIAS

PRESIDENTE: LAURA MAIA DE FIGUEIREDO (PUC/RIO)

RELATOR: SATIE SAKAI ZARONE

AUTOMAÇÃO DAS BIBLIOTECAS UNIVERSITÁRIAS DO BRASIL:

Tendências e perspectivas (Pontos para discussão)

Ângela Lage

Diretora da Biblioteca Central/UFMG

Situação das bibliotecas universitárias do país em relação à automação,

considerando as diretrizes estabelecidas pelo PNBU no sentido de estimular a

automação dos procedimentos técnicos e administrativos, visando assegurar o

atendimento aos usuários. Sugestões para viabilização das citadas medidas.

1 INTRODUÇÃO

O presente trabalho pretende apresentar a situação das Bibliotecas Univer-

sitárias do país em relação à automação, considerando as diretrizes estabelecidas

pelo PNBU relativas ao assunto.

Gostaríamos de ressaltar que o perfil que apresentamos da situação da au-

tomação das Bibliotecas toi retirado de um levantamento do PNBU, gerado através

de aplicação de questionário, não tendo sido possível observação local dos pro-

cessos automatizados implantados ou em fase de implantação.

Consideramos de extrema importância um conhecimento mais aprofundado

das características dos sistemas desenvolvidos e/ou em desenvolvimento mas

não inviabilizamos a possibilidade de:

- Concluir pela viabilidade de cumprimento da diretriz e ações traçadas

pelo PNBU;

- Orientar as bibliotecas possuidoras de software em relação à uma tomada

de posição tendo em vista a orientação nacional;

- Orietar as bibliotecas que não possuem software em relação à possibilida-

de de utilização de produtos já desenvolvidos e/ou em desenvolvimento;

- Apoiar o desenvolvimento de software e posterior repasse para automação

de serviços que ainda não 'oram automatizados.

2 PLANO NACIONAL DE BIBLIOTECAS UNIVERSITÁRIAS - PNBU

Automação de Bibliotecas

(Diretriz IX) - Estimular a automação dos procedimentos técnicos e adminis-

trativos das bibliotecas universitárias, visando facilitar o atendimentos aos usuá-

rios

Ações

a) Desenvolver uma rede de intercâmbio de dados bibliográficos e docu-

mentários, com um banco de dados central, para viabilizar serviços de

catologação cooperativa, empréstimo, comutação bibliográfica, etc. con-

siderando entre outros fatores como: - localização da unidade central em

instituição, convocação para o serviço; utilização de computador de gran-

de porte; início de operação com os maiores acervos de bibliotecas uni-

versitárias (preferencialmente as que adotem normas semelhantes para

processamento técnico) e com acervo de documentos nacionais da Bi-

blioteca Nacional.

b) Manter um centro referencial de informação sobre automação de bibliote-

cas, que assegure também orientação à implantação de projetos de au-

tomação de bibliotecas.

c) Estimular o desenvolvimento de software integrados para automação de

todas as funções das bibliotecas.

d) Apoiar à adoção do formato de intercâmbio CALCO, estimulando seu

constante aprimoramento, de maneira a assegurar sua compatibilidade

aos padrões internacionais.

3 SERVIÇOS X POSIÇÃO EM RELAÇÃO Ã AUTOMAÇÃO

POSIÇÃO SOFTWARE (N

DE BIBLIOTECAS UNIVERSITÁRIAS)

SERVIÇOS__________________________________________________________

MANUAL EM CONSTRUÇÃO IMPLANTADO

CONTROLE ORÇAMENTÁRIO 43 5 1

CONTABILIDADE 45 4

ESTATÍSTICA 33 10 6

INVENTARIO 31 16 2

SELEÇÃO 35 11 3

AQUISIÇÃO 23 22 4

REGISTRO/CAT./CLASSIF./EMPRÉSTIMO 15 15 19

COMUTAÇÃO BIBLIOGRÁFICA 37 8 4

CRIAÇÃO/MANUTENÇÃO VOCABULÁRIO 37 8 4

CONSTRUÇÃO/PRODUÇÃO UTER./INST. 33 6 10

GERAÇÃO MANUTENÇÃO CAT. COLETIVO 31 12 6

REGISTRO CONTROLE USUARIO 26 14 9

EMPRÉSTIMO 28 16 5

REFERÊNCIA 34 10 5

SDI 38 9 2

BR 34 10 5

SUMÁRIOS CORRENTES 41 5 3

TREINAMENTO USUÁRIOS 44 5

CALENDÁRIO PARA COMUNIDADE 48 1

OBS.: Os dados se referem as seguintes regiões: Sul, Norte,

Nordeste, Centro Oeste, Sudeste.

4 COMENTÁRIOS

Como pode ser observado no quadro "Serviços X Posição em Relação à

Automação", distorções fortes em termos de duplicidade de esforços para desen-

volvimento de software estão ocorrendo. Entre as 49 bibliotecas universitárias

pesquisadas citamos como exemplo desta duplicidade:

- Registro / catalogação / classificação / empréstimo

19 implantados

15 em construção

- Geração manutenção catálogo coletivo

6 implantados

12 em construção

- Produção literária das Instituições

10 implantados

6 em construção

- Aquisição

4 implantados

22 em construção

- Empréstimo

5 implantados

16 em construção

Pergunta-se:

- Entre o elenco dos sistemas implantados existe possibilidade de geraçãc

de dados em formato de Intercâmbio IBICT?

- As instituições com software em construção têm conhecimento dos soft-

ware implantados e/ou em construção?

- O software implantados podem ser repassados? E a manutenção?

- O software implantados prevêm como saída a alimentação do Banco de

Dados central?

5 CONCLUSÃO

Considerando o panorama nacional da automação das Bibliotecas Universi-

tárias e as diretrizes propostas pelo PNBU no sentido de estimular a automação

dos procedimentos técnicos e administrativos, visando facilitar o atendimento aos

usuários, concluimos que o PNBU deverá assegurar a consolidação da rede na-

cional de intercâmbio de dados bibliográficos e automação dos serviços através

das seguintes medidas:

1. Apoio ao desenvolvimento de produtos de software locais, que possam

gerar e receber dados no formato de intercâmbio IBICT;

2. Incentivar e subsidiar o repasse de software;

3. Incentivar e subsidiar o Banco de Dados central viabilizando a cataloga-

ção cooperativa.

Sugestões para viabilização das medidas acima: - Manutenção de um

Centro Referencial de informações sobre os processos de automação das

Bibliotecas Universitárias, responsabilizando-se por:

- criação e manutenção de uma base de dados sobre o nível de auto-

mação das diversas instituições pertencentes à Rede, cujos levanta-

mentos deverão ser feitos não somente através da aplicação de

questionários, mas validação local dos dados obtidos;

- divulgação periódica de informações sobre o estado da arte a nível

nacional do software e da Rede;

- dar assistência as diversas Instituições quando ao processo de infor-

matização. Para tanto será necessária a manutenção de uma equipe

de consultores, bibliotecários e analistas de sistemas, especializados

em projetos de automação bibliográficas visando orientar e acompa-

nhar o desenvolvimento e/ou implantação de aplicações, direcionados

para a manutenção da Rede e para repasse de software entre Institui-

ções.

Sugerimos ainda que sejam agilizadas as condições para intercâmbio de

publicações visando atender às expectativas dos usuários de bibliotecas

que já participam do Banco de Dados Central, hoje frustados com o

acesso à informação da existência de documentos sem possibilidade de

acesso aos mesmos.

POLÍTICA DE AUTOMAÇÃO PARA BIBLIOTECAS UNIVERSITÁRIAS

BRASILEIRAS

Wanda Maria M.R. Paranhos Prof

Dept

Biblioteconomia UFPR

Carlos Alberto Picanço de Carvalho

Prof. Dept

Informática UFPR

Apresenta uma visão geral da automação de bibliotecas universitárias bra-

sileiras em 1988, comparando dados com levantamento de 1980. Há nítido

crescimento nas iniciativas, embora o esforço não respresente preocupação

fundamental com atividades de cooperação e intercâmbio. O apoio do PNBU

à rede BIBLIODATA/CALCO da FGV representou significativo crescimento

na rede e nos seus índices de cooperação, que evoluíram de 5% em 1981

para 16,5% em 1988. Analisa a diretriz e ações associadas com automação

de bibliotecas universitárias na edição do PNBU em 1986 e propõe outras

recomendações.

1 INTRODUÇÃO

A automação de bibliotecas, sistemas e serviços de informação no Brasil

tem acompanhado, com atraso, a evolução ocorrida em outros países, embora se

encontre, em algumas entidades, ao mesmo nivel de seus similares estrangeiros.

A discussão tem sido mantida ativa no Brasil tanto pela literatura formal

quanto pela programação regular de eventos, incluindo a cobertura dada pelas Fei-

ras de Informática, em São Pauto, o Encontro Nacional de Biblioteconomia e Infor-

mática, que desde 1984 ocorre em Brasília a cada dois anos, a exemplo do Semi-

nàrio de Automação de Bibliotecas e Centros de Documentação em São José dos

Campos (e que em março de 1989 se realizou em Águas de Lindóia). A par estes

eventos regulares, o tema tem sido também abordado em sessões de eventos mais

genéricos e alguns regionais, com tratamento tanto dos aspectos teóricos quanto de

implementação, relacionamento com áreas como telecomunicações, organização e mé-

todos, tudo isso contribuindo para uma literatura nacional vasta e dispersa que in-

clui experiências com bibliotecas universitárias.

De um modo específico, o tema foi abordado em Simpósio especial no 2

Seminário Nacional de Bibliotecas Universitárias (Brasília, 1981)8 e após sucessi-

vas discussões em eventos similares posteriores assumido como proposta do

Plano Nacional de Bibliotecas Universitárias regulamentado pela Portaria Ministe-

rial n

287/86-MEC.1 Tal Plano foi estabelecido após ampla consulta às entidades,

sua comunidade, especialistas, entidades de fomento para atividades em ciência e

tecnologia e usuários, como síntese de propostas inicialmente apresentadas no 4

Seminário Nacional de Bibliotecas Universitárias (Campinas, 1985).

Tal Plano incluiu para a área a seguinte diretriz: "estimular a automação dos

procedimentos técnicos e administrativos das bibliotecas universitárias, visando

a facilitar o atendimento aos usuários". Associadas a esta diretriz foram explicita-

das as seguintes ações:

" a) desenvolver uma rede de intercâmbio de dados bibliográficos e documentá-

rios, com um grande banco de dados central, para viabilizar serviços de ca-

talogação cooperativa, empréstimo, comutação bibliográfica, etc, consideran-

do, entre outros fatores, como - localização da unidade central em instituição

com vocação para o serviço; utilização de computador de grande porte; início

de operação com os maiores acervos de bibiotecas universitárias (preferen-

cialmente as que adotem normas semelhantes para processamento técnico) e

com o acervo de documentos nacionais da Biblioteca Nacional;

b) manter um Centro referencial de informação sobre automação de bibliotecas,

que assegure também orientação à implantação de projetos de automação de

bibliotecas;

c) estimular o desenvolvimento de softwares integrados para automação de to-

das as funções de biblioteca;

d) apoiar a adoção do formato de intercâmbio CALCO, estimulando seu cons-

tante aprimoramento, de maneira a assegurar sua compatibilidade aos pa-

drões internacionais."

Este trabalho representa uma síntese da situação das bibliotecas universitá-

rias brasileiras em relação à automação de seus processos em 1988, a partir de

dados informados para projeto de pesquisa assumido por técnicos do Centro de

Informações Nucleares da Comissão Nacional de Energia Nuclear, gentilmente

colocados à disposição para evitar nova abordagem junto às instituições de ensino

superior (IES) informantes (tal estudo será referido como de SAYÃO et alii 1989,

São apresentadas também algumas implicações de tal diagnóstico e recomenda-

ções preliminares submetidas à discussão dos participantes do 6

Seminário Na-

cional de Bibliotecas Universitárias - SNBU, de onde deve derivar uma versão de-

finitiva de diretrizes a orientar tanto a ação do PNBU quanto das próprias IES e

das entidades de fomento eventualmente envolvidas no processo.

2 VISÃO GERAL DA AUTOMAÇÃO DAS BIBLIOTECAS UNIVERSITÁRIAS

BRASILEIRAS EM 1988

Os dados coletados por SAYÃO et alii, 1989, e aqui analisados em termos

genéricos e preliminares, retratam a situação peculiar da experiência desenvolvida

em 40 IES por tipo de função abordada no projeto de automação, pela situação do

processo (em planejamento, implantação ou operação), por tipo de IES e em rela-

ção às regiões do país.

Em comparação com dados de diagnóstico semelhante feito por ROBREDO

em 1980, pode-se afirmar que o esforço na área de automação de bibliotecas uni-

versitárias foi crescente no periodo, conforme Tabela 1, que resume dados apenas

dos sistemas em operação.

TABELA 1 - SITUAÇÃO GERAL DE SISTEMAS IMPLANTADOS EM BI-

BLIOTECAS UNIVERSITÁRIAS BRASILEIRAS, 1980 e 1988

ROBREDO SAYÃO ET ALII

SITUAÇÃO 1980 1988

Sistemas em operação................................. 10 48

Desenvolvido na IES ................................... 8 (80%) 40 (83%)

Adquirido de outra entidade.......................... 2 (20%) 8 (17%)

FONTE: SAYÃO et alii, 1989

Em 1980, IES de 10 estados explicitaram projetos implementados; em 1988,

foram 13 os estados representados, sendo 5 novos (portanto, há IES cujos dados

não foram fornecidos em 1988).

Dos 48 sistemas registrados como implementados em 1988, 32 (67%) refe-

rem-se a tratamento de dados relacionados com constituição de base de dados e

oferta de serviços, enquanto 16 (33%) referem-se mais a tratamento de processos

administrativos. Do ponto de vista do equipamento exigido, 31 sistemas (65%) são

voltados para microcomputadores, enquanto 17 sistemas (35%) dependem de

equipamentos de maior porte. É preciso reconhecer a possibilidade de repasse

dos sistemas voltados para microcomputadores, tanto quanto convier às IES inte-

ressadas e às condições das IES fornecedoras. Tal prática já vem ocorrendo, com

a cessão do direito de uso de sistemas entre as IES, por exemplo com a PUC/RJ,

UFSC e UFPR em relação aos sistemas que desenvolveram para microcomputa-

dores. Por outro lado, também é preciso reconhecer que a maioria de tais soluções

representou um esforço para eliminar ou diminuir sensivelmente o gargalo asso-

ciado a certas tarefas, mas a solução integrada de software para automação total

de bibliotecas universitárias provavelmente exigirá equipamentos de outro porte e

com outras facilidades, não podendo depender, na maioria das vezes, apenas de

microcomputadores.

O esforço de aplicação de soluções automatizadas parece ainda isolado,

tanto a nivel de utilização de microcomputadores como de equipamentos de médio

e grande porte, a maioria das IES tendo optado pelo desenvolvimento de seu pró-

prio sistema (83% em 1988).

A Tabela 2 apresenta a distribuição das IES informantes em 1988 por tipo de

IES:

TABELA 2 - DISTRIBUIÇÃO DOS PROJETOS DE AUTOMAÇÃO DE

BIBLIOTECAS UNIVERSITÁRIAS BRASILEIRAS* POR

REGIÃO DO PAÍS E TIPO DE IES -1988

TIPO DE IES

REGIÃO Estad. Comunit. Total

NORTE....................

NORDESTE ...........

CENTRO-OESTE

SUDESTE .............

SUL ......................

TOTAL .................

Federal

1 6

Partic.

1 1

FONTE: SAYÃO et alii, 1989

NOTA: Inclui projetos em planejamento, implantação e já implantados

Os projetos de automação de bibliotecas universitárias têm dependido mais

do setor público - principalmente das IES federais - e está o esforço mais con-

centrado nas regiões sul/sudeste do país, seguindo a distribuição das próprias

IES.

Do ponto de vista de dependência tecnológica (tipos de equipamentos) e fa-

cilidades de cooperação institucional (participação em rede e uso do serviço

RENPAC da EMBRATEL, por exemplo) os dados da Tabela 3 fornecem panorama

geral.

TABELA 3 - DISTRIBUIÇÃO DO ESFORÇO DE AUTOMAÇÃO NAS

IES POR TIPO DE EQUIPAMENTO, PARTICIPAÇÃO

EM REDE E USO DO SERVIÇO RENPAC -1988

NORTE ...................... ............... 1 1

...

1 1

NORDESTE............... . . . 6 5 8

...

8 2 6

CENTRO-OESTE 1 1 1

...

1 1

SUDESTE ............... ... 16 9 17 1 16 6 11

SUL ......................... 9 11 13 1 12 4 9

TOTAL ................... 32 27 40 2 38 14 26

FONTE: SAYÃO et alii, 1989

A disponibilidade de microcomputadores em biblioteca universitárias é uma

realidade (80% das IES informantes), embora também seja positiva a presença ou

acesso, real ou previsto, de 68% das IES informantes a equipamentos de médio ou

grande porte. Apenas 5% das IES informantes explicitam sua participação em al-

gumas rede, o que parece indicar pouca atividade de cooperação com recurso

computacionais, também evidenciado pelo baixo número de bibliotecas com uso do

serviço RENPAC para comunicação de dados e acesso a bases/serviços de ou-

tras entidades.

Com relação às funções/atividades desenvolvidas com recursos computa-

cionais, os dados estão sumarizados na Tabela 4. Das 20 atividades previstas no

estudo de SAYÃO et alii, 1989, apenas duas delas (treinamento de usuários e ca-

lendário/comunidade) não foram abordadas nos projetos relatados. Há maior con-

centração de esforços em atividades relacionadas com processamento técnico

(20% do total dos projetos), seguido de registro/controle de usuários (12,5% dos

projetos) e controle da produção científica da IES (11% dos projetos).

É importante registrar que das 13 IES com atividades de automação de pro-

cessamento técnico em ritmo operacional (o que equivale a esforço de constituição

de base de dados do acervo local), apenas cinco explicitaram adoção de algum

formato/interface padrão para intercâmbio de dados (3 CALCO, 1 IBICT e 1 UNI-

SIST). Na constituição de bases de dados locais relativas à produção científica em

sete IES com a função já implantada, apenas duas seguem algum formato/interfa-

ce padrão (uma indicou ISO 2709 e outra o formato UNISIST).

Tal panorama não contribui para a potencialização da interação entre as IES

a nível de intercâmbio de registros e representa grave perda de oportunidade para

aumento da cooperação entre as entidades.

A Tebela 5 espelha a constituição da rede BIBLIODATA/CALCO coordena-

da pela Função Getúlio Vargas (FGV) desde 1980, destacando a participação das

bibliotecas universitárias e os índices de cooperação (aproveitamento de registro

da base) no período.3

TABELA 5 - PARTICIPAÇÃO DAS BIBLIOTECAS UNIVERSITARIAS

NA REDE BIBLIODATA/CALCO-1980/Mar. 1989

BIBL UNIV. NA REDE

ANO N

/TIPO DE IES* INDICE DE

DE BIBL

NA REDE

F E C P

TOTAL%

COOPERAÇÃO

1980 1 0 0 0 0 0% 0% 0%

1981 4 0 0 0 0 0% 0% 5%

1982 6 0 0 0 0 0% 0% 5%

1983 14 1 1 0 0 2% 14% 5,4%

1984 16 1 1

0 3% 19% 7%

1985 21 1 1

0 3% 14% 8%

1986 25 1 2

0 4% 16% 9%

1987 37 10 2

0 13% 35% 12%

1988 46 13 5

0 19% 41% 16,5%

1989 (Mar) 50 15(a) 5(b) 1(c) 1(d) 22% 44% ?

FONTE: Relatório da FGV apresesentado na IV Reunião Anual

da Rede BIBLIODATA/CALCO, 13-14/4/89 *

F=Federal; E=Estadual; C=Comunitária; P=Particular

(a) UFRGS/Educação; UFRRJ; UFAL; 10 UFMG; UFG; UFSC;

(b) UNESP/Júlio Mesquita; UNIRIO; FURB; UDESC; UNIRIO/MED;

(d) Faculdades Positivo.

A principal motivação na constituição de uma rede de catalogação coopera-

tiva, é justamente diminuir o ônus da catalogação pela disponibilidade de registros

na base que possam ser aproveitados, com algumas adaptações, representando o

índice de cooperação da rede. Tem sido crescente tal índice na rede BIBLIODA-

TA/CALCO e a evolução pode ser creditada em boa parte à significativa participa-

ção das bibliotecas universitárias na rede. Em 1982 não havia bibliotecas univer-

sitárias na rede e o fndice de cooperação era de 5%. Em 1988 havia 19 bibliotecas

universitárias na rede (41% do total) e a cooperação atingiu 16,5%.

O apoio do PNBU à rede em 1987 representou um marco em seu cresci-

mento: 4 bibliotecas universitárias participavam dela em 1986, 22 participam-em

1989. Em 1986 as bibliotecas universitárias representavam 16% do total das bi-

bliotecas cooperantes; em março de 1989 representam 44%. Dentre as 22 partici-

pantes nesta data, 20 (91%) são mantidas pelo setor público, 15 delas (75%) vin-

culadas ao governo federal.

Depois do apoio do PNBU à rede em 1987 ocorreram algumas importantes

implementações, a saber:

- expansão dos equipamentos na FGV e de suas facilidades de telecomunicação;

- criação e instalação da Comissão Consultiva da rede;

- implantação do sistema de Autoridades, com presumível aumento de velocidade

no processamento técnico local e julgamento mais ágil de modificações nesta

base;

- desenvolvimento de novo programa de entrada de dados para microcomputado-

res da linha IBM-PC ou compatível, com maior flexibilidade de forma a permitir

construção de formatos de registros para outros tipos de materiais (cartográfico,

sonoro, manuscrito);

- conversão da fita CALCO de intercâmbio para o Sistema Microisis (cedido pela

UNESCO, distribuído no Brasil pelo IBICT), este de fácil disponibilidade para to-

das as bibliotecas e potencialmente últil para implementações imediatas a nivel

local quanto a tratamento e recuperação de registros bibliográficos.

Em um clássico texto sobre avaliação de serviços bibliotecários em geral,

LANCASTER apresenta, em capítulo devotado à avaliação de serviços automati-

zados, as seguintes motivações para projetos de automação:5

1. Aumento de produtividade:

2. Redução de pessoal;

3. Aumento do controle;

4. Redução do erro;

5. Aumento da velocidade;

6. Aumento no escopo e profundidade do serviço;

7. Facilidade de cooperação;

8. Produtos paraletos;

9. Aumento de disseminação; 10. Redução

do custo unitário da operação.

Pelos custos associados ao desenvolvimento de projetos de automação,

considerada a exigibilidade simultânea de equipamentos ("hardware"), sistemas

("software") e pessoal ("human ware"), parece ser imprescindível que não se per-

ca de vista a necessidade de justificar economicamente os esforços de automação

e de avaliar constantemente o esforço.

Embora os dados disponíveis não apresentem evidências quanto a possí-

veis ganhos com relação a vários dos aspectos acima indicados, pelo menos em

relação à facilidade de cooperação há indícios de que embora a nível da rede de

catalogação cooperativa os índices apresentem esperado crescimento (devendo

ter efeito na redução do custo unitário do esforço de processamento técnico, ainda

a ser medido), no geral as oportunidades de cooperação parecem ainda frágeis a

nivel de possibilidade de intercâmbio de registros.

3 DIRETRIZES DO PNBU EM 1986

O estímulo à automação de bibliotecas universitárias indicados como diretriz

do PNBU em 1986 incluía como ação, conforme citado anteriormente, o apoio a rede

de intercâmbio de dados bibliográficos, a manutenção de um centro referencial, o

desenvolvimento de um software integrado para automação em bibliotecas e a

adoção do formato CALCO. A seguir são apresentados elementos para discus-

são de tais ações.

3.1 Rede de intercâmbio de dados bibliográficos

Em decorrência das discussões durante o 5

Seminário Nacional de Biblio-

tecas Universitárias (Porto Alegre, 1987), houve formalização da escolha da FGV

como a entidade nacional coordenadora de rede de catalogação cooperativa, o que

fundamentou investimentos significativos na FGV e o expresso apoio do PNBU à

participação das bibliotecas universitárias na rede.

Em conseqüência, houve esforço da FGV para adequação de seu sistema

às possibilidades de interação com bibliotecas dotadas de recursos de automação

(por exemplo, mediante facilidades de telecomunicação e acesso em linha à base).

Do ponto de vista financeiro, porém, a consulta remota à base, em função do horá-

rio restrito e congestionado e dos elevados custos de telecomunicação, tem invia-

bilizado a prática, ainda que mais confortável do que a consulta a microfichas no

estágio inicial.

A FGV ainda não é capaz de receber dados fornecidos pelas IES com re-

cursos computacionais em formato padronizado de intercâmbio, capacidade de

fornecimento que está sendo gradualmente implementada nas bibliotecas univer-

sitárias com projetos de automação. Enfatizando apenas o aspecto de rede de

catalogação cooperativa que lhe deu a motivação original, o sistema da FGV so-

mente está apto atualmente a receber dados no seu formato de entrada de dados,

considerando o formato CALCO de intercâmbio apenas como formato de safda pa-

ra seu sistema. Nas IES mais sensibilizadas para a cooperação e com recursos

computacionais, o formato de intercâmbio cumpre o duplo papel de favorecer tanto

recepção quanto fornecimento de dados. Em função disso, parece desejável -

sem comprometer a facilidade ora implementada para rede - que a FGV também

estivesse em condições de receber dados em formato padronizado de intercâmbio,

para favorecer eventualmente crescimento mais rápido de sua base pelo acrésci-

mo de registros fornecidos por entidades participantes ou não da rede.

Há grandes acervos de bibliotecas universitárias ainda não incluídos na ba-

se, conforme proposta original de ação. É lamentável, por este prisma, que o sis-

tema de bibliotecas da USP com seus cerca de 800.000 títulos constitua um esfor-

ço à margem desta cooperação. É louvável que a UnB, com seus quase 500.000

volumes, dando uma significativa guinada na concepção original de seu pioneiro

projeto integrado de automação, se prepare para participar da rede no tocante ao

preparo do acervo corrente, ficando a incorporação da representação já existente

de seu acervo em meio magnético dependente de expressivo esforço e investi-

mento para conversão de formatos.

Continua sendo desejável estimular e agilizar a entrada de registros biblio-

gráficos de outros grandes acervos nacionais (por exemplo, os das IES com mais

de 200.000 volumes: UFRJ, UFRGS, UFBA, UFPE, UFPA, UFAM, UFPB, UF-

PR),2 possivelmente com ênfase nas áreas do conhecimento em que sejam mais

fortes, para aumentar a velocidade de constituição de base mais representativa do

recurso informacional do país, e do potencial de cooperação da rede, racionaliza-

ção do processamento técnico e serviços daí derivados, conforme proposta origi-

nal. 3.2 Manutenção de um Centro Referencial

Ainda não concretizada, é preciso agilizar a formação do Centro Referencial

sobre Automação de Bibliotecas. Há projetos em implantação e em planejamento

(e provavelmente muitos ainda não formulados) que poderiam se beneficiar direta-

mente do acesso a informações mais consolidadas na área e condições mais ob-

jetivas - que este Centro presumivelmente teria - de análise, orientação e inter-

câmbio.

Que critérios deverão ser aplicados na escolha da instituição a sediar o

Centro, e como se garantirá sua manutenção? É preciso lembrar a proximidade de

especialistas na área para assessoramento, a possibilidade de reunião e acesso

imediato ou por serviços de vasta mas dispersa literatura (incluindo itens como do-

cumentação de sistemas) de dificil acesso ou inexistente divulgação pelos canais

formais, e possivelmente formação de biblioteca de software para melhor avaliação

dos sistemas disponíveis e infraestrutura para programas de capacitação de pes-

soal na área. Que mecanismos precisarão ser aplicados para garantir disponibilida-

de dos especialistas/consultores para atendimento às IES interessadas em orien-

tação sobre os programas, projetos, sistemas existentes, critérios de avaliação,

fontes de financiamento, metodologias para elaboração, acompanhamento e ava-

liação de projetos?

3.3 Desenvolvimento de software integrado

Já em 1986 existiam sistemas integrados de automação de bibliotecas dis-

poníveis comercialmente, especialmente para equipamentos de maior porte de

acesso mais restrito no país. A ação proposta pelo PNBU visava principalmente o

desenvolvimento de um software portável, para uso em equipamentos nacionais,

cujo investimento pudesse representar efeito multiplicador pela possibilidade de re-

passe a outras IES, consideradas as possíveis variedades de ambientes compu-

tacionais (equipamentos e software básico), com um mínimo de requisitos comuns.

Tal desafio foi enfrentado pela primeira vez com a proposta da UFRGS de

desenvolvimento de um software com tais características, merecedora de apoio do

PNBU e da FINEP, e que está seguindo seu curso.

E oportuno lembrar que não bastará ao sistema, no tocante à sua portabili-

dade, funcionar em outro ambiente computacional. Será necessário para sua plena

utilização por outras IES que ele acomode a fixação de normas, regras e parâme-

tros peculiares a cada IES usuária, o que equivale à sua aceitação em outro am-

biente socio-institucional. Sem esta facilidade, é possível que a plena portabilidade

do ponto de vista computacional exija subordinação da IES usuária ao parâmetros

previstos pela IES produtora, o que pode dificultar sua utilização piena, exigir es-

forço para adaptações ou mesmo inviabilizar sua adoção.

Quais os detalhes do projeto da UFRGS a este respeito? O que será para-

metrizável em cada função/módulo previsto no sistema?

3.4 Formato de intercâmbio CALCO

O formato de intercâmbio CALCO foi nominalmente indicado como padrão

para as bibliotecas universitárias brasileiras em 1986. A ação previa, também, es-

timular "seu constante aprimoramento, de maneira a assegurar sua compatibilidade

aos padrões internacionais".1

Em decorrência de estudos sobre formato de intercâmbio que se seguiram à

adoção do formato CALCO pela FGV para o sistema e rede BIBLIODATA, e por

outras entidades, surgiu em 1987 o formato de intercâmbio IBICT, apresentado

como uma "etapa evolutiva no desenvolvimento de um formato comum de comuni-

cação de registros bibliográficos computadorizados".4 Essencialmente, o formato

IBICIT implementa uma particularidade no parágrafo 530 para tratamento de analíti-

cas de publicações seriadas e monografias (chamado campo de registro embuti-

do), no mais semelhante ao formato CALCO, e ambos respeitando princípios da

ISO 2709.

As bibliotecas universitárias, como já foi mencionado antes, têm se filiado

com freqüência cada ano maior à rede BIBLIODATA, e portanto se capacitam a

receber e usar seus registros bibliográficos no formato CALCO que dela se origina.

Outras IES, embora não estejam filiadas à rede, estão capacitadas a produzir re-

gistros em formato IBICT, e este número tende a crescer à medida que o projeto

de automação assumido pela UFRGS apresentar resultados concretos, tanto no

módulo inicial de entrada de dados (já no formato IBICIT) quanto em relação ao

sistema completo, conforme proposto, que estará disponível para outras entidades.

Há conflito na coexistência dos dois formatos? Deve haver esforço da FGV

na aceitação de registros para sua rede já em formato padronizado (e não no seu

formato de entrada)? É pouco significativa a diferença entre os dois formatos a ponto

de não ser necessária a adoção formal de apenas um deles, para efeito de

concreta troca de registros entre as IES usuárias de um ou de outro? Há necessi-

dade de capacitação das IES quanto a ambos os formatos? É importante para as

IES a manutenção (e uso) do registro embutido referente ao parágrafo 530 do for-

mato IBICT para tratamento das analíticas? Se for, será importante aos produtores

de registros em formato CALCO adequarem seus sistemas ao formato IBICT?

4 CONCLUSÃO

Soluções integradas de automação de bibliotecas (universitárias ou não) de-

pendem de disponibilidade de equipamentos, sistemas, pessoal, rotinas e instru-

mentos normativos com os quais garantir qualidade na coleta, tratamento, dissemi-

nação e avaliação de dados.

Basicamente, os dados necessários para o conjunto dos serviços a serem

prestados pelas bibliotecas podem ser classificados nas seguintes categorias: ia)

dados bibliográficos: equivale à constituição da base com o acervo local (total ou

parcial por qualquer critério), e manipulação local de dados obtidos de outras

fontes (outras bibliotecas, bases de dados bibliográficos);

b) dados sobre usuários: em bibliotecas universitárias, o núcleo será formado

pelos dados identificadores dos alunos (graduação, pós-graduação, espe-

ciais), professores, funcionários, e, dependendo da politica da IES, dos demais

usuários credenciados aos serviços bibliotecários. Tais dados pelo menos em

relação à comunidade interna da IES provavelmente não dependerão de coleta

de dados pela própria biblioteca, já que existentes - muito provavelmente em

meio magnético - em função da natureza e responsabilidades de outras unida-

des universitárias com as quais a biblioteca interage - ainda que possam ser

ampliados na biblioteca;

c) dados financeiros e patrimoniais: a necessidade da biblioteca universitária é a

mesma das demais unidades da IES, e a definição das grandes categorias de

dados são definidos pelas unidades especializadas, sendo a biblioteca usuária

cumpridora de tais determinações. Também a este respeito, os dados podem

já estar disponíveis em meio magnético, restando à biblioteca universitária ga-

rantir acesso a eles e eventualmente completá-los ou identificá-los com maior

precisão de acordo com suas peculiaridades internas (no caso de um sistema

de bibliotecas universitárias, por exemplo, garantido a identificação de aplica-

ções e patrimônio de cada unidade):

d) dados da estrutura organizacional da IES: cargos, unidades responsáveis,

podem ser úteis para certos serviços, e é possível que tal base seja de inte-

resse geral da IES.

De todos estes tipos de dados, a única categoria pela quai a biblioteca deve

ser responsável de fato e por completo é a de dados bibliográficos. Com relação

aos demais, ela é usuária; com relação aos dados bibliográficos, ela é produtora,

os outros (pessoas, unidades da universidade e demais entidades) é que serão

usuários.

Um sistema integrado de automação de bibliotecas somente funcionará se

tais categorias de dados estiverem disponíveis, e é preciso garantir a qualidade

dos dados, tanto quanto a qualidade dos equipamentos, dos sistemas, a capacida-

de do pessoal, etc. Parece necessário ressaltar a importância de cada projeto de

automação de bibliotecas contemplar com prioridade a constituição de sua base de

dados bibliográficos garantindo a sua qualidade: para uso local e para intercâmbio

porque não podemos correr o risco, dado o porte de investimento necessário, de

reprocessar e transformar os dados referentes a milhares de registros se não tiver

havido esforço na qualidade do dado (do registro) na sua entrada no sistema.

Outro aspecto que merece destaque é a conveniência de que o sistema in-

tegrado de automação da biblioteca interaja com os demais sistemas especializa-

dos (para os outros tipos de dados) da IES, possivelmente formando um sistema

integrado de informações universitárias, de excepcional alcance tanto para a ge-

rência quanto para a avaliação, de cada unidade e da IES como um todo.

O panorama de automação de bibliotecas universitárias brasileiras será

sensivelmente melhorado, por conseguinte, à medida que gradualmente muitas e

mais IES disponham de facilidades de produção ou constituição de bases de da-

dos bibliográficos, e de acesso a bases dos outros dados disponíveis na IES. É

preciso, pois, considerar a disponibilidade de condições para a constituição de ba-

ses de dados bibliográficas locais prioritariamente.

Considerando tal concepção e a situação das bibliotecas universitárias ante-

riormente analisada, o panorama de automação das bibliotecas universitárias bra-

sileiras pode ser visto em relação às seguintes etapas ou fases:

Fase 1 (superada): Desenvolvimento isolado ou Ocorrência espontânea

Os primeiros projetos - de iniciativa da própria biblioteca ou de outras unida-

des da IES, ou atendendo a circunstâncias ou apelos externos - se concretizaram

de forma espontânea sem relação uns com os outros. Há níveis tecnológicos desi-

guais entre as IES, em função dos seus próprios recursos ou prioridades. As solu-

ções buscadas (algumas já implementadas, outras em planejamento) suprem ne-

cessidades segundo a ótica local e não são necessariamente transferíveis ou

aproveitáveis por outras IES, a não ser circunstancialmente, por semelhança ca-

sual de ambientes computacionais e socio-institucionais.

Fase 2 (atual): Preocupação com intercâmbio ou Ocorrência estimulada

Esta fase está associada basicamente ao início de atuação do PNBU e é

exemplificada por duas iniciativas separadas mas convergentes em relação ao

esforço de cooperação. Uma foi o apoio do PNBU à rede BIBLIODATA, tanto na

melhoria das condições de trabalho na FGV como no estímulo e apoio ao ingresso

de bibliotecas universitárias na rede. Como conseqüência, apesar de os projetos

locais terem a característica autônoma associada à fase anterior, a preocupação

com a produção de registros padronizados e com a utilização de trabalho coopera-

tivo para formação da base local constitui um avanço significativo quanto a atitudes

e quanto a produtos. Com certeza houve mudança em nível de qualidade dos da-

dos disponíveis.

A segunda iniciativa associada a esta fase foi a apresentação simultânea de

projetos de automação pela UFRGS e pela UFSC que, seguindo os trâmites junto

a entidade externas à busca de apoio financeiro, induziu apelo do PNBU para es-

forço cooperativo no desenvolvimento dos sistemas, surgindo o que se conven-

cionou chamar de "Projeto Rede Sul", incluindo a UFPR. Na verdade, UFRGS e

UFSC conceberam isoladamente seus projetos de automação e "... houve recepti-

vidade imediata à oportuna idéia de adaptar tais projetos (até onde a concepção

original o permita) à dinâmica de um esforço cooperativo tanto na fase atual do de-

senvolvimento dos sistemas quanto na fase futura de interação entre sistemas".7

Haverá dois sistemas desenvolvidos - um deles com compromisso de portabilida-

de - e no curso de seu desenvolvimento as equipes têm interagido, trocado idéias

sobre parâmetros, estratégias, normas, havendo expectativa de melhoria de quali-

dade tanto dos sistemas (produtos) quanto dos dados a serem registrados, em de-

corrência deste esforço.

A partir deste estágio, não é possível conceber projetos que não contemplem

a possibilidade de intercâmbio de registros bibliográficos, e se há soluções im-

plantadas ou em planejamento contrariando tal assertiva, o interesse do país pede

revisão do projeto, especialmente no tocante às IES do setor público.

Fase 3 (proposta): Nivelamento tecnológico ou Ocorrência planejada

É possivel imaginar um cenário onde os benefícios decorrentes de soluções

automatizadas poderiam ser agilizados ou potencializados se for possível conciliar

as condições individuais de IES (algumas? todas ? escolhidas ? apresentação es-

pontânea ou induzida ?) com o apoio de entidades de fomento e coordenação pelo

PNBU. Consiste na identificação de patamares ou níveis de desenvolvimento tec-

nológico na automação de bibliotecas universitárias a serem alcançados segundo

planejamento. O primeiro esforço exigiria definição das etapas ou níveis a serem

cumpridos e seu cronograma, objetivando o desenvolvimento ou aproveitamento de

soluções mudulares como que em regime de mutirão, com alocação dos recursos

necessários (humanos, financeiros e outros) para garantir seu sucesso durante o

prazo previsto.

Ainda que eventualmente restrito a algumas IES (se de todo o programa nao

pudesse ser mantido amplo), a capacitação homogênea das IES envolvidas pode-

ria representar uma estratégia, por economia de escala, que agilizasse a elevação

da qualidade dos projetos, dos dados e do potencial de interação das IES. A cada

etapa, as metas são identificadas e as IES se comprometem a cumpri-las.

°ela dependência de recursos públicos que os projetos de automação têm

demonstrado, parece justificável o estabelecimento de uma estratégia - como a

proposta - que potencialize as aplicações visando a multiplicação dos benefícios.

Se os óbices politicos e operacionais relacionados com a autonomia institu-

cional e financeira das IES e das agências de fomento puderem ser contornados,

tal estratégia poderá acelerar a implantação de projetos de automação, atenuar as

dificuldades de intercâmbio e interação entre as IES (e entre as IES e outras enti-

dades), garantir um padrão de qualidade dos dados, dos produtos e dos serviços

com eles prestados. Presumivelmente, a conseqüência seria a ocorrência de efei-

tos imediatos na melhoria da qualidade do ensino, pesquisa, extensão e adminis-

tração universitárias com os seus desdobramentos positivos no desenvolvimento

social, científico e tecnológico do país em todas as áreas, que é a motivação prin-

cipal do esforço.

5 RECOMENDAÇÕES

As seguintes premissas orientaram a elaboração das recomendações:

a) há restrição de verbas nas IES e nas entidades de fomento para desenvolvi-

mento e manutenção de programas de automação de bibliotecas universitárias,

sendo o setor público em geral, e o governo federal em especial, seu principal

patrocinador; b)é alto o custo de sistemas integrados de automação de

bibliotecas, especialmente quanto ao módulo de gerenciamento dos registros de

dados bibliográficos, dada a sua complexidade, sendo este o de produção

específica pela biblioteca; c) há restrição na aquisição, por parte das IES

brasileiras, de equipamentos de grande porte importados;

d) há restrição de pessoal disponível e competente para desenvolvimento de

sistemas integrados de automação de bibliotecas;

e) é desejável a garantia de trabalho cooperativo entre as bibliotecas universitá-

rias brasileiras em geral, e imperiosa entre as mantidas pelo setor público de

qualquer instância;

f) existe pouca familiaridade do pessoal de informática com os problemas, aplica-

ções e necessidades da área de informática documentárias;

g) sistemas integrados de automação de bibliotecas coordenados com outros

sistemas de informação nas IES possibilitam economia de escala também para

evitar duplicação de coleta de dados e manutenção de registros de uso comum

nas IES.

A diretriz estabelecida para o PNBU em 1986 pode ser mantida, e as ações

então delineadas precisarão ser revisadas em função das respostas dadas às

questões levantadas na parte 3. Adicionalmente, fica a proposta da seguinte dire-

triz e ações complementares:

DIRETRIZ: Manter programa de capacitação homogênea das IES quanto a auto-

mação de bibliotecas universitárias pelo estabelecimento de niveis tecnológicos a

serem atingidos, com metas e prazos fixados consensualmente por planejamento

entre os participantes, PNBU e entidades de fomento.

AÇÕES COMPLEMENTARES:

1. apoiar, até que se consolidem, programas formais de capacitações de recur-

sos humanos para a área de informática documentária, incluindo a oferta, a

curto prazo, de curso dirigido aos profes sores dos cursos de Biblioteconomia

e Documentação do país visando facilitar suas condições de repasse, e in-

cluindo programa de intercâmbio de especialistas tanto de informática quanto

de Biblioteconomia e áreas afins a convite de IES interessadas;

2. apoiar projetos de automação documentária em bibliotecas universitárias que

dependam de equipamento nacional;

3. estimular os esforços de constituição de bases de dados bibliográficos nas

IES necessariamente com capacidade de produzir e de receber registros bibliográ

ficos no formato de intercâmbio adotado;

4. estimular o desenvolvimento de bases de dados bibliográficos locais referen

tes à produção intelectual da IES tanto para fins de sua disseminação como

para fins da avaliação da IES com possibilidade de produção dos registros em

formato de intercâmbio adotado (evitando-se redundância no processo de en

trada de dados nas bibliotecas das IES e novo tratamento manual dos dados

para encaminhamento a outras entidades) e apoiar projetos de conversão com

tal objetivo;

5. impedir apoio de entidades governamentais ao desenvolvimento ou implanta-

ção de programas de automação de bibliotecas que não contemplem de ime-

diato facilidades de intercâmbio no formato padrão adotado;

6. concentrar esforço no desenvolvimento de programa modular comprovada-

mente portável tanto do ponto de vista do ambiente computacional como pa-

rametrizável para uso em outros ambientes institucionais;

7. estimular a adoção de linguagem comum de comandos, desenvolvida inicial-

mente em cooperação pelo IBICT, BIREME e CNEN/CIN, 6 por todas as IES e

entidades mantenedoras de bases de dados bibliográficos, com o objetivo de

diminuir o ônus do usuário no domínio de comandos, lógicas, operadores boo-

leanos e composição de estratégias de buscas ao consultar diversas bases;

8. disponibilizar acesso a bases de dados estrangeiras internalizadas no país, ou

a serviços com elas oferecidos, diminuindo a necessidade de aquisição dupli-

cada de tais fontes por muitas IES. Equivale a estudo de viabilidade de adoção

de um programa de aquisição planificada de bases de dados e dos instru-

mentos de linguagens documentárias correspondentes pelas IES interessa-

das, para que possam providenciar diretamente com seus usuários a elabora-

ção das estratégias de busca a serem eventualmente enviadas às IES depo-

sitárias das bases e fornecedoras dos serviços de consulta;

9. apoiar a constituição que viabilize a curto prazo a constituição/acesso amplo a

catálogo coletivo de documentos não-periódicos existentes no país como ins-

trumentos de apoio aos serviços bibliotecários;

10. apoiar procedimentos de agilização da atualização do catálogo coletivo nacio-

nal de publicações periódicas, como instrumento para melhorar os serviços de

comutação bibliográfica;

11. propor e divulgar metodologia para elaboração de projetos de automação que

visem a necessária justificativa econômica dos projetos, escolha das priorida-

des na gradual implantação dos sistemas integrados, seu acompanhamento e

avaliação nas IES e nas entidades de fomento que os viabilizem;

12. aplicar medidas que objetivem a curto prazo o atingimento de metas, por

exemplo, de 50% de cooperação em rede de catalogação cooperativa, pela in-

clusão dos maiores acervos nas diversas áreas do conhecimento, de forma

planejada;

13. gestionar tratamento privilegiado para as IES, particularmente as do setor pú-

blico, quanto ao pagamento dos serviços de telecomunicação, cujos preços

têm inviabilizado ou diminuído o potencial de integração e acesso a bases de

dados no país, em função do perfil orçamentário das IES e da falta de capaci-

dade e tradição de repasse dos custos aos usuários.

REFERÊNCIAS

1. BRASIL. Ministério da Educação. Portaria n

287, de 24.4.86. Diário Oficial da

União, 30.4.86

2. CHASTINET, Yone. Bibliotecas das instituições federais de ensino superior:

remontar ou desmontar? Brasília, Programa Nacional de Bibliotecas Uni-

versitárias, 1988. 9. + 3 anexos.

3. FUNDAÇÃO GETÚLIO VARGAS. Rede BIBLIODATA/CALCO: resumo de ati-

vidades, set. /1987-abril/1989. Relatório apresentado na IV Reunião Anual

de Rede Bibliodata/Calco, Rio de Janeiro, 13-14 de abril de 1989.5 p.

4. INSTITUTO BRASILEIRO DE INFORMAÇÃO EM CIÊNCIA E TECNOLOGIA.

Formato IBICT: formato de intercâmbio bibliográfico e catalogràfico. Brasília,

IBICT, 1987. 400 p.

5. LANCASTER, F. W. Evaluation of automated systems in libraries. In:____ The

measuremente and evaluation of library services. Washington, D.C., Infor-

mation Resources, 1977.365 p., p. 272-287.

6. PROGRAMA DE APOIO AO DESENVOLVIMENTO CIENTÍFICO E TECNO-

LÓGICO. Subprograma de Informação em Ciência e Tecnologia. Sistema

de acesso público a bases de dados. Linguagem comum de recuperação

de informações; versão preliminar. Brasília, CNPq/IBICT, CNEN/CIN,

1988.38p.

7. REDE SUL DE AUTOMAÇÃO DE BIBLIOTECAS. Projeto cooperativo de de-

senvolvimento de sistemas integrados de automação de bibliotecas uni-

versitárias da Região Sui; relatório de reunião. Florianópolis, 15-16 de de-

zembro de 1988.8 p.

8. ROBREDO, Jaime. Panorama dos planos e projetos de automação das biblio

tecas universitárias brasileiras. In: SEMINÁRIO NACIONAL DE BIBLIOTECAS

UNIVERSITÁRIAS 2; Brasília) 1981. Anais. Brasília, CAPES, p. 155-90.

9. SAYÃO, Luiz Fernando et alii. Avaliação dos processos de automação de bi-

bliotecas universitárias e Guia de software de bibliotecas e centros de in-

formação (MEC/SESu/PNBU e apoio CNPq/CAPES/FINEP). Dados pre-

liminares tabulados e entrevista em 14.4.89.

1» RELATÓRIO - projeto "AVALIAÇÃO DOS PROCESSOS DE AUTO-

MAÇÃO EM BIBLIOTECAS UNIVERSITÁRIAS"

LUIZ FERNANDO SAYÃO

IBICT/UFRJ

CARLOS HENRIQUE MARCONDES

IBICT/UFRJ

CARLOS CÉSAR FERNANDES

CIN-CNEN

LÍGIA POLYCARPO M. MEDEIROS

PRÓ-INFO

Apresenta-se análise dos resultados do projeto "Avaliação de Processos de

Automação em Bibliotecas Universitárias Brasileiras" (PNBU/CNPq). A análise diz

respeito ao perfil dos softwares desenvolvidos e/ou utilizados pelas lESs brasilei-

ras nos processos de automação de suas bibliotecas. Analizam-se os resultados

principalmente sob dois aspectos: a) adequação das ferramentas de software utili-

zadas para o desenvolvimento de sistemas de automação de bibliotecas; b) por-

te/complexidade de um projeto de desenvolvimento de um software bibliográfico.

Relacionam-se os requisitos técnicos desejáveis em um software bibliográfico e

avalia-se até que ponto as ferramentas de software utilizados nos casos analisa-

dos podem atender estes requisitos. Apresentam-se também estatísticas dos da-

dos apurados. Finalmente propõe-se o desenvolvimento de um software padrão

para a automação das bibliotecas das lESs brasileiras.

1 INTRODUÇÃO

Este é o 1

Relatório do Projeto de Pesquisa "Avaliação dos Processos de

Automação em Bibliotecas Universitárias Brasileiras", do PNBU/SESu, com o

apoio do CNPq/CAPES/FINEP. O Relatório se concentra exclusivamente na parte

relativa aos softwares existentes nas lESs, tendo como alvo a busca de softwares

"portáveis", que pudessem ser repassados a outras lESs e, eventualmente, torna-

rem-se um padrão nacional.

O instrumento da pesquisa foi um questionário, distribuido a quase totalidade

das bibliotecas das lESs brasileiras no segundo semestre de 1988, onde se procu-

rava coletar dados que permitissem uma avaliação global dos processos de auto-

mação das bibliotecas universitárias brasileiras, concluidos, em andamento ou

simplesmente em planejamento. Como subproduto deste trabalho, uma parte do

questionário, denominada "Formulário de Descrição de Software", procurava co-

letar dados sobre os softwares existentes, suas características técnicas, sua fun-

cionalidade, a possibilidade de serem repassadas a outras lESs, etc. Estes dados

vieram a constituir a Base de Dados "Guia de Software de Automação de Bibliote-

cas", do PNBU, no sentido de disseminar o parque de softwares da lESs e permitir

sua reutilização. São estes os dados o objeto destes relatório.

Os resultados da pesquisa mostram um esforço significativo de várias bi-

bliotecas de lESs no sentido de desenvolverem softwares bibliográficos visando

automatizar o registro e processamento de informações bibliográficas. No nosso

entender, no entanto, estas iniciativas podem e devem ser criticadas, já que, por

um lado, o esforço de automatizar os acervos das bibliotecas universitárias do país

necessariamente resultaré em maiores facilidades de acesso e intercâmbio de in-

formações bibliográficas, com reflexos imediatos no desenvolvimento da ciência e

tecnologia no Brasil, e, por outro lado, este é um processo recém iniciado, o que

permite redirecionar as iniciativas e evitar alguns equívocos. Nossas críticas se

desdobram em dois aspectos: as ferramentas de software utilizadas e a noção de

porte/complexidade de um projeto como este.

O Relatório está organizado da seguinte maneira: a parte 1 apresenta uma

estatística dos resultados do questionário destacando alguns pontos importantes

para a portabilidade do sotfware, tais como a linguagem com a qual foi desenvolvi-

do, se o software dispõe ou não de uma interface em formato de intercâmbio biblio-

gráfico, quais os pacotes customizados (especiais para aplicações bibliográficas).

A parte 2 é uma avaliação destes resultados à luz de dois parâmetros: as ferra-

mentas de software (linguagens, pacotes) utilizadas no seu desenvolvimento e as

dimensões de um projeto de desenvolvimento de um software bibliográfico para

uma biblioteca de uma IES. A parte 3 apresenta algumas conclusões e a parte 4

procura delinear algumas propostas. Seguem-se Notas, Bibliografia e um Anexo

onde está delineada a proposta de um software bibliográfico padrão para as biblio-

tecas das lESs brasileiras.

1.1 DADOS APURADOS A PARTIR DO QUESTIONÁRIO

A maioria dos softwares pesquisados (48,21%) estavam desenvolvidos utili-

zando ferramentas do tipo SISTEMAS GERENCIADORES DE BANCOS DE DA-

DOS (SGBD)/LINGUAGENS DE 4

GERAÇÃO (L4G) comerciais (FIG. 1). Uma

percentagem de 28,57% utiliza linguagens de 3

Geração; 16,10% utilizam pacotes

(a grande maioria deste grupo usa o ISIS - micro e mini, e 1 o STAIRS).

Dos softwares pesquisados, somente 7 diferentes do ISIS possuem algum

tipo de interface padrão e destes apenas 4 possuem interface em formato de inter-

câmbio bibliográfico - 3 com IBICIT, sendo 1 ainda em desenvolvimento, e 1 com

MARC (FIG. 2).

2 AVALIAÇÃO

2.1 FERRAMENTAS UTILIZADAS NO DESENVOLVIMENTO DESTES

SOFTWARES

É significativo o fato de que a maioria dos softwares de automação identifi-

cados pela pesquisa esteja desenvolvido utilizando as facilidades providas por

Sistemas Gerenciadores de Bancos de Dados / Linguagens de 4- Geração co-

merciais: os exemplos vão desde o SUPRA, passando pelo DMS M/LINK, até o

DBASE HI/CLIPPER. Parece claro que a matriz de automação de bibliotecas de

lESs passa pelo uso destas ferramentas; este fato tem implicações importantes,

tanto do ponto de vista do software em si, das características técnicas/funcionali-

dades desejáveis em um software bibliográfico, como do ponto de vista de uma

integração sistêmica das bibliotecas das lESs brasileiras. Com o objetivo de

compreender melhor esta situação, neste item passaremos a discutir a) as carac-

terísticas gerais destas ferramentas e b) sua adequação ao desenvolvimento de

software bibliográfico.

A maioria dos SGBDs/L4Gs está baseada no famoso MODELO RELACIO-

NAL, desenvolvido por E. F. Codd nos laboratórios da IBM em Santa Mônica, Ca-

lifornia, no início da década de 70. Um modelo de dados, como o MODELO RELA-

CIONAL, é uma forma de estruturar informações e seus relacionamentos para ar-

mazená-las em computador. Uma das motivações mais fortes para o desenvolvi-

mento do MODELO RELACIONAL era implementar o conceito de "independência

de dado", visando prover o usuário de Banco de Dados de um formalismo de es-

truturação dos dados que o liberasse de preocupações acerca da forma e dos me-

canismos de como os dados eram armazenados e relacionados fisicamente na

memória de massa do computador, ou seja, que separasse a estrutura lógica dos

dados, a maneira como o usuário os enxergava, da sua estruturação física no

computador. Isso representava um grande avanço na tecnologia dos sistemas de

Bancos de Dados, já que nos sistemas anteriores o usuário, fosse ele um progra-

mador ou um usuário final que estivesse interessado somente em fazer consultas

esporádicas ao BD, tinha que conhecer detalhes da estruturação física dos dados,

como apontadores, hierarquias, disposição dos dados no meio de armazenamento,

etc, para poder manipulá-los; a manipulação dos dados ficava condicionada por

características do seu armazenamento físico, o que obrigava o usuário a levar em

conta detalhes de implementação totalmente irrelevantes para a sua aplicação.

No MODELO RELACIONAL proposto por Codd, um Banco de Dados é re-

presentado simplesmente por uma RELAÇÃO, que pode ser visualizada como

uma TABELA em que cada linha constitui uma entidade ou registro (chamada "tu-

pia") e cujas colunas respresentam atributos ou campos destas entidades. A re-

presentação em forma de tabela implicava em que todos os registros tivessem os

mesmos campos, com os mesmos tamanhos, ou seja, um lay-out fixo (Fig. 3).

Esta característica vai ter sérias implicações quando utilizada para o desenvolvi-

mento de sistemas bibliográficos, como veremos adiante, (para uma definição for-

mal do MODELO RELACIONAL,veja NOTA 1).

O MODELO RELACIONAL prove ainda o usuário de formalismos matemáti-

cos de manipulação, a ÁLGEBRA RELACIONAL e o CÁLCULO RELACIONAL,

baseados na teoria dos conjuntos e na teoria das relações, através dos quais o

usuário simplesmente especifica operações com tabelas cujos resultados também

são tabelas, ou especifica as características de tabela desejada, sem se preocu-

par em especificar um procedimento ou algoritmo para efetuar as operações ou

obter as tabelas desejadas. Este tipo de manipulação chama-se "não-procedural",

em oposição às linguagens de manipulação algorítmicas, também chamadas lin-

guagens de 3- Geração, como COBOL, PASCAL, "C", etc., em que tem-se que

especificar o procedimento (algoritmo) para realizar a função desejada, em oposi-

ção a especificar-se somente o "resultado" desejado. O CÁLCULO RELACIONAL

e a ÁLGEBRA RELACIONAL foram o ponto de partida do desenvolvimento das

chamadas Linguagens de 4- Geração, chamadas também "Linguagens Não-Pro-

cedurais". É como se o usuário estivesse um nível "acima" do nível de interação

com o sistema de um programador que estivesse desenvolvendo uma aplicação

utilizando uma linguagem de 3- Geração. Isto retrata uma tendência geral no de-

senvolvimento de linguagens de programação, desde o ASSEMBLER (interagindo

diretamente com o hardware), passando pelas linguagens de 3

Geração (algorít-

micas, procedurais), até as Linguagens de 4

Geração (não-procedurais), de

afastar o usuário de detalhes de máquina, e como realizar suas aplicações, permi-

tindo-lhe preocupar-se somente em "declarar" suas aplicações e concentrar-se em

especificar "o que" o sistema deve fazer (FIG. 4).

Embutido no MODELO RELACIONAL vinha também uma chamada "teoria

de normalização", ou seja, de como projetar relações ditas "normalizadas", de mo-

do a garantir ao máximo a independência de dados. As operações de normaliza-

ção visavam produzir lay-outs de registros que, em última instância, gerantissem

que cada relação representasse uma e somente uma entidade do mundo real. O

objetivo com isto era evitar custosas atualizações, tão freqüentes em um ambiente

de aplicações comerciais, de diversos registros (tupias) onde uma mesma entida-

de estava representada, como no caso de se representar um periódico e seu for-

necedor em uma mesma relação; se o endereço do fornecedor for alterado, vão ter

que ser alterados todos os registros correspondentes a periódicos fornecidos por

este fornecedor; dependendo do número de periódicos fornecidos pelo fornecedor

que teve seu endereço alterado, esta operação pode se tornar bastante cara em

termos de custo de processamento; a teoria de normalização manda que "se re-

movam as dependências funcionais", ou seja, que se represente cada entidade em

uma relação distinta: uma relação para periódicos e outra relação distinta para for-

necedores (FIG.5).

O uso de relações não normalizadas pode acarretar também as chamadas

"anomalias" de inserção ou remoção de registros: se os dados de um fornecedor

estão representados na mesma relação que os pedidos de fornecimento de um pe-

riódico, só se pode registrar os dados de um fornecedor quando houver um pedido

de fornecimento ao mesmo. Da mesma forma, ao se remover do Banco de Dados

um pedido de fornecimento, se só houver este pedido a um dado fornecedor, per-

dem-se os dados desteifornecedor ao se removerem os dados do pedido. Tudo isto

porque fornecedor constitue uma entidade e tem existência independente de seus

pedidos de fornecimento.

Os conceitos embutidos no MODELO RELACIONAL, como "independência

de dados", formalismos de manipulação do tipo "Linguagens não-procedurais",

ênfase no projeto prévio de relações visando otimizar as freqüentes atualizações,

tão comuns em um ambiente de aplicações comerciais (normalização), significa-

ram um grande avanço em termos de tecnologia de Bancos de Dados, tornando

esta tecnologia mais fácil de ser operada tanto pelo usuário especializado, o pro-

gramador que vai desenvolver uma aplicação usando as facilidades providas pelo

SGBD/L4G, como para o usuário final, aquele que vai consultar ou atualizar o BD

sem precisar construir um programa para isso, que pode, através destes formalis-

mos, manipular diretamente o BD, sem se preocupar em "COMO" (procedimento

computacionais, algoritmos) o sistema fará para realizá-los. Além disso, o MODE-

LO RELACIONAL permitiu que o tempo gasto no desenvolvimento de novas apli-

cações fosse consideravelmente reduzido, provendo um ganho de produtividade

para analistas e programadores. O MODELO RELACIONAL influenciou o desen-

volvimento de toda uma geração de produtos de software, que vão desde o DBA-

SE III, o DATAFLEX, o PARADOX, para micros, até o DB2 (IBM), SUPRA (CIN-

CON), ORACLE, etc., para mainframes. No entanto, estas caracteristicas, tão im-

portantes num ambiente de BD comercial, não contemplam facilidades que seriam

desejáveis num ambiente de aplicações bibiográficas. Em primeiro lugar, num am-

biente de BD comercial os dados são muito mais voláteis, ou seja, sofrem atuali-

zações constantes, daí as técnicas de normalização visando justamente otimizar

as atualizações. Num ambiente bibliográfico os dados são muito menos voláteis,

sofrendo nenhuma ou pouquíssimas atualizações: os dados de uma referência bi-

bliográfica como DATA DE EDIÇÃO, EDITOR, TÍTULO, AUTOR, etc, não sofrem

atualizações durante a vida desta referência. Numa Base de Dados bibliográfica os

dados têm características "cumulativas".

Outra caracteristica intrínseca ao MODELO RELACIONAL é o lay-out fixo

dos registros (relações). A localização de uma informação pelo SGBD, tanto num

arquivo em disco como dentro de um registro que foi trazido para a memória, é po-

sicionai: supondo que se queira o campo NOME do 3

funcionário de um cadastro;

se um registro de funcionário tem 100 bytes (caracteres) de tamanho, o registro dó

funcionário se iniciará no caracter 201 a partir do início do arquivo; se o lay-out

do registro constar de, por exemplo, MATRÍCULA (com 5 caracteres), DEPAR-

TAMENTO (com 20 caracteres), NOME do funcionário (com 30 caracteres), etc,

o valor do campo NOME do 3

funcionário se iniciará no caracter 26 do registro

correspondente (ou do caracter 226 a partir do início do arquivo) - FIG. 6.

Outra característica do MODELO RELACIONAL é que se houver um campo

para o projeto em que um funcionário esteja alocado e momentaneamente este

funcionário não esteja alocado a nenhum projeto, mesmo assim o campo PROJE-

TO fica previsto no lay-out do registro do funcionário e é previsto espaço de arma-

zenamento para o mesmo; neste caso este espaço tem que ser preenchido com

um valor igual a "brancos" ou "zeros", significando um projeto inexistente, ou que

este funcionário não está alocado a nenhum projeto; ou seja, somos obrigados a

usar uma convenção extra MODELO RELACIONAL, porque para este, estrita-

mente, neste caso feriamos um funcionário alocado ao projeto identificado por

"brancos" ou "zeros".

Existe além disso, uma separação rigorosa no MODELO RELACIONAL e,

ademais, em todos os sistemas que manipulam arquivos de lay-out fixo, entre os

dados propriamente ditos e a descrição dos mesmos. Esta, ou está embutida no

próprio texto dos programas, como em programas escritos em COBOL, PASCAL,

etc., ou é mantida em um depositório centralizado chamado Dicionário/Diretório de

Dados, no caso de um SGBD, de modo que tanto os programas quanto o SGBD

"conheçam" este lay-out e desta forma possam manipular os dados.

Numa aplicação bibliográfica, as necessidades de armazenamento e mani-

pulação de dados são totalmente distintas. Tipicamente, uma referência bibiográfi-

ca tem campos de tamanho variável, como título, resumos, notas, etc; não seria

razoável ter que armazená-los num campo de tamanho fixo, que teria que ser di-

mensionado pelo tamanho do maior tflulo esperado, o que acarretaria desperdício

no espaço de armazenamento de todas as outras referências cujos títulos fossem

menores ou perda de informações por se ter que abreviar um título em função de

um dimensionamento mai feito. Outro fenômeno típico em registros bibliográficos é

a existência de campos múltiplos, com um número indefinido de ocorrências, como

o campo de autor: deveríamos prever espaço para um, dois, três, ou mais autores?

Outra característica típica de aplicações bibliográficas é a existência de campos

opcionais, aqueles cuja existência na descrição de uma referência não é obri-

gatória, como por exemplo, tradutor (nem todas as referências são traduzidas),

ilustrador, notas para casos especiais, dados de uma conferência, etc.

Na verdade, em uma aplicação bibliográfica temos tipicamente campos de

tamanho variável, campos múltiplos, campos opcionais, o que implica em pratica-

mente em lay-out único e individual para cada referência. Daí a impossibilidade de

manter este lay-out (que não é comum) centralizado. Um lay-out de um registro bi-

bliográfico contém, além dos dados propriamente ditos, informações que permitem

processar os próprios dados de cada registro de uma referência bibliográfica, co-

mo identificadores de campos (conhecidos como "parágrafos" ou "etiquetas"), ta-

manhos de cada campo, número de ocorrência de campos múltiplos, indicadores,

separadores de subcampos, etc. (FIG. 7).

Isso não é nenhuma novidade, basta consultar o manual de um formato bi-

bliográfico típico. Todas estas características não são praticamente atendidas por

um SGBD/L4G comercial, embora sejam essenciais para o tratamento de registros

bibliográficos. Vinculado também às características e limitações dos SGBDs/L4Gs

comerciais, em que um grande número de aplicações em bibliotecas das lESs

brasileñas foi desenvolvido, está o fato significativo de que todos os sistemas que

empregaram esta tecnologia não disporem de facilidades de importação/exporta-

ção de dados em formato de intercâmbio. Esta tarefa se torna bastante complexa

se os dados já se encontram estruturados segundo o MODELO RELACIONAL.

Os SGBDs/L4Gs comerciais não oferecem nenhuma facilidade a este respeito.

Para conseguir-se converter os dados do formato de armazenamento interno do

SGBD para um formato de intercâmbio bibliográfico, necessariamente ter-se-ia que

empregar um linguagem de 3

Geração algorítmica a além disso conhecer a es-

trutura física de armazenamento interno dos SGBDs/L4Gs, o que via de regra não

é colocado disponível aos seus usuários porque se constitui num segredo comer-

cial. No entanto, esta é uma característica praticamente essencial em um software

bibliográfico destinado a uma universidade, em que aumentam as demandas para

um crescente intercâmbio de dados bibliográficos. Observamos que, dos softwares

desenvolvidos em linguagens algorítmicas, que, pelos fatores citados acima facili-

tariam a implementação desta característica, somente 1 deles declarou dispor de

facilidades de intercâmbio de dados em formato bibliográfico.

Outro dado significativo é que os grandes fornecedores de software não

confundem SGBDs comerciais com Sistemas de Recuperação de Informações

Bibliográficas; cada qual desenvolve produtos distintos para aplicações comerciais

e para aplicações bibliográficas. Por exemplo: A IBM possui um produto, o

STAIRS, para aplicações bibliográficas e o DB2 e o SQL para aplicações comer-

ciais; a BULL possui o MISTRAL para aplicações bibliográficas e o IDS-II para

aplicações comerciais. Os grandes sistemas de informações bibliográficas inter-

nacionais como OCLC, ORBIT, DIALOG, estão baseados em softwares desen-

volvidos especialmente para aplicações bibliográficas. E mais, a UNESCO desen-

volveu o conhecimento MICROISIS, ao invés de optar por utilizar um DBASE III,

ou outro SGBD comercial qualquer.

2.2 A NOÇÃO DE PORTE/COMPLEXIDADE DO DESENVOLVIMENTO DE

SOFTWARE BIBLIOGRÁFICO PARA AS UNIVERSIDADES BRASILEIRAS

Um software bibliográfico, para atender às bibliotecas das universidades

brasileiras deveria ter como requisito essencial a capacidade de importar e expor-

tar dados bibliográficos no formato de intercâmbio padrão nacional, o formato

IBICT. Uma caracteristica não essencial, mas também altamente desejável por

suas implicações em termos de economia de espaço de armazenamento, seria a

capacidade de armazenar e manipular registros de tamanho variável, campos de

tamanho variável, campos múltiplos com número de ocorrência variável e campos

opcionais. Deveria também permitir que uma série de produtos pudessem ser ge-

rados a partir dos dados armazenados, como catálogos (impressos e on-line), fi-

chas, etiquetas, serviços de DSI, BR, etc. O uso de ferramentas de software tipo

SGBD/L4G realmente simplifica e barateia o processo de desenvolvimento de

software, mas traz consigo os prejuízos citados anteriormente; estas ferramentas

são adequadas para o desenvolvimento de aplicações comerciais típicas, como

Folha de Pagamento, Controle de Estoque, etc, mas não para um software biblio-

gráfico. Um software bibliográfico tem então que implementar seu próprio método

de armazenamento e manipulação capaz de suportar as características acima. A

nivel dos métodos de acesso/busca são desejáveis facilidades como índices que

utilizam listas invertidas de modo a suportar consultas formuladas sob forma de

expressões em Lógicas Booleana, busca em texto, busca através de

operadores de proximidade, índices multicampos, lógica de patamar, ordenação

de referências segundo um critério de relevância, técnicas de

compressão de dados, etc..

No desenvolvimento de um software com estas características, torna-se da

maior importância o domínio das técnicas e dos algoritmos que possam imple-

mentar estas estruturas, que, dado o seu nivel de detalhe e complexidade teriam

que ser desenvolvidas em uma linguagem que permitisse especificar algoritmos e

estruturas de dados complexas, uma linguagem de 3

Geração como PASCAL,

"C", ALGOL, PL-1 ou mesmo COBOL. Um projeto como este compara-se em

complexidade praticamente ao desenvolvimento de qualquer software básico, co-

mo são os Sistemas Operacionais, Compiladores, Editores de Texto e mesmo

SGBDs comerciais (FIG. 8), ou seja, trata-se de um projeto de grande porte, caro,

demorado, que exige pessoal altamente especializado.

3 CONCLUSÕES

Não negamos as facilidades providas pela tecnologia de SGBD/L4G comerciais no

desenvolvimento de uma série de pequenas aplicações bibliográficas realmente

úteis e interessantes em várias bibliotecas de lESs pelo Brasil afora. Só queremos

deixar claro os limites desta tecnologia, quando se pretende produtos mais ambi-

ciosos. Neste sentido, muitos dos softwares analisados na pesquisa e constantes

da base de dados "GUIA DE SOFTWARE DE AUTOMAÇÃO DE BIBLIOTECAS",

não podem ser enquadrado comov softwares bibliográficos completos, por não

abrangerem as funções básicas de uma biblioteca. Um indicativo deste fato é que

muitos deles rodam em micros, com pequena capacidade de disco para conter todo

o acervo de uma biblioteca; um número significativo deles dá suporte a funções

administrativas; neste caso, é razoável que eles tenham sido desenvolvidos utili-

zando-se a tecnologia dos SGBSs/L4Gs comerciais, devido aos ganhos de produ-

tividade e facilidades providas por estas ferramentas. No entanto, o desenvolvi-

mento de um software bibliográfico completo, que de suporte às funções básicas

de catalogação e recuperação de dados bibliográficos e que permita ainda o inte-

câmbio destes dados em formato padrão, é uma questão ainda por ser resolvida.

4 PROPOSTAS

- Desestimular as iniciativas isoladas e promover gestões no sentido de

viabilizar institucionalmente um esforço nacional objetivando constituir um consór-

cio de lESs que desenvolva um software bibliográfico padrão, "portável" e compa-

tível com diferentes ambientes operacionais, que contemple as características res-

saltadas acima. Esta forma institucional é a única capaz de viabilizar técnica e

economicamente um projeto como este. O ANEXO 1 contém o esboço do que en-

tendemos por um software bibliográfico padrão.

- Identificar os profissionais/instruções de reconhecida competência no de-

senvolvimento de software bibliográfico e procurar incorporá-los ao projeto de

software bibliográfico padrão nacional.

- Apoiar a criação de linhas de pesquisa em sistemas bibliográficos a nível

de pós-graduação - Mestrado/Doutorado, em Informática, a exempta do que existia

no Programa de pós-graduação em Engenharia de Sistemas do Instituto Militar de

Engenharia - IME/RJ.

- Promover cursos de aperfeiçoamento para profissionais de informática em

desenvolvimento de sistemas bibliográficos e cursos de gerência de processos

de automação para profissionais bibliotecários.

NOTAS

[01] O MODELO RELACIONAL baseia-se no conceito matemático de "rela-

ção": toma-se uma coleção de conjuntos, não necessariamente distintos D1, D2,

D3, etc, e seu produto cartesiano C = D1 X D2 X D3, etc. Formam-se desta ma-

neira todos os possiveis conjuntos R formados por elementos d1, d2, d3, etc, tais

que d1 pertence ao domínio D1, d2 a D2, d3 a D3, e assim por diante; a função que

seleciona elementos dn de um domínio Dn para formar a relação R chama-se

ATRIBUTO e representa o "uso" dos elementos do domínio Dn na relação R.

Qualquer subconjunto de C com estas características é uma Relação.

BIBLIOGRAFIA

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Technology and Libraries. 3(3): 293-6, September 1984.

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IBICT, 1987.400 p.

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POLLARD, Richard. Bibliografie Data Management with Dbase: a Study of Secon-

dary Key Retrieval, on Multivalued Data Items. Information Technology and Li-

braries, 7(1): 56-66, March 1988.

—

Interface

Padrão

tabela

REFERENCIAS

fig. 5 - Normalização da -tabela "REFERENCIAS"

REFERENCIAS

fig.

—

Lay

out

para un

registro

de tamanho fixo

fis. 8 — N i v e i s de softwa re

ANEXO 1. Proposta de um Software padrão de manipulação de registros bibliogra

ficos.

1 INTRODUÇÃO

A padronização de software bibliográfico no Brasil se insere na questão mais

ampla de racionalização e otimização dos parcos recursos disponíveis no pais para

que o mes mo consiga superar a barreira do subdesenvolvimento. A automação das

bibliotecas universitárias é um meio de tornar disponíveis a comunidade de C&T

do pais mais rapidamente informações essenciais a este esforço. Ela trará

também benefícios paralelos que se inserem na mesma prioridade, como a melhor

utilização do acervo, a racionalização das aquisições e a otimização do uso do

material bibliográfico.

No entanto, a questão é bastante complicada. O que significa um software

"padrão"? Será que existe um padrão de funcionamento nas diferentes bibliotecas

das IES brasileiras? Será que um software "padrão" não incorporará características

que são específicas de uma biblioteca universitária, tornando-se uma camisa de força

para outras instituições que venham a utilizá-lo,? É indiscutível a necessidade de um

software portável e reutilizável, já que as bibliotecas universitárias dispõe de poucos

recursos para desenvolverem softwares customizados para suas necessidades.

Nossa proposta, ainda um esboço bastante superficial, restrito as caracte-

rísticas funcionais do software, sem entrar em detalhes de algoritmos, mecanismos

de armazenamento e demais características técnicas, etc, tenta incorporar estas

preocupações, no sentido de produzir um software que seja portável para vários

equipamentos e ambientes operacionais e, ao mesmo tempo, não seja uma camisa

de força para as instituições que venham a utiliza-lo, dando margem que elas pos-

sam customizar aplicações específicas, de acordo com suas caracterísiticas e ne-

cessidades, tendo como suporte o software padrão.

2 CONCEPÇÃO.

O software padrão seria composto de dois subsistemas distintos e autocon-

tidos: um sub-sistema de entrada de dados rodando em microcomputador PC-

compatível sob sistema operacioanl DOS, que geraria os dados bibliográficos em

formato de intercâmbio. Além de entrada de dados, tal programa permitiria também

a verificação e correção dos dados digitados.

O outro componente do sistema seria um sub-sistema de armazenamento e

manipulação de registros bibliográficos, que permitiria a leitura de dados em for-

mato de intercâmbio em disquetes gerados pelo primeiro sub-sistema e seu arma-

zenamento em dispositivo de acesso direto (disco magnético), bem como a recu-

peração dos registros bibliográficos e sua manipulação. Este sub-sistema teria a

forma de uma biblioteca de rotinas de manipulação de registros bibliográficos, que

estariam disponíveis para que se desenvolvessem aplicações mais ou menos so-

fisticadas em cima deste suporte básico. Desta forma, o sub-sistema de manipula-

çâo de registros bibliográficos ficaria livre de incorporar características específicas,

políticas, normas, etc, que estariam embutidas nas aplicações construídas sobre o

sub-sistema. Tal partido garantiria as especificidades das diferentes aplicações e

forneceria um suporte básico à parte mais complexa de um software bibliográfico,

que è a manipulação de registros/campos de tamanho variável, a manipulação de

campos opcionais, a manipulação de campos múltiplos, compressão de dados,

etc.

Para garantir maior independência das aplicações a serem desenvolvidas do

sub-sistema de manipulação de registros bibliográficos, a cada referência armaze-

nada, o sistema atribuiria um número de referência (NREF) e proveria um índice

que relacionaria os NREFs com os endereços físicos em disco de armazenamento

dos registros bibliográficos. Desta forma, os registros bibliográficos seriam aces-

sados através de um endereço simbólico, podendo ser reorganizados fisicamente

sem que tal fato afete as aplicações construidas sobre o sub-sistema.

Como garantia maior de portabilidade, o sub-sistema de manipulação de re-

gistros bibliográficos seria escrito em linguagem de alto nível (possivelmente em

"C") e, uma vez compilado, poderia rodar em qualquer ambiente operacional que

dispusesse desta linguagem, como micros PC-DOS, supermicros PS/OS II, su-

permicros UNIX, superminis UNIX.

3 BIBLIOTECA DE ROTINAS DE MANIPULAÇÃO DE REGISTROS BI-

BLIOGRÁFICOS - DESCRIÇÃO.

3.1 ARMAZENAMENTO. Os registros bibliográficos, de tamanho variável,

serão armazenados em blocos físicos de um arquivo de acesso direto em disco

magnético, provido de um único índice que associaria NREFs a endereços físicos

em disco dos registros.

3.2 ROTINA DE LEITURA DE DISQUETES EM FORMATO DE INTER-

CÂMBIO.

Lê um registro bibliográfico armazenado em disquete.

3.3 ROTINA DE INCLUSÃO DE REGISTROS BIBLIOGRÁFICO. Recebe

um registro bibliográfico e o armazena no arquivo em disco, devolvendo seu

NREF, através do quai o registro pode ser acessado.

3.4 ROTINA DE EXCLUSÃO DE REGISTROS BIBLIOGRÁFICOS. Recebe

um NREF e exclui o registro bibliográfico correspondente.

3.5 ROTINA DE ALTERAÇÃO DE REGISTROS BIBLIOGRÁFICOS. Re-

cebe um NREF correspondente a um registro bibliográfico, uma tabela com os pa-

rágrafos a serem alterados e os novos valores a serem assumidos, e altera o re-

gistro bibliográfico correspondente ao NREF, substituindo os valores dos parágra-

fos especificados.

3.6. ROTINA DE RECUPERAÇÃO DE REGISTROS BIBLIOGRÁFICOS.

Recebe um NREF correspondente a um registro bibliográfico e opcionalmente,

uma tabela com parágrafos do registro especificados e recupera toda a referência

ou simplesmente os parágrafos especificados.

3.7 ROTINA DE ADMINISTRAÇÃO DO SISTEMA. Permite definir os pará-

grafos de um formato que vão ser lidos e os parágrafos que vão ser armazenados,

além de monitorar o funcionamento do sistema.

3.8 ROTINAS UTILITÁRIAS. Realizam funções diversas, como estatísticas

de disponibilidade de espaço no arquivo de referências bibliográficas, reorganiza-

ção deste arquivo, co'pia/back up do arquivo de referências bibliográficas, etc...

OBSERVAÇÃO. A figura 1 procura ilustrar os elementos do Sistema de Ma-

nipulação de registros Bibliográficos: o sub-sistema de entrada de dados e a bi-

blioteca de rotinas bibliográficas. As figuras 2 e 3 procuram ilustrar exemplos de

aplicações bibliográficas que poderiam ser desenvolvidas sobre a biblioteca de ro-

tinas bibliográficas, no caso a emissão de catálogos ou fichas (figura 2) e um sis-

tema disseminação seletiva de informações (figura 3).

Esperamos que a nossa proposta ajude a esclarecer dúvidas e auxilie o

PNBU na formulação de políticas para a automação das bibliotecas universitárias

brasileiras.

BIBLIOTECA DE BO T INAS BIBLIOGRÁFICAS

AMBIENTE MICRO

PC-DOS/SUPERMICRO, SUPERMINI - UNIX

FI0.1 - B I B L I O T E C A DE ROTINAS B IBLIOGRAFICAS

FIG.2 - APLICAÇÃO E M I S S Ã O DE CATÁLOGOS

FIO.3 - APLICAÇÃO EMISSÃO DE DSI

RELATOS DE EXPERIENCIAS

PRESIDENTE: LAURA MAIA DE FIGUEIREDO

RELATOR: SATIE SAKAI ZARONE

DIRETRIZES PARA AUTOMACAO DOS SERVIÇOS DO NUCLEO DE DOCU-

MENTAÇÃO DA UNIVERSIDADE FEDERAL FLUMINENSE

CLARICE MUHLETHALER DE SOUZA

Coordenadora do Projeto

Relato de andamento do processo de modernização e ampliação dos niveis

de eficiência eficácia dos serviços do Nùcleo do Documentação da Universidade

Federal Fluminense, através do estabelecimento de diretrizes para automação das

ratinas operacionais do sistema, enfatizando as metas operacionais propostas,

etapas previstas e efetivamente concluidas, metodologia utilizada, dificuldades e

resultados já alcançados.

1 O SISTEMANDO

O Núcleo de Documentação da Universidade Federal Fluminense (NDC)

é órgão suplementar ligado diretamente ao Reitor.

A estrutura organizacional do NDC não se configura como Biblioteca Central

mas como um Centro de Documentação que procura congregar técnicas para ar-

mazenamento, recuperação e disseminação da informação no sentido de subsidiar

os programas de ensino, pesquisa e extensão da UFF.

Para cumprir suas funções apóia-se na seguinte estrutura: Direção Geral,

Divisão de ServiçosTécnicos (que centraliza as atividades consideradas meio, tais

como: aquisição, registro e processamento técnico), Divisão de Serviços Informa-

tivos (que coordena e desenvolve as atividades de apoio ao sistema, tais como:

microfilmagem, conservação e restauração de documentos, catálogo coletivo, co-

mutação, referência legislativa, cadastros) e 19 bibliotecas setoriais localizadas nas

diversas unidades universitárias, sendo 15 em Niterói e 4 no interior do Estado

(Born Jesus de Itabapoana, Pinheiral, Campos, Volta Redonda). O NDC conta ain-

da com um Arquivo Geral que tem por finalidade a sistematização, controle e pre-

servação da documentação administrativa produzida pela UFF.

2 O PROJETO

A necessidade de maior agilidade ao sistema e a oportunidade de uma

orientação técnica especializada através do Acordo MEC/BID III - Programa de

Assistência Técnica possibilitou e projetou "Diretrizes para Automação dos Servi-

ços do Núcleo de Documentação da Universidade Federal Fluminense" iniciado

em dezembro de 1985 com proposta inicial de conclusão em 2(dois) anos, tendo

sido prorrogada até a presente data por razões diversas, em especial, pela neces-

sidade fundamental de maior datalhamento da análise de O&M do sistema.

2.1 OBJETIVOS

2.1.1 Objetivo geral

Modernização e ampliação dos niveis de eficiência e eficácia dos serviços

através da automação das rotinas operacionais do sistema NDC.

2.1.2 Objetivos específicos

Racionalização dos processos em todos os niveis operacionais.

Estabelecimento de diretrizes para automação dos procedimentos de reu-

nião, descrição, disseminação e recuperação da informação mantidos pelo siste-

ma.

2.2 METAS OPERACIONAIS

- Análise e documentação das rotinas e fluxos mantidos pelos diversos

setores do sistema NDC;

- Estabelecimento dos requisitos de entrada e saida de dados;

- Estabelecimento dos requisitos de armazenamento;

- Especificação da estrutura operacional do sistema automatizado;

- Especificação do sistema gerenciador de banco de dados;

- Especificação dos formatos a serem adotados pelo sistema NDC para

entrada/saída, aramazenamento e intercâmbio de dados;

- Estabelecimento do plano de automação visando a implantação das ba-

ses de dados e rotinas de operação do sistema automatizado.

2.3 ETAPAS

2.3.1 Formalização do projeto

. Identificação do problema alvo de solução;

. Estabelecimento dos objetivos e âmbito do projeto;

. Especificação dos benefícios esperados;

. Definição de competências do grupo de trabalho.

Na identificação do problema alvo de solução foram considerados os as-

pectos:

. Nível de desempenho do sistema;

. Grau de pertinência e acessibilidade de informação;

. Custo de manutenção de rotinas e serviços;

. Racionalidade dos controles;

. Condições de Segurança dos recursos do sistema.

O estabelecimento dos objetivos e âmbito do projeto, bem como a especifi-

cação dos benefícios esperados possibilitou enunciar as metas a serem alcança-

das e definir as competências do grupo de trabalho.

2.3.2 Estudo de viabilidade

. Estabelecimento do grupo de trabalho;

. Diagnóstico do contexto operacional do sistema NDC;

. Análise das condições de viabilidade tecnológica, operacional e econômica

disponíveis ao sistema NDC pela UFF; . Especificação das

reformulações necessárias; . Identificação e priorização das rotinas a serem

automatizadas; . Elaboração do projeto executivo; . Treinamento do grupo

de trabalho em "Fundamentos de Processamento de

Dados".

2.3.3 Análise do sistema

. Levantamento de dados relativos aos componentes do sistema NDC:

Operações: reunião, análise, descrição, armazenamento, dissemina-

ção, recuperação e uso do material bibliográfico Instrumentos:

terminologia

entradas da representação descritiva Fluxo de

materiais: recepção, conferência e controle, processamento

técnico, uso do material bibliográfico

Fluxo de informações: formulários

comunicação interpessoal Arquivos de dados:

internos - técnicos e administrativos público usuário

. Descrição textual e diagramática das rotinas e fluxos mantidos pelos diver-

sos setores do sistema NDC

2.3.4 Estudo de alternativas

. Análise e justificativa da alternativa tecnológica a ser adotada.

2.3.5 Plano de automação

. Especificação de Hardware/Software;

. Especificação do sistema gerenciador de banco de dados;

. Especificação das bases de dados:

- Natureza

- Estrutura de acesso

- Função das rotinas

- Produtos

. Especificação dos formatos:

- Entrada/Saída

- Compactação/Armazenamento

- Intercâmbio

. Elaboração, teste e revisão das rotinas programáticas de implantação e

manutenção do banco de dados; . Documentação do sistema para

tratamento e uso; . Instalação dos equipamentos e programas; .

Treinamento dos usuários técnicos na entrada de dados e operação do

sistema; automatizado;

. Estratégia de implantação e manutenção das bases de dados; .

Estratégia de avaliação; . Plano de implementação e expansão do

sistema automatizado.

Tendo sido concluidas as etapas de formalização do projeto, estudo de via-

bilidade, análise do sistema e estudo de alternativas, o grupo de trabalho encontra-

se no momento, desenvolvendo o plano de automação, especificamente, na fase

de elaboração, teste e revisão das rotinas de implantação e manutenção do banco

de dados.

2.4 DIFICULDADES

. Estabelecimento do Grupo de Trabalho com dedicação exclusiva ao proje-

to;

. Condições atuais de viabilidade tecnologia, operacional e econômica dispo

níveis ao sistema NDC pela UFF; ,

- Estrutura operacional do órgão de processamento de dados:

compartilhamento dos equipamentos periféricos

compartilhamento do uso da CPU

compartilhamento dos recursos humanos de análise de sistemas

e programação

- Volume de documentos e informações que representam o porte

do sistema NDC;

- Instalações de telefonia e telecomunicação;

- Condições de desempenho dos recursos humanos;

- Recursos orçamentários para desenvolvimento de projetos pa-

ralelos de apoio

2.5 RESULTADOS ALCANÇADOS

. Reestruturação do organograma do NDC;

. Manual de rotinas e fluxos da reunião, processamento técnico e uso do

material bibliográfico periódico e não-periódico;

. Formulário de entrada de dados para a base de dados de terminologia;

. Formulário de entrada de dados para a base de dados bibliográficos de tí-

tulos de monografias;

. Formulário de entrada de dados para a base de dados bibliográficos de

exemplares de monografias;

. Formulário de entrada de dados para a base de dados legislativos

2.6 PLANO DE DESENVOLVIMENTO PARA O 2

SEMESTRE/89

. Teste das rotinas programáticas de implantação e manutenção do banco de

dados;

. Revisão da terminologia adotada;

. Revisão e adaptação das entradas da representação descritiva; .

Instalação dos equipamentos e programas; . Documentação do

sistema; . Treinamento avançado; . Operação do sistema nos

novos moldes.

AUTOMAÇÃO DO SISTEMA DE BIBLIOTECAS DA UFRGS*

Heloisa Schreiner, UFRGS,

Biblioteca Central

A UFRGS iniciou seu processo de automação de bibliotecas em 1975 com a

implantação do Formato CALCO para o registro e recuperação de dados bibliográ-

ficos de monografias. Embora integrando o acervo das 28 bibliotecas da Universi-

dade, o sistema esperava "off-line" e tinha como produto principal um catálogo ir^

presso. Este sistema foi desativado em 1983 por falta de equipamento na UFRGS.

Em 1988 foi iniciada a segunda fase do processo de automação do Sistema,

com apoio da FINEP e PNBU no que se refere à aquisição do equipamento básico

inicial.

O atual projeto prevê:

- Habilitação do pessoal do Sistema no uso de microcomputadores;

- Desenvolvimento de software de entrada de dados em Formato IBICT para

microcomputador PC;

- Registro dos dados bibliográficos do acervo da UFRGS em Formato -

IBICT;

- Desenvolvimento de gerenciador de bases de dados bibliográficos com

características de portabilidade para outros equipamentos e bibliotecas;

- Conversão dos dados registrados no Formato CALCO para o formato

IBICT;

- Desenvolvimento e implantação dos subsistemas de Serviços Usuários,

Formação e Desenvolvimento de Coleções e gerência Administrativa;

- Participação em sistemas cooperativos como o Catálogo Coletivo Nacio-

nal de Publicações Periódicas, a rede BIBLIODATA/CALCO e a Rede Sui

de Automação de Bibliotecas.

TRABALHOS LIVRES

PRESIDENTE: SUZANA F. DA COSTA

RELATOR: MARIA DA GRAÇA FONTOURA

CATALOGAÇÃO COOPERATIVA: UMA PROPOSTA PARA UMA REDE

NACIONAL

Ronaldo de Castro Maia Vinagre

Amauri Marques da Cunha

Núcleo de Computação Eletrônica - NCE

Este artigo discute o problema do formato de intercâmbio para a catalogação

cooperativa, e apresenta uma proposta de um modelo para o funcionamento de

uma-rede nacional de catalogação cooperativa descentralizada. Descreve tam-

bém os requerimentos mínimos para o funcionamento do modelo.

1 INTRODUÇÃO

A catalogação cooperativa de monografias precisa evoluir rapidamente em

nosso país. Porém, para que isto aconteça, será necessário que sejam envidados

esforços de maneira a propiciar as mínimas condições técnicas e operacionais de

rrodo a não termos solução de continuidade. Temos hoje, praticamente, uma única

rede de catalogação cooperativa e, em função dos mais variados motivos, não

está conseguindo aglutinar uma quantidade expressiva de bibliotecas como usuá-

rias de seus serviços.

Nesta trabalho, apresentamos a nossa proposta para o desenvolvimento de

uma rede nacional de catalogação cooperativa descentralizada, em oposição a

uma central de catalogação.

Discutimos o formato de intercâmbio a ser adotado e apresentamos um mo-

delo de rede para possibilitar este desenvolvimento.

2 O FORMATO DE INTERCÂMBIO

Entre os profissionais da área de Ciência de Informação e Biblioteconomia

fala-se muito em formato de intercâmbio de dados e, pelo que pudemos perceber,

existe uma enorme confusão a respeito do que seja um formato de intercâmbio de

dados e, consequentemente, para que serve.

Na área de biblioteconomia, o formato de intercâmbio de dados mais conhe-

cido é o formato CALCO que, após sofrer algumas alterações, passou a se

chamar formato IBICT de intercâmbio de dados bibliográficos.

Atualmente, raros são os sistemas que "utilizam" ou são compatíveis com o

formato IBICT/CALCO. O sistema mais conhecido, compatível com o formato

CALCO, é o Bibliodata/Calco. O Catálogo Coletivo Nacional (CCN), por sua vez,

é um sistema compatível com o formato IBICT.

Na UFRJ estão em operação dois sistemas automatizados de catalogação

de monografias. O mais antigo, que foi desenvolvido no início da década de seten-

ta, quando não existia ainda o formato CALCO e que, no final dessa mesma déca-

da, sofreu grandes modificações para ficar compatível com este formato, está im-

plantado, hoje, no Centro de Tecnologia, Centro de Ciências Matemáticas e da

Natureza, Centro de Ciências Jurídicas e Econômicas (parcialmente) e no Centro

de Filosofia e Ciências Humanas (parcialmente).

O outro sistema, que está implantado apenas no Museu Nacional, foi basea-

do no CALCO/1977, e é totalmente compatível com este.

Em virtude desses sistemas trabalharem em redes isoladas, tanto o Biblio-

data, quanto os sistemas da UFRJ, utilizam-se do formato de intercâmbio apenas

como apoio à definição das características dos dados de suas bases. Em função

do exposto, alguns profissionais passaram a confundir formato de intercâmbio de

informações com sistema de catalogação, já que não há um efetivo intercâmbio de

dados.

2.1 O QUE É UM FORMATO DE INTERCÂMBIO DE DADOS

O idioma inglês, fazendo uma analogia, é hoje um autêntico formato de inter-

câmbio, pois é aceito como idioma de comunicação internacional. Desta forma é

possível a comunicação entre grupos de especialistas de várias nações, ao mes-

mo tempo, sem que para isso seja necessário que cada grupo tenha um especia-

lista no idioma do outro e vice-versa.

Na índia por exemplo, o idioma de comunicação oficial (ou formato de inter-

câmbio de dados) entre as diversas comunidades do país foi o persa, que foi

substituido nos tempos modernos pelo inglês.

Um formato de intercâmbio de dados é na verdade um "idioma" padronizado

que serve como forma de comunicação entre dois ou mais sistemas diferentes. Os

sistemas não precisam ter, necessariamente, pontos em comum entre si do ponto

de vista operacional. É necessário apenas que os dados da base de cada sistema

sejam conversíveis ao formato de intercâmbio e vice-versa.

2.2 ORIGEM DO FORMATO DE INTERCÂMBIO IBICT

O formato IBICT tem sua origem no formato CALCO, porém acrescido de

características adaptadas dos formatos UNIMARC, da Internacional Federation of

Library Associations (IFLA), e do Common Communications Format (CCF), da

UNESCO.

O formato CALCO, por sua vez, surgiu de um trabalho da prof

Alice Princi-

pe Barbosa publicado em 1972, intitulado Projeto CALCO, sendo uma adaptação

do formato MARC il, da Library of Congress (LC) dos EUA.

2.3 PARA QUE SERVE O FORMATO IBICT DE INTERCÂMBIO DE

DADOS

O formato IBICT é apenas uma parte de uma série de requistios para que

dois ou mais sistemas diferentes venham a trocar dados entre si. É interessante

frisar, que não faz o menor sentido falarmos de formato de intercâmbio de dados

bibliográficos, se não falarmos das regras e condições para o intercâmbio de da-

dos, bem como do modelo de funcionamento deste intercâmbio. Caso um determi-

nado sistema tenha sido projetado para ficar isolado, não é necessário que seja

conversível ao formato de intercâmbio e vice-versa.

O formato IBICT/CALCO é, em verdade, um "idioma" padronizado que poderá

ser a forma para a troca de dados entre dois ou mais sistemas diferentes, porém

projetados para a catalogação cooperativa de monografias e/ou periódicos.

2.4 O USO DO FORMATO DE INTERCÂMBIO

Infelizmente, não estão sendo envidados esforços para que o formato IBICT

seja usado na sua mais nobre finalidade que é tornar possível a catalogação coo-

perativa entre vários sistemas e redes de catalogação independentes.

O formato de intercâmbio IBICT/CALCO, hoje, não é usado na sua mais no-

bre finalidade, porque não estão definidos os protocolos e o modelo para a efetiva-

ção da cooperação entre sistemas diferentes. Este vem sendo usado, principal-

mente, para definir os requisitos de dados dos sistemas. E, sob este aspecto, é um

instrumento bastante interessante, principalmente para aqueles sistemas que ve-

nham a emitir produtos no formato estabelecido pela AACR-2.

3 UM MODELO PARA INTERCÂMBIO DE DADOS

São várias as alternativas existentes para estabelecermos modelos para in-

tercâmbio de dados bibliográficos e de catalogação cooperativa. Poderíamos ter

desde um modelo totalmente centralizado, formando uma grande rede nacional de

dados montados em cima de alguma instituição, que seria a gestora da rede e do

formato de intercâmbio, ou, por outro lado, um modelo de cooperação totalmente

descentralizado, cabendo aos órgãos ou instituições usuárias a responsabilidade

de manter o seu próprio sistema. Tanto uma maneira quanto a outra apresentam

problemas técnicos e operacionais que, ao nosso ver, não são de difícil solução.

Porém, conhecendo a realidade de nosso país e suas disparidades, tanto regionais

quanto entre instituições, sejam estas públicas ou privadas, acreditamos que o

modelo mais adequado para atender a esta realidade deve ser o descentralizado.

O principal argumento em favor disto é de ordem prática, pois julgamos que

aceitar este modelo ajuda muito mais o desenvolvimento da catalogação coopera-

tiva em nosso país do que lutar contra ele. Na realidade este modelo já vem sendo

adotado de fato sem que isso seja explicitado e nem estudado convenientemente.

Estamos convencidos da necessidade premente de que ele seja proposto e discu-

tido, assim como estudadas todas as suas implicações administrativas, econômi-

cas, políticas e tecnológicas. Desta maneira poderemos estimular adequadamente

o intercâmbio entre sistemas, que é, sem dúvida alguma, o objetivo maior a ser al-

cançado.

A seguir, descreveremos este modelo de catalogação, para servir de base

às nossas discussões.

3.1 CONSTITUIÇÃO BÁSICA DO MODELO

O modelo, para a nossa discussão, será constituído por 4 (quatro) bases de

catalogação, com sistemas (hardware e software) e serviços independentes entre

si. A figura abaixo nos mostra esquematicamente as ligações de cada base de

catalogação com as demais.

A base "bi", como nos mostra a figura, coopera com a base "b2", "b3" e

"b4". Já a base "b4", só coopera com a base "bi". O importante é observar que

nesta proposta não existe a obrigatoriedade de intercâmbio entre as bases de ca-

talogação. O intercâmbio deverá ser estabelecido através de acordos bilaterais,

conforme o interesse das partes.

Estas bases de catalogação podem ser regionais, de instituição ou mesmo

nacionais como o BIBLIODATA. Mas qual é a razão técnica para não terrros ape-

nas uma única base nacional de catalogação cooperativa? A razão está exata-

mente no tipo de serviço prestado em cada base, seu grau de especialização e

nos recursos disponíveis em cada uma delas para o conjunto de usuários a ela li-

gados. Pensando nestes termos, poderemos ter bases de dados em órgãos priva-

dos tipo FIESP, ou dentro das grandes universidades brasileiras, ou mesmo em-

presas prestadoras de serviços montando suas redes de catalogação para aten-

der às instituições isoladas.

3.2 FORMA DE COMUNICAÇÃO

A comunicação entre as bases de catalogação deverá ser feita fundamen-

talmente de duas maneiras, em função do que se pretende atingir.

1 - A primeira, com vista a divulgar entre os cooperantes o conteúdo de suas

respectivas bases. Isto poderá ser feito através de relatórios em formato COM

(microfichas).

Um relatório deverá ser ordenado pela entrada principal, e deverá conter os

dados catalográficos. E outro deverá ser em ordem de arquivamento na base, com

o espelho de cadastro.

2 - A segunda, com vista a possibilitar o envio dos dados bibliográficos, de

verá ser através de um canal de telecomunicações convencional, tipo TRANSDA

TA, se houver um grande volume de intercâmbio, ou rede de pacotes, para um bai

xo volume de intercâmbio.

É claro que, sendo a cooperação um contrato bilateral, a intercomunicação

entre as bases não precisará seguir o modelo proposto, porém como regra geral

achamos que é a solução mais viável.

3.3 FUNCIONAMENTO DO MODELO

A operação do modelo é de certa forma simples. Sendo um contrato bilateral

entre instituições, estas estabelecerão os protocolos de intercâmbio entre si. É im-

portante ressaltar que sendo as bases independentes entre si, poderão dispor dos

dados recebidos da maneira que for mais conveniente, incluindo dados novos, ex-

cluindo dados achados desnecessários ou mesmo alterando dados dos quais por-

ventura venha a discordar.

O intercâmbio poderá ser feito da seguinte maneira:

1 - Periodicamente as bases conveniadas devem trocar entre si arquivos

relatórios no formato COM, de maneira a serem divulgados os respectivos acervos

já catalogados. Como não irá existir nenhum órgão centralizador, estas trocas se-

rão bilaterais entre instituições conveniadas.

2 - O usuário de uma base de catalogação, através dos relatórios fornecidos

em microficha, efetua a pesquisa. Encentrando o item procurado em uma das ba-

ses cooperantes, solicitará a aquisição dos registros de dados à base fornecedora.

3 - De posse das solicitações feitas por determinada base, a base fornece-

dora envia os seus dados identificados pelos seus próprios números de registro à

base solicitante.

4 - De posse dos dados, a base solicitante poderá alterá-los conforme as

suas necessidades, dando inclusive um número de registro próprio.

4 NORMAS E PROTOCOLOS PARA O INTERCÂMBIO

Para que o intercâmbio de dados seja factível e que além disso seja produti-

vo, é necessário que as bases de catalogação sigam algumas normas. É funda-

mental que seja usado um único formato de intercâmbio de dados e que seja se-

guida uma única norma de catalogação em todas as bases.

A norma de catalogação a ser adotada deve ser de preferência uma que te-

nha trânsito a nível internacional. A norma que atende a este requisito é, sem dúvi-

da nenhuma, a AACR-2.

O formato de intercâmbio de dados a ser adotado deve poder espelhar a

norma de catalogação adotada. O formato CALCO já atende a esta especificidade.

Porém, hoje, já temos à disposição o formato IBICT de intercâmbio bibliográfico e

catalogràfico, que é uma evolução do formarto CALCO.

Neste modelo apenas um item necessita ser centralizado para que a coope-

ração funcione. É necessário que seja criado um órgão normativo que fique res-

ponsável pela atualização do formato de intercâmbio, que atue também como ór-

gão consultivo para dirimir dúvidas a respeito do uso do formato, e que seja um

canal sempre aberto para que os usuários possam propor alterações e inclusões

no formato de intercâmbio c'è dados.

5 CONCLUSÕES

Esta proposta procura alinhar os pontos básicos para um modelo nacional de

catalogação cooperativa descentralizado. O modelo proposto nos parece flexível c

suficiente para suportar tanto uma rede de catalogação como o BIBLIODATA, que

hoje é praticamente o único prestador de serviços nesta área, com redes de cata-

logação institucionais como a nossa na UFRJ, bem como a que está se desenvol-

vendo na Região Sui entre as Universidades Federais de Santa Catarina, Rio

Grande do Sul e do Paraná, com a vantagem de criar condições para que estas

redes venham a cooperar entre si, mantendo a independência necessária para o

desenvolvimento dos seus respectivos sistemas de acordo com os recursos e

disponibilidades existentes.

Enfatizamos também a necessidade de que sejam feitos estudos mais

aprofundados sobre este modelo, com as seguintes ênfases:

1 - Conhecer melhor os seus problemas operacionais, a fim crite que sejam

definidos critérios e estratégias práticas de implementação;

2 - Conhecer os impactos e conseqüências de sua utilização.

Acreditamos que este caminho nos levará ao desenvolvimento do intercâm-

bio de informações entre sistemas bibliográficos em nosso país, que é o grande

objetivo a ser perseguido.

6 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

M.E.C./C.N.Pq. Formato CALCO: monografias e publicações seriadas. Brasília,

MEC, 1977.

I.B.I.C.T. Formato IBICT: formato de intercâmbio bibliográfico e catalogràfico. Bra-

sília, IBICT, 1987.

VINAGRE, Ronaldo de O Maia Formato de Intercâmbio: o que é, para que serve?

In: Ciclo de Estudos em Ciências da Informação. 2. Rio de Janeiro, 5-9 dez.

1988. 2

Ciclo de Estudos em Ciência da Informação, Rio de Janeiro, SIBI/-

UFRJ, 1988.

FUNDAÇÃO GETÚLIO VARGAS. Sistema BIBLIODATA/CALCO. Rio de Janei-

ro, FGV, 1982.

ESTUDO DO SISTEMA DE PERIÓDICOS DA UFRJ - UM ENFOQUE

ESTRUTURADO

Amauri Marques da Cunha

Roberto Rodrigues

Núcleo de Computação Eletrónica-NCE

Este artigo relata, do ponto de vista de analista de sistemas, o estudo do

Sistema de Informações de Periódicos da Universidade Federal do Rio de Janeiro

(UFRJ). São apresentadas as técnicas utilizadas, sendo detalhadas as várias eta-

pas do estudo e enfatizado o envolvimento e participação dos bibliotecários no

projeto. Conclui-se pela viabilidade de uso da Análise Estruturada de Siste-

mas com significativas vantagens em empreendimentos deste tipo.

1 INTRODUÇÃO

A questão da administração e controle de todas as atividades referentes à

manutenção da coleção de periódicos da Universidade Federal do Rio de Janeiro

(UFRJ), tem sido frequentemente reconhecida como sendo das mais árduas tare-

fas das nossas bibliotecas. A partir de 1983/1984, os órgãos financiadores do tipo

FINEP, passaram a exigir um maior planejamento e uma organização sistêmica do

processo anual de renovação de assinaturas. Isto provocou impactos significati-

vos nesta área, e reforçou ainda mais a necessidade de novos e melhores instru-

mentos de administração.

A equipe do Núcleo de Computação Eletrônica (NCE) que cuida da automa-

ção de bibliotecas, ao longo dos seus contatos com a comunidade de bibliotecários

da Universidade, já vinha sendo sensibilizada para este problema há algum tempo.

No entanto, esta equipe estava envolvida somente com a automação de monogra-

fias (subsistemas de Aquisição, Catalogação e Tabelas), que por razões históricas

vem sendo mantida e estendida com prioridade pelo NCE.

O surgimento de novas tecnologias no desenvolvimento de sistemas, aliado

à vontade da equipe do NCE de utilizá-las em problemas complexos, ensejaram a

alocação de recursos humanos na criação de um projeto para estudar esta ques-

tão na Universidade.

2 OBJETIVO DO PROJETO

O objetivo inicial foi conhecer completamente tudo o que se relaciona com o

tratamento das publicações periódicas dentro da Universidade, tentando captar o

Sistema de Informações que existe para suportar esta atividade. Começamos o

trabalho sem uma idéia pré-concebida sobre a introdução de rotinas automatiza-

das, a prioridade era conhecer o problema inteiro.

3 TÉCNICAS UTILIZADAS

Mas que novas tecnologias são essas? Estamos nos referindo ao conjunto

de técnicas que se convencionou chamar de ANÁLISE ESTRUTURADA DE

SISTEMAS. Mas o que é isso?

A Análise Estruturada foi motivada principalmente pela grande dificuldade

de comunicação entre analistas de sistemas e usuários de sistemas computacio-

nais, que foi diagnosticada como uma das maiores causas do insucesso de siste-

mas desenvolvidos no passado no mundo todo. Qual a origem desta dificuldade? A

questão fundamental é que os sistemas de informação são entes abstratos e como

tais têm que ser representados através de modelos e, durante muito tempo, não

existiam métodos eficazes para a construção destes modelos.

As técnicas da Análise Estruturada são baseadas em uma interação na

qual o cliente/usuário entende o modelo construido pelo analista e, desta forma, é

capaz de contribuir efetivamente no projeto final. Isto pode ser alcançado através

da utilização de uma espécie de "planta arquitetônica" chamada Diagrama de

Fluxo de Dados (DFD), que é o principal componente daquele modelo.

Esta "planta arquitetônica" é construida a partir dos elementos básicos que

constituem os Sistemas de Informação, que são:

- a movimentação de dados - aqui chamada de Fluxo de Dados;

- a transformação de dados - ou um Processo;

- o armazenamento de dados entre transformações - ou o Depósito de Dados;

- o meio-ambiente em que o sistema se insere - representado por Entidades

Externas.

Convém destacar que o objetivo primordial deste modelo é ter a capacidade de

representar os dados e conjuntos de dados fluindo através dos diversos com-

ponentes de um Sistema de Informações que existe no local em estudo. Na

medida em que os analistas e seus clientes/usuários consigam enxergar

exatamente a mesma coisa, os dois conjuntos de pessoas vão poder dialogar

melhor e construir juntos o modelo do Sistema de Informações. O

desenvolvimento de Sistemas de Informações nestas novas técnicas passa

por varias fases que se sucedem, sendo que existem duas grandes fases ini-

ciais, quais sejam:

1 - LEVANTAMENTO - representação do sistema atual, ou seja, aquele

que funcionava antes dos analistas chegarem para as primeiras con-

versas;

2 - PROPOSTA - esta fase culmina com a apresentação de um modelo

do novo Sistema de Informações, que terá sido construido conjuntamente pelos

analistas e seus clientes/usuários. Somente após a aprovação, pelos diversos

níveis hierárquicos envolvidos pela parte do cliente/usuário, da PROPOSTA

resultante da segunda fase, é que as fases subsequentes serão executadas.

Estas etapas posteriores são:

3 - O PROJETO DO SISTEMA DE PROCESSAMENTO DE DA-

DOS isto é, programas, relatórios, formulários, telas de terminais, etc;

4-0 PROJETO DE REFORMULAÇÃO DAS NORMAS, ROTINAS E

PROCEDIMENTOS das pessoas envolvidas com a operação do sis-

tema;

5 - A IMPLANTAÇÃO DO SISTEMA.

4 O MÉTODO DE TRABALHO E A FORMAÇÃO DA EQUIPE

As técnicas da ANÁLISE ESTRUTURADA recomendam que as ativida-

des das fases de LEVANTAMENTO e PROPOSTA acima mencionadas, sejam

realizadas por uma equipe mista de analistas e clientes/usuários. Esta equipe deve

ter no mínimo 2(dois) participantes: um analista e um usuário, e, por razões práti-

cas de realização de reuniões produtivas, não deverá ultrapassar a quantidade de

7(sete) participantes.

Uma vez formada a equipe, o trabalho se desenvolve através de entrevistas

em que os analistas vão fazendo perguntas aos usuários (bibliotecários neste es-

tudo) sobre os diversos aspectos do problema-alvo, que no caso é o dos periódi-

cos da UFRJ. A cada entrevista a partir da segunda, os analistas trazem dese-

nhos, que são os DFDs (Diagramas de Fluxo de Dados), representando o que os

analistas conseguiram captar na entrevista anterior sobre o Sistema de Informa-

ções correspondentes ao problema-alvo.

Estes DFDs já podem atualmente ser gerados e armazenados em computa-

dor, graças às novas ferramentas existentes, e dessa forma o trabalho do analista

é facilitado enormemente. Foi escolhida a ferramenta PC-DFD PLUS que é um

"software" nacional deste tipo.

Estes DFDs são discutidos em todos os seus detalhes pelo grupo todo, que

consegue encontrar erros, mal-entendidos, omissões, etc... Desta forma os DFDs

vão sendo continuamente aperfeiçoados e desdobrados até chegar-se a um mo-

delo que espelhe fielmente o que os participantes da equipe conhecem sobre o

problema-alvo.

5 DESENVOLVIMENTO DO PROJETO: A FASE DE LEVANTAMENTO

Em agosto de 1988 foram realizadas duas reuniões iniciais para definir o es-

copo do trabalho e escolher a equipe, que finalmente contou com dois analistas e

quatro bibliotecários. Em seguida foi iniciada a primeira fase do projeto: o Levan-

tamento do Sistema Atual.

Os bibliotecários foram escolhidos com o seguinte critério: 1(um) da Bibliote-

ca Central da Universidade e mais 1(um) de cada urna das 3(três) Bibliotecas de

Centros responsáveis pelas maiores coleções de periódicos da UFRJ, que são o

CCMN (Centro de Ciências Matemáticas e da Natureza), o CT (Centro de Tecno-

logia) e o CCS (Centro de Ciências da Saúde). Além disso ficou estabelecido des-

de o início, que este grupo seria estendido para conter representantes de todos os

Centros da Universidade e de algumas bibliotecas setoriais, perfazendo um total

de 15(quinze) ou 16(dezesseis) pessoas, além dos analistas do NCE. Este grupo

estendido se reuniria ao final de cada grande etapa para tomar conhecimento, dar

sugestões e participar nas decisões do trabalho desenvolvido até então.

A fase de Levantamento se desdobrou em várias etapas que são descritas

sucintamente a seguir:

Etapa 1:

Nesta primeira etapa o objetivo principal foi o estabelecimento de uma lin-

guagem comum entre os bibliotecários e os analistas do grupo. Foram expostos

pelos analistas os principios da Análise Estruturada e suas convenções bási-

cas, enquanto os bibliotecários forneceram uma idéia inicial da abrangência do

sistema de informações a ser estudado.

Nesta etapa foram realizadas 3(três) reuniões, sendo que na segunda os

analistas apresentaram um pequeno esboço de um DFD que foi totalmente rejeita-

do pelos bibiotecários por enfocar erroneamente os problemas. Na terceira reunião

foi concluido o esboço inicial das várias atividades envolvidas no sistema (que

posteriormente se mostrou incompleto), e os bibliotecários já conseguiam ler os

DFDs apresentados sem o auxílio dos analistas.

Etapa 2:

Nesta etapa o objetivo maior foi conhecer os detalhes de cada uma das ati-

vidades desenvolvidas em torno da manutenção da coleção de periódicos.

O trabalho foi desenvolvido ao longo de aproximadamente 6(seis) reuniões

basicamente divididas em 2(duas) partes: na primeira os analistas apresentaram

os DFDs construidos e/ou modificados como resultados da reunião anterior, para

serem revistos em conjunto com os bibliotecários. Geralmente estes DFDs cor-

respondiam a uma certa atividade. Na segunda parte de cada reunião voltava-se

ao método de entrevistas feitas pelos analistas sobre os detalhes envolvidos numa

próxima atividade.

O resultado desta etapa foi um conjunto de diagramas detalhando as várias

atividades, e também um diagrama mostrando os relacionamentos entre as ativi-

dades num nível mais elevado de abstração. Este último DFD foi ficando mais

confuso a cada reunião que se passava, até que ficou tão confuso que nos obrigou

a uma quebra no ritmo de trabalho que veio caracterizar a etapa seguinte.

Etapa 3:

Esta etapa não havia sido prevista mas se tornou essencial a partir do ins-

tante em que o número de atividades modeladas começou a aumentar muito.

Foram necessárias apenas 2(duas) reuniões de trabalho para se fazer um

reagrupamento geral das atividades detalhadas até então.

Este reagrupamento foi, na verdade, um "repensar" por parte dos bibliotecá-

rios sobre o conjunto de tarefas desempenhadas dentro do sistema com o objetivo

de destacar as principais tarefas a fim de colocá-las no DFD de nível mais alto,

criando a partir dele uma hierarquia de niveis de abstração, dentro da quai foram

recriados os DFDs de níveis inferiores.

A facilidade com que esta etapa foi visualizada e executada pelos bibliotecá-

rios, e o subsequente entendimento rápido por parte dos analistas, foi uma prova

cabal das vantagens trazidas pela Análise Estruturada.

Etapa 4:

O objetivo desta etapa foi acertar os detalhes finais da primeira versão com-

pleta do modelo, de modo que o mesmo pudesse ser entendido por outros biblio-

tecários que não haviam participado das reuniões de trabalho.

Foram necessárias 3(três) reuniões, sendo que em uma delas foi convidado

um outro bibliotecário para expor uma atividade específica que fugia ao conheci

mento dos bibliotecários do grupo. x

Ao final, o levantamento inicial foi considerado em condições de ser debatido

pela comunidade, e estava construido um modelo descrito em 14(quatorze) Dia-

gramas de Fluxo de Dados, os quais representavam todas as tarefas mais impor-

tantes do Sistema de Informações sobre Periódicos da UFRJ.

Etapa 5:

Nesta etapa o objetivo maior foi validar o modelo construido junto ao grupo

estendido de bibliotecários já citado.

Foram realizadas duas reuniões com este grupo, sendo que na primeira foi

apresentada uma palestra introdutória sobre a Análise Estruturada e também o

modelo construido. Já na segunda reunião foram discutidos e modificados vários

aspectos que ou não estavam claros ou estavam incorretos nos diagramas apre-

sentados.

Duas características dessas reuniões devem ser salientadas:

1 - a apresentação do modelo foi feita exclusivamente pelos bibliotecários

que participaram da sua construção, sem a necessidade de muitas in-

tervenções por parte dos analistas;

2 - os bibliotecários que tomaram contato com o modelo pela primeira vez,

conseguiram entender perfeitamente o que de seu trabalho estava re-

presentado e, como prova disso, forneceram boas contribuições.

Etapa 6:

Nesta última etapa da fase de levantamento foi feita uma descrição detalha-

da de todos os dados envolvidos no sistema e representados no modelo, ou seja,

foi construido um Dicionário de Dados do sistema de informações em estudo.

Foram realizadas 8(oito) reuniões de trabalho com o grupo reduzido e os pa-

péis foram invertidos: os bibliotecários descreveram os dados e os analistas ques-

tionaram as definições de dados que estavam formuladas de maneira pouco clara

ou de maneira ambígua.

No transcorrer desta etapa foram feitos vários ajustes no modelo já construí-

do, a fim de torná-lo mais coerente.

Ao final destas 6(seis) etapas o Levantamento do sistema atual foi dado

como concluido, e estamos em condições de passar às próximas fases da

elaboração da Proposta de um Novo Sistema de Informações sobre os

Periódicos da UFRJ.

De posse do modelo levantado, e após a sua completa validação, temos

uma visão geral e abrangente do problema. Isto possibilitará a escolha de setores

ou grupos de atividades que serão prioritários para uma eventual reformulação fu-

tura.

Esta reformulação poderá envolver ou não o uso de computadores, e poderá

ainda exigir um estudo mais aprofundado, que utilize a mesma técnica, antes de se

chegar a uma proposta concreta.

6 CONCLUSÕES

A principal conclusão é a de que a Análise Estruturada é uma técnica que

nos permitiu alcançar o nosso objetivo maior: conhecer o problema por inteiro

antes de tentar soluções parciais para o mesmo.

E interessante observar que, por várias vezes, tivemos que nos policiar para

não passarmos a discutir sobre a necessidade de automatizar tal ou quai conjunto

de atividades. Precisamos realizar um certo esforço para manter a disciplina e di-

recionar todas as nossas forças no objetivo fixado inicialmente.

Um importante sub-produto foi gerado por este projeto: durante o seu desen-

volvimento pudemos identificar claramente a necessidade de contarmos com um

CATÁLOGO COLETIVO DE PERIÓDICOS DA URFJ. Desta constatação já

partimos, dentro do SIBI/BC-UFRJ para a criação de uma outra equipe para coor-

denar a atualização e manutenção deste catálogo através da constituição de uma

subcoordenação regional do CCN do IBICT, só para atender às bibliotecas da

UFRJ.

Uma outra observação a ser registrada foi o fato de que os próprios bibliote-

cários que executam em seu dia a dia as atividades estudadas, constataram que

nao possuíam uma visão tão clara de seu próprio trabalho e da importância relativa

de cada uma das atividades desenvolvidas em relação ao todo. Numa das reu-

niões finais um dos bibliotecários comentou:" - quantas atividades nós fazemos de

que nunca havíamos nos dado conta...".

Finalmente temos a registrar que este projeto provocou uma série de efeitos

positivos na comunidade de bibliotecários interessados e/ou envolvidos com o

problema dos periódicos na UFRJ. Podemos destacar os seguintes:

- a tomada de consciência sobre a importância do Sistema de Informações

sobre Periódicos em uma Universidade grande como a nossa;

- a utilização de modernas técnicas de lidar com Sistemas de Informação

motivou muitas pessoas (inclusive nós, analistas de sistemas), disso re-

sultando uma significativa melhoria nos relacionamentos interpessoais -

requisito indispensável ao sucesso de qualquer empreendimento;

- os diversos participantes do projeto, nos diversos níveis de envolvimento,

aprenderam muito sobre as demais bibliotecas e órgãos envolvidos na

questão. O nível geral de informação e conhecimento do problema au-

mentou substancialmente;

- uma boa parte destas informações e conhecimentos adquiridos, estão re-

gistrados formalmente nosdocumentos gerados até agora, o que nos faz

crer que as próximas fases têm também uma boa probalidade de êxito.

7 - BIBLIOGRAFIA

CUNHA, Amauri M. da & RODRIGUES, Roberto. Estudo Inicial Para o Sistema

de Periódicos da UFRJ. In: CICLO de Estudos em Ciência da Informação.

2. Rio de Janeiro, 5 - 9 dez. 1988. Rio de Janeiro, SIBI/UFRJ, 1988.

DEMARCO, Tom. Structured Analysis and System Specification. New York,

Yourdon Inc., 1978.

GANE, Chris & SARSON, Trish. Análise Estruturada de Sistemas. Rio de Ja-

neiro, Livros Técnicos e Científicos, 1984.

M.E.C. Formato CALCO: monografias e publicações seriadas. Brasília, MEC,

1977.

I.B.I.C.T. Formato IBICT: formato de intercâmbio bibliográfico e catalogràfico.

Brasília, IBICT, 1987.

AUTOMAÇÃO DO SERVIÇO DE APOIO À PESQUISA ODONTOLÓGICA DO

SBD/FOB - USP: Relato de experiência

Regina Célia Baptista Belluzzo

Diretora Técnica do Serviço de Biblioteca e

Documentação - FOB/USP

Teresinha das Graças Coletta

Chefe Técnica do Serviço de Referência e

Informação - SBD/FOB - USP

Eliane Falcão Tuler Xavier

Chefe Técnica do Serviço de Documentação

e Divulgação - SBD/FOB - USP

José Roberto Brejão

Programador responsável pelo Setor de In-

formática - FOB/USP

1 INTRODUÇÃO

Atualmente, o sistema universitário de pesquisa parece ser o que melhor

estabelece o espaço necessário para iniciativa, liderança e capacidade empreen-

dedora dos pesquisadores quando em busca de resultados científicos e tecnológi-

cos importantes. Assim, a Faculdade de Odontologia de Bauru, da Universidade

de São Paulo, tem procurado desenvolver um sistema forte e competente de pes-

quisa na área odontológica, com autonomia e orientação acadêmica, mas, ao

mesmo tempo, vinculado a atividades educacionais de um lado, e de aplicação clíni-

ca de outro, visando a formação de uma política destinada a contribuir para o de-

senvolvimento científico, educacional e tecnológico do país.

Diante do volume crescente de pesquisas realizadas pelos docentes, alunos

de graduação e pós-graduação, identificou-se a necessidade da criação de um ór-

gão de assessoria técnica e administrativa. Desse modo, por meio da Portaria

FOB n

07/83 de 04/10/83 foi constituida a Comissão de Pesquisa da FOB-USP,

com o objetivo de auxiliar na tomada de decisões quanto à coordenação e aloca-

ção de recursos para pesquisas.

Considerando que as Bibliotecas Universitárias são imprescindíveis ao ensi-

no e à pesquisa, devendo estar voltadas para as necessidades educacionais, cul-

turais, científicas e tecnológicas, precisam oferecer serviços que estejam em con-

sonância com os programas de ensino, pesquisa e extensão das instituições a que

pertencem.

Com a criação da Comissão de Pesquisa e, para dar atendimento adequado

à demanda por parte dos usuários, sentiu-se a conseqüente necessidade de im-

plantação de uma atividade que, aliada às demais que vinham sendo desenvolvi-

das pelo Serviço de Biblioteca e Documentação da FOB-USP (SBD/FOB-USP),

pudessem oferecer o devido apoio às lides de pesquisa. Foi criado, então, o Servi-

ço de Apoio à Pesquisa Odontológica cujos objetivos

visavam propiciar à comu-

nidade científica o seguinte:

- coordenação e centralização das informações, permitindo a criação de um

Banco de Dados relativo às pesquisas em desenvolvimento, facilitando a interação

com pesquisadores de áreas afins;

- facilitar a organização de levantamentos bibliográficos relacionados às li-

nhas de pesquisa já existentes, colocando-os à disposição dos pesquisadores;

- facilidade de contato com entidades financiadoras externas;

- intensificação de intercâmbio e criação de novos serviços de alerta, ante-

cipando a informação de interesse dos pesquisadores da Unidade, o que repre-

senta economia de recursos, mudanças no rumo de projetos de pesquisa, ou até

mesmo, evitar a duplicação de pesquisas já realizadas.

2 SERVIÇO DE APOIO À PESQUISA ODONTOLÓGICA DA FOB-USP

(SAPO)

O SAPO compreende: Cadastro das Linhas e/ou Pesquisas; Banco de Da-

dos; Orientação sobre Bolsas e/ou Auxílios; Comunicações Formais; Programa

Periódico de Informação (PPI) e, Cadastro de Informações sobre a Produção

Científica da FOB-USP.

É um serviço que se acha em estreita ligação com as programações de

Educação de Usuários do SBD/FOB-USP, sendo utilizado como recurso instru-

cional

. Estas atividades foram implantadas, gradativamente, a partir de 1985 com

perspectivas de automação a curto e a médio prazo. E, aos poucos, essa preten-

são tornou-se realidade, mediante o Programa de Automação das Bibliotecas da

USP, que, conseqüentemente, possibilitou a obtenção de microcomputadores pela

Unidade e pelo SBD/FOB-USP. Portanto, isto tornou possivel automatizar parte

dos serviços, a saber: "Cadastro de Informações sobre a Produção Científica" e

"Cadastro das Linhas e/ou Pesquisas".

2.1 Cadastro de Informações sobre a Produção Científica

Tem por finalidade selecionar e cadastrar documentos que divulgam o re-

sultado das pesquisas levadas a efeito no âmbito da FOB-USP, procurando de-

terminar a politica de ação para a centralização do registro das informações perti-

nentes aos trabalhos publicados pelo Corpo Docente e Discente no campo da

Odontologia e Ciências afins.

Suas principais atribuições referem-se à indexação e divulgação dos dife-

rentes tipos de documentos gerados pelos pesquisadores tais como: artigos cientí-

ficos, livro e/ou capítulo de livro, eventos, teses, etc. Contribuindo para a confec-

ção de subprodutos - a Bibliografia do Corpo Docente da FOB-USP, Bibliografia de

Teses da FOB-USP, Cursos de Pós-Graduação: produção científica, BIBLIO-

DONTO - além de outras obras de responsabilidade do SBD/FOB-USP.

Este cadastramento possibilita ao SBD/FOB-USP o acompanhamento da

produção científica da Unidade, tornando-o ao mesmo tempo, depositário desses

documentos, o que facilita sobremaneira o intercâmbio com outras instituições

congêneres

A automação deste serviço acha-se ligada ao programa intitulado PRO-

CIENT que visa o controle, via computador, de todo material bibliográfico produzido

nas Unidades da USP. Salienta-se que detalhes deste programa poderão ser obti-

dos junto ao Sistema Integrado de Bibliotecas da Universidade de São Paulo (SIBI-

USP), órgão coordenador do mesmo5.

2.2 Cadastro das Linhas e/ou Pesquisas

Tem por finalidade manter atualizadas as informações sobre as Linhas e/ou

Pesquisas em andamento na FOB-USP.

Baseado no Protocolo de Pesquisai utilizado pelo SBD/FOB-USP para

controle manual, foi desenvolvida uma planilha para inclusão dos dados considera-

dos essenciais, a partir da qual elaborou-se um programa em DBASE Plus*.

Cada planilha traz as seguintes informações: linha de pesquisa, tipo, título do

projeto, finalidade, autores, entidades financiadoras, departamentos envolvidos, du-

ração prevista e observações adicionais. As rotinas são de inclusão, exclusão e

listagens que podem ser obtidas com todos os dados ou com dados parciais, por

qualquer campo, ordem ou data.

O principal produto desta atividade é a publicação intitulada "Pesquisa em

Andamento na FOB-USP", que é divulgada em nivel nacional e serve como subsídio

aos pesquisadores interessados no desenvolvimento de projetos e/ou formação de

* O microcomputador utilizado foi o modelo XT 2002 da MICROTEC.

núcleos de pesquisa para a área odontológica no país.

2.3 Banco de Dados

Como as atividades de pesquisa levam à produção de dados primários que

são insumos importantes para a área, implantou-se um Banco de Dados como

forma de processamento sistemático e seletivo de novas informações bibliográfi-

cas recebidas pelo SBD/FOB-USP, de forma rotineira e periódica, a partir do inte-

resse voltado para as linhas e/ou projetos de pesquisa em desenvolvimento. Com

isto, pretendeu-se atingir a todos os Departamentos e/ou Disciplinas da FOB-USP,

paulatinamente, e, atender aos usuários de modo individual, facilitando o trabalho

de pesquisa dentro da Instituição. A alimentação diária desse BANCO, é

proveniente de:

- Levantamentos bibliográficos efetuados a pedido dos Departamentos e/ou

Disciplinas e solicitados por outras instituições, quando julgados de inte-

resse;

- Referências bibliográficas pertinentes às revisões de literatura das teses

defendidas na FOB-USP e as selecionadas a partir do fornecimento do

Programa Periódico de Informação (PPI);

- Indexação de artigos pertinentes às revisões de literatura das teses de-

fendidas na FOB-USP e de separatas obtidas através do Serviço de Co-

mutação Bibliográfica.

2.4 Orientação sobre Bolsas e/ou Auxílios

Criada com a finalidade de divulgar e orientar a obtenção de Bolsas de Estu-

do e/ou Solicitação de Auxílios (País/Exterior) junto aos órgãos financiadores e

fomentadores de pesquisa.

É um serviço aberto à comunidade em geral, compreendendo:

- Cadastramento dos principais órgãos financiadores e fomentadores de

pesquisa no Brasil e exterior (área odontológica);

- Solicitação periódica de informações e/ou impressos pertinentes às Bol-

sas de Estudo e/ou Auxílios junto aos órgãos cadastrados;

- Coleta de dados permanente junto a revistas, folhetos, jornais* e catálo-

gos sobre bolsas e/ou auxílios e cursos no país e exterior;

- Divulgação no SBD/FOB-USP e junto aos Departamentos e demais inte-

ressados, das Bolsas e/ou Auxílios oferecidos pelos diferentes órgãos;

* O SBD/FOB-USP recebe mensalmente o informativo "Perspectiva Universitá-

ria", da Fundação MUDES, que tem contribuido sobremaneira para o SAPO.

- Orientação aos usuários sobre o preenchimento dos formulários de cada

órgão, obedecendo as instruções oferecidas nos manuais de orientação

correspondente; e,

- Atualizar o cadastro de informações sobre os órgãos atuantes, propician-

do novas edições do "Catálogo de Entidades Financiadoras ou Fomenta-

doras de Pesquisa (Odontologia)" de responsabilidade do SBD/FOB-

USP.

Comumente, o serviço já atende inclusive pesquisadores de outras Institui-

ções do país, enviando formulários e orientações necessárias para o preenchi-

mento e encaminhamento correto dos mesmos. Além disso, encontra-se em estu-

do um projeto para implantação de serviço semelhante junto à Biblioteca do Cam-

pus da UNESP em Marilia (SP).

2.5 Programa Periódico de Informação (PPI)

O PPI tem como objetivo:

1) Antecipar a informação ao Docente/Pesquisador;

2) Manter o Docente/Pesquisador atualizado em relação aos novos avanços

em sua área de atuação;

3) Facilitar o acesso à informação de interesse;

4) Complementar a educação formal.

Envolve o fornecimento de levantamentos e/ou listagens contendo referên-

cias bibliográficas indexadas nas principais fontes de referência (índices bibliográfi-

cos, bibliografias especializadas e "abstracts"), após o estabelecimento dos perfis

de interesse dos participantes (docentes e/ou alunos dos cursos de pós-gradua-

ção) através de questionário e entrevistas, classificados de acordo com os temas

das linhas e/ou pesquisas em andamento. Em seguida, o acesso aos documentos

selecionados pelos pesquisadores é providenciado através do Serviço de Em-

préstimo ou mediante cópia xerogràfica (quando o documento existir no acervo do

SBD/FOB-USP) ou através do Serviço de Comutação Bibliográfica (no caso de

documentos inexistentes no seu acervo)

2.6 Comunicações Formais

Envolve a confecção de painéis informativos, quadros de avisos, além de

circulares específicas aos Docentes/Pesquisadores, como forma de comunicação

direta das informações de caráter técnico-científico de interesse da FOB-USP.

Tais informações são obtidas através de correspondência com instituições que

programam eventos científicos.

Além disso, propicia a divulgação de artigos científicos e outros documentos

que possam interessar aos pesquisadores, incluindo-se os Serviços de Alerta e de

Disseminação Seletiva de Informação que, igualmente, são realizados com circu-

lação interna e externa.

3 CONCLUSÃO

Os resultados obtidos até o momento com esta experiência têm demonstra-

do a importância de um serviço voltado para a pesquisa em Biblioteca Universitá-

ria, acreditando-se ser este um dos seus principais papéis no contexto atual das

universidades, uma vez que existem dificuldades de toda ordem que vem en-

frentando, em especial a área de Odontologia, que tem sido mencionada como

"sem tradição em pesquisa" (LAURO FILHO)4.

A automação de serviços dessa natureza é uma conseqüência natural, sen-

do muito importante para a otimização e racionalização dos recursos informacio-

nais existentes. É intensão do SBD/FOB-USP continuar com a sua informatização

e, a curto prazo, oferecer um serviço que atenda efetivamente a comunidade cien-

tífica e que propicie à Universidade o melhor desempenho da função de Pesquisa,

passando a ser verdadeiramente um centro gerador e divulgador de idéias.

ABSTRACT: A library aid service for dental research, in University Library, relating

the implantation and automation experience at Faculty of Dentistry of

Bauru, University of São Paulo, is presented.

KEY WORDS: Reference work, automation; Dental research; University libraries,

automation.

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

1. BELLUZO, R.C.B., org. Manual de instruções para o pesquisador da FOB-USP.

Bauru, FOB-USP, 1984.

2. BULLUZO, R.C.B. & MORAES, N. Serviço de apoio à pesquisa odontológica;

um serviço de referência implantado na Biblioteca da FOB-USP. Estomat.

Cuit., Bauru, J5(4): 27-9, out./dez. 1985.

3. BELLUZZO, R.C.B. et alii. Desenvolvimento de um programa de orientação bi-

bliográfica para pesquisa destinado aos alunos dos cursos de pós-gradua-

ção da FOB-USP. Rev. bras. Bibliotecon. Doc, São Paulo, 19(1/4): 26-31,

dez. 1986.

4. LAURO FILHO, P.P. Odontologia. In: AVALIAÇÃO & perspectivas. Brasília,

CNPq, 1983. v.6, p.433-93.

5. UNIVERSIDADE DE SÃO PAULO. Instituto de Fisica e Química de São Carlos.

Sistema Integrado de Bibliotecas e Centro de Computação Eletrônica.

PROCIENT - produção técnica-cienfífica e artísitica do corpo docente e

pesquisadores da USP; manual de uso e procedimentos. 2.ed. São Paulo,

1988.

EXPERIÊNCIA EM AUTOMAÇÃO DE UM GRUPO DE BIBLIOTECÁRIOS DA

UFRJ

Maria Aríete P.B.Dias - Coordenadora

Dalila Capetine Balmas Eloisa Helena

P. de Almeida Luzimar Alves de Lima

Manuel da Silva Rodrigues Maria Nilce

Bezerra Cardoso Virginia Lucia V.

Pelegrino Bibliotecárias do "Grupo de

Automação" da UFRJ.

O trabalho relata as experiências de um

grupo de Bibliotecários da automação, nas

Bibliotecas do Centro de Ciências Jurídicas e

Econômicas - CCJE e Centro de Filosofia e

Ciências Humanas - CFCH da UFRJ. Mostra

a metodologia utilizada para o planejamento

dos serviços, o estabelecimento das rotinas

do trabalho, as etapas percorridas, as dificul-

dades encontradas e o esforço empreendido,

objetivando-se chegar a um aperfeiçoamento

das técnicas do Sistema de Automação,

desta Universidade.

1 INTRODUÇÃO

Com o avanço da tecnologia em informática, fica difícil o bibliotecário não

sentir necessidade de seguir nessa direção, que conduz as informações de manei-

ra mais rápida e eficaz ao seu usuário.

Nos tempos atuais é imperativo que as bibliotecas participem de Sistemas

de Automação para não correrem o risco de se transformar em meros depósitos

estáticos de material bibliográfico.

O conhecimento atualmente, avança a passos largos e a ciencia e tecnolo-

gia acompanham. Consequentemente a informação precisa agilizar-se para al-

cancar seus objetivos. O ritmo do aprender tem que acompanhar a velocidade da

produção do conhecimento, para haver equilíbrio.

A biblioteca precisa usar novas técnicas de armazenamento e difusão das

informações, a fim de acompanhar o progresso da nossa era, sob pena de perder

a importância e a responsabilidade que tem como órgão armazenador e transmis-

sor de conhecimento.

Em julho de 1987, na UFRJ após diversas reuniões entre representantes do

Núcleo de Computação Eletrônica (NCE) e bibliotecários do Centro de Ciências

Jurídicas e Econômicas (CCJE) e Centro de Filosofia e Ciências Humanas (CF-

CH) foi decidido recrutar através de anúncios nos jornais locais, oito bibliotecários

para dar início ao processo de automação das bibliotecas desses centros. Até en-

tão o Sistema estava sendo desenvolvido pelas bibliotecas do Centro de Tecnolo-

gia (CT) e Centro de Ciências de Matemática da Natureza (CCMN) com o apoio do

NCE.

Para agilizar e tentar uma maior rapidez nesse processo, foi decidido formar

um grupo de profissionais para dedicação exclusiva ao Sistema de Automação, o

qual seria intinerante passaria por todas as bibliotecas a serem automatizadas.

Como nesta ocasião já existia uma comissão do Sistema de Informação

(SIBI), encarregada de tratar de assuntos relativos as bibliotecas da UFRJ, a

mesma foi procurada pelas bibliotecárias responsáveis pelas bibliotecas deste

centro e analista de sistemas.

Foram, então, designadas 2 bibliotecárias desta Comissão, pertencentes ao

CT e CCMN, que juntamente com as responsáveis pelas bibliotecas interessadas

em entrar no Sistema de Automação fizeram a selação dos currículos e realizaram

as entrevistas para cadastrar assim, o primeiro grupo, que imediatamente deu iní-

cio aos trabalhos da automação no CCJE.

Um mês depois foi sentido a necessidade de aumentar o número de profis-

sionais para estes serviços a mesma comissão de recrutamento selecionou mais

5 bibliotecários a fim de que paralelamente se procedesse a automação no CCJE e

CFCH.

A experiência do trabalho dos bibliotecários, nesta tarefa, será relatada nos

itens a seguir.

2 PLANEJAMENTO

O primeiro grupo de bibliotecários iniciou os trabalhos no CCJE, pela Biblio-

teca da COPPEAD em julho de 1987 e atualmente parte dele continua naquela uni-

dade, enquanto alguns componentes foram deslocados para a Biblioteca do Insti-

tuto de Planejamento Urbano e Regional (IPPUR) em abril de 1988 em julho do

mesmo ano para a Biblioteca da Faculdade de Economia (FEA).

No CFCH a automação iniciou pela Biblioteca do Instituto de Psicologia, em

março de 1988, onde o grupo pôde desenvolver um trabalho experimental em fun-

ção do pequeno acervo existente nesta unidade.

Atualmente esses bibliotecários encontram-se na Biblioteca da Faculdade de

Educação dando continuidade aos processos técnicos da automação.

Para dar início aos trabalhos, foi realizado um treinamento do pessoal para o

preenchimento das planilhas, ministrado por bibliotecários do CT e CCMN, onde o

sistema já estava implantado há alguns anos.

Após o treinamento, foram realizadas reuniões entre o grupo de bibliotecá-

rios da automação e os responsáveis por cada unidade onde a mesma seria im-

plantada, quando então, as rotinas de trabalho começaram a ser determinadas e

distribuídas.

3 METODOLOGIA DO TRABALHO

Para o desenvolvimento dos serviços do Sistema de Automação nas biblio-

tecas, foram criadas rotinas relatadas a seguir.

Deve-se ressaltar que estas rotinas são modificadas em cada unidade,

adaptando às necessidades ou ao ritmo de trabalho de cada biblioteca.

3.1 Registro

É a primeira etapa de todo processo técnico, que trata da entrada de qual-

quer material bibliográfico na biblioteca. Tem por finalidade:

- verificar a totalidade do acervo existente;

- fornecer informações pertinentes ao documento, tais como: número e data

do registro, origem (compra, doação, permuta), fornecedor, número e data

da nota fiscal e preço.

3.1.1 Processamento

- levantamento dos dados de entrada do material bibliográfico, através do li

vro de tombo, das notasfiscais edo fichário de aquisição já existentes na

biblioteca;

- carimbar todo e qualquer documento a ser tratado, com o carimbo comum

da biblioteca na página de rosto e também dentro do documento e com o

carimbo de registro da biblioteca no verso da página de rosto ou no pé da

primeira folha em branco, a critério de cada unidade;

- preencher os dados de entrada contidos no carimbo de registro;

- formar um jogo de cinco folhas de planilhas, grampear e colocar dentro do

documento (Anexo 1);

- colar uma etiqueta no carimbo de registro do documento e a outra na pri-

meira folha da planilha;

- fazer duas fichas pré-catalográficas: uma será incluída no catálogo de

controle do próprio registro e a outra seguirá dentro do documento para

ser arquivada no fichário topográfico pelo classificador. Em algumas bi-

bliotecas estas fichas são substituídas pelas de aquisição e registro,

contendo todos os dados de catalogação. Neste caso, as fichas são co-

locadas dentro do documento até que esteja processado, e só então são

arquivadas nos fichários correspondentes. O objetivo destes fichários é o

controle de todo material já processado na biblioteca;

- encaminhar o documento para a próxima etapa que é a catalogação.

3.2 Catalogação

No processamento técnico do material bibliográfico das bibliotecas da

UFRJ, são utilizadas as normas de catalogação de acorco com Anglo

American Cataloging Rules II (AACR II). Como o sistema atualmente não permite,

em alguns casos, a aplicação dessas normas na íntegra, torna-se necessário

algumas adaptações, como por exemplo; na alfabetização do título, nos campos de

Título Uniforme e Notas Complementares (notas de conteúdo, de tese).

A catalogação é precedida de uma pesquisa nas microfichas da Fundação

Getúlio Vargas, com a finalidade de uniformizar as entradas de autoria, gerando um

catálogo de autoridade. A ficha deste catálogo contém o nome do autor e seu res-

pectivo número de Cutter.

Com o mesmo objetivo formou-se um catálogo de Série cuja ficha consta do

título adotado e, a nível de esclarecimento, anota-se o nome do local e editor aos

quais pertence.

O Sistema de Automação não permite o desdobramento de fichas secundá-

rias de título e remissivas, portanto, cabe ainda ao catalogador informar da neces-

sidade de datilografar estas fichas.

O Campo Editora, no Sistema é identificar através de códigos, resultando

listagens que devem ser pesquisadas cada vez que o catalogador precisar regis-

trar este ítem na planilha. Exemplo:

Companhia Editora Nacional

3.3 Cabeçalhos de Assunto

Com o aperfeiçoamento da indexação de material bibliográfico através do

Sistema de Automação das bibliotecas da UFRJ, sentiu-se a necessidade de re-

estruturar as listagens de cabeçalhos de assunto já existentes, para obter um alto

nível na recuperação da informação e satisfazer com precisão as necessidades an

comunidade científica e técnica.

Foram criados grupos de estudo formados por profissionais do "Grupo de

Automação" e bibliotecários da UFRJ com a finalidade de elaborar uma listagem

para cada Centro, que atendesse as exigências do Sistema de Automação e de

seus usuários, facilitando assim o intercâmbio da informação entre as unidades.

Para a elaboração das listagens de cabeçalhos de assunto, os grupos de

estudo seguiram as seguintes etapas:

- levantamento de todos os assuntos existentes nos catálogos de cada bi-

blioteca;

- fixação de normas para apresentação de cabeçalhos de assunto com o

objetivo de uniformizar a indexação;

- análise, seleção e estruturação dos termos com a devida consulta em

obras gerais de cabeçalho de assunto, vocabulários específicos, tesauros

dicionários, além de consultas aos especialistas das áreas envolvidas.

279

Exemplos:

. Lista Geral de Cabeçalhos de Assunto (CNPq/IBICT)

. Library of Congress. Subject Headings (LC)

. Vocabulário Controlado Básico - PRODASEN

. Macrothesaurus OCDE

. Relação de cabeçalhos de assunto do Sistema Bibliodata da Fundação

Getúlio Vargas (microfichas) . INTERVOC - vocabulário controlado do

Ministério do Interior . EUDISED - Thesaurus multilingue para o

processamento da informação em

educação . Thesaurus Brasileiro da

Educação (INEP)

. compatibilização dos termos selecionados e ordenação alfabética em

microcomputador, possibilitando a atualização das listagens.

A automação' das bibliotecas do CCJE e CFCH está sendo realizada por

unidades portanto as listagens de cabeçalhos de assunto, como instrumento dinâ-

mico deste trabalho, estão sujeitas a constante análise e avaliação pelos grupos

de estudos, objetivando detectar as modificações, acréscimo e supressões para

seu aperfeiçoamento e atualização.

3.4 Classificação

Para classificar o material bibliográfico das Bibliotecas da UFRJ, foram man-

tidos os sistemas já utilizados como: a Classificação Decimal de Dewey (CDD) no

CCJE e CFCH e a Classificação Decimal Universal no IFCS.

No processo de classificação são utilizadas as listas de cabeçalhos de as-

sunto da UFRJ, mencionadas no item 3.3.

Os assuntos não encontrados são separados e encaminhados ao "Grupo de

Estudo" que através de pesquisas em obras gerais ou especializadas, identifica-os

alimentando as listas de cabeçalhos de assunto.

Após determinar o assunto e o número de classificação, transcreve-se estes

dados para a planilha e para a ficha pré-catalográfica completando assim o pro-

cessamento técnico.

3.5 Preparo e Liberação de Movimentos ou Lotes de Planilhas

Relataremos a seguir os procedimentos técnicos realizados desde o preparo

das planilhas preenchidas para remessa ao Núcleo de Computação Eletrônica, até

o tratamento dos produtos emitidos pelo sistema, que permitirão a conclusão dos

serviços de automação, para colocar, finalmente o material bibliográfico à disposi-

ção do usuário no acervo da biblioteca.

3.5.1 Revisão de Planilhas, Preparo e Envio ao NCE

As planilhas preenchidas são revisadas e retiradas do livro, que é colocado

na estante a espera dos produtos para seu processamento final. As planilhas revi-

sadas são reunidas em lotes dos quais se faz uma relação pelos números de re-

gistro, que será arquivada para controle interno da biblioteca. O movimento é nu-

merado de acordo com um controle elaborado a nível de centro e enviado para o

processamento no NCE.

3.5.2 Retorno dos Produtos e Preparo do Livro para Empréstimo

Cada movimento depois de inserido no cadastro é devolvido às unidades de

origem e os produtos serão distribuídos entre os bibliotecários para os procedi-

mentos técnicos cabíveis. Os produtos emitidos são:

- Listagem de Ocorrências Anormais na Consistência, onde estão registra-

dos todos os ítens que entraram no sistema apresentando os que foram

rejeitados por erro de preenchimento ou digitação. As correções destes

registros são feitas nas próprias planilhas, que deverão ser remetidas no-

vamente ao NCE, no próximo movimento.

- Relatório de Ocorrências na Atualização, onde é apresentado um espelho

de todos os dados contidos na planilha. A correção é feita através de

comparação com os formulários e as alterações feitas através das opera-

ções de inclusão, alteração e exclusão dos dados a serem modificados.

- Jogo de Fichas: autor, título, assunto, série e topográfica.

Nesta fase são preparados os catálogos, após as correções das lista-

gens. Destaca-se as fichas, separando-as em: autor, título, assunto, série

e topográfico. Retira-se dos fichários as fichas dos livros que estão em

acerto e insere-se as demais no catálogo da biblioteca.

- Jogo de Etiquetas:

Etiquetas das fichas de empréstimos.

Etiquetas de lombada.

- Preparo da Obra para Empréstimo:

Colagem das etiquetas nas fichas de empréstimo e fixação do bolso na

última página do livro.

- Colagem das etiquetas de identificação do livro na lombada.

4 PROBLEMÁTICA

Durante o trabalho foram surgindo algumas dificuldades, em função das li-

mitações do sistema diante da aplicação do AACR II, as quais serão ressaltadas a

seguir:

4.1 Campo de Editor

Por ser codificado, ocasiona erros na transcrição dos códigos, dificulta a

uniformização dos nomes das editoras, uma vez que esta listagem é alimentada

paralelamente por várias unidades. Gera também perda de tempo do catalogador

ao pesquisar o código na tabela.

4.2 Campo de Classificação

- A limitação deste campo em 10 caracteres sem considerar o ponto preju-

dica, em alguns casos, a especificidade da classificação, provocando omissão de

dados que enriqueceriam a identificação da obra.

- O campo alfabético, por ser composto de apenas um caráter, dificulta

identificar o tipo de material bibliográfico.

4.3 Extensão de Cutter

Este campo foi programado apenas para registrar os dados básicos; não

sendo possivel especificar todas as informações pertinentes a uma obra que con-

tenha edição, volume e exemplar. A situação atualmente é contornada abreviándo-

se ao máximo essas informações.

4.4 Título Uniforme

O sistema atualmente nao permite o registro do título uniforme, de acordo com o

AACR II, motivo pelo qual foi feito uma adaptação no preenchimento da planilha,

utilizando-se o campo de autor para inclusão deste dado. Com isso torna-se

impossível a recuperação dessa informação. Exemplo: BRASIL

CONSTITUIÇÃO (1988)

4.5 Cabeçalho de Assunto

Este campo, com apenas quatro assuntos, limita as possibilidades do bi-

bliotecário de retirar da obra o maior número possível das informações nela conti-

da, ocasionando queda na qualidade da recuperação da informação.

4.6 Preenchimento da Planilha de Exemplares e Volumes

O registro de exemplares e volumes no sistema, tem se mostrado exaustivo

desde o início dos trabalhos, já que a cada exemplar ou volume é necessário o

preenchimento de todas as folhas utilizadas na identificação do primeiro. Por este

motivo foram feitas modificações no sistema reduzindo a repetição do preenchi-

mento, para apenas a 1

folha da planilha, anexando-se a 2- e 3

folhas, onde serão

preenchidos apenas o campo de identificação do sistema, e nos campos título- e

assunto, somente arroba A.

5 CONSIDERAÇÕES FINAIS

Apesar das dificuldades encontradas, o sistema atende os objetivos básicos

das bibliotecas, já que permite um processamento rápido das informações biblio-

gráficas, atingindo de maneira eficaz as necessidades do usuário.

Concluindo este nosso relato, esperamos maior empenho dos responsáveis e

colaboradores do sistema, no sentido de concretizar as modificações que vêm

sendo discutidas e sugeridas durante esse período de trabalho.

Neste sentido já foi instituído um Comitê Técnico de Automação composto

por bibliotecários representante de todos os centros da UFRJ, além de analistas de

Sistema. Este comitê vem dividindo seus componentes em grupos de trabalhos es-

pecíficos, como de Catalogação e de Periódicos, visando exatamente melhorar as

deficiências existentes a agilizar as alterações necessárias, assim como desenvol-

ver novas atividades.

ANEXO I

PLANILHAS DO SISTEMA DE AUTOMAÇÃO

DAS BIBLIOTECAS DA UFRJ

PERIMED - Programa automatizado para avaliação de periódicos assinados pela

"Biblioteca J. Baeta Vianna" do Campus de saúde da UFMG

Stella Maris Borges

Bibliotecária responsável pelo Serviço de

Referência

Maria da Consolação Palmeira Lopes

Bibliotecária responsável pelo Serviço de Re-

cuperação da Informação

O PERIMED- Programa automatizado para avaliação dos títulos de periódi-

cos assinados pela "Biblioteca J. Baeta Vianna" do Campus de Saúde da UFMG,

possibilitou uma visualização, com detalhamento de dados específicos, dos perió-

dicos assinados e os sugeridos para novas assinaturas. O estudo envolveu análi-

se dos periódicos quanto a: distribuição dos títulos por assunto; completeza da co-

leção; língua de publicação; fontes informacionais que processam suas indexa-

ções e estatísticas de uso. Os resultados apurados permitiram avaliar a coleção para

uma adequação qualitativa e quantitativa do acervo e auxiliaram no processo

informacional da Biblioteca.

1 INTRODUÇÃO

O acervo de periódicos em bibliotecas universitárias como fonte informacio-

nal básica de estudo, pesquisa, ensino e extensão deve merecer atenção especial

por parte dos bibliotecários, não só através da seleção de títulos para assinaturas

e permutas, como também, no acompanhamento permanente do desempenho in-

formacional que cada título apresenta.

Há necessidade de avaliação do acervo de periódicos para adequá-lo quali-

tativa e quantitativamente por áreas de assunto, adotando-se para isto, um estudo

que permita tanto a visão de conjunto do acervo, como também, uma visão indivi-

dual de cada título. Os dados mais representativos para se conhecer o periódico e

o desempenho do acervo no todo devem ser determinados obedecendo critérios

da política de avaliação proposta.

A "Biblioteca J. Baeta Vianna" do Campus da Saúde da UFMG, sentindo a

necessidade de conhecer o desempenho informacional de seus periódicos assina-

dos, o estado da coleção quanto à completeza, acervo por áreas de assunto e ain-

da, analisar os títulos solicitados para novas assinaturas, desenvolveu um progra-

ma automatizado, o PERIMED, para avaliação desses títulos. O Programa permitiu

visualizar, com detalhamento de dados específicos, os periódicos em conjunto e

ainda, cada título em particular por área de assunto, possibilitando uma tomada de

posição da Biblioteca quanto a manutenção ou não da assinatura e a decisão de

inclusão ao acervo, daqueles títulos solicitados.

2 MATERIAL E MÉTODOS

O estudo teve como base os títulos de periódicos nacionais e estrangeiros,

assinados pela "Biblioteca J. Baeta Vianna" e ainda, os sugeridos para assinatura,

analisados quanto ao país de origem, indexação em fontes informacionais, endere-

ço, assunto, lingua, completeza e uso.

De posse dos dados levantados, utilizou-se do Sistema dBASE III (MAGRI,

1987) na elaboração do Programa PERIMED para realização do estudo proposto,

ou seja, conhecer a posição de cada título assinado com relação aos itens acima

mencionados.

2.1 Levantamento dos dados dos títulos assinados

Para conhecimento dos dados desejados quanto ao país de origem, língua,

indexação em fontes informacionais, uso e completeza, foram feitas buscas em

fontes específicas:

. País de origem, língua e indexação em fontes informacionais: foram feitas pesqui-

sas no BIOSIS (1987), IMLA (1987), IM (1988) e FAXON (1988). . Uso: foram

levantados os registros estatísticos de uso da coleção, na Biblioteca, nos últimos

três anos 1986/88.

. Assunto: os periódicos foram classificados de acordo com a THE BOSTON ME-

DICAL LIBRARY (1955) visando agrupá-los por grandes assuntos. . Completeza:

levantou-se o estado da coleção, na Biblioteca, através dos registros do Kardex.

2.1.2 Seqüência das etapas para manipulação dos dados e realização do

estudo

a) Inicialmente, definiu-se a estrutura do arquivo, com determinação dos

seus campos e características, conforme descrição abaixo:

Estrutura do Arquivo

NOME DO CAMPO TIPO TAMANHO CASAS DECIMAIS

TÍTULO/PAÍS C 80

COLEÇÃO C 13

ASSUNTO C 30

LÍNGUA C 3

INDEXADO C 11

USO/86 N 4

USO/87 N 4

USO/88 N 4

b) Criada a estrutura, os campos foram preenchidos até completar todos os

registros desejados.

c) Uma vez criado o arquivo original, procedeu-se a ordenação dos títulos,

conforme as características desejadas, para as listagens impressas:

. ordem alfabética dos títulos

. classificação dos títulos, agrupados por assunto.

2.2 Levantamento de dados dos títulos de periódicos sugeridos para as-

sinatura

Os dados dos títulos de periódicos sugeridos para assinatura foram colhidos

nas fichas encaminhadas pelos professores, alunos de graduação, pós-graduação

e Departamentos.

O estudo destes títulos envolveu endereço, indexação em fontes informacio-

nais e assunto, e o levantamento destes dados seguiu as etapas:

a) Tratando-se de títulos com dados incompletos para o estudo desejado,

procedeu-se à complementação deste através de pesquisas nas fontes informa-

cionais: BIOSIS (1987), IMLA (1987), IM (1988), FAXON (1988), THE BOSTON

MEDICAL LIBRARY (1955) para classificação por grandes assuntos.

b) Decidiu-se pela criação de um arquivo com os dados obtidos.

c) Definiu-se a estrutura do arquivo, com determinação de seus campos e

características:

Estrutura do arquivo

MOME DO CAMPO TIPO TAMANHO

rÍTULO C 80

ENDEREÇO C 40

NDEXADO C 15

ASSUNTO C 30

d) Os dados foram registrados, esgotando as sugestões enviadas- criando-

se assim o arquivo de sugestões de títulos de periódicos para novas assinaturas.

e) Após a criação do arquivo, procedeu-se as listagens: por ordem alfabética

de títulos e por assunto.

3 RESULTADOS E DISCUSSÃO

O produto do estudo, composto de listagens de títulos em ordem alfabética e

listagens por assunto, espelhando os dados estatísticos de uso, lingua de publica-

ção e país de origem, possibilitou uma visão de conjunto e em detalhes dos títulos

assinados.

Este conjunto de informações retratrou o quantitativo do acervo de periódi-

cos por assunto, ressaltando quais as áreas mais desenvolvidas ou carentes de

desenvolvimento, bem como a utilização ou sub-utilização de cada título assinado.

Quanto aos títulos sugeridos para assinatura, o produto do estudo possibi-

litou uma verificação dos campos de assunto mais solicitados e se a assinatura

destes títulos viria complementar áreas carentes de um maior número de periódi-

cos no assunto.

4 CONCLUSÃO

Os resultados apresentados foram representativos não só para a Biblioteca

na parte administrativa e informacional, como também indicadores para os usuários,

oferecendo-lhes condições de visualizar: qual o acervo de periódicos existente,

por áreas específicas de assunto; dados estatísticos de utilização deste acervo; a

completeza de cada título; a língua de publicação; as fontes informacionais que

processam suas indexações e ainda, a necessidade de se adequar a coleção com

novas assinaturas ou efetivar cortes de títulos de periódicos já assinados.

A " Biblioteca J. Baeta Vianna" prevê a realização deste estudo de forma

periódica, através do Programa PERIMED, uma vez que os resultados foram sa-

tisfatórios. O Programa oferece abertura para diferentes estudos com a inclusão

das variáveis que se fizerem necessárias tais como, custo, periodicidade e ou-

tras informações dentro da realidade da situação que se deseja analisar.

5 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

1. BIOSIS. Serial sources for the BIOSIS Data Base. Philadelphia, ) 987. 398 p.

2. THE BOSTON MEDICAL LIBRARY. Medicai classification. 3. ed. Boston, 1955.

46 p. (Part one-Schedules).

3. FAXON. Librarians' guide to serials 1988. New York, The Faxon Company,

1988.396 p.

4. LISTA de revistas indizadas en el ano 1987. IMLA, São Paulo, 9(4): lll-V, 1987.

5. MAGRI, J. A. dBASE III interativo: sistema para o gerenciamento de banco de

dados para microcomputadores. São Paulo, Atlas, 1987. v. 1.

6. NATIONAL LIBRARY OF MEDICINE, List of journals indexed in Index Medicus.

Washington, U.S. Dept. of Health and Human Services, 1988.190 p.

ABSTRACT: The PERIMED, an automatized program for assessment of periodical

titles subscribed by "Biblioteca J. Baeta Vianna" of UFMG Health Campus enabled

a visualization of specific data from subscribed periodicals and of those suggested

for new subscriptions. The study involved analysis of periodicals as to: distribution

of titles by subjects; information sources that processed their indexing and

statistics of use. The results found allowed to assess the collection for a qualitative

and quantitative adequacy of the whole set and helped in the library information

process.

O COMITÊ TÉCNICO DE AUTOMAÇÃO DO SIBI/UFRJ

(Comunicação)

Maria de Fátima Pereira Raposo

Bibliotecária - SIBI/UFRJ

Apresenta-se um breve histórico do Sistema de Bibliotecas e Informação -

SIB), da UFRJ, e as suas primeiras iniciativas. Identificando-se, entre outras, ne-

cessidades urgentes de serviços nas Bibliotecas da Universidade, criaram-se co-

mitês técnicos, cujo primeiro foi o Comitê Técnico de Automação. Descreve-se a

metodologia de trabalho adotada, onde participam todos os profissionais envolvi-

dos ou que tenham inter- ses nos assuntos estudados.

1 O SISTEMA DE BIBLIOTECAS E INFORMAÇÃO - SIBI, DA UFRJ

O SIBI/UFRJ se compõe de 44 bibliotecas e 4 unidades de Informação, dis-

tribuídas em 2 Campus e algumas espalhadas pela cidade do Rio de Janeiro, con-

tando com cerca de 140 bibliotecários.

1.1 Breve Histórico da Criação do SIBI/UFRJ

Com o objetivo de implantar o Sistema de Bibliotecas e Informação da Uni-

versidade Federal do Rio de Janeiro - SIBI/UFRJ foram desenvolvidas ações a

partir de 1983. Inicialmente o Reitor da UFRJ criou grupos de trabalho,compostos

por professores e bibliotecários para a realização:

- do Estudo da Racionalização do Acervo de Periódicos da UFRJ; e

- do Catálogo Coletivo de Periódicos Correntes (1983) da UFRJ.

Posteriormente, outro grupo de trabalho foi instituído por outra Portaria no-

meando bibliotecárias e 4 (quatro) professores para o "ESTUDO DE ALTERNA-

TIVAS PARA IMPLANTAÇÃO DE UM SISTEMA TÉCNICO - CIENTÍFICO DA

UFRJ", cujas etapas metodológicas foram:

a) levantamento da situação das bibliotecas da UFRJ, obtendo-se como pro-

duto: LEVANTAMENTO DE DADOS DAS BIBLIOTECAS DA UFRJ, 1984;

b) identificação de modelos de sistemas de bibliotecas universitárias, resul-

tando no trabalho: MODELO DE SISTEMAS DE BIBLIOTECAS UNIVERSITÁ-

RIAS;

c) análise dos modelos selecionados e aplicáveis à UFRJ e elaboração da

proposta para um sistema de bibliotecas que finalisou com o trabalho: SISTEMA

DE BIBLIOTECAS E INFORMAÇÃO DA UFRJ, 1984; e

d) elaboração da Proposta Orçamentária das bibliotecas da UFRJ para

1985.

O último item (d), por si só, já representa um avanço em termos sistêmicos,

pois a proposta orçamentária pode ser elaborada pelo conjunto de bibliotecas da

UFRJ, num trabalho coordenado pela Comissão.

Com a finalidade de ampliar o estudo, foi realizado o "1

Encontro Sobre Bi-

bliotecas da UFRJ". As recomendações do evento foram incluídas na proposta en-

caminhada ao Reitor, em 1984 e apresentada tanto no Seminário de Bibliotecas

Universitárias, na USP, em agosto de 1984, como no 4

Seminário Nacional de Bi-

bliotecas Universitárias, em Campinas, no mês de fevereiro de 1985.

Simultaneamente às apresentações da proposta em reuniões da área foi

encaminhado à FINEP um projeto para manutenção do acervo de periódicos e pa-

ra pessoal de Bibliotecas, já tendo em vista a implantação do Sistema.

Novos Encontros foram realizados, no sentido de levar ao conhecimento e

discutir o projeto com a comunidade acadêmica. As alterações decorrentes des-

sas reuniões foram inseridas na proposta de 1985.

O 2° Encontro Sobre Bibliotecas da UFRJ, realizado em agosto de 1985, te-

ve como objetivo principal divulgar os trabalhos da Comissão e o andamento do

projeto, o qual tramitava na Reitoria.

Em junho de 1986, a convite da Sub-Reitoria para Graduados e Pesquisa da

Universidade, a Prof

Lena Vânia Ribeiro Pinheiro, UFRJ-CNPq/IBICT, assumiu a

coordenação da implantação, passando a desenvolver trabalhos junto à Comissão

composta pelas Chefes das Bibliotecas Central, de Centros e do Museu Nacional.

Procedeu-se então, à revisão do documento sobre a proposta do Sistema e

a retomada de sua discussão para as reformulações que se fizessem necessá-

rias. A versão final do documento manteve ou excluiu algumas idéias, evoluiu ou-

tras e apresentou inovações, como era esperado após as reuniões que se sucede-

ram. A Comissão introduziu as modificações oriundas das discussões e finalizou a

elaboração do Projeto do SIBI.

O documento final do Sistema de Bibliotecas e Informação da UFRJ foi

apresentado em reunião do Conselho Superior de Coordenação Executiva - CS-

CE, (Conselho da UFRJ para assuntos administrativos), em agosto de 1987. Na

ocasião, um dos Decanos da Universidade, levantou algumas questões sobre o

Projeto, não de natureza técnica, e sim administrativa, relativas principalmente à

representatividade dos diversos colegiados.

Após encontros do Decano com a Coordenadora de Implantação do SIBI,

suas propostas de alteração foram consideradas pertinentes procedendo-se, então

a nova alteração.

Enquanto o Projeto seguia a fase de tramitação final na UFRJ, foram empre-

endidas atividades no âmbito do Sistema, com a criação do Centro Referencial do

SIBI/UFRJ, realização de cursos de atualização para bibliotecários, treinamentos

em novas técnicas, realização do 2

Ciclo de Estudos em Ciência de Informação

em 1987 e 2

em 1988), constituição de Comitês Técnicos, publicação do IN-

FORMAL, boletim informativo do SIBI, como previsto na proposta de estrutura ain-

da não definitivamente formalizada.

1.2 Objetivo do Trabalho

O presente trabalho se refere apenas ao primeiro Comitê Técnico, o de Au-

tomação, cujas razões de sua implantação estão estritamente ligadas à necessi-

dade de avaliação ou desenvolvimento de sistemas automatizados em funciona-

mento em algumas Bibliotecas e de implantação dos mesmos em outras Bibliote-

cas do Sistema.

Para melhor esclarecimento, serão descritos os objetivos específicos do

Comitê Técnico de Automação do SIBI.

2 COMITÊS TÉCNICOS

Os Comitês Técnicos são órgãos de apoio ao Sistema, são criados de acor-

do com as necessidades do SIBI, por sugestão dos seus componentes e visam:

a) assegurar a realização das atividades técnicas do Sistema;

b) empreender estudos e estabelecer diretrizes para a solução de problemas

de ordem técnica,

c) contribuir para o aperfeiçoamento das tarefas operacionais do Sistema;

d) elaborar normas de procedimentos para o Sistema, visando o seu desen-

volvimento;

e) sugerir consultorias ou assessorias, sempre que os problemas técnicos

existentes no Sistema assim o exigirem;

f) acompanhar e avaliar as atividades sob a sua responsabilidade; e

g) encaminhar os resultados de seus trabalhos para divulgação entre as Bi

bliotecas do Sistema e utilização nos casos em que se apliquem.

Podem ser criados tantos comitês quanto forem necessários, como por

exemplo: Comitê Técnico de Aquisição, Comitê Técnico de Avaliação, Comitê

Técnico de Automação e tantos outros.

Na composição dos Comitês Técnicos, presididos por um bibliotecário, está

prevista a participação de técnicos das diversas áreas de acordo com os interes-

ses dos assuntos que serão tratados. Por exemplo, do Comitê de Aquisição pode-

rá participar o técnico que, embora não bibliotecário, esteja envolvido no processo

de aquisição, no comitê de Automação participam analistas de sistemas e assim

por diante.

2.1 Comitê Técnico de Automação do SIBI/UFRJ

Como já foi dito, o primeiro Comitê Técnico a ser efetivado foi o de Automa-

ção, atendendo a uma urgência para avaliação de serviços automatizados, desen-

volvimento de sistemas implantados ou implantação de serviços e sistemas auto-

matizados nas diversas bibliotecas da UFRJ, levando-se em consideração que as

mesmas encontram-se em estágios diferentes quanto a instrumentos utilizados

tanto administrativos como técnicos ou de atendimento a usuários. Isso quer dizer

que, se por um lado algumas bibliotecas já tinham necessidade de avaliação para

reformulação possíveis em seus serviços automatizados, outras sequer cogitavam

utilizar os serviços de processamento de dados para seu desempenho no atendi-

mento ao usuário, razão de ser e objetivo de qualquer biblioteca.

O Comitê Técnico de Automação é constituído por bibliotecários da UFRJ,

(no mínimo um de cada Cèntro, Museu Nacional e Biblioteca Central) indepen-

dente de possuir ou não serviço automatizado, por analistas de sistemas do

NCE/UFRJ diretamente envolvidos com automação de bibliotecas e pela Coorde-

nadora da implantação do SIBI/UFRJ.

São atribuições do Comitê técnico de Automação:

1) Identificar necessidades, definir prioridades e estabelecer cronogramas

para automação do Sistema de Bibliotecas e Informação do UFRJ - SIBI; 2) Pro-

por metodologias e mecanismos de operacionalização para as atividades a serem

automatizadas, seja elas técnicas ou de apoio, serviços ou produtos de informação;

3) Estudar as necessidades de contratação e lotação de pessoal para ope-

racionalizar os serviços automatizados;

4) Empreender estudos para definir padrões de normalização (de entradas,

abreviaturas, de escritores, etc);

5) Analisar problemas de compatibilidade interna, entre bibliotecas do SIBI e

externas, com relação a outras bibliotecas, centros e sistemas de informaçãp lo-

cais, regionais e nacionais;

6) Direcionar as atividades de automação, no âmbito do SIBI, no sentido de

implantar uma rede de bibliotecas da UFRJ, possibilitando o intercâmbio de infor-

mações entre todas as bibliotecas integrantes do Sistema;

. 7) Desenvolver as atividades em consonância com as diretrizes e a politica

do Plano Nacional de Bibliotecas Universitárias.

Disposições Gerais:

a) O Comitê Técnico de Automação se reunirá periodicamente, de acordo

com os programas desenvolvidos;

b) O Comitê tomará as providências para solicitação de Assessorias/Con-

sultorias internas e/ou externas à UFRJ, sempre que houver necessidade;

c) O Comitê poderá convocar outros técnicos (bibliotecários da UFRJ ana-

listas de sistemas) no caso de estudos e programas específicos.

2.1.1 Metodologia de Trabalho do Comitê Técnico de Automação

Alguns projetos estão em desenvolvimento orientados sempre para as ne-

cessidades reais das bibliotecas no que se refere a automação de serviços.

Os trabalhos se realizam em estreita ligação bibliotecário/analistas de siste-

mas do Núcleo de Computação Eletrônica onde são desenvolvidos os sistemas

automatizados das Bibliotecas da Universidade.

Para se poder operacionalizar os projetos, bastante diversificados e que se

encontram em diferentes estágios de desenvolvimento, o Comitê de Automação

criou grupos especializados cujos componentes, membros ou não do Comitê, se

reúnem de acordo com seus próprios interesses de trabalho.

Inicialmente, para as primeiras composições, foram convidados a participar

desses grupos bibliotecários com experiência nas diversas áreas técnicas (cata-

logação de monografias, periódicos, etc). Os grupos, em média com 5 elementos,

de conhecimento do problema a ser solucionado, desenvolvem estudos e pesqui-

sas conforme o caso, propondo então soluções viáveis, as quais são levadas ao

conhecimento do Comitê Técnico que as reitera.

Quando se trata de proposta que virá alterar métodos de trabalho, mudanças

nos objetivos e conceitos do sistema automatizado, transformações nas roti-

nas/serviços já implantados, organizam-se Seminários cuja realização é ampla-

mente divulgada em todas as Bibliotecas da Universidade. Para esses encontros,

são convidados todos os bibliotecários e demais componentes do staff das bi-

bliotecas, assim como outros técnicos, especialmente aqueles diretamente envol-

vidos no assunto.

As propostas são claramente expostas pelo grupo que estudou o assunto e

são amplamente esclarecidas e/ou discutidas.

As conclusões desses Seminários são levadas em consideração pelo grupo

e só então são efetivadas as alterações propostas para todo o sistema automati-

zado da Universidade.

Essa metodologia também é utilizada quando se trata da implantação de um

novo sistema automatizado que venha ser aplicado em todas as bibliotecas do • Sl

BI.

2.1.2 Trabalhos em Desenvolvimento

Foram criados os seguintes grupos no Comitê de Automação:

a) Grupo de Catalogação - vem trabalhando no sentido de aperfeiçoar o

sistema de catalogação de monografias em funcionamento em algumas bibliotecas

do SIBI e na implantação do mesmo em outras.

Esse aperfeiçoamento se refere a:

- novo lay-out para fichas catalográficas;

- novo tipo de etiquetas e fichas de empréstimo;

- reformulação/eliminação da tabela de editoras;

- definição do nível de catalogação da AACR2 a ser adotado a partir desta

data nas bibliotecas do SIBI;

- estudo para compatibilização do formato utilizado com o formato de inter-

câmbio IBICT;

- reformulação dos manuais do sistema (estudo feito pelo NCE que será

apresentado ao grupo para possíveis discussões).

b) Grupo de Periódicos - composto por 4 (quatro) bibliotecários e um

analista de sistemas, iniciou seus trabalhos em meados de 1988, se propõe a defi

nir o fluxo de periódicos, desde a seleção até a circulação, passando por todas as

fases do processo, sem levar em consideração o que será ou não automatizado.

Utiliza-se da técnica de análise estruturada, metodologia moderna para aná-

lise de sistemas automatizados, cuja aplicação vem demonstrando sucesso no

que diz respeito a entendimento de conceitos e métodos empregados, tanto por

parte do usuários do sistema (no caso, bibliotecário), como, do outro lado, por ana-

listas de sistemas.

Este método tem demonstrado a inteira inter-relação entre os dois compo-

nentes do grupo: pessoal de bibliotecas e de processamento de dados.

Para aplicação do método, foi inicialmente levantado pelo bibliotecário, toda a

rotina utilizada pelas bibliotecas no que se refere a periódicos. Os analistas, como

se fossem alunos, ouviram as descrições e solicitaram esclarecimentos, quando

necessário.

A partir desse conhecimento, como propõe a técnica utilizada, foram feitos

fluxogramas de dados sobre o assunto exposto pelos bibliotecários. No decorrer

do trabalho, esses fluxogramas foram interpretados pelos bibliotecários que (como

os analistas anteriormente) pediam explicações para chegarem à conclusão de

que os fluxogramas demonstravam exatamente o fluxo real utilizado para periódi-

cos.

Quando havia necessidade, isto é, quando o fluxo não apresentava o dese-

jado, alterações foram feitas, até que se chegou a consenso entre bibliotecários e

analistas.

Ao término da primeira fase de trabalho do grupo, isto é, concluídos os fluxo-

gramas de dados de acordo com as técnicas da análise estruturada, o trabalho foi

apresentado aos bibliotecários da Universidade que desempenhavam suas fun-

ções na área de periódicos, ou outros interessados.

Os resultados desse Encontro, que constou de apresentação do trabalho do

Grupo de Periódicos, de discussões e conclusões com participação dos bibliote-

cários presentes à reunião (todos conhecedores das rotinas de periódicos), foram

anotados, constando de relatório que posteriormente foi levado em consideração

pelo grupo efetuando-se, então, as alterações devidas.

Passou-se a nova fase, esta de descrição - elaboração de manual - para to-

das as rotinas constantes dos fluxogramas de dados aprovada pela comunidade

bibliotecária da UFRJ.

É preciso que se saliente que somente a partir dessa fase é que se passará

a discutir o que deverá ser automatizado, que processos, que rotinas. Isso não se-

rá muito complexo, uma vez que tanto os analistas como os bibliotecários partici-

pantes de um grupo, agora sem "segredos" quanto ao assunto em pauta, poderão

melhor discernir e chegar a um acordo final sem "mal-entendidos".

c) Catálogo Coletivo de Periódicos - levando-se em consideração que

nem todas as bibliotecas da UFRJ estavam atualizadas no Catálogo Coletivo de

Publicações Periódicas e Seriadas do IBICIT - CCN e que seria importante para

qualquer que fosse o sistema de periódicos (automatizado ou manual) que se

adotasse, seria imprescindível o levantamento correto e atual de todo acervo de

periódicos das 44 bibliotecas da Universidade, o Comitê de Automação sugeriu

e foi imediatamente apoiado, que se constituísse um outro grupo dentro desse Co-

mitê, que, com novos componentes, se preocuparia com o levantamento e organi-

zação de uma base de dados do acervo de periódicos da UFRJ.

Assim sendo, foram feitos os primeiros contatos com o IBICT, criou-se junto

àquele Instituto a Sub-Coordenação Regional para a UFRJ e, tomadas as provi-

dências cabíveis, todos os dados relativos a acervos de periódicos das bibliotecas

da UFRJ serão enviados ao CCN através de meios magnéticos.

Os trabalhos do Grupo Catálogo Coletivo de Periódicos estão apenas ini-

ciando.

Aliando-se aos resultados da análise de periódicos elaborada pelo Grupo de

Periódicos (item 2.1.2 -b) serão obtidos produtos a serem definidos de interesse

para os usuários das bibliotecas da UFRJ, assim como se fará a atualização do

CCN.

2.1.3 Outras Ações de Comitê Técnico de Automação do SIBI/UFRJ

Além dos grupos específicos organizados, o Comitê de Automação do SIBI

tem organizado Cursos de atualização em processamento de dados, cuja ementa

é feita especialmente para atualização de pessoal das bibliotecas (bibliotecários

e funcionários de apoio) da Universidade.

Isso tem contribuído para sensibilizar o pessoal para a informatização, tão

necessária em nossos dias.

Pode-se aqui citar também alguns sistemas desenvolvidos pelo Núcleo de

Computação Eletrônica da UFRJ a partir do interesse de apoio e participação de

determinadas bibliotecas da Universidade, em estágio mais adiantado em automa-

ção.

São eles:

- Sistema de Empréstimo e Cadastro de Usuários da Biblioteca Central do

Centro de Tecnologia;

- Consulta on-line a dados de monografias (Catálogo Coletivo de Monogra-

fias) da UFRJ.

Esses sistemas, apesar de terem sido elaborados anteriormente à constitui-

ção do Comitê de Automação, nas fases presentes (de teste e/ou implantação)

tem participação do Comitê, onde os resultados dos testes serão analisados e

propostas alterações se a comunidade bibliotecária da Universidade, após conhe-

cimento dos mesmos, achar de interesse.

3 CONCLUSÃO

A constituição do Comitê Técnico de Automação, com objetivos e compo-

nentes definidos foi um avanço na metodologia utilizada na UFRJ para sistemas

automatizados de bibliotecas.

Pode-se considerar, não só a aplicação de técnicas modernas, interessante

tanto para os analistas de sistemas que aplicam essas técnicas, testando seus re-

sultados em sua área, como para os bibliotecários que, ao verificarem possibilida-

de imediata em melhorar o desempenho das suas bibliotecas, participam das fases

de concepção, avaliação ou alteração de sistemas com maior interesse.

No entanto, aquilo que mais nos demonstra o sucesso da nossa metodologia

de trabalho, principalmente no que diz respeito à informatização das bibliotecas da

Universidade, é que, a médio prazo, teremos um Sistema Automatizado de Biblio-

tecas apoiado por todos os profissionais, uma vez que houve participação de to-

dos, em diferentes estágios, é claro, mas todos tiveram a oportunidade de opinar,

de serem ouvidos, de propor soluções além daquelas inicialmente propostas por um

pequeno grupo.

Os grupos são abertos e como tal sugere-se que aqueles que são especia-

listas em determinadas áreas dêem a sua contribuição que temos certeza, virá

acrescentar mais um passo à frente no desenvolvimento das bibliotecas da UFRJ.

PERMUTA DE LIVROS: PROPOSTA PARA CONTROLE EM MICROCOMPU-

TADOR

MARIA FERREIRA LIMA

Bibliotecária do Nùcleo de Documentação da

UFF

CLARICE MUHLETHALER DE SOUZA

Professor Adjunto do Departamento de Do-

cumentação da UFF

TARCISIO SIQUEIRA ALVES

Aluno bolsista do Curso de Informática da UFF

Otimização do processo de controle da permuta de material bibliográfico (livro)

descartado pelo sistema NDC/UFF, utilizando o microcomputador.

1 O SISTEMA NDC/UFF

O Núcleo de Documentação (NDC) da Universidade Federal Fluminense,

tem por finalidade e reunião, sistematização e difusão da informação documentária

de caráter técnico-científico e administrativa como apoio aos programas de ensino,

pesquisa e extensão.

Congrega 15 bibliotecas setoriais na cidade de Niterói, 4 no interior do Esta-

do e duas Divisões que centralizam as atividades meio.

1.1 Objetivo da permuta

O acervo bibliográfico que compreende a permuta deriva do descarte das bi-

bliotecas da Universidade e controle do recebimento das listagens de permuta en-

viadas por outras instituições.

2 O PROCESSO CONVENCIONAL

2.1 O fluxo

2.1.1 Documentos descartados pelo sistema NDC/UFF

Após recebido o material descartado, são realizadas pelo setor as seguintes

etapas:

a) elaboração da referência bibliográfica;

b) numeração seqüencial crescente das referências bibliográficas;

c) ordenação alfabética das referências pela entrada principal;

d) elaboração de listas das referências bibliográficas datilografadas em

stencil;

e) duplicação das listas para envio pelo correio;

f) ordenação nas estantes dos documentos relacionados nas listas em or-

dem numérica seqüencial crescente.

De posse das listagens prontas, envelopadas e etiquetadas, o setor procede

a remessa pelo correio para cerca de 400 instituições universitárias, empresas pri-

vadas/governamentais e escolas de 2

grau, além de instituições de outros paises

da América Latina.

O prazo para devolução das listas com as solicitações assinaladas é de

cerca de 45 dias, não sendo cobrado nenhum tipo de encargo. As listagens são

atendidas de acordo com a ordem de chegada. A inclusão das instituições na rede

de permuta não é seletiva.

2.1.2 Documentos permutados por outras instituições

Após o recebimento das listagens de permuta de instituições externas ofere-

cendo documentos, são realizadas pelo setor as seguintes etapas:

a) produção de cópias da listagem;

b) remessa das cópias para as bibliotecas das áreas de assunto, mencio-

nando prazo para devolução da listagem;

c) arquivamento da listagem original e 1 (uma) cópia;

d) anotação das referências bibliográficas do interesse das bibliotecas na

listagem original e cópia, assinalando na cópia a sigla da biblioteca seto-

rial solicitante;

e) remessa das listagens para Instituções externas;

f) aguarda chegada dos documentos;

g) recebe os documentos;

h) acessa na cópia a sigla da biblioteca solicitante; i)

encaminha documento para processo de registro.

2.2 Dificuldades

As dificuldades mais freqüentes constatadas pelo setor são:

a) falta de recursos humanos, acarretando prejuizo para o processo, quanto

- datilografia das referências e etiquetas;

- processo de preparo e remessa das listas pelo correio;

- atualização do cadastro de material para permuta;

- atualização dos dados das instituições;

b) dificuldade de emitir listas selecionadas por área de assunto,

c) impossibilidade de responder a demanda assistemática.

3 O PROCESSO AUTOMATIZADO

3.1 Objetivo

Com o objetivo de promover a otimização do processo de controle do mate-

rial bibliográfico descartado pelas bibliotecas do sistema NDC, pelos diversos se-

tores da UFF e/ou oriundos de doações particulares sem interesse para a UFF,

mediante a racionalização e agilização das rotinas, o setor de permuta iniciou pro-

jeto de automação do sistema de permuta utilizando a microinformática.

3.2 O fluxo

3.2.1 Documentos descartados pelo sistema NDC/UFF

Após recebido o material descartado, são realizadas pelo setor as seguintes

etapas:

a) elaboração da referência bibliográfica;

b) inclusão da referência bibliográfica na base de dados do sistema;

c) produção de listagem alfabética pela entrada principal das referências bi-

bliográficas registradas na base de dados do sistema;

d) emissão de etiquetas numeradas seqüencialmente e ano em curso;

e) ordenação das estantes dos documentos relacionados na listagem e eti-

quetas, em ordem numérica seqüencial crescente;

f) duplicação da listagem alfabética;

g) emissão de etiquetas de indereçamento;

h) remessa da listagem pelo correio às Instituições cadastradas na base de

dados do sistema. 3.3 Estrutura do sistema

3.3.1 Equipamentos

O sistema foi desenvolvido em um microcomputador compatível IBM PC/XT

com a seguinte configuração:

-CPU de 16 bits

- Memória de 640 KB

- Unidade de disco rígido com 20 MB

- Unidade de disco flexível 5 1/4

- Impressora matricial

3.3.2 Software

O sistema de Gerência de Banco de Dados usado foi DBASE III Plus ver-

são 1.0, sob o sistema operacional MS/DOS versão 3.10.

3.3.3 Base de Dados

O sistema PERMUTA configura-se em duas bases de dados:

REDE DE PERMUTA

Arquivo cadastro das Instituições pertencentes a rede de permuta do siste-

ma NDC/UFF.

DOCUMENTOS

Arquivo cadastro das referências bibliográficas dos documentos disponíveis

para permuta pelo sistema NDC/UFF.

3.3.4 Funções

a) Controle referencial dos documentos disponíveis para permuta;

b) Busca e recuperação de referências bibliográficas por:

autor, título, assunto, série, tipo de documento;

c) Emissão de listagem alfabética pela entrada principal das referências bi-

bliográficas;

d) Emissão de etiquetas com código numérico seqüencial crescente e ano

para identificação e ordenação dos documentos na estante;

e) Cadastramento das Instituições pertencentes a rede de permuta;

f) Busca e recuperação de dados institucionais por: código, área de espe-

cialização, tipo de biblioteca;

g) Emissão de listagem em ordem alfabética do cadastro de instituições da

rede de permuta;

h) Emissão de etiquetas de endereçamento.

3.3.5 Rotinas

0 sistema PERMUTA se compõe basicamente de 6 rotinas:

1 - INCLUSÃO DE REGISTROS

Permite a inclusão de novos registros de dados nas bases do sistema

(citadas no item 3.3.3)

2 - ALTERAÇÃO DE DADOS

Permite a alteração de qualquer um dos dados registrados anterior-

mente nas bases de dados do sistema (citadas no item 3.3.3)

3 - EXCLUSÃO DE REGISTROS

Permite a exclusão de registros anteriormente incluidos nas bases de

dados do sistema (citadas no item 3.3.3)

4 - PESQUISA

Permite a busca e recuperação em tela e/ou impressa de dados do

sistema (conforme o item 3.3.4 letras "b" e "q")

5 - EMISSÃO DE LISTAGEM

Permite a impressão de listagem pré-formatadas (conforme item 3.3.4

letras "e" e "i")

6 - EMISSÃO DE ETIQUETAS

Permite a impressão de etiquetas pré-formatadas (conforme item 3.3.4

letras "e" e "i")

3.3.6 Os dados referenciais

A base de dados de referencias bibliográficas é constituida pelos seguintes

dados:

- N

do registro

- Data de inclusão

- Autor

- Titulo

- Edição

- Local

- Editor -

Ano

- Notas bibliográficas

- Notas especiais

- Exemplares

- Assunto

3.3.7 Os dados institucionais

A base de dados institucionais é constituida pelos seguintes dados:

- Código

- Nome da instituição

- Sigla

- Endereço -

CEP

- Cidade

- Estado

-País

- Telefone

- Chefia

- Contato -

Tipo

- Área de especialização

REFERÊNCIA BIBLIOGRÁFICA

UNIVERSIDADE FEDERAL FLUMINENSE. Núcleo de Documentação. Divisão de

Serviços Técnicos. Manual de normas e procedimentos dos órgãos componentes

da DST referentes a material bibliográfico e documentário não periódico. Niterói,

1987.53 p.

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